{{spacer-78}}

Latar Belakang Perusahaan

Xenium HR, yang berkantor pusat di Tualatin, Oregon, mengkhususkan diri dalam menyediakan solusi sumber daya manusia yang komprehensif yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis kecil dan menengah. Didirikan berdasarkan prinsip memberikan layanan HR yang luar biasa, Xenium menawarkan spektrum solusi lengkap, termasuk konsultasi HR, pemrosesan penggajian, administrasi manfaat, dan pelatihan serta pengembangan karyawan.

‍

Xenium bermitra dengan organisasi yang mungkin tidak memiliki departemen HR internal atau membutuhkan dukungan tambahan untuk mengelola tenaga kerja mereka secara efektif. Pendekatan mereka sangat mendalam dalam membangun hubungan yang kuat dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan yang selalu berubah. Tim profesional HR berpengalaman Xenium membantu bisnis menavigasi tantangan HR yang kompleks, memungkinkan mereka fokus pada operasi inti mereka sambil mempertahankan tenaga kerja yang sehat dan terlibat.

Tantangan

Xenium HR menghadapi tantangan signifikan dengan pengetahuan yang tersebar di antara kontributor individu dan berbagai platform, termasuk email, server file lokal, dan sistem SharePoint yang usang. "Semua pengetahuan itu ada di sana... tetapi ketika ada orang yang mengajukan pertanyaan yang berulang kali atau mencarikan sesuatu secara berulang, dan mereka tidak bisa mandiri, di situlah menjadi masalah besar," jelas Brandon Laws, Wakil Presiden Pemasaran & Produk. Kurangnya basis pengetahuan terpadu memperlambat operasi dan menciptakan ketidakkonsistenan dalam informasi yang digunakan oleh tim yang berbeda.

‍

Masalah utama lainnya adalah kesulitan dalam menemukan dokumen yang paling terbaru dan dapat diandalkan. "Anda mungkin menemukan template atau file di drive kami, tetapi jika ada banyak versi yang berbeda, Anda tidak tahu mana yang bisa dipercaya," tambah Brandon. Ini menyebabkan ketidakefisienan lebih lanjut karena karyawan harus memverifikasi informasi secara manual, sering kali dengan melacak pencipta asli, yang membuang waktu berharga.

Solusi

Untuk mengatasi tantangan ini, Xenium HR beralih ke Guru untuk mengcentralisasi pengetahuan mereka dan menyederhanakan akses informasi. “Sebagai organisasi pekerja pengetahuan, konsultan... semua yang kami jual adalah waktu kami. Jika kami memiliki informasi di ujung jari kami dan orang-orang kami bisa mandiri, maka kami akan menghemat banyak waktu dan menjadi lebih efektif untuk klien kami," kata Brandon. Kemampuan pencarian yang kokoh dari Guru dan integrasi dengan alat seperti Microsoft Teams dan Chrome adalah kunci untuk mewujudkan visi ini.

‍

Xenium HR juga telah memanfaatkan penggunaan Guru GPT dalam ChatGPT, lebih lanjut meningkatkan cara mereka mengakses dan berinteraksi dengan pengetahuan. “Saya menggunakan ChatGPT sangat sering sepanjang hari, saya sering lebih banyak berada di sana daripada di platform Guru. Jadi hanya dengan bisa beralih ke Guru GPT dan menanyakan pertanyaan itu... semuanya lancar," kata Brandon. Integrasi ini memungkinkan karyawan Xenium HR berinteraksi dengan Guru dengan cara yang sesuai dengan alur kerja harian mereka, sehingga lebih mudah menemukan informasi tanpa mengganggu rutinitas mereka.

‍

Brandon sangat menghargai integrasi multi-platform Guru, mencatat, “Saya suka bahwa Anda memiliki Guru yang tersebar di berbagai tempat seperti ekstensi, ChatGPT, Microsoft Teams, dan Outlook. Ini adalah fitur signifikan dari Guru di mana ia menemui orang-orang di tempat mereka bekerja. Jika Anda hanya memiliki platform satu dimensi, saya rasa Anda tidak akan memiliki adopsi yang Anda lakukan.” Dengan berintegrasi dengan alat yang telah digunakan oleh karyawan Xenium, Guru memastikan tingkat adopsi yang tinggi dan akses yang mulus ke informasi penting.

‍

Dengan Guru, Xenium dapat memindahkan sumber daya penting yang mutakhir menjadi basis pengetahuan terpusat. “Kami masih menggunakan [drive lama itu], tetapi hanya untuk menyimpan file yang diarsipkan. Versi yang digunakan oleh semua orang yang bersifat publik dan untuk konsumsi dimasukkan ke dalam Guru,” catat Brandon. Transisi ini membantu memastikan bahwa karyawan selalu bekerja dengan informasi yang paling baru dan akurat, mengeliminasi kebingungan dan ketidakefisienan di masa lalu.

‍

Lebih jauh, integrasi dengan alat seperti Loom dan Scribe memungkinkan Xenium menyisipkan video dan dokumentasi proses langkah demi langkah langsung ke dalam Guru. Brandon menyoroti ini sebagai salah satu fitur favoritnya, mengatakan, "Sangat keren hanya dengan bisa menyisipkan tautan di sana, dan itu secara otomatis menyisipkan video."

‍

Untuk lebih detail tentang menggunakan Guru dengan Microsoft Teams, kunjungi Pusat Bantuan Guru.

Pendekatan

1. Penilaian dan Perencanaan: Brandon Laws, Wakil Presiden Pemasaran & Produk, bekerja sama dengan Direktur Operasi Xenium untuk mengidentifikasi area pengetahuan kunci dan merencanakan proses migrasi.
2. Migrasi Data: Template aktif dan dokumen kritis dipindahkan dari server file legacy mereka ke Guru, memastikan hanya informasi yang paling relevan dan terkini yang dapat diakses.
3. Peluncuran Tim: Guru diperkenalkan secara perusahaan, dengan sesi pelatihan khusus yang dipimpin oleh Brandon. Dewan Pengetahuan yang berdedikasi didirikan untuk mengawasi manajemen konten, verifikasi, dan pembaruan yang berkelanjutan.
4. Integrasi dengan Alat yang Ada: Guru diintegrasikan dengan Microsoft Teams, Outlook, dan Chrome untuk memastikan akses yang mulus di seluruh organisasi.

Hasil

Sejak menerapkan Guru, Xenium HR telah melihat perbaikan signifikan dalam efisiensi, konsistensi, dan kepercayaan di seluruh operasional mereka. “Guru telah menjadi transformatif. Penghematan waktu dan kemudahan akses ke informasi yang dapat diverifikasi telah mengubah permainan bagi kami. Kami kini dapat fokus pada apa yang kami lakukan terbaik—konsultasi dengan klien kami,” kata Brandon. Karyawan kini memiliki akses cepat ke informasi yang dapat diverifikasi dan dapat diandalkan, yang sangat penting untuk mempertahankan pelayanan klien yang konsisten. 

‍

"Sebelum Guru, saya tidak tahu apakah ada yang mempercayai apa pun," kenang Brandon. Pengenalan Guru telah secara dramatis mengubah dinamika ini, karena informasi yang disimpan di Guru sekarang dapat dipercaya dan mudah diakses di seluruh organisasi. Xenium HR juga mendirikan Dewan Pengetahuan yang berdedikasi, yang telah berperan penting dalam mempertahankan kepercayaan ini. Dewan ini memastikan bahwa konten diperiksa secara rutin dan selalu mutakhir, mencegah penyebaran informasi yang usang atau tidak tepat. Peningkatan kepercayaan ini tidak hanya meningkatkan kepercayaan internal tetapi juga berdampak positif pada pengalaman klien, karena konsultan sekarang dapat mengandalkan informasi yang konsisten dan akurat saat memberikan layanan.