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Informazioni sull'azienda

Xenium HR, con sede a Tualatin, Oregon, è specializzata nella fornitura di soluzioni complete di risorse umane su misura per le esigenze delle piccole e medie imprese. Fondata sui principi di fornire servizi HR eccezionali, Xenium offre un ampio spettro di soluzioni, inclusi consulenze HR, elaborazione stipendi, amministrazione dei benefici e formazione e sviluppo dei dipendenti.

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Xenium collabora con organizzazioni che potrebbero non avere un dipartimento HR interno o necessitare di ulteriore supporto per gestire efficacemente la loro forza lavoro. Il loro approccio è profondamente radicato nella costruzione di relazioni forti e nella garanzia di conformità alle leggi sul lavoro in continua evoluzione. Il team di esperti HR di Xenium aiuta le aziende a navigare nelle complesse sfide HR, permettendo loro di concentrarsi sulle proprie operazioni centrali mantenendo una forza lavoro sana e impegnata.

La Sfida

Xenium HR ha affrontato sfide significative con la conoscenza dispersa tra i singoli collaboratori e varie piattaforme, tra cui email, un server file locale e un sistema SharePoint obsoleto. "Tutta quella conoscenza è lì... ma quando hai persone che pongono domande ridondanti o cercano ripetutamente, e non possono essere autosufficienti, è qui che diventa un grosso problema," spiega Brandon Laws, Vice Presidente Marketing & Prodotto. La mancanza di una base di conoscenza unificata ha rallentato le operazioni e ha creato incoerenze nelle informazioni utilizzate da diversi team.

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Un altro problema chiave era la difficoltà nel localizzare i documenti più attuali e affidabili. "Potresti trovare un modello o un file nel nostro disco, ma se ci sono diverse versioni, non sai quale fidarti," aggiunge Brandon. Questo ha portato a ulteriori inefficienze poiché i dipendenti dovevano verificare manualmente le informazioni, spesso rintracciando l'autore originale, il che faceva perdere tempo prezioso.

La Soluzione

Per affrontare queste sfide, Xenium HR si è rivolta a Guru per centralizzare la loro conoscenza e semplificare l'accesso alle informazioni. “Come organizzazione di lavoratori della conoscenza, i consulenti... tutto ciò che abbiamo da vendere è il nostro tempo. Se avessimo informazioni a portata di mano e le persone potessero essere autosufficienti, risparmieremmo così tanto tempo e saremmo più efficaci per i nostri clienti,” dice Brandon. Le potenti capacità di ricerca di Guru e le integrazioni con strumenti come Microsoft Teams e Chrome sono state fondamentali per rendere questa visione una realtà.

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Xenium HR ha anche abbracciato l'uso di Guru GPT all'interno di ChatGPT, migliorando ulteriormente il modo in cui accedono e interagiscono con la conoscenza. “Utilizzo ChatGPT molto frequentemente durante il giorno, spesso sono lì più che nella piattaforma Guru. Quindi, poter semplicemente passare a Guru GPT e fargli una domanda... è senza attriti,” ha condiviso Brandon. Questa integrazione consente ai dipendenti di Xenium HR di interagire con Guru in un modo che si adatta ai loro flussi di lavoro quotidiani, facilitando la ricerca di informazioni senza interrompere la loro routine.

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Brandon apprezza in particolare l'integrazione multi-piattaforma di Guru, notando: “Mi piace avere Guru sparso in posti diversi come un'estensione, ChatGPT, Microsoft Teams e Outlook. Questa è una caratteristica significativa di Guru dove incontra le persone dove lavorano. Se avessi solo una piattaforma unidimensionale, non penso che avresti l'adozione che hai.” Integrando gli strumenti che i dipendenti di Xenium stavano già utilizzando, Guru ha garantito alti tassi di adozione e accesso senza soluzione di continuità a informazioni critiche.

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Con Guru, Xenium è stata in grado di spostare risorse essenziali e aggiornate in una base di conoscenza centralizzata. “Stiamo ancora usando quel [vecchio] disco, ma solo per memorizzare file archiviati. La versione destinata a tutti gli altri, che è pubblica e per consumo, va in Guru,” osserva Brandon. Questa transizione ha contribuito a garantire che i dipendenti lavorino sempre con le informazioni più aggiornate e accurate, eliminando la confusione e le inefficienze del passato.

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Inoltre, l'integrazione con strumenti come Loom e Scribe ha permesso a Xenium di incorporare video e documentazione passo passo direttamente in Guru. Brandon evidenzia questo come una delle sue caratteristiche preferite, dicendo: "È così bello poter semplicemente inserire il link lì e viene automaticamente incorporato un video."

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Per ulteriori dettagli su come utilizzare Guru con Microsoft Teams, visita il Centro assistenza di Guru.

L'Approccio

1. Valutazione e Pianificazione: Brandon Laws, Vice Presidente di Marketing & Prodotto, ha collaborato con il Direttore Operativo di Xenium per identificare le aree di conoscenza chiave e pianificare il processo di migrazione.
2. Migrazione dei Dati: Template attivi e documenti critici sono stati trasferiti dal loro server di file legacy a Guru, garantendo che solo le informazioni più rilevanti e aggiornate siano state rese accessibili.
3. Implementazione del Team: Guru è stato introdotto in tutta l'azienda, con sessioni di formazione specifiche condotte da Brandon. È stato istituito un Consiglio di Conoscenza dedicato per supervisionare la gestione dei contenuti, la verifica e gli aggiornamenti continui.
4. Integrazione con Strumenti Esistenti: Guru è stato integrato con Microsoft Teams, Outlook e Chrome per garantire un accesso senza soluzione di continuità in tutta l'organizzazione.

Il Risultato

Dal momento dell'implementazione di Guru, Xenium HR ha visto miglioramenti significativi in efficienza, coerenza e fiducia in tutte le loro operazioni. “Guru è stato trasformazionale. Il risparmio di tempo e la facilità di accesso a informazioni verificate sono stati cambiamenti radicali per noi. Ora siamo in grado di concentrarci su ciò che sappiamo fare meglio: consultare i nostri clienti,” dice Brandon. I dipendenti ora hanno accesso rapido a informazioni verificate e affidabili, che è stato cruciale per mantenere un servizio clienti coerente. 

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"Prima di Guru, non so se qualcuno si fidasse di tutto," riflette Brandon. L'introduzione di Guru ha cambiato drasticamente questa dinamica, poiché le informazioni memorizzate in Guru sono ora fidate e facilmente accessibili in tutta l'organizzazione. Xenium HR ha anche istituito un Consiglio di Conoscenza dedicato, che è stato strumentale nel mantenere questa fiducia. Il consiglio garantisce che il contenuto venga verificato regolarmente e sia aggiornato, evitando la diffusione di informazioni obsolete o errate. Questo aumento della fiducia ha non solo migliorato la fiducia interna, ma ha anche avuto un impatto positivo sull'esperienza del cliente, poiché i consulenti possono ora contare su informazioni coerenti e accurate durante la fornitura dei servizi.