Collections & folders

コレクションとフォルダー

意味のある方法でコンテンツを整理します。 Guruの柔軟なコレクションとフォルダーの階層により、コンテンツを整理し、ナビゲートし、管理することが簡単になりますので、チームは必要なものを迅速に見つけられます。

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コレクションとフォルダーとは何ですか？

Guruは、コレクションとフォルダーの2レベルの構造を使用してコンテンツを整理します。

コレクションはGuruの最上位カテゴリです。それらは、チーム、トピック、または機能によってコンテンツを整理する大きなバケツのようなものです。「営業リソース」、「オンボーディング」または「製品ドキュメント」のような。これにより、チームが情報を探すときの出発点がわかります。

フォルダーはコレクション内にあり、コンテンツをさらに構成する方法を提供します。フォルダーを最大3階層まで入れ子にすることができ、詳細な分類を可能にします。たとえば、部門別でのオンボーディングコンテンツのグループ化や、機能エリア別での製品ドキュメントのグループ化などです。

この階層により、チームは知識をナビゲートするための明確で直感的な方法が与えられ、彼らは高レベルのトピックをスキムしているか、詳細に掘り下げているかに関わらず、情報を得ることができます。

どのように機能するか

コレクションを作成してカスタマイズする

チーム、部門、または重要な主題領域のためにコレクションを設定します。コレクションは高レベルのアクセスを制御し、関連コンテンツのホームとして機能します。

フォルダーでコンテンツを整理する

フォルダーを使用して、コレクションをより具体的なトピックに分けます。フォルダーを最大3階層まで入れ子にでき、各フォルダーにはGuruカード、追加のフォルダー、またはその両方を含めることができます。

コンテンツを簡単に移動し維持する

カードマネージャーを使用して、Guruカードを適切なフォルダーまたはコレクションに一括で整理します。カードを移動すると、リンクは壊れません。特定のカードへのURLは、編集または再整理後も保持されます。

権限でアクセスを制御する

コレクションまたはフォルダーのレベルで権限を適用し、適切な人々が適切なアクセス権を持つようにします。フォルダーの権限は累積的で、複雑さを増すことなく柔軟性を提供します。

なぜ重要なのか

知識を見つけやすくする

コレクションとフォルダーを使えば、チームはどこを探せばよいか考える必要がありません。この構造は、人々が自然に考える方法に基づいています。カテゴリやトピックで。

規模と一貫性をサポートする

数百のGuruカードを管理する場合でも、新しいチームを立ち上げる場合でも、Guruのコンテンツ階層はあなたと共に成長し、すべてをクリーンで整理されたものに保ちます。

データ制御の確保

Guruのコンテンツ階層は細かい権限をサポートしており、管理者やワークスペースの所有者はコレクション及びフォルダーレベルでアクセス制御を行うことができます。カードはその存在する場所に基づいて権限を引き継ぎ、特定のフォルダーをグループと共有できます。コレクション全体にアクセスできない場合でも大丈夫です。

フォルダーレベルの権限設定は、コンテンツを複製することなく、制御を維持するのに役立ちます。検証設定はカードの移動にかかわらず求められ、コンテンツが信頼できるものであり続けることを保証します。管理者はアクセスを監査し、誰が何を担当しているかを確認し、カードマネージャーを使って一括で更新を行うことができます。

Guruがデータを保護する方法の詳細については、私たちのセキュリティページをご覧ください→