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会社の背景

Xenium HRは、オレゴン州トゥアラティンに本社を置き、中小企業のニーズに応じた包括的な人事ソリューションの提供を専門としています。 優れた人事サービスを提供する理念に基づき、Xeniumは人事コンサルティング、給与処理、福利厚生管理、社員研修および開発など、幅広いソリューションを提供しています。

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Xeniumは、社内にHR部門がない、あるいは労働力を効果的に管理するための追加サポートを必要とする組織と提携しています。 彼らのアプローチは、強力な関係を構築し、常に変化する雇用法に準拠することに深く根ざしています。 Xeniumの経験豊富なHRプロフェッショナルチームは、企業が複雑なHRの課題を乗り越えるのを助け、コア業務に集中しつつ、健全で従事した労働力を維持できるようにしています。

課題

Xenium HRは、各個人の貢献者やさまざまなプラットフォーム全体に散在する知識に関して重大な課題に直面していました。これには、電子メール、ローカルファイルサーバー、および古いSharePointシステムが含まれます。 "すべての知識がそこにあるのに...ですが、冗長な質問をする人や、何度も物を探している人がいて、彼らが自立できない時、それが大きな問題になるのです。"と、ブランドン・ローズ（マーケティング＆製品担当副社長）は説明します。 統一された知識ベースが欠如していることは、業務を遅らせ、さまざまなチームの使用する情報に矛盾を生じさせました。

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もう一つの重要な問題は、最も新しく信頼できる文書を見つけるのが難しいことでした。 "あなたは私たちのドライブでテンプレートやファイルを見つけるかもしれませんが、たくさんの異なるバージョンがある場合、どれを信頼すればいいのか分からないのです"とブランドンは付け加えます。 これにより、従業員は情報を手動で検証する必要があり、しばしば元の作成者を探すことで貴重な時間を無駄にしました。

解決策

これらの課題に対処するために、Xenium HRは知識を集中化し、情報へのアクセスを効率化するためにGuruを導入しました。 「私たちは知識労働者の組織なので、コンサルタントは...私たちが売ることができるのは時間だけです。 私たちが指先のところに情報を持ち、自分たちが自立できれば、私たちは多くの時間を節約し、クライアントにとってより効果的になれるでしょう"とブランドンは言います。 Guruの優れた検索機能とMicrosoft TeamsやChromeなどのツールとの統合が、このビジョンを実現するための鍵となりました。

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Xenium HRは、Guru GPTをChatGPT内で使用することを取り入れ、知識へのアクセスとやりとりの向上を図っています。 「私は一日中ChatGPTを非常に頻繁に使用しており、Guruプラットフォームよりもそちらにいることが多いです。 ただGuru GPTに切り替えて質問することができるのは...妨げがありません」と、ブランドンは共有しました。 この統合により、Xenium HRの従業員は日常のワークフローに適した方法でGuruとやり取りできるようになり、ルーチンを妨げることなく情報を見つけやすくなります。

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ブランドンは特にGuruのマルチプラットフォーム統合を高く評価しており、「ChatGPT、Microsoft Teams、Outlookなど、さまざまな場所でGuruを使えるのが好きです。 これはGuruにとって重要な機能であり、人々が働いている場所で彼らに対応できるます。一方向的なプラットフォームしか持たなければ、こんなに採用されることはなかったと思います。 Xeniumの従業員がすでに使用しているツールと統合することにより、Guruは高い採用率と重要な情報へのシームレスなアクセスを確保しました。

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Guruのおかげで、Xeniumは重要で最新のリソースを中央集約型の知識ベースに移行できました。 「私たちはまだその[古い]ドライブを使用していますが、それはアーカイブされたファイルを保存するためだけです。 すべての人に公開され、消費されるバージョンはGuruに入ります」とブランドンは述べています。 この移行により、従業員は常に最新かつ正確な情報を使用できるようになり、過去の混乱や非効率を排除しました。

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さらに、LoomやScribeなどのツールとの統合により、Xeniumは動画や段階的なプロセス文書をGuruに直接埋め込むことができました。 ブランドンはこれを彼のお気に入りの機能の1つとして強調し、"そこにリンクを埋め込むだけで、自動的に動画が埋め込まれるのはとてもクールです。"と述べています。

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Microsoft TeamsでGuruを使用する詳細については、Guruヘルプセンターを確認してください。

アプローチ

1. 評価と計画：ブランドン・ローズ（マーケティング＆製品担当副社長）は、Xeniumのオペレーションディレクターと提携し、重要な知識エリアを特定し、移行プロセスを計画しました。
2. データ移行：アクティブテンプレートと重要な文書は、古いファイルサーバーからGuruに移動され、最も関連性のある最新の情報のみがアクセス可能にされました。
3. チーム展開：Guruは会社全体に導入され、ブランドンがリードする特定のトレーニングセッションが行われました。 専任の知識評議会が設立され、コンテンツ管理、検証、継続的な更新を監視しました。
4. 既存のツールとの統合：GuruはMicrosoft Teams、Outlook、Chromeと統合され、組織全体でシームレスなアクセスが確保されました。

結果

Guruを導入して以来、Xenium HRは業務全体の効率性、一貫性、信頼性の大幅な改善を見ています。 「Guruは変革的でした。 時間の節約と検証された情報へのアクセスの容易さは、私たちにとってゲームチェンジャーでした。 私たちは今、私たちが最も得意とすること、すなわちクライアントとのコンサルティングに集中できるようになりました」とブランドンは言います。 従業員は、信頼できる検証済みの情報に迅速にアクセスできるようになり、これが一貫したクライアントサービスを維持するために重要でした。 

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「Guruの前は、誰も何かを信頼していたかどうか分かりません。"とブランドンは振り返ります。 Guruの導入により、このダイナミクスが大きく変わり、Guruに保存されている情報は今や信頼され、組織全体で簡単にアクセスできるようになりました。 Xenium HRは、専任の知識評議会も設立し、信頼の維持に役立っています。 この評議会は、コンテンツが定期的に検証され最新の状態に保たれることを保証し、古い情報や不正確な情報の広がりを防ぎます。 この信頼の向上は、内部の自信を高めただけでなく、サービスを提供する際に一貫した正確な情報を頼りにできるコンサルタントとしてのクライアント体験にも良い影響を与えています。