Crafting a Hybrid Work Schedule (and Other Ways To Make The Newest New Normal Work For Your Team)

We weten dat je waarschijnlijk moe bent om de term "nieuwe normaal" te horen, maar het is vrij accuraat als je het hebt over de toestand van de meeste werkplekken. Veel bedrijven hebben tijdens de pandemie hun benadering van werk volledig veranderd. Na meer dan een jaar op afstand te hebben gewerkt, worstelen veel mensen om een balans te vinden tussen kantoor- en remote-werkroosters.

Het WFH-debat is voorbij.

Bekijk het rapport

We zijn bereid om te wedden dat een goed percentage van de mensen die deze post lezen, net heeft gehoord dat hun kantoor officieel overstapt op een hybride roostersysteem. Sommigen haalde opgelucht adem toen ze het nieuws hoorden; anderen hoopten op 100% remote of 100% op kantoor, maar de meesten krabden zich achter de oren en vroegen zich af: "wat is een hybride rooster"?

Terwijl managers en werknemers zich voorbereiden om terug te keren naar kantoor, zijn er veel vragen die beantwoord moeten worden.

Welk hybride rooster werkt het beste voor iedereen? Hoe manage je de verschillende werkuren van iedereen? Wat is de beste manier om te communiceren als je niet zeker weet wat de plannen van mensen voor de dag zijn?

Of je nu een hybride werkomgeving betreedt of probeert te plannen hoe die eruit zal zien voor jouw bedrijf, we zijn hier om te helpen. Beschouw dit als je officiële gids voor het beheren van je nieuwe hybride werkleven.

Wat is een hybride werkmodel?

Een hybride werkmodel is een werkstijl die is ontworpen om volledig remote, gedeeltelijk remote en kantoormedewerkers zo efficiënt mogelijk samen te laten werken. Deze modellen stellen werknemers en managers in staat om werkroosters efficiënt te organiseren die het gemakkelijk maken te begrijpen hoe werknemers gedurende de dag zullen werken en met elkaar te communiceren.

Wat is een hybride rooster?

Een hybride rooster is een werkrooster waarbij werknemers afwisselend remote werken en op kantoor zijn. Er zijn verschillende manieren om hybride werk te structureren, en de roosters kunnen variëren van team tot team.

Hoe ziet een hybride werkmodel er in de praktijk uit?

Het antwoord op die vraag is... ingewikkeld. Onthoud: hybride werkmodellen bestaan op een breed spectrum. Sommige bedrijven kiezen ervoor om 100% remote en 100% in-office werknemers te hebben op basis van hun locaties. Anderen staan werknemers misschien toe om te kiezen wanneer ze remote werken en wanneer ze op kantoor zijn.

Het rooster dat individuele werknemers volgen, zal beïnvloed worden door het gekozen werkmodel van het bedrijf en een verscheidenheid aan andere factoren. Afdelingen en teams, de senioriteit van werknemers, de huidige werklast, de grillige wensen van een manager die het contact met de werkelijkheid heeft verloren — alles is mogelijk bij het plannen van het rooster.

Gewoonlijk valt het merendeel van de bedrijven ergens ertussenin. Maar uiteindelijk is het aan jouw werkplek om te beslissen hoe jouw hybride realiteit eruitziet.

Wat geven werknemers de voorkeur aan en waarom?

Zoek, en je zult vinden! Daarmee bedoelen we dat het antwoord op deze vraag grotendeels zal afhangen van je werknemersbestand.

Maar als je op zoek bent naar wat begeleiding, een studie van Guru en Loom vond dat, in termen van voorkeur, hybride werk wint, met 47% van de werknemers die liever tijd tussen thuis en kantoor splitsen. 29% gaf de voorkeur aan volledig persoonlijk werk, terwijl slechts 24% een volledig remote instelling wilde.

Hebben deze cijfers meer vragen dan antwoorden voor je opgeworpen? Dat is waarom we ten zeerste aanbevelen om zelf het initiatief te nemen om mensen te vragen. Een snelle werknemers-enquête kan je bijna alles vertellen wat je moet weten.

Voordelen van hybride werk

Als je nadenkt over de beste optie voor jou of je werknemers, overweeg dan de voor- en nadelen van overstappen naar een hybride model. Laten we dit positief beginnen en wat tijd besteden aan het nadenken over de voordelen van hybride werk.

Betere werk/privébalans

Moeten we meer zeggen? Werk/privébalans wordt vaak genoemd als een van de belangrijkste kwaliteiten die een werkplek kan hebben. Je eigen rooster maken geeft je een opmerkelijke hoeveelheid vrijheid en autonomie gedurende de werkdag.

Verbeterde inclusiviteit

Hybride roosters geven flexibele werkopties aan mensen die het het meest nodig hebben. Ouders en andere verzorgers kunnen de tijd hebben die ze nodig hebben om aan hun zorgtaken te voldoen. Mensen met gezondheidsproblemen kunnen ontdekken dat hybride omgevingen hen de flexibiliteit bieden die ze nodig hebben om artsen te zien en aan hun gezondheidsbehoeften te voldoen.

Verminderde reistijd

Het is duidelijk dat een hybride rooster de reistijden van je werknemers rechtstreeks kan verkorten, maar je weet misschien niet dat je het verkeer voor iedereen in jouw omgeving kunt verbeteren. Dankzij minder mensen op de weg, zijn de reizen van veel mensen eigenlijk verbeterd het afgelopen jaar, en sommigen verwachten dat dit patroon zich zal voortzetten naarmate meer mensen voor gedeeltelijk remote werk kiezen.

Nadelen van hybride werk (en hoe ze te mitigeren)

Hoewel er veel geweldige voordelen zijn, brengt hybride werk ook enkele nadelen met zich mee. Gelukkig kan het met het juiste actieplan gemakkelijk zijn om die problemen te beheren.

Nadelen van hybride werk

Hoe te mitigereren

Het is moeilijker om diepere connecties binnen teams te bevorderen en nieuwe werknemers welkom te heten.

Breng teams samen wanneer mogelijk en moedig werknemers aan om informatie over zichzelf te delen.

Mensen die meer in persoon werken, of meer in persoon met leidinggevenden werken, hebben mogelijk betere carrièremogelijkheden.

Plan reguliere virtuele kantooruren die werknemers toegang geven tot bedrijfsleiders zodat iedereen een kans heeft om relaties op te bouwen.

Mensen die in persoon met hun directe managers werken, hebben mogelijk een voorsprong bij carrièremogelijkheden.

Zorg ervoor dat mensen in leidinggevende posities worden getraind in de beste praktijken voor remote en hybride management. Neem het initiatief om inclusief leiderschap op alle niveaus in het management te trainen en te stimuleren.

Hoger potentieel voor onsamenhangende communicatie en het missen van belangrijk werk.

Neem een asynchroon communicatie model aan zodat mensen effectief kunnen communiceren.

Gebrek aan algemeen begrip van projectwerk en bedrijfsdoelen.

Plan reguliere vergaderingen om updates over de voortgang van projecten te geven en mensen op de hoogte te houden van de prestaties van het bedrijf.

Meer mensen die asynchroon werken kunnen het moeilijker maken voor natuurlijke leiders om op de werkplek naar voren te komen.

Wijs expliciet leiderschap toe in groepen die virtueel moeten vormen en train degenen die interesse in leiderschap tonen.

Het bedrijf waarvoor ik werk, gaat hybride. Wat moet ik weten?

De optie hebben om hybride te gaan? Hier is wat je moet vragen voordat je een beslissing neemt.

Gezondheids- en veiligheidsvragen

Gezondheid en veiligheid moet altijd voorop staan, maar het is begrijpelijk dat men nog meer zorgen zou hebben na een pandemie. Hoewel je deze aanbevolen vragen mogelijk wilt aanvullen of veranderen afhankelijk van de industrie of locatie, hier zijn de belangrijkste zaken om te achterhalen voordat je teruggaat naar kantoor:

• Welke protocollen hebben we om het kantoor schoon te houden terwijl werknemers binnenkomen en het kantoor verlaten voor werk?
• Hebben we speciale schoonmaakinstructies voor roterende bureaus?
• Zijn er gebieden in het kantoor waar werknemers een mondkapje moeten dragen?
• Zal er een vergader- of gemeenschappelijke ruimte zijn waar mensen comfortabel 6 voet uit elkaar kunnen werken?
• Zijn er wijzigingen in ons ziekteverlofbeleid?

Logistieke vragen

Iedereen moet begrijpen wat er van hen wordt verwacht naarmate de bedrijfsvoering verandert. Deze vragen kunnen enkele broodnodige antwoorden bieden over planning en roostering.

• Kan ik remote werken en op kantoor?
• Als ik moet kiezen tussen het een of het ander, hoe zal dat dan besloten worden? (persoonlijke keuze, locatie, teambehoeften, enz.)
• Kan ik kiezen hoeveel dagen ik op kantoor wil werken vs. remote werken?
• Ben ik vastgelegd op bepaalde dagen of kan ik mijn remote/in-office rooster wijzigen?
• Moet ik vaste uren werken?
• Moet ik mijn in-office en remote dagen van tevoren inplannen? Zo ja, hoe ver van tevoren?
• Zijn er bepaalde vergaderingen of activiteiten die ik op kantoor moet uitvoeren?
• Worden alle hybride werkbeleid op bedrijfsniveau vastgesteld, of verschilt dit per afdeling/team?
• Wat is de huidige kantooropstelling, en zal ik een vaste werkplek hebben?
• Als ik een vaste werkplek heb, zal iemand anders die dan gebruiken terwijl ik remote werk?
• Zal er ruimte voor mij zijn om op kantoor te werken als ik op een dag moet komen die ik gepland had om remote te werken?

Gelijkheid vragen

Werknemersgelijkheid kan een aanzienlijke zorg zijn voor hybride werk. Beleid moet niet bevooroordeeld zijn ten opzichte van een vorm van werk, en werknemers verdienen allemaal dezelfde kansen ongeacht hoe ze ervoor kiezen hun rooster in te richten. Deze vragen kunnen zorgen dekken die je kunt hebben over werkgelegenheid, prestaties en je vermogen om werk te voltooien.

• Krijgen we enige vergoedingen voor kantoorbenodigdheden of nutsvoorzieningen?
• Zal het kantoor ervoor kiezen om geld bij te dragen aan mensen die een co-working ruimte willen huren?
• Hoe is het bedrijf van plan ervoor te zorgen dat prestatiebeoordelingen en werkgelegenheid gelijk zijn en niet beïnvloed (of dit nu bewust of onbewust is) door wie ervoor kiest om meer op kantoor te zijn?
• Welke stappen worden er ondernomen om ervoor te zorgen dat remote werknemers dezelfde toegang tot informatie hebben als in-office werknemers?
• Hoe traint het bedrijf mensen in management en leiderschap om te werken in een hybride omgeving?

Welke plannen heeft het bedrijf in petto om teams te helpen verbindingen met andere werknemers te vormen en te behouden?

Een overstap naar hybride werk plannen? Hier is alles wat je moet overwegen

Werknemers zijn niet de enigen met vragen over hybride werk. Mensen in het management hebben misschien gehoord dat het bedrijf overstapt op een hybride model, maar de stroom van informatie is waarschijnlijk na dat moment gestopt.

Verantwoordelijk zijn voor de hybride roosters van je team, afdeling of directe rapporten kan stressvol zijn. Maar maak je geen zorgen! Zoals altijd is Guru hier om te helpen. Als je je verward voelt, zorg dan dat je alles goed doorneemt door deze vragen te stellen aan de belangrijkste besluitvormers achter jouw overstap naar hybride werk.

Welke mensen of afdelingen moeten regelmatig ter plaatse zijn?

Sommige afdelingen zullen waarschijnlijk flexibeler zijn dan andere. Afdelingen die afhankelijk zijn van occasionele persoonlijke interactie voor werk, zoals HR, IT en operaties, moeten misschien vaker op kantoor zijn dan andere. Als je overstapt op een roterende bureau-opstelling (ook bekend als hot-desking of hoteling), wil je misschien zekerstellen dat deze werknemers vaste plekken hebben om te werken.

Hoeveel mensen kan jouw kantoor veilig ontvangen?

Gezondheidsrichtlijnen zullen variëren afhankelijk van je locatie, dus zorg ervoor dat jouw plannen voor het heropenen van het kantoor voldoen aan lokale regels. Ongeacht wat ze zijn, kan het geen kwaad om verder te gaan dan de mandaten en te overwegen wat werknemers het meest comfortabel zal laten voelen.

Welke training krijgen managers om hen te helpen effectief te managen in een hybride omgeving?

Overstappen naar een hybride omgeving kan voor iedereen een uitdaging zijn, maar managers en teamleiders zullen de gevolgen het meest voelen. Managers moeten voldoende tijd, training en begeleiding krijgen om zich aan te passen aan de nieuwe manier van werken, inclusief het plannen van vergaderingen en effectieve communicatie.

Hoe houd je rekening met de behoeften van werknemers op het gebied van inclusie en flexibiliteit?

De remote en kantoor dagen van iedereen zullen er anders uitzien, dus bepaal wat genormaliseerd kan worden en wat niet. Bijvoorbeeld, zijn er dagen waarop teams in de kantoor zouden moeten plannen? Tijden waarop iedereen moet plannen om online of offline te zijn?

Zijn er wettelijke verplichtingen jegens werknemers die in overweging moeten worden genomen?

Moet je werknemers informeren als iemand in het team is blootgesteld aan COVID-19? Ben je verplicht om iemands kantoor tijd te veranderen omdat ze naar een doktersafspraak moeten? Wees voorzichtig met hoe je vertrouwelijke informatie deelt wanneer mensen op afstand werken en weet wat je kunt en niet kunt delen.

Deze 7 hybride werkroosters maken het nieuwst nieuwe normaal werkbaar

Je weet dat je naar een hybride rooster gaat; je weet alleen nog niet precies hoe dat eruit zal zien. Maak je geen zorgen; je hebt genoeg modellen om uit te kiezen!

Ongeacht je hybride werkstijl, we weten dat er een rooster is dat jij en je werknemers geweldig zullen vinden. Maar om het gemakkelijk te maken, overweeg om een van deze modellen te proberen:

1. Cohort roosters

Als hybride werkroosters ijscrema smaken waren, zou de cohort zeker vanille zijn. Proven en geliefd, en voor het grootste gedeelte de basislijn voor hybride werkroosters.

Als je de cohortmethode omarmt, werk je op bepaalde dagen van de week regelmatig. Omdat werknemers met vaste, voorspelbare roosters werken, vereist deze aanpak doorgaans minder tijd en toezicht om te beheren. Deze methode werkt goed voor bedrijven met werknemers die op de werkplek moeten zijn, maar niet per se met verschillende afdelingen hoeven samen te werken om dingen gedaan te krijgen.

Bijv: Iedereen komt op maandag, woensdag, vrijdag binnen en werkt op dinsdag en donderdag vanuit huis.

2. Gestaffelde roosters

Als cohort roosters vanille zijn, dan zijn gestaffelde roosters een pint vanille met een fudge swirl. Werknemers die zich aan gestaffelde roosters houden, kunnen nog steeds vaste remote en kantoor dagen hebben, maar ze komen niet op dezelfde tijd aan. Mensen die in een groot gebouw met meerdere huurders werken, geven misschien de voorkeur aan een gestaffelde aanpak als ze een manier willen vinden om lange wachttijden bij de beveiliging te verminderen.

Bijv: Iedereen in jouw team werkt op kantoor op maandag, woensdag en vrijdag, maar iedereen begint de dag en verlaat het kantoor in uurlijke stappen.

3. Flexibele roosters (door manager geleid)

Als jouw kantoor kiest voor een flexibele manager-geleide methode, hopen we echt dat je een leuke baas hebt. Hier zijn het de managers die voor het grootste deel bepalen wie vanuit huis werkt en wie op kantoor werkt. Afhankelijk van de algemene teamdoelen of vergaderingen kan jouw manager vereisen dat je op bepaalde dagen op kantoor bent.

Bijv: Jouw manager zegt dat jouw team ter plaatse moet zijn omdat er deze week een klant op kantoor komt, maar iedereen kan volgende week vanuit huis werken.

4. Flexibele roosters (door werknemer geleid)

Heb je altijd al je eigen rooster willen maken? Als dat zo is, hoop dan dat jouw bedrijf kiest voor een werknemer-geleide flexibele rooster. Dit vereist nog steeds veel toezicht en effectieve communicatie van managers om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Deze roosters zijn niet spontaan (zeggen "Ik denk dat ik morgen vanuit huis ga werken, is dat goed?" om 15:30 uur zal niet werken) en moeten van tevoren worden gepland.

Bijv: Je hebt een klant die op bezoek komt, dus je bent de hele week op kantoor, maar omdat je volgende week niemand hoeft te zien, ga je vanuit huis werken.

5. Afwisselende hybride roosters

Afwisselende hybride roosters nemen de beste aspecten van het bovenstaande mee en stellen werknemers in staat om 1-4 dagen per week vanuit een enkele cohort kantoor te werken, terwijl ze de andere dagen vanuit huis werken. (FWIW, dit is wat Guru doet.)

Bijv: Je gaat 2 dagen per week vanuit huis werken en bent in juni op kantoor, maar in juli ben je 1 dag per week op kantoor en 4 dagen thuis.

6. Permanent WFH roosters

Dankzij veranderende attitudes ten opzichte van remote werk en de voorkeuren van werknemers, maken sommige werkplekken de sprong naar een permanente WFH-cultuur. Vele bedrijven hebben de overstap gemaakt naar permanente WFH na de pandemie. Zie waarom Guru een van de top 3 tools voor remote werk van G2 is.

7. Combo roosters

Mix en match je werkstijl zoveel je wilt! Combineer een manager-geleid hybride rooster met een cohort rooster of een andere combinatie om te ontdekken wat het beste werkt voor jouw kantoor.

Top hybride werkrooster sjablonen, tools en tips

Wil je een beetje hulp bij het opzetten van je nieuwe remote rooster? We zijn voorbereid met alles wat je nodig hebt om je aan te passen aan je nieuwe normaal. Bekijk deze kaart voor onze tips en trucs over hoe je efficiënt en op afstand kunt werken.

Hoe hybride werkroosters uit te rollen

Nadat je team heeft besloten welk hybride rooster het beste voor hen werkt, is het tijd om je uitrolplan te maken. (FYI: We radicaal raden aan om onze veranderingsmanagementhandleiding te bekijken als je tips wilt over hoe je grote veranderingen kunt doorvoeren.)

Begin met het vinden van een tool die je kan helpen bij het beheren van kantoorroosters voor werknemers. Zoek naar iets dat transparantie biedt in ieders rooster en managers in staat stelt om verzoeken van werknemers om vanuit huis of op kantoor te werken te verwerken.

Als het lijkt alsof alles te intens is om nu te beginnen, overweeg dan om te beginnen met een kleinere testgroep. Het observeren van een testgroep kan je helpen om aanpassingen aan je plan te maken en om problemen aan te pakken zodra ze zich voordoen.

Zorg ervoor dat je voldoende feedback verzamelt van werknemers. Vraag of ze het gevoel hebben dat dit nieuwe rooster voor hen werkt en of ze problemen met productiviteit hebben ervaren. Nog beter: kijk of ze suggesties hebben voor het verbeteren van je huidige aanpak van hybride werk.

Leer meer over hybride werk

We hebben veel tijd besteed aan het nadenken over de beste manier om remote en hybride goed te laten functioneren... voor iedereen bij Guru. Als je meer wilt weten, hebben we wat content die je wilt zien:

type: entry-hyperlink id: 4zgAlmwe62xq4SxaZ2RM3K

type: entry-hyperlink id: 49XYCnFJSoO7ykU7W0TIAW

type: entry-hyperlink id: 5oqon4Duhp9xdYVQ5hDFUN