{{spacer-78}}

Bedrijfsachtergrond

Xenium HR, gevestigd in Tualatin, Oregon, is gespecialiseerd in het bieden van uitgebreide oplossingen op het gebied van human resources, op maat gemaakt voor de behoeften van kleine en middelgrote bedrijven. Gesteund door de principes van het leveren van uitzonderlijke HR-diensten, biedt Xenium een volledig spectrum van oplossingen, waaronder HR-advies, loonverwerking, voordelenadministratie en training en ontwikkeling van medewerkers.

‍

Xenium werkt samen met organisaties die mogelijk geen interne HR-afdeling hebben of extra ondersteuning nodig hebben om hun personeel effectief te beheren. Hun aanpak is diep geworteld in het opbouwen van sterke relaties en het waarborgen van naleving van de voortdurend veranderende arbeidswetten. Het team van ervaren HR-professionals van Xenium helpt bedrijven om complexe HR-uitdagingen te navigeren, zodat ze zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten terwijl ze een gezonde, betrokken werknemerspopulatie behouden.

De Uitdaging

Xenium HR had aanzienlijke uitdagingen met verspreide kennis over individuele bijdragers en verschillende platforms, waaronder e-mails, een lokale bestandsserver en een verouderd SharePoint-systeem. "Al die kennis ligt daar... maar wanneer je mensen dezelfde vragen ziet stellen of herhaaldelijk naar dingen zoekt, en ze niet zelfvoorzienend zijn, dan wordt het een groot probleem," legt Brandon Laws, Vice President Marketing & Product, uit. Het gebrek aan een geïntegreerde kennisbasis vertraagde de operaties en veroorzaakte inconsistenties in de informatie die door verschillende teams werd gebruikt.

‍

Een ander belangrijk probleem was de moeilijkheid om de meest actuele en betrouwbare documenten te vinden. "Je kunt misschien een sjabloon of een bestand op onze schijf vinden, maar als er verschillende versies van zijn, weet je niet welke je kunt vertrouwen," voegt Brandon eraan toe. Dit leidde tot verdere inefficiënties omdat werknemers informatie handmatig moesten verifiëren, vaak door de oorspronkelijke maker op te sporen, wat waardevolle tijd verspilde.

De Oplossing

Om deze uitdagingen aan te pakken, wendde Xenium HR zich tot Guru om hun kennis te centraliseren en de toegang tot informatie te stroomlijnen. “Als een kenniswerkorganisatie, consultants... alles wat we te verkopen hebben is onze tijd. Als we informatie binnen handbereik hadden en onze mensen zelfvoorzienend konden zijn, zouden we zoveel tijd besparen en effectiever voor onze klanten zijn," zegt Brandon. De robuuste zoekmogelijkheden van Guru en integraties met tools zoals Microsoft Teams en Chrome waren de sleutel om deze visie werkelijkheid te maken.

‍

Xenium HR heeft ook het gebruik van Guru GPT binnen ChatGPT omarmd, waardoor ze verder verbeterde hoe ze toegang krijgen tot en omgaan met kennis. “Ik gebruik ChatGPT heel vaak gedurende de dag, ik ben er vaak meer dan ik in het Guru-platform ben. Zodat ik gewoon naar Guru GPT kan schakelen en het een vraag kan stellen... het is wrijvingsloos,” vertelde Brandon. Deze integratie stelt Xenium HR-medewerkers in staat om op een manier met Guru te communiceren die aansluit bij hun dagelijkse workflows, waardoor het makkelijker wordt om informatie te vinden zonder hun routine te verstoren.

‍

Brandon waardeert vooral de multi-platform integratie van Guru, en merkt op: “Ik vind het geweldig dat je Guru op verschillende plekken hebt zoals een extensie, ChatGPT, Microsoft Teams en Outlook. Dit is een belangrijke functie van Guru, waarbij het mensen ontmoet waar ze werken. Als je alleen een eendimensionaal platform had, denk ik niet dat je de adoptie zou hebben die je nu hebt.” Door te integreren met de tools die Xenium-medewerkers al gebruikten, zorgde Guru ervoor dat de adoptiepercentages hoog waren en dat er naadloze toegang tot cruciale informatie was.

‍

Met Guru kon Xenium essentiële, actuele middelen in een gecentraliseerde kennisbank onderbrengen. “We gebruiken die [oude] schijf nog steeds, maar alleen voor het opslaan van gearchiveerde bestanden. De versie die voor iedereen toegankelijk is en voor consumptie gaat naar Guru,” merkt Brandon op. Deze overgang heeft geholpen ervoor te zorgen dat werknemers altijd werken met de meest actuele en nauwkeurige informatie, waardoor de verwarring en inefficiënties van het verleden worden geëlimineerd.

‍

Bovendien stelde de integratie met tools zoals Loom en Scribe Xenium in staat om video's en stapsgewijze procesdocumentatie rechtstreeks in Guru te embedden. Brandon benadrukt dit als een van zijn favoriete functies en zegt: "Het is zo cool om gewoon de link erin te gooien en het automatisch een video te laten embedden."

‍

Voor meer details over het gebruik van Guru met Microsoft Teams, bekijk het Guru Help Center.

De Aanpak

1. Beoordeling en Planning: Brandon Laws, Vice President Marketing & Product, werkte samen met de Directeur Operaties van Xenium om belangrijke kennisgebieden te identificeren en het migratieproces te plannen.
2. Gegevensmigratie: Actieve sjablonen en kritieke documenten werden van hun verouderde bestandserver naar Guru verplaatst, waarbij ervoor werd gezorgd dat alleen de meest relevante en actuele informatie toegankelijk was.
3. Teamuitrol: Guru werd bedrijfbreed geïntroduceerd, met specifieke training sessies geleid door Brandon. Er werd een toegewijd Kennisraad opgericht om toezicht te houden op inhoudsbeheer, verificatie en voortdurende updates.
4. Integratie met Bestaande Tools: Guru werd geïntegreerd met Microsoft Teams, Outlook en Chrome om naadloze toegang in de organisatie te waarborgen.

Het Resultaat

Sinds de implementatie van Guru heeft Xenium HR aanzienlijke verbeteringen gezien in efficiëntie, consistentie en vertrouwen in hun operaties. “Guru is transformerend geweest. De tijdsbesparingen en het gemak van toegang tot geverifieerde informatie zijn game-changers voor ons. We kunnen ons nu concentreren op wat we het beste doen—het adviseren van onze klanten,” zegt Brandon. Werknemers hebben nu snelle toegang tot geverifieerde, betrouwbare informatie, wat cruciaal is voor het handhaven van consistente klantendienst. 

‍

"Voordat we Guru hadden, weet ik niet of iemand iets vertrouwde," reflecteert Brandon. De introductie van Guru heeft deze dynamiek ingrijpend veranderd, aangezien de informatie die in Guru is opgeslagen nu betrouwbaar en gemakkelijk toegankelijk is in de organisatie. Xenium HR heeft ook een toegewijd Kennisraad opgericht, dat instrumenteel is geweest in het behouden van dit vertrouwen. De raad zorgt ervoor dat de inhoud regelmatig wordt geverifieerd en actueel blijft, om de verspreiding van verouderde of onjuiste informatie te voorkomen. Dit verhoogde vertrouwen heeft niet alleen het interne vertrouwen versterkt, maar heeft ook een positieve impact gehad op de klantbeleving, aangezien consultants nu kunnen vertrouwen op consistente, nauwkeurige informatie bij het leveren van diensten.