{{spacer-78}}

Tło firmy

Xenium HR, mające siedzibę w Tualatin w Oregonie, specjalizuje się w dostarczaniu kompleksowych rozwiązań w zakresie zasobów ludzkich dostosowanych do potrzeb małych i średnich firm. Założona na zasadach dostarczania wyjątkowych usług HR, Xenium oferuje pełne spektrum rozwiązań, w tym konsultacje HR, przetwarzanie płac, zarządzanie świadczeniami oraz szkolenie i rozwój pracowników.

‍

Xenium współpracuje z organizacjami, które mogą nie mieć wewnętrznego działu HR lub potrzebują dodatkowego wsparcia w efektywnym zarządzaniu swoją siłą roboczą. Ich podejście opiera się na budowaniu silnych relacji i zapewnieniu zgodności z ciągle zmieniającymi się przepisami prawa pracy. Zespół doświadczonych profesjonalistów HR Xenium pomaga firmom w pokonywaniu złożonych wyzwań HR, umożliwiając im skoncentrowanie się na swoich podstawowych działaniach, jednocześnie utrzymując zdrową, zaangażowaną siłę roboczą.

Wyzwanie

Xenium HR st faced significant challenges with scattered knowledge across individual contributors and various platforms, including emails, a local file server, and an outdated SharePoint system. "Wszystka ta wiedza tam jest... ale kiedy ludzie zadają powtarzające się pytania lub szukają rzeczy wielokrotnie, a nie mogą być samodzielni, staje się to dużym problemem," wyjaśnia Brandon Laws, wiceprezydent ds. marketingu i produktów. Brak zjednoczonej bazy wiedzy spowolnił operacje i stworzył niespójności w wykorzystywanych informacjach przez różne zespoły.

‍

Innym kluczowym problemem była trudność w zlokalizowaniu najnowszych i wiarygodnych dokumentów. "Możesz znaleźć szablon lub plik na naszym dysku, ale jeśli jest kilka różnych wersji, nie wiesz, której wersji ufać," dodaje Brandon. To doprowadziło do kolejnych nieefektywności, ponieważ pracownicy musieli ręcznie weryfikować informacje, często śledząc oryginalnego twórcę, co marnowało cenny czas.

Rozwiązanie

Aby sprostać tym wyzwaniom, Xenium HR zwróciło się do Guru, aby scentralizować swoją wiedzę i usprawnić dostęp do informacji. “Jako organizacja pracowników wiedzy, konsultanci... wszystko, co mamy do sprzedaży, to nasz czas. Jeśli mielibyśmy informacje na wyciągnięcie ręki, a nasi ludzie mogliby być samodzielni, zaoszczędzimy tak wiele czasu i będziemy bardziej efektywni dla naszych klientów,” mówi Brandon. Zaawansowane możliwości wyszukiwania Guru i integracje z narzędziami takimi jak Microsoft Teams i Chrome były kluczowe w realizacji tej wizji.

‍

Xenium HR z powodzeniem wprowadziło również użycie Guru GPT w ChatGPT, co dodatkowo poprawiło sposób, w jaki uzyskują dostęp do wiedzy i wchodzą w interakcje z nią. “Używam ChatGPT bardzo często w ciągu dnia, często jestem tam więcej niż w platformie Guru. Więc to, że mogę po prostu przełączyć się na Guru GPT i zadać pytanie… to jest płynne,” mówi Brandon. Ta integracja pozwala pracownikom Xenium HR wchodzić w interakcje z Guru w sposób, który pasuje do ich codziennych przepływów pracy, co ułatwia znajdowanie informacji bez zakłócania ich rutyny.

‍

Brandon szczególnie docenia wiele płaszczyzn integracji Guru, zauważając: “Podoba mi się, że Guru jest dostępne w różnych miejscach jak rozszerzenie, ChatGPT, Microsoft Teams i Outlook. To jest istotna cecha Guru, gdyż umożliwia dotarcie do ludzi tam, gdzie pracują. Gdybyś miał tylko jednowymiarową platformę, nie sądzę, abyś osiągnął tak dużą adopcję, jaką masz.” Integrując się z narzędziami, które pracownicy Xenium już używali, Guru zapewnił wysoką stopę przyjęcia i bezproblemowy dostęp do kluczowych informacji.

‍

Dzięki Guru, Xenium mogło przenieść kluczowe, aktualne zasoby do scentralizowanej bazy wiedzy. “Wciąż korzystamy z tego [starego] dysku, ale tylko do przechowywania plików archiwalnych. Wersja, która jest dla wszystkich, która jest publiczna i do użytku, trafia do Guru,” mówi Brandon. Ta zmiana pomogła zapewnić, że pracownicy zawsze pracują z najbardziej aktualnymi i dokładnymi informacjami, eliminując zamieszanie i nieefektywność przeszłości.

​

Ponadto integracja z narzędziami takimi jak Loom i Scribe pozwoliła Xenium na osadzenie filmów i dokumentacji procesów krok po kroku bezpośrednio w Guru. Brandon podkreśla to jako jedną z jego ulubionych funkcji, mówiąc: "To takie fajne, że można po prostu wrzucić link, a on automatycznie osadza film."

‍

Aby uzyskać więcej szczegółów na temat korzystania z Guru z Microsoft Teams, sprawdź Centrum pomocy Guru.

Podejście

1. Ocena i planowanie: Brandon Laws, wiceprezydent ds. marketingu i produktów, współpracował z dyrektorem operacyjnym Xenium, aby zidentyfikować kluczowe obszary wiedzy i zaplanować proces migracji.
2. Migracja danych: Aktywne szablony i kluczowe dokumenty zostały przeniesione z ich starszego serwera plików do Guru, co zapewniło, że dostępne były tylko najistotniejsze i aktualne informacje.
3. Wprowadzenie zespołu: Guru zostało wprowadzone w całej firmie, z konkretnymi sesjami szkoleniowymi prowadzonymi przez Brandona. Ustanowiono dedykowaną Radę Wiedzy, aby nadzorować zarządzanie treścią, weryfikację i bieżące aktualizacje.
4. Integracja z istniejącymi narzędziami: Guru zintegrowano z Microsoft Teams, Outlookiem i Chrome, aby zapewnić bezproblemowy dostęp w całej organizacji.

Wynik

Od momentu wdrożenia Guru, Xenium HR zauważyło znaczną poprawę efektywności, spójności i zaufania w swoich operacjach. “Guru był przełomowy. Oszczędności czasu i łatwy dostęp do zweryfikowanych informacji były dla nas kluczowe. Teraz możemy skupić się na tym, co robimy najlepiej—konsultacjach z naszymi klientami,” mówi Brandon. Pracownicy mają teraz szybki dostęp do zweryfikowanych, wiarygodnych informacji, co było kluczowe dla utrzymania spójnej obsługi klienta. 

‍

"Przed Guru, nie wiem, czy ktokolwiek ufał czemuś," wspomina Brandon. Wprowadzenie Guru dramatycznie zmieniło tę dynamikę, ponieważ informacje przechowywane w Guru są teraz zaufane i łatwo dostępne w całej organizacji. Xenium HR również ustanowiło dedykowaną Radę Wiedzy, która odegrała kluczową rolę w utrzymaniu tego zaufania. Rada zapewnia, że treść jest regularnie weryfikowana i aktualizowana, zapobiegając rozprzestrzenianiu się przestarzałych lub niepoprawnych informacji. To zwiększone zaufanie nie tylko poprawiło wewnętrzną pewność, ale także pozytywnie wpłynęło na doświadczenie klienta, ponieważ konsultanci mogą teraz polegać na spójnych, dokładnych informacjach podczas świadczenia usług.