O offboarding é inevitável. Todos gostariam de manter seus colaboradores excepcionais para sempre. Mas mudanças acontecem, novas oportunidades surgem e as pessoas mudam de carreira.

O offboarding é tão importante quanto o onboarding. A relação empregado-empregador continua além do último dia de um empregado. Eles podem estar saindo da empresa, mas continuarão a fortalecer a reputação geral de sua antiga empresa enquanto falam sobre sua posição anterior. E quem sabe? Talvez um ex-empregado satisfeito possa indicar um novo colaborador excelente a você devido à sua boa experiência, ou mesmo pode voltar depois como um boomerang!

Com muitas partes móveis, o offboarding pode ficar confuso. Existem diferentes acessos ao sistema a serem revogados, suprimentos da empresa a serem devolvidos e uma montanha de papelada a ser organizada. Tudo isso precisa ser realizado em, geralmente, cerca de duas semanas. Todo o processo pode rapidamente se transformar de uma despedida agridoce em uma dor de cabeça de listas de tarefas e questões logísticas.

Quer saber como você pode eliminar as dores de cabeça de um offboarding confuso? Implementar uma estratégia de offboarding à prova de falhas, cheia de modelos e instruções, é o caminho a seguir. Aqui está como você pode criar uma experiência de offboarding fluida.

O que é offboarding?

De forma estrita, offboarding é o processo pelo qual ocorre uma separação formal entre a empresa e o empregado. Sistemas, documentação e até laptops precisam ser revogados ou devolvidos à empresa. Para o RH, geralmente há uma lista enorme de itens a serem verificados antes do último dia de um empregado. Para a equipe e o gerente do empregado, há uma transição de tarefas, responsabilidades e conhecimentos.

O offboarding envolve muitas partes móveis. Em comparação ao onboarding, o processo de offboarding precisa ocorrer em um período de tempo muito mais curto, mesmo que a lista de tarefas seja semelhante em tamanho. Se essas partes não forem acompanhadas e armazenadas de forma eficaz, você corre o risco de perder elementos chave, deixar membros da equipe e clientes em espera, ou ter um ex-empregado descontente. É melhor agir com segurança e ter uma experiência de offboarding clara e organizada desde o início.

“O offboarding é uma etapa crucial do ciclo de vida do empregado, não apenas como uma oportunidade de obter insights que nos ajudem a aprender e crescer como organização, mas também porque pode ser a última impressão que deixamos com os ex-colaboradores do Guru.”

- Elyssa Lakin, Generalista Sênior de Operações de Pessoas no Guru

Por que é importante fazer um bom offboarding de um empregado?

Não apenas é importante que tudo seja feito durante o offboarding, mas também é importante que seja feito bem. No final do processo, o empregado que está saindo deve ainda se sentir valorizado pela sua empresa mesmo enquanto estão seguindo em frente para novas oportunidades.

Transição perfeita de responsabilidades

Enquanto sua equipe pode estar empolgada com a nova oportunidade de seu colega, perder um membro da equipe é desapontador e pode muitas vezes ser estressante. Quem vai assumir o trabalho deles? Se eles trabalham com clientes, quais informações de relacionamento não estão documentadas que são cruciais para as transições com os clientes? A transferência de responsabilidades, perguntas e preocupações dos colegas pode rapidamente se tornar esmagadora. Uma redistribuição de tarefas deve começar assim que um empregado anunciar sua saída.

É uma situação literal de todos as mãos à obra

Se você precisa de um resumo das coisas certas para se concentrar ao redistribuir o trabalho, não deixe de focar nessas questões importantes:

• Peça para eles fazerem um levantamento de suas responsabilidades, projetos futuros, tarefas diárias e qualquer outra coisa em sua mesa.
• Comunique essa informação a um gerente que pode decidir qual trabalho delegar e qual trabalho pode ser colocado em espera até que a equipe tenha um novo colaborador.
• Dê à equipe tempo suficiente para se ajustar às novas expectativas, fazer perguntas e se adaptar a novas responsabilidades.

Saindo em um bom clima

Um empregado feliz não é apenas um ótimo ativo enquanto está trabalhando na sua empresa. Eles continuam a beneficiar a empresa muito além de seu tempo como empregado. Por que? Ex-colaboradores que saem de sua empresa em um bom clima contribuem para a sua reputação geral na indústria através do boca a boca. Se sua empresa tem uma boa reputação, completa com um ambiente de trabalho satisfatório e finalizada por procedimentos simples de offboarding, você se destacará para potencialmente ótimos novos colaboradores.

Sem silos de informação

Documente seu conhecimento desde o primeiro dia. Ninguém é estranho às frustrações da documentação perdida ou do conhecimento do processo devido a silos de informação. Isso acontece quando apenas uma pessoa tem uma parte do conhecimento e ela deixa a empresa sendo ainda a única pessoa com essa informação. Um dos maiores obstáculos no offboarding é reter o conhecimento da empresa e manter relacionamentos fortes com os clientes.

A situação cria uma dor de cabeça sem igual para a equipe restante quando eles precisam daquela informação e ela não está em lugar nenhum. No Guru, nós resolvemos esse problema praticando o que pregamos. É uma prática comum aqui que cada empregado documente processos, objetivos e diretrizes que seus colegas possam precisar no futuro. Adote essa abordagem em sua empresa e sua equipe irá agradecer, prometemos.

Oportunidades úteis para feedback

A maioria dos processos de offboarding conclui com uma entrevista de desligamento próximo ou no dia final do empregado. Esta é sua chance de obter feedback sobre o processo de offboarding, assim como a experiência geral do empregado ao trabalhar na empresa. Incentive avaliações honestas neste momento. Qualquer coisa que os empregados em offboarding disserem pode ser utilizada para melhorar ainda mais o processo. Há também a chance de que eles não tenham nada além de coisas boas para dizer. Se esse for o caso, reconheça isso como um trabalho bem feito.

“Se você quiser fazer mudanças no seu processo de offboarding, faça e faça agora. Nunca há um momento melhor para fazer mudanças do que quando é relevante, e a entrega sensível ao tempo terá um impacto imediato.”

- Elyssa Lakin, Generalista Sênior de Operações de Pessoas no Guru

Deixa uma impressão duradoura

Como mencionamos anteriormente, a relação empregado-empregador vai muito além do último dia de um empregado. A reputação importa em todos os setores e ex-colaboradores perpetuam essa reputação à medida que avançam em suas carreiras. O processo de offboarding tem a oportunidade de deixar uma impressão duradoura nos empregados enquanto se despedem de seu antigo papel e equipe.

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Quais são os pontos problemáticos potenciais ao fazer offboarding?

Sempre pode haver pontos problemáticos durante o offboarding, mas existem maneiras de mitigar essas dores de cabeça. Processos claros, modelados e uma boa comunicação estão no cerne de um offboarding organizado. Ao considerar retrocessos comuns ao desenvolver o processo de offboarding, você pode resolvê-los antes que se tornem problemas.

Recuperando ativos da empresa

Se você emprestou um laptop, monitor de mesa, teclado ou qualquer equipamento de escritório adicional, precisará recuperar esses itens como parte do processo de offboarding. Os ativos podem incluir:

• Crachás de identificação
• Laptop
• Monitor
• Mouse e teclado
• Cartões de crédito da empresa
• Permissões de estacionamento
• Telefones da empresa
• Uniformes

Certifique-se de manter uma lista mestre de todos os ativos que foram dados aos empregados ao longo de seu tempo na empresa. Use essa lista como referência para ter esses ativos devolvidos.

Removendo o acesso aos sistemas

Revogar o acesso aos sistemas pode ser o processo mais tedioso. Isso pode incluir e-mail, software de gerenciamento de projetos ou tarefas e qualquer outro sistema que sua empresa use em suas atividades diárias. É extremamente eficaz ter um procedimento documentado com instruções passo a passo precisas sobre como remover o acesso ao sistema.

Dica profissional: Tente automatizar partes do processo de offboarding que não requerem um toque humano. Uma ótima maneira de conseguir isso é fazendo uma parceria entre o Asana e o Guru!

Evitando uma equipe sobrecarregada

Esse olhar nunca é um bom sinal

Quando um membro da equipe anuncia sua saída, há uma inevitável enxurrada de perguntas. Os colegas querem saber quem assumirá suas tarefas, como os projetos serão concluídos com uma pessoa a menos e quando poderão dar boas-vindas a um novo colaborador. Para evitar sobrecarregar a equipe, certifique-se de que eles sejam informados da saída o mais cedo possível. Isso proporciona espaço suficiente para fazer perguntas e reavaliar processos antes que seu colega saia.

Perda de conhecimento e experiência

É difícil quando um membro da equipe sai. Eles podem levar anos de experiência e as melhores práticas da empresa com eles. Há uma perda de produtividade quando uma equipe lida com a rotatividade de conhecimento e transições de pessoal. Cada membro da equipe precisa fazer ajustes. A melhor maneira de combater isso é armazenar e compartilhar conhecimento desde o primeiro dia. Não deixe seus membros de equipe no escuro. Todos ganham quando você documenta e compartilha conhecimento.

Como eu devo fazer offboarding de um empregado?

Agora, vamos mergulhar nas especificidades do offboarding. O que exatamente você precisa fazer ao fazer offboarding de um empregado?

Planeje com antecedência, comunique-se com a equipe e a empresa

Comunicação, comunicação, comunicação – quanto melhor a comunicação, menos estresse existe durante todo o processo de offboarding. Estabeleça uma cultura na empresa de comunicar com antecedência antes da saída. Mais tempo é sempre apreciado.

Tenha um processo claro para se comunicar com a equipe e a empresa sobre a saída de um empregado. Assim que você receber uma carta de rescisão formal que um empregado está saindo, é hora de iniciar o processo de offboarding. Duas semanas passarão voando, então planeje com antecedência para aliviar os problemas antes que eles surjam.

Garanta que o conhecimento do empregado esteja documentado

Algum conhecimento é conhecido em toda a empresa, mas algum conhecimento é baseado na experiência de um indivíduo e nas descobertas pessoais de melhores práticas. Estabeleça um padrão para os empregados que estão saindo para avaliar e documentar seu conhecimento. Ao longo do tempo de um empregado em uma empresa, incentive a criação de documentação e processos. Torne essa informação pública e editável.

Isso cria um ambiente com várias mentes colaborando para estabelecer um processo que funcione bem para todos. A troca de conhecimento é fundamental para manter os processos funcionando smoothly. Quando alguém deixa uma empresa e leva conhecimento importante com eles, toda a equipe perde.

No Guru, isso significa garantir que o empregado que está saindo não seja a única pessoa responsável por seus Cartões. Eles devem fazer um inventário de suas responsabilidades de Cartão e redistribuí-las para sua equipe. Os diferentes tipos de usuários terão diferentes necessidades de desligamento. Ao armazenar essas necessidades de desligamento como conhecimento, todo o processo pode avançar sem perguntas ou contratempos.

Realizar uma entrevista de desligamento

Uma entrevista de desligamento está entre os últimos passos de um processo de desligamento. Aqui é onde o RH ou os gerentes podem fazer perguntas sobre a experiência do empregado na empresa e por que ele decidiu sair. Considere fazer algumas das seguintes perguntas:

• Por que você começou a procurar um novo emprego?
• O que o levou a aceitar uma nova posição?
• Você se sente preparado para fazer um bom trabalho no seu novo emprego?
• Qual é a sua opinião sobre a nossa cultura organizacional?
• Se você pudesse mudar algo no trabalho ou na empresa, o que seria?
• Você ficou satisfeito com seu gerente e equipe aqui?

Dica profissional: Sempre inclua um entrevistador principal e um responsável por tomar notas na entrevista de desligamento. Esta é uma oportunidade rara para registrar feedback. Tomar notas detalhadas permite que você capture feedback acionável da maneira mais completa possível.

Essas perguntas podem esclarecer a experiência do empregado em uma organização. Se eles têm recomendações para melhorias, leve isso em consideração. Se eles têm apenas coisas incríveis a dizer sobre a experiência deles, bom trabalho.

Como o Guru ajuda a desligar empregados?

No Guru, seguimos um conjunto simples de etapas para desligar empregados de forma eficaz. O empregado, seu gerente, TI, Finanças e Pessoas têm um papel no processo de desligamento. O Guru trabalha a partir de um conjunto de Cartões pré-construídos que servem como diretrizes para a saída tranquila de um membro da equipe. Mantemos Cartões à mão para agilizar o processo, acessar facilmente informações sobre desligamento e compartilhar conhecimentos entre Pessoas e o empregado que está saindo. Dito isso, que informações você deve manter ao seu alcance?

• Procedimentos de desligamento, incluindo tarefas para todas as partes envolvidas no desligamento
• Modelos de e-mail para empregados que estão saindo
• Convites de calendário para entrevistas de desligamento
• Modelos e diretrizes de entrevista de desligamento
• Links para um modelo de desligamento do Asana

Dica profissional: Ferramentas são suas aliadas quando se trata de manter a organização durante o processo de desligamento. Use um sistema de gerenciamento de projetos juntamente com um sistema de gerenciamento de conhecimento, como o Guru, para acompanhar o progresso do desligamento de um empregado.

Quem está envolvido no desligamento no Guru?

O desligamento é um esforço em equipe

O empregado que está saindo, seu gerente e Pessoas têm um papel no processo de desligamento. Uma série de Cartões privados no Guru mantidos por Pessoas ajudam a facilitar o desligamento. Aqui está o que cada parte é responsável:

O gerente

Um gerente começará imediatamente a trabalhar em um plano de transição com o empregado que está saindo e determinará uma redistribuição justa de suas tarefas entre o restante da equipe. Eles criarão uma lista de ferramentas para remover o acesso e completar um debriefing da entrevista de desligamento com Pessoas.

Membro da equipe que está saindo

O primeiro passo para um membro da equipe que está saindo é enviar uma carta de demissão formal para o RH. Depois disso, eles começam a trabalhar na transição de suas tarefas com seu gerente e colegas. Os sistemas onde eles têm acesso serão revogados. Eles também transferirão a responsabilidade do Cartão do Guru. Finalmente, eles terão sua entrevista de desligamento com Pessoas.

Pessoas

Os membros da equipe de Pessoas do Guru têm um modelo do Asana que é copiado e atribuído assim que é anunciada a saída de um membro da equipe. Eles enviarão uma carta ao empregado que está saindo com informações importantes sobre sua transição, agendarão uma entrevista de desligamento e alertarão os departamentos de TI, Finanças e Talent sobre sua saída.

Como o Guru usa sistemas para desligar empregados?

Manter modelos de desligamento prontos sempre será útil quando chegar a hora de desligar um empregado. Ferramentas e sistemas, como o Guru e seu software de gerenciamento de projetos, agilizarão todo o processo.

Quando um empregado do Guru anuncia sua saída, o primeiro passo é iniciar uma série de tarefas no Asana. Inserimos a data final do empregado no modelo da tarefa e o Asana então atribui datas de vencimento a todas as tarefas de desligamento para garantir que sejam concluídas a tempo. Cada tarefa tem um título breve com uma data de vencimento e links para cartões relacionados do Guru na descrição da tarefa para fácil referência.

Também armazenamos informações para os colegas do membro da equipe que está saindo. Cartões do Guru como "O que esperar quando um de seus membros da equipe se demite?" apoia uma equipe na gestão da transição de responsabilidades. Os membros da equipe que estão saindo são incentivados a compartilhar todo conhecimento que considerem relevante, que pode ser qualquer coisa, desde melhores práticas de projeto até recomendações de restaurantes em uma cidade selecionada.

Dizer adeus a um colega é agridoce. Um empregado que está saindo deve passar a maior parte de suas duas últimas semanas na empresa aproveitando o tempo com seus colegas e lembrando tudo o que conquistou. Deixe o Guru agilizar seu processo de desligamento.