Bem-vindo ao Guru! Esta postagem é um guia tático passo a passo para capturar e compartilhar seu primeiro conjunto de conhecimentos chave da empresa usando o Guru.

Independentemente do tamanho da sua empresa, existem várias coisas importantes que todos na sua equipe devem saber. Você quer garantir que todos na sua empresa o representem e representem sua empresa da melhor maneira, e de forma consistente!

Isso não é útil apenas para novos funcionários que você traz, mas também é ótimo para os membros da equipe que estão com você desde o início, porque essa informação mudará muito e agora você tem uma maneira simples de manter todos na mesma página com uma solução que está integrada no fluxo de trabalho deles.

Passo 1. Crie seus Cartões

Vamos colocar seu primeiro conjunto de cartões em prática. Aqui estão algumas recomendações para um conjunto básico de cartões que você deve criar e compartilhar com sua equipe.

O Pitch da Sua Empresa

Se você passou pelo nosso onboarding, pode já ter este. Ponto bônus para você. Caso contrário, como você descreve sua empresa em algumas frases? Recomendamos usar um tom conversacional aqui, pense em quando alguém da sua equipe está em um evento ou falando sobre sua empresa para um potencial cliente.

Estatísticas Chave da Empresa (Externas)

Métricas chave que sua equipe deve comunicar às pessoas de fora da sua organização, como número de clientes, número de usuários, número de parceiros, quantos países seu produto está implantado, são todos bons exemplos de pontos de valor chave. A consistência é realmente chave aqui, já que esses números mudam o tempo todo, e pode ser embaraçoso se (1) 2 membros da sua equipe falarem sobre isso para a mesma pessoa de forma diferente, ou (2) você usar números antigos, porque as pessoas presumirão que sua empresa não está progredindo!

Estatísticas Chave da Empresa (Internas)

Métricas chave que você quer que sua equipe saiba, mas não compartilhe fora da empresa. Principais metas futuras para a empresa, desempenho financeiro, etc. Note o contraste aqui, ao chamar explicitamente essas estatísticas de Internas vs. Externas, você está claramente delimitando para sua equipe o que elas podem compartilhar em segurança, e o que você quer que todos saibam mas trate como confidencial.

Cartões de Produto

O seguinte conjunto de cartões deve ser criado para cada produto que sua empresa vende.

• Pitch do Produto: Como você descreve seu produto em algumas frases chave. Se você só tem um produto, isso pode estar coberto no cartão de pitch da empresa acima.
• O que há de novo no [Nome do Produto]: Descreva brevemente alguns destaques do seu lançamento mais recente e por que essas coisas são incríveis. Isso mudará o tempo todo, pois sempre há novidades sobre seus produtos, então essa é uma ótima maneira de manter essa mensagem centralizada, e garantir que sua equipe sempre saiba onde olhar para obter as informações mais recentes.
• Quem está usando [Nome do Produto]: Dê um resumo de clientes chave (2-3) e que problema(s) seu produto resolve para eles.
• Roteiro para o Cliente: Qual é o conjunto de coisas aprovadas pela empresa que você pode conversar quando estiver em campo conversando com clientes? Inclua a funcionalidade futura, por que ela é incrível e quando será lançada. Cobraremos abaixo como garantir que a pessoa certa "abençoe" essa data para que você não esteja comprometendo excessivamente sua equipe de engenharia!
• Roteiro Interno: Semelhante ao cartão de Estatísticas da Empresa acima, você pode criar uma versão interna do roteiro para que todos saibam o que está por vir, mas pode deixar claro que ninguém deve falar sobre essas coisas fora da empresa. Isso é fundamental se você estiver planejando um grande empurrão de PR para o seu novo lançamento e não quiser que a história seja vazada.

[Sua Empresa] nas notícias - o que você precisa saber

À medida que sua empresa cresce, as pessoas começarão a escrever/tweetar/postar sobre você. Sua equipe será perguntada sobre essa notícia. Independentemente de a cobertura ser boa ou ruim, o que você quer que sua equipe diga? Forneça pontos de discussão claros aqui e atualize o cartão ao longo do tempo à medida que novas notícias continuem a ser divulgadas sobre sua empresa.

E se eu não souber o que colocar nesses cartões?

Muitos desses cartões serão coisas que vêm "de cima", diretamente dos fundadores, do seu CEO ou dos vice-presidentes. Se você não é uma dessas pessoas, ou não tem certeza do que dizer, marque um horário com o líder certo para descobrir. Esta é uma ótima maneira de conseguir um tempo cara a cara com esses líderes, e 100% deles ficará feliz que alguém da equipe se preocupa o suficiente sobre esses tópicos críticos ao ponto de dedicar tempo para capturá-los e ajudar a compartilhá-los com a equipe. Uma maneira de fazer seu pedido é dizer:

“Oi XYZ, estamos avaliando um produto chamado Guru que nos permite capturar conhecimentos chave da empresa e facilmente compartilhar com nossa equipe e nos manter atualizados à medida que nossa empresa cresce e evolui. Eu estava me perguntando se poderia lhe fazer algumas perguntas que posso usar para iniciar esse processo.”

Mesmo que o Guru não funcione para sua equipe, ter essas informações registradas ainda é extremamente valioso para sua empresa.

Passo 2. Configure seus verificadores

Cada cartão no Guru tem um Verificador. Sempre que alguém da sua equipe abrir um cartão no Guru, é muito claro (1) quem está verificando as informações que estão olhando e (2) se o cartão está desatualizado ou atualizado. Isso elimina os problemas que as empresas têm hoje quando tentam capturar essas informações em documentos ou e-mails antigos. Você os busca quando precisa deles (se conseguir encontrá-los), mas não tem como saber se ainda estão corretos.

A verificação resolve isso. Para cada cartão que você criou, pense em quem na sua equipe deve verificá-los. Se um membro da equipe abrir seu novo cartão de Roteiro brilhante, quem eles gostariam de ver como o verificador para confiar que é o caminho correto e mais atualizado? Torne essa pessoa a verificadora. Com base no cartão particular, decida com que frequência ele deve ser re-verificado. Para manter o exemplo do Roteiro, se você fizer lançamentos de produtos trimestralmente, então defina o intervalo de verificação para ser de 3 meses. Agora você está no piloto automático; não há mais necessidade de lembrar-se de buscar e atualizar aquele documento desatualizado, o Guru irá lembrá-lo automaticamente.

Passo 3. Crie seu primeiro Quadro

Agora que você tem esses cartões em prática, organize-os em um quadro. Dê ao quadro um nome claro como “Fatos Chave Sobre [Nossa Empresa]”. Os quadros são responsivos, então depois de criá-lo, leve a URL do quadro e peça para sua equipe marcá-la como favorito. Os cartões são fundamentalmente projetados para telas de todos os tamanhos, então agora você tem acesso a todas essas informações chave onde quer que vá.

Passo 4. Comunicando mudanças

Ok, agora que temos tudo isso configurado, o que acontece quando muda? Como mencionei acima, o Guru automaticamente se comunicará com seus especialistas para garantir que todos os seus cartões permaneçam precisos, e quando você precisar fazer uma mudança, aqui estão 2 maneiras de deixar sua equipe informada facilmente:

Use um Comentário. Escreva um Comentário para informar toda a equipe em um passo. Abra o Cartão que mudou e clique no botão Comentário. Quando você escrever o comentário, @mencione toda a equipe para informá-los da novidade, assim:

“Ei @equipe, aqui está o mais recente roteiro voltado para o cliente. Se você tiver perguntas, sinta-se à vontade para comentar neste cartão e ficarei feliz em responder!”

Quando você postar este comentário, toda a sua equipe receberá um e-mail contendo esta mensagem e um link para o Cartão Guru.

Use um link. Envie um link para o Cartão no seu aplicativo de mensagens preferido. Se sua equipe se padronizou em um aplicativo de mensagens como Slack, Chatter, HipChat, etc., basta pegar um link para o cartão clicando no botão de mais no cartão e escolhendo o link de compartilhamento. Agora você pode colar esse link no seu aplicativo de mensagens e sua equipe pode clicar nesse link para abrir o cartão.

O que vem a seguir?

Parabéns! Você acabou de colocar sua empresa na mesma página. Não importa o quão grande, rápido ou com que frequência sua empresa cresce ou muda, agora você tem um local centralizado onde todos sabem onde olhar e confiar que o que estão lendo é preciso!

Você agora lançou a fundação para seu próximo conjunto de conteúdos no Guru. Pense nesses cartões como o “diretório raiz” para o conhecimento da sua empresa. Sob cada cartão, você pode expandir e entrar em detalhes específicos da equipe. Para equipes de vendas em particular, aqui estão alguns ótimos tópicos que recomendamos configurar:

Como configurar a posição competitiva usando o Guru

Como capturar o Processo de Vendas & Mensagens usando o Guru

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