Le départ est inévitable. Tout le monde souhaite pouvoir garder ses employés d'exception pour toujours. Mais le changement se produit, de nouvelles opportunités se présentent et les gens changent de carrière.

Le départ est tout aussi important que l'accueil. La relation employé-employeur se poursuit au-delà du dernier jour d'un employé. Ils peuvent quitter l'entreprise, mais ils continueront à renforcer la réputation de leur ancienne entreprise en parlant de leur précédent poste. Et qui sait ? Peut-être qu'un ancien employé satisfait recommandera un nouveau talent exceptionnel à cause de sa bonne expérience, ou pourrait même revenir plus tard comme un boomerang !

Avec de nombreux éléments en mouvement, le départ peut devenir compliqué. Il y a différents accès au système à révoquer, des fournitures de l'entreprise à retourner et une montagne de paperasse à classer. Tout cela doit être accompli dans, généralement, environ deux semaines. L'ensemble du processus peut rapidement passer d'un adieu mélancolique à un casse-tête de tâches à faire et de questions logistiques.

Vous voulez savoir comment vous pouvez éliminer les maux de tête d'un départ compliqué ? Mettre en œuvre une stratégie de départ infaillible remplie de modèles et d'instructions est la solution à adopter. Voici comment vous pouvez créer une expérience de départ sans faille.

Qu'est-ce que le départ ?

En termes stricts, le départ est le processus par lequel il y a une séparation formelle entre l'entreprise et l'employé. Les systèmes, la documentation et même les ordinateurs portables doivent être révoqués ou retournés à l'entreprise. Pour les RH, il y a souvent une liste massive d'éléments à cocher avant le dernier jour d'un employé. Pour l'équipe et le manager de l'employé, il y a une transition des tâches, des responsabilités et des connaissances.

Le départ implique beaucoup d'éléments en mouvement. Comparé à l'accueil, le processus de départ doit se faire dans un délai beaucoup plus court même si la liste des tâches est similaire en taille. Si ces éléments ne sont pas suivis et stockés efficacement, vous courez le risque de manquer des éléments clés, laissant les membres de l'équipe et les clients dans l'incertitude, ou d'avoir un ancien employé mécontent. Il est préférable de jouer la sécurité et d'avoir une expérience de départ claire et organisée dès le départ.

« Le départ est une étape cruciale dans le cycle de vie de l'employé, non seulement comme une opportunité d'obtenir des insights qui nous aident à apprendre et à grandir en tant qu'organisation, mais aussi parce que cela pourrait être la dernière impression que nous laissons aux anciens de Guru. »

- Elyssa Lakin, Généraliste Senior en Opérations People chez Guru

Pourquoi est-il important de bien procéder au départ d'un employé ?

Non seulement il est important que tout soit fait lors du départ, mais il est également crucial que cela soit bien fait. À la fin du processus, l'employé partant devrait toujours se sentir valorisé par son entreprise même s'il passe à de nouvelles opportunités.

Transition sans heurts des responsabilités

Alors que votre équipe peut être excitée par la nouvelle opportunité de leur collègue, perdre un membre de l'équipe est toujours frustrant et cela peut souvent être stressant. Qui prendra en charge son travail ? S'ils travaillent avec des clients, quelles informations relationnelles ne sont pas notées et qui sont essentielles pour les transitions avec les clients ? Le transfert des responsabilités, des questions et des préoccupations des collègues peut rapidement devenir accablant. Une redistribution des tâches devrait commencer dès qu'un employé annonce son départ.

C'est une situation où tout le monde doit mettre la main à la pâte

Si vous avez besoin d'un récapitulatif des bonnes choses sur lesquelles vous concentrer lors de la redistribution du travail, assurez-vous de vous concentrer sur ces éléments importants :

• Demandez-leur de faire le point sur leurs responsabilités, leurs projets à venir, leurs tâches quotidiennes et tout ce qui est sur leur bureau.
• Communiquez ces informations à un manager qui peut décider quel travail déléguer et quel travail peut être mis sur le backburner jusqu'à ce que l'équipe ait un nouvel employé.
• Donnez à l'équipe suffisamment de temps pour s'ajuster aux nouvelles attentes, poser des questions et s'installer dans de nouvelles responsabilités.

Partir sur une bonne note

Un employé heureux n'est pas seulement un atout formidable quand il travaille dans votre entreprise. Il continue de bénéficier à l'entreprise bien au-delà de son mandat en tant qu'employé. Pourquoi ? Les anciens employés qui quittent leur entreprise sur une bonne note contribuent à sa réputation globale dans l'industrie par le bouche-à-oreille. Si votre entreprise a une bonne réputation, complète avec un environnement de travail satisfaisant et soutenue par des procédures de départ simples, vous vous distinguerez aux yeux d'excellents nouveaux employés potentiels.

Pas d'entrepôts d'informations

Documentez vos connaissances dès le premier jour. Personne n'ignore les frustrations liées à la perte de documentation ou de connaissances de processus en raison de silos d'informations. Cela se produit lorsque seule une personne possède une pièce de connaissance et qu'elle quitte l'entreprise tout en restant la seule personne avec cette information. Un des plus grands obstacles au départ est de conserver les connaissances de l'entreprise et d'entretenir des relations clients solides.

La situation crée un mal de tête sans pareil pour l'équipe restante lorsqu'elle a besoin de cette information et qu'elle ne peut pas la trouver. Chez Guru, nous résolvons ce problème en pratiquant ce que nous prêchons. Il est d'usage ici que chaque employé documente les processus, les objectifs et les lignes directrices dont ses collègues pourraient avoir besoin à l'avenir. Adoptez cette approche dans votre entreprise et votre équipe vous remerciera, nous vous le promettons.

Opportunités utiles pour des retours d'expérience

La plupart des processus de départ se terminent par un entretien de sortie près ou le jour même du dernier jour de l'employé. C'est votre chance d'obtenir des retours sur le processus de départ ainsi que sur l'expérience globale de l'employé au sein de l'entreprise. Encouragez des avis honnêtes à ce moment-là. Tout ce que les employés qui partent disent peut être pris pour améliorer encore le processus. Il est également possible qu'ils n'aient que des choses positives à dire. Si c'est le cas, reconnaissez-le comme un travail bien fait.

« Si vous souhaitez apporter des changements à votre processus de départ, faites-le et faites-le maintenant. Il n'y a jamais de meilleur moment pour apporter des changements que lorsque c'est pertinent, et une livraison sensible au temps aura un impact immédiat. »

- Elyssa Lakin, Généraliste Senior en Opérations People chez Guru

Laisser une impression durable

Comme nous l'avons mentionné plus tôt, la relation employé-employeur va bien au-delà du dernier jour d'un employé. La réputation compte dans chaque secteur et les anciens employés entretiennent cette réputation alors qu'ils avancent dans leur carrière. Le processus de départ a l'opportunité de laisser une impression durable sur les employés alors qu'ils disent au revoir à leur ancien rôle et à leur équipe.

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Quels sont les points douloureux potentiels lors d'un départ ?

Il y aura toujours des points douloureux lors d'un départ, mais il existe des moyens d'atténuer ces maux de tête. Des processus clairs, standardisés et une bonne communication sont au cœur d'un départ bien organisé. En tenant compte des obstacles courants lors du développement du processus de départ, vous pouvez les résoudre avant qu'ils ne deviennent de réels problèmes.

Récupération des actifs de l'entreprise

Si vous avez prêté un ordinateur portable, un moniteur de bureau, un clavier ou tout autre équipement de bureau, vous devrez récupérer ces éléments dans le cadre du processus de départ. Les actifs peuvent inclure :

• Badges d'identité
• Ordinateur portable
• Moniteur
• Souris et clavier
• Cartes de crédit de l'entreprise
• Permis de stationnement
• Téléphones de l'entreprise
• Uniformes

Assurez-vous de garder une liste maîtresse de tous les actifs qui ont été remis aux employés tout au long de leur séjour. Utilisez cette liste comme référence pour retourner ces actifs.

Suppression d'accès aux systèmes

Révoquer l'accès aux systèmes peut être le processus le plus fastidieux. Cela peut inclure le courrier électronique, des logiciels de gestion de projet ou de tâches, et tout autre système que votre entreprise utilise dans ses activités quotidiennes. Il est très efficace d'avoir une procédure documentée avec des instructions détaillées sur la manière de supprimer l'accès aux systèmes.

Astuce : Essayez d'automatiser des parties du processus de départ qui ne nécessitent pas d'intervention humaine. Une excellente façon d'accomplir cela est de s'associer à Asana et Guru !

Éviter de surcharger une équipe

Cette expression n'est jamais de bon augure

Lorsqu'un membre de l'équipe annonce son départ, une multitude de questions inévitables surgit. Les collègues veulent savoir qui reprendra leurs tâches, comment les projets seront complétés avec une personne en moins et quand ils pourront accueillir un nouvel employé. Pour éviter de surcharger l'équipe, assurez-vous qu'elle soit informée du départ le plus tôt possible. Cela offre suffisamment de temps pour poser des questions et réévaluer les processus avant le départ de leur collègue.

Perte de connaissances et d'expérience

C'est difficile lorsqu'un membre de l'équipe part. Ils peuvent emporter avec eux des années d'expérience et les meilleures pratiques de l'entreprise. Il y a une perte de productivité lorsque l'équipe fait face à un changement de connaissances et de personnel. Chaque membre de l'équipe doit s'adapter. Le meilleur moyen de lutter contre cela est de stocker et de partager les connaissances dès le premier jour. Ne laissez pas vos membres d'équipe dans le flou. Tout le monde y gagne lorsque vous documentez et partagez des connaissances.

Comment devrais-je procéder au départ d'un employé ?

Maintenant, plongeons dans les spécificités du départ. Que devez-vous faire exactement lors du départ d'un employé ?

Planifiez à l'avance, communiquez avec l'équipe et l'entreprise

Communication, communication, communication - plus la communication est efficace, moins il y a de stress tout au long du processus de départ. Établissez une culture d'entreprise qui donne un préavis suffisant avant un départ. Plus de temps est toujours apprécié.

Ayez un processus clair pour communiquer avec l'équipe et l'entreprise concernant le départ d'un employé. Dès que vous recevez une lettre de démission formelle qu'un employé part, il est temps de déclencher le processus de départ. Deux semaines vont passer très vite, alors planifiez à l'avance pour éviter les problèmes avant qu'ils ne surviennent.

Assurez-vous que les connaissances de l'employé sont documentées

Certaines connaissances sont connues dans toute l'entreprise, mais d'autres sont basées sur l'expérience d'un individu et les découvertes personnelles des meilleures pratiques. Fixez une norme pour que les employés partants évaluent et documentent leurs connaissances. Tout au long du temps d'un employé dans une entreprise, encouragez la création de documentation et de processus. Rendez ces informations publiques et modifiables.

Cela crée un environnement avec plusieurs esprits collaborant pour établir un processus qui fonctionne bien pour tout le monde. L'échange de connaissances est primordial pour garder les processus en bonne marche. Lorsque quelqu'un quitte une entreprise et emporte des connaissances importantes avec lui, toute l'équipe en pâtit.

Chez Guru, cela signifie s'assurer que l'employé partant n'est pas la seule personne responsable de ses Cartes. Ils devraient faire le point sur leurs responsabilités liées aux Cartes et les redistribuer à leur équipe. Différents types d'utilisateurs auront des besoins d'offboarding variés. En ayant ces besoins d'offboarding stockés comme connaissances, l'ensemble du processus peut progresser sans questions ni obstacles.

Réaliser un entretien de départ

Un entretien de départ est l'une des étapes finales d'un processus d'offboarding. C'est ici que les RH ou les managers peuvent poser des questions sur l'expérience de l'employé au sein de l'entreprise et pourquoi ils ont choisi de partir. Considérez la possibilité de poser certaines des questions suivantes :

• Pourquoi avez-vous commencé à chercher un nouvel emploi ?
• Qu'est-ce qui vous a conduit à accepter un nouveau poste ?
• Vous sentez-vous en mesure de bien faire votre nouveau travail ?
• Quel est votre avis sur notre culture d'entreprise ?
• Si vous pouviez changer quelque chose au sujet de l'emploi ou de l'entreprise, que serait-ce ?
• Étiez-vous satisfait de votre manager et de votre équipe ici ?

Conseil pro : Incluez toujours un intervieweur principal et un preneur de notes lors de l'entretien de départ. C'est une occasion rare d'enregistrer des retours. Prendre des notes détaillées vous permet de capturer les retours exploitables aussi complètement que possible.

Ces questions peuvent éclairer l'expérience d'un employé au sein d'une organisation. S'ils ont des recommandations d'amélioration, prenez celles-ci en considération. S'ils n'ont que des choses incroyables à dire sur leur expérience, bon travail.

Comment Guru aide-t-il à offboarder les employés ?

Chez Guru, nous suivons un ensemble simple d'étapes pour offboarder les employés efficacement. L'employé, son manager, l'informatique, les finances et les opérations humaines ont tous un rôle à jouer dans le processus d'offboarding. Guru fonctionne à partir d'un ensemble de cartes préconstruites qui servent de lignes directrices pour un départ en douceur d'un membre de l'équipe. Nous gardons des cartes à portée de main pour simplifier le processus, accéder facilement aux informations d'offboarding et partager les connaissances entre les opérations humaines et l'employé partant. Cela dit, quelles informations devriez-vous garder à portée de main ?

• Les procédures d'offboarding, y compris les tâches pour toutes les parties impliquées dans l'offboarding
• Modèles d'e-mails pour les employés partants
• Invitations au calendrier pour les entretiens de départ
• Modèles et lignes directrices pour les entretiens de départ
• Liens vers un modèle d'offboarding Asana

Conseil pro : Les outils sont vos amis pour rester organisé durant le processus d'offboarding. Utilisez un système de gestion de projet avec un système de gestion des connaissances, comme Guru, pour suivre l'avancement de l'offboarding d'un employé.

Qui est impliqué dans l'offboarding chez Guru ?

L'offboarding est un effort d'équipe

L'employé qui part, son manager et les opérations humaines ont tous un rôle à jouer dans le processus d'offboarding. Une série de cartes privées dans Guru maintenues par les opérations humaines aide à faciliter l'offboarding. Voici ce dont chaque partie est responsable :

Le manager

Un manager commencera immédiatement à travailler sur un plan de transition avec l'employé qui part et déterminera une redistribution équitable de ses tâches au reste de l'équipe. Ils créeront une liste d'outils à retirer et réaliseront un débriefing de l'entretien de départ avec les opérations humaines.

Membre de l'équipe partant

La première étape pour un membre de l'équipe partant est d'envoyer une lettre de démission formelle aux opérations humaines. Suite à cela, ils commencent à travailler sur une transition de leurs tâches avec leur manager et leurs coéquipiers. Les systèmes auxquels ils ont accès seront révoqués. Ils transféreront également la responsabilité des cartes Guru. Enfin, ils auront leur entretien de départ avec les opérations humaines.

Opérations humaines

Les membres des opérations humaines de Guru ont un modèle Asana qui est copié et assigné lors de l'annonce du départ d'un membre d'équipe. Ils enverront une lettre à l'employé partant avec des informations importantes concernant sa transition, programmeront un entretien de départ et alerteront le service informatique, les finances et les départements des talents de son départ.

Comment Guru utilise-t-il des systèmes pour offboarder des employés ?

Garder des modèles d'offboarding à disposition sera toujours utile lorsqu'il sera temps d'offboarder un employé. Les outils et systèmes, comme Guru et votre logiciel de gestion de projet, rationaliseront l'ensemble du processus.

Lorsqu'un employé Guru annonce son départ, la première étape est de lancer une série de tâches dans Asana. Nous insérons la date finale de l'employé dans le modèle de tâche et Asana assigne ensuite des dates d'échéance à toutes les tâches d'offboarding pour s'assurer qu'elles soient terminées à temps. Chaque tâche a un titre bref avec une date d'échéance et des liens vers des cartes Guru connexes dans la description de la tâche pour une référence facile.

Nous stockons également des informations pour les collègues du membre de l'équipe partant. Les cartes Guru comme "À quoi s'attendre lorsqu'un de vos membres d'équipe démissionne ?" soutiennent une équipe dans la gestion de la transition des responsabilités. Les membres de l'équipe partant sont encouragés à partager chaque élément de connaissance qu'ils jugent pertinent, cela peut être n'importe quoi, des meilleures pratiques de projet aux recommandations de restaurant dans une ville choisie.

Dire au revoir à un collègue est doux-amer. Un employé partant devrait passer la majorité de ses deux dernières semaines à l'entreprise à profiter du temps avec ses collègues et à se souvenir de tout ce qu'il a accompli. Laissez Guru simplifier votre processus d'offboarding.