Na Guru, acreditamos que o local de trabalho será mudado para sempre. A pandemia nos forçou a todos a um experimento não opcional de ter que fazer 100% do nosso trabalho remotamente.

Embora isso tenha afetado todos de maneiras diferentes, uma coisa que se tornou claramente evidente são os desafios que as equipes enfrentam quando 100% de suas interações mudam de pessoais para virtuais. A maneira como nos comunicamos, os tipos de reuniões que temos, as ferramentas que precisamos para trabalhar efetivamente juntos, tudo ganhou um grande destaque, ressaltando coisas que funcionam bem, coisas que não funcionam de jeito nenhum e coisas que na verdade podem funcionar melhor.

À medida que os escritórios reabrem, é altamente improvável que as coisas simplesmente voltem ao "modo como eram". Muitas equipes operarão de alguma forma de um local de trabalho híbrido, estruturando suas semanas de trabalho com uma mistura de dias de trabalho remotos e presenciais. Esta é uma mudança muito positiva na minha opinião, já que vamos otimizar nosso trabalho em torno do que é melhor realizado pessoalmente e do que é melhor feito de casa ou em um espaço ininterrupto. Sem mencionar o benefício em nossas vidas pessoais que é possibilitado por uma dinâmica de trabalho mais flexível.

No centro de muito dessa mudança está a ideia de que a comunicação no trabalho irá mudar de síncrona para assíncrona. Muitas das maneiras como as equipes se comunicam serão projetadas com a suposição de que as equipes não estão mais juntas, pessoalmente, ou mesmo no mesmo prédio. Em vez de definir as interações da equipe para reuniões ao vivo, escreveremos nossas ideias, conhecimentos, atualizações de status, perguntas frequentes, políticas, decisões, e as compartilharemos com nossas equipes para serem lidas, comentadas, etc.

Definindo a "regra de ouro"

Nesta nova dinâmica, todos em uma equipe terão um papel crítico tanto na leitura quanto na escrita. Existem vários exemplos de equipes que se tornaram “naturais remotos” que falam sobre uma Cultura Escrita e como isso é fundamental para operar.

Na Guru, um dos nossos valores fundamentais é Buscar e Compartilhar Conhecimento.

Valorizamos ser abertos e transparentes na Guru e sentimos a obrigação de garantir que esses comportamentos façam parte de como operamos como empresa. Para alcançar esse objetivo, recentemente divulgamos nossa Regra de Ouro de Comunicação Interna:

Nós Buscamos e Compartilhamos Conhecimento. Para que isso funcione, deve haver um “contrato” entre você e todos com quem trabalha na Guru. Isso significa que cada um de nós se compromete a fazer 2 coisas…

(1) Você compartilha seu conhecimento de forma assíncrona, sabendo que todos os outros buscarão digerir o que você compartilha. Você reconhece o público para quem está compartilhando e otimiza para eles porque é importante para você que eles entendam.

(2) Você busca digerir o conhecimento que outros gastaram tempo preparando para compartilhar com você. Se o que está sendo compartilhado for confuso ou irrelevante, você reconhece o valor de compartilhar esse feedback para melhorar o que é compartilhado no futuro.

Acreditamos que ambos os componentes dessa regra são críticos. Vamos detalhar cada um deles, começando pela parte 1:

Você compartilha seu conhecimento de forma assíncrona...

Isso normalmente se refere a conhecimento escrito ou gravado. Inclui um pedido claro que pode ser para simplesmente ler, um pedido de comentários, votos, ideias, etc., junto com um prazo de quando você gostaria que isso fosse concluído. Isso pode ser uma atualização de status, uma decisão que precisa ser tomada, ou mesmo conhecimento do produto apoiando um lançamento iminente.

...sabendo que todos os outros buscarão digerir o que você compartilha.

Escrever/gravar leva tempo. Assumimos que nossos colegas estão empolgados para ler o que preparamos, e isso nos motiva a dedicar nosso tempo a esse trabalho. (Mais sobre isso na segunda parte da nossa regra.)

Você reconhece o público para quem está compartilhando e otimiza para eles...

Tentamos evitar comunicações generalizadas que podem ser relevantes apenas para um subconjunto de uma equipe, mantendo uma alta relação sinal-ruído.

...porque é importante para você que eles entendam.

Equipes informadas têm mais probabilidade de serem inspiradas, engajadas e entusiasmadas com o trabalho que realizam. Todos nós desempenhamos um papel em contribuir para isso!

Então, esta é a primeira "metade", e é um compromisso de dedicar o tempo necessário para manter os outros informados. Agora, vamos examinar a segunda metade:

Você busca digerir o conhecimento que outros gastaram tempo preparando para compartilhar com você.

Como mencionado acima, a solicitação aqui é reconhecer que “ambos os lados da troca de conhecimento” precisam estar em vigor para que isso funcione. Todos nós conhecemos a sensação se alguém marca uma reunião ao vivo e a outra pessoa não aparece. Isso deve parecer da mesma maneira.

Se o que está sendo compartilhado é confuso ou irrelevante, você reconhece o valor de compartilhar esse feedback para melhorar o que é compartilhado no futuro.

A parte final do ciclo aqui...ninguém vai ser perfeito em escrever! Fornecer feedback gentil e sincero sobre como um escritor pode melhorar o que comunica fortalece o fluxo futuro de comunicação. Isso também mostra ao escritor que você se importa com o que ele escreveu.

Quem tem tempo para fazer tudo isso? Meu dia já está cheio de reuniões!

Sabemos o que você está pensando...mas é aqui que a mágica começa! Uma das consequências mais valiosas de uma equipe se comprometer com a regra de ouro é velocidade. Reuniões ao vivo exigem coordenação. Temos que olhar para um calendário e encontrar um horário que funcione para todos que precisam fazer parte da conversa. Quanto maior a reunião, mais tarde será agendada porque a probabilidade de horários disponíveis diminui. Talvez este tópico seja uma decisão importante que precisa ser tomada, mas temos que agendar a reunião para a próxima semana porque essa é a primeira vez que todos podem fazer funcionar.

Nesse cenário, já perdemos uma semana antes de termos nossa primeira conversa! Agora adicione diferentes fusos horários e horários de trabalho, de repente aquelas janelas de tempo livres comuns diminuem ainda mais.

Agora, vamos inverter isso para ver como funciona para uma equipe seguindo a Regra de Ouro.

Imagine que alguém tem um tópico que deseja conectar com sua equipe. Eles escrevem o tópico, mandam pelo Slack para seus colegas e pedem feedback nos próximos 2 dias. Eles começam a ver comentários de seus colegas, que abordam no seu próprio tempo. Mais colegas comentam, mais respostas vêm, e ao longo de alguns dias, este tópico escrito já tem um monte de feedback, preocupações e ideias capturadas e documentadas.

Na abordagem síncrona, a primeira reunião ainda não aconteceu. Mas na abordagem assíncrona, alguns dias depois o tópico é abordado e a equipe já seguiu em frente. Agora imagine isso acontecendo repetidamente em nossas equipes. A colaboração muda de Reuniões Ao Vivo: O Assassino Silencioso do Progresso para A Regra de Ouro: um Superpoder e Vantagem da Equipe na Execução.

Formas como seguimos a Regra de Ouro no trabalho

A Regra de Ouro é nova para nós, algo que introduzimos este ano. Aqui estão algumas maneiras iniciais que temos seguido a Regra na Guru.

Asegurando que temos “comunicação com propósito”

Esse é o guia que damos a todos os empregados. Isso aborda a alta relação sinal-ruído que mencionei acima.

Utilizamos uma metodologia de tomada de decisões

Incentivamos o uso de documentos de decisão para avançar decisões o mais longe possível de forma assíncrona, o que (1) permite que você tome a decisão completamente de forma assíncrona, ou (2) quando você realmente tem uma reunião ao vivo, todos estão muito avançados no caminho, e geralmente, o objetivo da reunião é finalizar uma decisão. Também usamos o conceito DRI para garantir que fique claro como as decisões realmente são tomadas e quem as faz.

Incentivamos pré-reads sobre tópicos que uma equipe deseja discutir

Pré-reads de reunião pareceram ser um bom próximo passo para nós. Eles colocam todos na mesma página antes de uma reunião, e evitam que percamos tempo apresentando slides em vez de discutir as coisas ativamente. A próxima pergunta para nós é onde podemos evitar a reunião ao vivo completamente?

Estabelecemos boas práticas no Slack

Incentivamos a maioria das conversas a ocorrerem em canais públicos. Incentivamos @menções em canais públicos para direcionar colegas à ação e ajudar a gerenciar toda a conversa. Outro exemplo de ajudar com o sinal através do barulho. Também usamos indicadores de urgência. Por exemplo, se fornecermos um documento para ler e comentar, usamos a abreviação de 1, 3, 5 dias para dar aos leitores uma compreensão de quando eles devem responder.

Usamos o Guru para enviar anúncios

Anúncios são enviados para grupos específicos de pessoas e fornecem um claro chamado à ação para ler algo. Alertas são agendados e facilmente acessíveis a partir do nosso aplicativo web, nossa extensão, Slack e Teams, etc. A maioria dos nossos anúncios é distribuída dessa forma. Tem sido o exemplo mais eficaz de garantir os mais altos meios de sinal-ruído para comunicar informações importantes.

Fazemos uma revisão semanal de nossos projetos ativos mais críticos

Cada semana nossos DRIs de projeto fornecem atualizações sobre seus projetos no Asana às quintas-feiras. Toda sexta-feira, a liderança revisa e fornece feedback também via Asana. Isso permite uma comunicação rápida, aberta e assíncrona em todas as nossas iniciativas mais críticas da empresa.

Estabelecemos blocos de calendário para leitura e escrita

Uma maneira de fazermos isso é Não Reuniões Internas às Quartas. É importante fazer espaço para esse tempo de leitura e escrita. A maioria de nós costuma pensar em agendar uma reunião ao vivo como uma forma de criar um espaço dedicado para abrir um tópico. Está no calendário, em um horário específico, para que a conversa, essa “troca de conhecimento em pessoa” provavelmente aconteça.

Mas no mundo da Regra de Ouro, funciona de maneira diferente.

Mais do nosso tempo se desloca dessas reuniões ao vivo e em direção ao tempo dedicado para leitura e escrita. Mas esse tempo ainda precisa estar refletido em seu calendário. Precisamos de um tempo similar focado especificamente em leitura e escrita. Este é um tempo altamente eficiente, pois 1 hora de tempo de leitura e escrita geralmente economiza 10 horas de tempo de reunião ao vivo.

Esperamos que este tenha sido um guia útil para que você possa levar alguns desses aprendizados para sua equipe! À medida que continuamos aprendendo mais, certamente continuaremos a compartilhar. Como mencionei, em muitos aspectos o local de trabalho tem seus melhores dias à frente à medida que as empresas reconhecem que técnicas como essa têm o resultado combinado de aumentar o desempenho da empresa, bem como aumentar a satisfação dos funcionários.