Chez Guru, nous croyons que le lieu de travail sera transformé à jamais. La pandémie nous a tous forcés à participer à une expérience non optionnelle où nous devions immédiatement effectuer 100 % de notre travail à distance.

Bien que cela ait affecté tout le monde de différentes manières, une chose qui est devenue abondamment claire est les défis auxquels les équipes font face lorsque 100 % de leurs interactions passent du présentiel au virtuel. La façon dont nous communiquons, les types de réunions que nous avons, les outils dont nous avons besoin pour travailler efficacement ensemble ont tous été mis sous un grand projecteur, mettant en évidence les choses qui fonctionnent bien, celles qui ne fonctionnent pas du tout et celles qui peuvent en fait fonctionner mieux.

Alors que les bureaux rouvrent, il est très peu probable que les choses reviennent simplement à la “façon dont elles étaient”. De nombreuses équipes fonctionneront sous une forme de lieu de travail “hybride”, structurant leurs semaines de travail avec un mélange de jours de travail à distance et en bureau. C'est un changement très positif à mon avis, car nous allons optimiser notre travail autour de ce qui est mieux accompli en personne et ce qui est mieux fait de chez soi ou dans un espace ininterrompu. Sans oublier le bénéfice pour nos vies personnelles qui est rendu possible grâce à une dynamique de travail plus flexible.

Au cœur de beaucoup de ce changement se trouve l'idée que la communication au travail va passer de synchrones à asynchrones. Beaucoup des façons dont les équipes communiquent seront conçues avec l'hypothèse que les équipes ne sont plus ensemble, en personne, ou même dans le même bâtiment. Au lieu de laisser les interactions d'équipe par défaut aux réunions en direct, nous écrire nos idées, connaissances, mises à jour de statut, FAQ, politiques, décisions, et les partager avec nos équipes pour qu'elles soient lues, commentées, actionnées, décidées, etc.

Définir la "règle d'or"

Dans cette nouvelle dynamique, chaque membre d'une équipe jouera un rôle essentiel à la fois dans la lecture et l'écriture. Il existe plusieurs exemples d'équipes qui ont grandi en étant “natives à distance” et qui parlent d'une Culture Écrite et de la manière dont cela est essentiel pour fonctionner.

Chez Guru, l'un de nos valeurs fondamentales est Chercher et Partager des Connaissances.

Nous valorisons l'ouverture et la transparence chez Guru, et nous nous sentons obligés de veiller à ce que ces comportements fassent partie de notre mode de fonctionnement en tant qu'entreprise. Pour atteindre cet objectif, nous avons récemment publié notre Règle d'Or de la Communication Interne :

Nous Cherchons et Partageons des Connaissances. Pour que cela fonctionne, il doit y avoir un “contrat” entre vous et tous ceux avec qui vous travaillez chez Guru. Cela signifie que chacun d'entre nous s'engage à faire 2 choses…

(1) Vous partagez vos connaissances de manière asynchrone, sachant que les autres chercheront à comprendre ce que vous partagez. Vous reconnaissez le public auquel vous vous adressez et vous vous optimisez pour eux car il est important pour vous qu'ils comprennent.

(2) Vous cherchez à digérer les connaissances que d'autres ont passé du temps à préparer pour les partager avec vous. Si ce qui est partagé est flou ou non pertinent, vous reconnaissez la valeur de partager ce retour d'information pour améliorer ce qui est partagé à l'avenir.

Nous croyons que les deux composantes de cette règle sont critiques. Décomposons chacune d'elles, en commençant par la partie 1 :

Vous partagez vos connaissances de manière asynchrone...

Cela fait généralement référence à des connaissances écrites ou enregistrées. Cela inclut une demande claire qui pourrait simplement être de lire, une demande de commentaires, un vote, des idées, etc., ainsi qu'une date limite à laquelle vous aimeriez que cela soit complété. Cela pourrait être une mise à jour de statut, une décision qui doit être prise, ou même des connaissances sur le produit soutenant un lancement à venir.

...sachant que les autres chercheront à digérer ce que vous partagez.

Écrire/enregistrer prend du temps. Nous supposons que nos coéquipiers sont impatients de lire ce que nous avons préparé, et cela nous motive à consacrer notre temps à ce travail. (Plus d'informations à ce sujet dans la deuxième partie de notre règle.)

Vous reconnaissez le public auquel vous vous adressez et vous vous optimisez pour eux...

Nous essayons d'éviter les communications générales qui pourraient n'être pertinentes que pour un sous-ensemble d'une équipe, en maintenant un rapport signal/bruit élevé.

...car il est important pour vous qu'ils comprennent.

Les équipes informées sont plus susceptibles d'être inspirées, engagées et enthousiasmées par le travail qu'elles font. Nous jouons tous un rôle dans cette contribution !

Donc, ceci est la première “moitié”, et c'est un engagement à prendre le temps de faire le travail pour tenir les autres informés. Maintenant, examinons la deuxième moitié :

Vous cherchez à digérer les connaissances que d'autres ont passé du temps à préparer pour les partager avec vous.

Comme mentionné ci-dessus, la demande ici est de reconnaître que “des deux côtés du partage de connaissances” doivent être en place pour que cela fonctionne. Nous connaissons tous ce sentiment si quelqu'un organise une réunion en direct et que l'autre personne ne se présente pas. Cela devrait se sentir de la même manière.

Si ce qui est partagé est flou ou non pertinent, vous reconnaissez la valeur de partager ce retour d'information pour améliorer ce qui est partagé à l'avenir.

La dernière partie de la boucle ici... personne ne sera parfait en écriture ! Fournir des commentaires aimables et sincères sur la façon dont un écrivain peut améliorer ce qu'il communique renforce le flux de communication futur. Cela montre également à l'écrivain que vous vous souciez de ce qu'il a écrit.

Qui a le temps de faire tout ça ? Ma journée est déjà remplie de réunions !

Nous savons ce que vous pensez... mais c'est ici que la magie commence ! Une des conséquences les plus précieuses d'une équipe s'engageant à la règle d'or est la rapidité. Les réunions en direct nécessitent de la coordination. Nous devons consulter un calendrier et trouver un moment qui convient à tous ceux qui doivent prendre part à la conversation. Plus la réunion est grande, plus elle sera planifiée loin dans le temps car la probabilité de créneaux horaires libres diminue. Peut-être que ce sujet est une décision importante qui doit être prise, mais nous devons planifier la réunion dans une semaine car c'est le premier moment où tout le monde pourrait faire cela.

Dans ce scénario, nous avons déjà perdu une semaine avant même d'avoir eu notre première conversation ! Ajoutez maintenant différents fuseaux horaires et horaires de travail, soudainement ces créneaux horaires communs se réduisent encore davantage.

Maintenant, voyons comment cela fonctionne pour une équipe suivant la Règle d'Or.

Imaginez que quelqu'un a un sujet sur lequel il souhaite se connecter avec son équipe. Ils écrivent le sujet, l'envoient sur Slack à leurs coéquipiers, et leur demandent des commentaires dans les 2 jours suivants. Ils commencent à voir des commentaires de leurs coéquipiers, qu'ils traitent à leur propre rythme. D'autres coéquipiers commentent, plus de réponses arrivent, et pendant quelques jours, ce sujet écrit a déjà un tas de retours, de préoccupations et d'idées capturés et documentés.

Dans l'approche synchrone, la première réunion n'a même pas encore eu lieu. Mais dans l'approche asynchrone, quelques jours plus tard, le sujet est abordé et l'équipe est passée à autre chose. Maintenant, imaginez cela se répétant sans cesse au sein de nos équipes. La collaboration passe de Réunions en Direct : Le Tueur Silencieux du Progrès à La Règle d'Or : un Super Pouvoir d'Équipe et un Avantage dans l'Exécution.

Comment nous suivons la Règle d'Or au travail

La Règle d'Or est nouvelle pour nous, quelque chose que nous avons introduit cette année. Voici quelques premières façons dont nous suivons la Règle chez Guru.

S'assurer que nous avons une “communication à objectif”

Ceci est le guide que nous donnons à tous les employés. Il résout le rapport signal-bruit élevé que j'ai mentionné ci-dessus.

Nous utilisons une méthodologie de prise de décision

Nous encourageons l'utilisation de documents de décision pour avancer les décisions autant que possible de manière asynchrone, ce qui (1) vous permet de prendre la décision complètement à distance, ou (2) lorsque vous avez une réunion en direct, tout le monde est très loin dans le processus, et généralement, l'objectif de la réunion est de finaliser une décision. Nous utilisons également le concept de DRI pour clarifier comment les décisions sont réellement prises et qui les prend.

Nous encourageons la communication préalable sur les sujets qu'une équipe souhaite aborder

Les pré-lectures de réunion semblaient être une bonne prochaine étape pour nous. Elles permettent à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde avant une réunion, et nous évitent de perdre du temps à présenter des diapositives au lieu de discuter activement des choses. La prochaine question pour nous est où nous pouvons éviter totalement la réunion en direct ?

Nous établissons des meilleures pratiques sur Slack

Nous encourageons la majorité des conversations à se faire dans des canaux publics. Nous encourageons les @mentions dans les canaux publics pour diriger les coéquipiers vers l'action et aider à gérer tout le bruit. Un autre exemple d'aide à la signalisation à travers le bruit. Nous utilisons également des indicateurs d'urgence. Par exemple, si nous fournissons un document à lire et commenter, nous utilisons le raccourci de 1, 3, 5 jours pour donner aux lecteurs une compréhension de la date à laquelle ils devraient répondre.

Nous utilisons Guru pour envoyer des annonces

Les annonces sont envoyées à des groupes spécifiques de personnes et fournissent un appel clair à l'action pour lire quelque chose. Les alertes sont mises en file d'attente et facilement accessibles depuis notre application web, notre extension, Slack et Teams, etc. La majorité de nos annonces sont distribuées de cette manière. Cela a été l'exemple le plus efficace pour garantir les moyens de communication les plus importants sur des informations cruciales.

Nous faisons une revue hebdomadaire de nos projets actifs les plus critiques

Chaque semaine, nos DRI de projet fournissent des mises à jour sur leurs projets dans Asana le jeudi. Chaque vendredi, la direction passe en revue et fournit des commentaires également via Asana. Cela permet une communication rapide, ouverte et asynchrone à travers toutes nos initiatives d'entreprise les plus critiques.

Nous établissons des créneaux horaires pour la lecture et l'écriture

Une manière de le faire est de ne pas avoir de réunions internes les mercredis. Il est important de faire de la place pour ce temps de lecture et d'écriture. La plupart d'entre nous pensent habituellement à planifier une réunion en direct comme un moyen de créer un espace dédié pour aborder un sujet. C'est sur le calendrier, à un moment précis, donc cette conversation, cet “échange de connaissances en personne” est susceptible d'avoir lieu.

Mais dans le monde de la Règle d'Or, ça fonctionne différemment.

Une plus grande partie de notre temps se déplace loin de ces réunions en direct, et vers des temps dédiés à la lecture et à l'écriture. Mais ce temps doit encore être reflété sur votre calendrier. Nous avons besoin d'un temps de concentration similaire réservé spécifiquement pour la lecture et l'écriture. C'est un temps très efficace, car 1 heure de lecture et d'écriture permettra souvent d'économiser 10 heures de temps de réunion en direct.

J'espère que ce guide a été utile pour que vous puissiez transmettre certains de ces enseignements à votre équipe ! Alors que nous continuons à en apprendre davantage ici, nous continuerons certainement à partager. Comme je l'ai mentionné, de plusieurs manières, le lieu de travail a ses meilleurs jours devant lui alors que les entreprises reconnaissent que des techniques comme celle-ci ont pour résultat à la fois des performances d'entreprise accrues et une satisfaction accrue des employés.