Vi vet att du förmodligen är trött på att höra termen “ny normal”, men den är ganska exakt när du pratar om tillståndet för de flesta arbetsplatser. Många företag ändrade helt sin inställning till arbete under pandemin. Efter att ha tillbringat mer än ett år med att arbeta på distans, har många människor svårt att hitta en balans mellan kontors och distansarbetet.

Debatten om WFH är över.

Få rapporten

Vi vågar påstå att en stor procentandel av de som läser detta inlägg just har hört att deras kontor officiellt byter till ett hybrid schema. Vissa andades ut av lättnad när de hörde nyheten; andra hoppades på 100 % distansarbete eller 100 % på kontoret, men de flesta kliade sig i huvudet och frågade sig själva, “vad är ett hybrid schema”?

När chefer och anställda förbereder sig för att återvända till kontoret, finns det många frågor som behöver besvaras.

Vilket hybrid schema fungerar bäst för alla? Hur hanterar du allas olika arbetstider? Vad är det bästa sättet att kommunicera när du inte är säker på vad folk har för planer för dagen?

Oavsett om du går in i en hybrid arbetsmiljö eller försöker planera ut vad en ser ut för ditt företag, så är vi här för att hjälpa. Betra denna som din officiella guide för att hantera ditt nya hybrid arbetliv.

Vad är en hybrid arbetsmodell?

En hybrid arbetsmodell är en arbetsstil som är utformad för att tillåta helt distans, delvis distans och kontorsanställda att arbeta tillsammans så effektivt som möjligt. Dessa modeller gör det möjligt för anställda och chefer att effektivt organisera arbetsscheman som gör det lätt att förstå hur anställda kommer att arbeta under dagen och kommunicera med varandra.

Vad är ett hybrid schema?

Ett hybrid schema är ett arbetsschema där anställda alternerar mellan att arbeta på distans och vara på kontoret. Det finns olika sätt att strukturera hybridarbete, och scheman kan variera från team till team.

Hur ser en hybrid arbetsmodell ut i verkligheten?

Svaret på den frågan är...komplicerat. Kom ihåg: hybridarbetsmodeller existerar på ett brett spektrum. Vissa företag kan välja att ha 100 % distans och 100 % kontorsanställda beroende på deras platser. Andra kanske tillåter anställda att välja när de arbetar på distans och när de kommer att vara på kontoret.

Det schema som individuella anställda följer kommer att påverkas av företagets valda arbetsmodell och en mängd andra faktorer. Avdelningar och team, anställdas senioritet, nuvarande arbetsbelastning, de fantasifulla nyckerna hos en oinformerad chef — vad som helst går när du planerar schemat.

Vanligtvis faller de flesta företag någonstans mittemellan. Men i slutändan är det upp till din arbetsplats att avgöra hur din hybrid verklighet ser ut.

Vad föredrar anställda och varför?

Sök, och ni skall finna! Med vilket menar vi att svaret på denna fråga i stor utsträckning kommer att bero på din anställdabas.

Men om du letar efter vägledning, en studie från Guru och Loom fann att, när det gäller preferens, så vinner hybridarbete, med 47 % av de anställda som föredrar att dela sin tid mellan hemmet och kontoret. 29 % föredrog heltidsarbete på plats, medan endast 24 % ville ha ett heltids distansarbete.

Höjde dessa siffror fler frågor än svar för dig? Det är därför vi starkt rekommenderar att du tar initiativet att fråga folk själv. En snabb medarbetarundersökning kan berätta nästan allt du behöver veta.

Fördelar med hybridarbete

När du tänker på det bästa alternativet för dig eller dina anställda, överväg fördelar och nackdelar med att byta till en hybridmodell. Låt oss börja detta på ett positivt sätt och tillbringa lite tid med att tänka på fördelarna med hybridarbete.

Bättre jobb/liv balans

Måste vi säga mer? Arbete/liv balans är ofta angiven som en av de viktigaste egenskaperna en arbetsplats kan ha. Att skapa ditt eget schema ger dig en anmärkningsvärd mängd frihet och autonomi under arbetsdagen.

Förbättrad inkludering

Hybrid scheman ger flexibla arbetsalternativ till de som behöver dem mest. Föräldrar och andra vårdgivare kan ha tid som de behöver för att ta hand om sina vårdåtaganden. Personer med hälsofrågor kan upptäcka att hybridmiljöer ger dem den flexibilitet de behöver för att se läkare och ta hand om sina hälsobehov.

Minskad pendlingstid

Det är uppenbart att ett hybrid schema direkt kan minska dina anställdas pendlingstider, men du kanske inte vet att du kan hjälpa till att förbättra trafiken för alla i ditt område. Tack vare färre människor på vägarna har många människors pendlingar faktiskt förbättrats under det förflutna året, och vissa förväntar sig att detta mönster kommer att fortsätta när fler människor väljer delvis distansarbete.

Nackdelar med hybridarbete (och hur man mildrar dem)

Även om det finns många stora fördelar, kommer hybridarbete med några nackdelar. Lyckligtvis, med rätt åtgärdsplan, kan det vara enkelt att hantera dessa problem.

Nackdelar med hybridarbete

Hur man mildrar

Det är svårare att främja djupare relationer inom team och välkomna nya anställda.

Samla teamen så mycket som möjligt och uppmuntra anställda att dela information om sig själva.

Personer som arbetar mer på plats, eller arbetar på plats med ledarskapet, kan ha bättre karriärmöjligheter.

Planera regelbundna virtuella kontorstider som ger anställda tillgång till företagets ledare så att alla har en chans att bygga relationer.

Personer som arbetar på plats med sina direkta chefer kan vara i en fördelaktig position för karriärutveckling.

Åta sig att träna människor i ledarskapspositioner i bästa metoder för distans- och hybridledning. Ta initiativet att träna och stimulera inkluderande ledarskap på alla ledarnivåer.

Högre potential för oorganiserad kommunikation och att missa viktigt arbete.

Adoptera en asynkron kommunikations modell så att människor kan kommunicera effektivt.

Brist på övergripande förståelse av projektarbete och företagsmål.

Schemalägg regelbundna möten för att ge uppdateringar om projekts framsteg och hålla folk inriktade på företagets prestation.

Fler människor som arbetar asynkront kan göra det svårare för naturliga ledare att framträda på arbetet.

Tilldela explicit ledarskap i grupper som måste bildas virtuellt och träna dem som ger uttryck för intresse för ledarskap.

Företaget jag arbetar för går hybrid. Vad behöver jag veta?

Har möjlighet att gå hybrid? Här är vad du behöver fråga innan du fattar ett beslut.

Frågor om hälsa och säkerhet

Hälsa och säkerhet bör alltid vara i fokus, men det är förståeligt att ha ännu fler bekymmer efter en pandemi. Även om du kanske vill förstärka eller ändra dessa rekommenderade frågor beroende på bransch eller plats, här är de övergripande sakerna att ta reda på innan du återvänder till kontoret:

• Vilka protokoll har vi för att hålla kontoret rent när anställda går in och lämnar kontoret för arbete?
• Har vi speciella städinstruktioner för roterande skrivbord?
• Finns det några områden på kontoret där anställda måste bära masker?
• Kommer det att finnas mötes- eller gemensamma områden där människor kan arbeta bekvämt med 6 fots avstånd?
• Har det skett några förändringar i vår sjukfrånvaropolicy?

Logistikfrågor

Alla behöver förstå vad som förväntas av dem när företagsverksamheten ändras. Dessa frågor kan ge några efterlängtade svar kring schemaläggning och planering.

• Är jag kapabel att arbeta på distans och på kontoret?
• Om jag måste välja det ena eller det andra, hur kommer det att avgöras? (personligt val, plats, teambehov osv.)
• Kan jag välja hur många dagar jag vill arbeta på kontoret respektive arbeta på distans?
• Är jag låst till vissa dagar, eller kan jag ändra mitt distans-/kontorsschema?
• Måste jag arbeta bestämda timmar?
• Kommer jag att behöva schemalägga mina kontors- och distansdagar i förväg? Om ja, hur långt i förväg?
• Finns det vissa möten eller aktiviteter som jag måste göra på kontoret?
• Sätts alla hybridarbetspolicies företagets nivå, eller kommer detta att variera från avdelning/team?
• Vad är den nuvarande kontorsuppställningen och kommer jag att ha en dedikerad arbetsplats?
• Om jag har en dedikerad arbetsplats, kommer någon annan att använda den medan jag arbetar på distans?
• Kommer det att finnas plats för mig att arbeta på kontoret om jag behöver komma in en dag som jag planerat att arbeta på distans?

Rättvise frågor

Anställd rättvisa kan vara en betydande oro för hybridarbete. Policies bör inte vara biaserade mot en form av arbete, och anställda förtjänar alla samma möjligheter oavsett hur de väljer att göra sitt schema. Dessa frågor kan täcka bekymmer du kan ha kring arbetsmöjligheter, prestation och din förmåga att slutföra arbete.

• Får vi några stipendier för hemarbetsmaterial eller verktyg?
• Kommer kontoret att välja att bidra pengar till de som vill hyra ett co-working-utrymme?
• Hur planerar företaget att säkerställa att prestationsbedömningen och arbetsmöjligheterna är lika och opåverkade (oavsett om medvetet eller omedvetet) av vem som väljer att vara mer på kontoret?
• Vilka steg tas för att säkerställa att distansanställda har samma tillgång till information som kontorsanställda?
• Hur utbildar företaget människor i ledarskap och management för att hantera arbete i en hybridmiljö?

Vilka planer har företaget för att hjälpa team att forma och upprätthålla kopplingar med kollegor?

Planerar du en övergång till hybridarbete? Här är allt du behöver överväga

Anställda är inte de enda som har frågor om hybridarbete. Människor i ledarskap kan ha fått veta att företaget byter till en hybridmodell, men informationsflödet slutade förmodligen efter det.

Att få ansvar för ditt team, avdelning, eller direktrapporters hybrid schema kan vara stressande. Men oroa dig inte! Som alltid, är Guru här för att hjälpa. Om du känner dig fast, se till att du täcker alla dina områden genom att ställa dessa frågor till de huvudbeslutsfattare som ligger bakom din övergång till hybridarbete.

Vilka människor eller avdelningar behöver vara på plats regelbundet?

Vissa avdelningar kommer förmodligen att vara mer flexibla än andra. Avdelningar som förlitar sig på tillfällig personlig interaktion för arbete som HR, IT och drift måste kanske vara oftare på kontoret än andra. Om du byter till ett roterande skrivbordsschema (även kallat hot-desking eller hoteling), kan du vilja se till att dessa anställda har permanenta platser att arbeta på.

Hur många personer kan ditt kontor säkert rymma?

Hälsoriktlinjer varierar beroende på din plats, så se till att dina planer för kontorsåteröppnande följer lokala regler. Oavsett vad de är, kan det inte skada att gå bortom direktiv och överväga vad som hjälper anställda att känna sig mest bekväma.

Vilken träning får cheferna för att effektivt kunna leda i en hybridmiljö?

Att övergå till en hybridmiljö kan vara utmanande för alla, men chefer och teamledare kommer att känna av det mest. Chefer behöver ges gott om tid, träning och vägledning för att anpassa sig till det nya arbetssättet, inklusive schemaläggning av möten och effektiv kommunikation.

Hur kommer du att ta hänsyn till medarbetares behov av inkludering och flexibilitet?

Allas dagar för arbete på distans och på kontoret kommer inte att se likadana ut, så bestäm vad som kan standardiseras och vad som inte bör göras. Finns det dagar då team bör planera att vara på kontoret? Tidpunkter när alla bör planera att vara online eller offline?

Finns det några juridiska skyldigheter gentemot medarbetarna som måste beaktas?

Måste du informera medarbetarna om någon i teamet varit utsatt för COVID-19? Är du skyldig att ändra någons kontorstid för att de behöver gå till en läkarbesök? Var försiktig med hur du delar konfidentiell information när människor arbetar på distans och veta vad du kan och inte kan dela.

Dessa 7 hybridarbetscheman får den senaste normen att fungera

Du vet att du går mot ett hybrid schema; du vet bara inte exakt hur det kommer att se ut än. Oroa dig inte; du har gott om modeller att välja mellan!

Oavsett din hybridarbetsstil, vet vi att det finns ett schema som du och dina anställda kommer att älska. Men för att göra det enkelt, överväg att prova något av dessa modeller:

1. Kohortscheman

Om hybridarbetscheman var glassmaker, skulle kohorten definitivt vara vanilj. Använd och beprövad, en publikfavorit och i stort sett baslinjen för hybridarbetscheman.

När du omfamnar kohortmetoden arbetar du vissa dagar i veckan regelbundet. Eftersom medarbetarna arbetar med förutsägbara scheman, tar denna metod vanligtvis mindre tid och tillsyn att hantera. Denna metod fungerar bra för företag med anställda som behöver vara på arbetsplatsen men inte nödvändigtvis behöver arbeta med olika avdelningar för att få saker gjorda.

Ex: Alla kommer in måndag, onsdag, fredag och arbetar hemifrån tisdag och torsdag.

2. Staggerade scheman

Om kohortscheman är vanilj, är staggerade scheman en pint vanilj med fudge swirlar. Anställda som följer staggerade scheman kan fortfarande ha bestämda dagar för distansarbete och på kontoret, men de kommer inte att anlända samtidigt. Personer som arbetar i en stor byggnad med flera hyresgäster kan föredra en staggerad metod för att arbeta om de vill hitta ett sätt att minska långa säkerhets-/incheckningstider.

Ex: Alla i ditt team arbetar på kontoret måndag, onsdag och fredag, men alla börjar dagen och lämnar kontoret i tidsintervall.

3. Flexibla scheman (chefsledd)

Om ditt kontor väljer en flexibel chefsledd modell, hoppas vi verkligen att du har en bra chef. Här är det cheferna som i stor utsträckning bestämmer vem som arbetar hemifrån och vem som arbetar på kontoret. Beroende på övergripande teammål eller möten, kan din chef kräva att du ska vara på kontoret vissa dagar.

Ex: Din chef säger att ditt team måste vara på plats eftersom det finns en klient som besöker kontoret denna vecka, men alla kan arbeta hemifrån nästa vecka.

4. Flexibla scheman (anställdledd)

Har du alltid velat skapa ditt eget schema? Om så är fallet, börja hoppas att ditt företag väljer ett anställed led schema. Detta kräver fortfarande gott om övervakning och effektiv kommunikation från chefer för att säkerställa att alla vet vad som förväntas av dem. Dessa scheman är inte spontana (att säga ”Jag tror jag ska arbeta hemifrån imorgon, är det okej?” klockan 15:30 kommer inte att flyga) och behöver planeras i förväg.

Ex: Du har en klient som besöker så du kommer att vara på kontoret hela veckan, men eftersom du inte behöver träffa någon veckan därpå kommer du att arbeta hemifrån.

5. Växlande hybrid scheman

Växlande hybrid scheman tar de bästa aspekterna av ovanstående, vilket gör det möjligt för anställda att arbeta från ett enda kohortkontor 1–4 dagar i veckan medan de arbetar hemifrån andra dagar. (För vad det är värt, är detta vad Guru gör.)

Ex: Du ska arbeta hemifrån 2 dagar/vecka och vara på kontoret i juni, men i juli ska du vara på kontoret 1 dag/vecka och hemma 4.

6. Permanenta WFH-scheman

Tack vare förändrade attityder till distansarbete och preferenser hos anställda, gör vissa arbetsplatser övergången till en permanent WFH-kultur. Många företag har tagit steget till permanent WFH efter pandemin. Se varför Guru är ett av G2:s bästa verktyg för distansarbete.

7. Kombinationsscheman

Blanda och matcha din arbetsstil till din hjärtas innehåll! Koppla ett chefslett hybrid schema med ett kohort schema eller en annan kombination för att hitta vad som fungerar bäst för ditt kontor.

Topp hybridarbetschema mallar, verktyg och tips

Vill du ha lite hjälp med att ställa in ditt nya distansschema? Vi har förberett oss med allt du behöver för att anpassa dig till din nya norm. Kolla in detta kort för våra tips och tricks om hur du kan arbeta på distans och effektivt.

Hur man rullar ut hybridarbetscheman

Efter att ditt team har kommit överens om det hybrid schema som fungerar bäst för dem, är det dags att skapa din rullande plan. (FYI: Vi rekommenderar starkt att du tittar på vår ändringshanteringsguide om du vill ha tips om hur man implementerar stora förändringar.)

Börja med att hitta ett verktyg som kan hjälpa dig att hantera kontorsschemaläggning för anställda. Sök efter något som ger insyn i allas schema och kan låta chefer bearbeta anställdas begärningar om att antingen WFH eller arbeta på kontoret.

Om saker verkar lite för intensiva för att börja nu, överväg att börja med en mindre testgrupp. Att observera en testgrupp kan hjälpa dig att göra justeringar i din plan och hantera problem när de uppstår.

Till sist är det viktigt att samla in god feedback från medarbetarna. Fråga om de känner att detta nya schema fungerar för dem och om de har stött på några produktivitetproblem. Ännu bättre: se om de har förslag på hur man kan förbättra din nuvarande metod för hybridarbete.

Lär dig mer om hybridarbete

Vi har lagt mycket tid på att tänka på det bästa sättet att få distans och hybridarbete att fungera väl... för alla på Guru. Om du vill veta mer har vi lite innehåll du vill se:

type: entry-hyperlink id: 4zgAlmwe62xq4SxaZ2RM3K

type: entry-hyperlink id: 49XYCnFJSoO7ykU7W0TIAW

type: entry-hyperlink id: 5oqon4Duhp9xdYVQ5hDFUN