{{spacer-78}}

Företagsbakgrund

Xenium HR, med huvudkontor i Tualatin, Oregon, specialiserar sig på att tillhandahålla omfattande lösningar inom mänskliga resurser anpassade efter behoven hos små och medelstora företag. Grundat på principer om att leverera exceptionella HR-tjänster, erbjuder Xenium ett fullt spektrum av lösningar, inklusive HR-konsulttjänster, lönehantering, förmånsadministration och utbildning och utveckling av anställda.

‍

Xenium samarbetar med organisationer som kanske saknar en intern HR-avdelning eller behöver ytterligare stöd för att effektivt hantera sin arbetskraft. Deras strategi bygger djupt på att bygga starka relationer och säkerställa efterlevnad av ständigt föränderliga arbetslagar. Xeniums team av erfarna HR-professionella hjälper företag att navigera i komplexa HR-utmaningar, vilket gör att de kan fokusera på sina kärnverksamheter medan de upprätthåller en hälsosam och engagerad arbetsstyrka.

Utmaningen

Xenium HR stod inför betydande utmaningar med spridd kunskap bland individuella bidragsgivare och olika plattformar, inklusive e-post, en lokal fildator och ett föråldrat SharePoint-system. "All denna kunskap finns där... men när du har människor som ställer repetitiva frågor eller letar efter saker upprepade gånger, och de inte kan vara självförsörjande, då blir det ett stort problem," förklarar Brandon Laws, Vice President of Marketing & Product. Bristen på en enhetlig kunskapsbas saktade ner verksamheten och skapade inkonsekvenser i informationen som användes av olika team.

‍

En annan viktig fråga var svårigheten att lokalisera de mest aktuella och tillförlitliga dokumenten. "Du kanske hittar en mall eller en fil på vår drive, men om det finns flera olika versioner av den, vet du inte vilken du ska lita på," tillägger Brandon. Detta ledde till ytterligare ineffektivitet eftersom anställda var tvungna att verifiera information manuellt, ofta genom att spåra upp den ursprungliga skaparen, vilket slösade värdefull tid.

Lösningen

För att ta itu med dessa utmaningar vände sig Xenium HR till Guru för att centralisera sin kunskap och strömlinjeforma åtkomsten till information. “Som en kunskapsarbetarorganisation, konsulter... allt vi har att sälja är vår tid. Om vi hade information på fingertips och våra människor kunde vara självförsörjande, då skulle vi spara så mycket tid och vara mer effektiva för våra kunder,” säger Brandon. Gurus robusta sökmöjligheter och integrationer med verktyg som Microsoft Teams och Chrome var avgörande för att göra denna vision till verklighet.

‍

Xenium HR har också omfamnat användningen av Guru GPT inom ChatGPT, vilket ytterligare förbättrar hur de får tillgång till och interagerar med kunskap. “Jag använder ChatGPT mycket frekvent under dagen, jag är ofta där mer än jag är på Guru-plattformen. Så för att bara kunna växla till Guru GPT och ställa en fråga… det är friktionsfritt,” delade Brandon. Denna integration gör det möjligt för Xenium HR-anställda att interagera med Guru på ett sätt som passar deras dagliga arbetsflöden, vilket gör det lättare att hitta information utan att störa deras rutin.

‍

Brandon uppskattar särskilt Gurus integration över flera plattformar och noterar, “Jag gillar att du har Guru spritt över olika platser som en tillägg, ChatGPT, Microsoft Teams och Outlook. Detta är en betydande funktion av Guru där den möter människor där de arbetar. Om du bara hade en en-dimensionell plattform, tror jag inte att du skulle ha den användning som du gör.” Genom att integrera med verktygen som Xenium-anställda redan använde, säkerställde Guru höga antagningsgrader och sömlös åtkomst till kritisk information.

‍

Med Guru kunde Xenium flytta viktiga, aktuella resurser till en centraliserad kunskapsbas. “Vi använder fortfarande den [gamla] disken, men endast för lagring av arkiverade filer. Versionen som är för alla andra som är offentligt tillgänglig och för konsumtion går in i Guru,” säger Brandon. Denna övergång har bidragit till att säkerställa att anställda alltid arbetar med den mest aktuella och korrekta informationen, vilket eliminerar förvirringen och ineffektiviteten från det förflutna.

Dessutom gjorde integrationen med verktyg som Loom och Scribe att Xenium kunde bädda in videor och steg-för-steg dokumentation direkt i Guru. Brandon framhäver detta som en av sina favoritfunktioner och säger, "Det är så coolt att bara kunna klistra in länken där, och den bäddar automatiskt in en video."

‍

För mer detaljer om att använda Guru med Microsoft Teams, kolla in Guru Hjälpcenter.

Metoden

1. Bedömning och Planering: Brandon Laws, Vice President of Marketing & Product, samarbetade med Xeniums verksamhetschef för att identifiera viktiga kunskapsområden och planera migrationsprocessen.
2. Datamigrering: Aktiva mallar och kritiska dokument flyttades från deras gamla fildator till Guru, vilket säkerställde att endast den mest relevanta och aktuella informationen blev tillgänglig.
3. Teamlansering: Guru introducerades företagsövergripande, med specifika utbildningssessioner ledda av Brandon. En dedikerad kunskapsråd upprättades för att övervaka innehållshantering, verifiering och pågående uppdateringar.
4. Integration med existerande verktyg: Guru integrerades med Microsoft Teams, Outlook och Chrome för att säkerställa sömlös åtkomst över hela organisationen.

Resultatet

Sedan implementeringen av Guru har Xenium HR sett betydande förbättringar i effektivitet, konsekvens och förtroende i sina verksamheter. “Guru har varit transformativ. Tidsbesparingarna och enkel åtkomst till verifierad information har varit avgörande för oss. Vi kan nu fokusera på vad vi gör bäst—att konsultera våra kunder,” säger Brandon. Anställda har nu snabb åtkomst till verifierad, tillförlitlig information, vilket har varit avgörande för att upprätthålla konsekvent kundservice. 

‍

"Före Guru visste jag inte om någon litade på något," reflekterar Brandon. Introduktionen av Guru har dramatiskt förändrat denna dynamik, eftersom informationen som lagras i Guru nu är pålitlig och lättillgänglig över hela organisationen. Xenium HR har också etablerat ett dedikerat kunskapsråd, vilket har varit avgörande för att upprätthålla detta förtroende. Rådet säkerställer att innehållet regelbundet verifieras och hålls uppdaterat, vilket förhindrar spridning av föråldrad eller felaktig information. Denna ökade tillit har inte bara förbättrat den interna självförtroendet utan har också haft en positiv inverkan på kundupplevelsen, eftersom konsulter nu kan lita på konsekvent och korrekt information när de leverera tjänster.