{{spacer-78}}

Şirket Geçmişi

Xenium HR, Oregon’un Tualatin şehrinde bulunan, küçük ve orta ölçekli işletmelerin ihtiyaçlarına göre tasarlanmış kapsamlı insan kaynakları çözümleri sunmaktadır. Etkileyici insan kaynakları hizmetleri sunma prensipleri üzerine inşa edilen Xenium, insan kaynakları danışmanlığı, bordro işlemleri, yan haklar yönetimi ve çalışan eğitimi ve geliştirme gibi geniş bir çözüm yelpazesi sunar.

‍

Xenium, iç bünyede bir insan kaynakları departmanı olmayan ya da işgücünü etkin bir şekilde yönetmek için ek destek gereksinimi duyan kuruluşlarla işbirliği yapar. Onların yaklaşımı, güçlü ilişkiler kurmaya ve sürekli değişen istihdam yasalarına uyum sağlamaya dayanmaktadır. Xenium'un deneyimli insan kaynakları profesyonelleri, işletmelere karmaşık insan kaynakları zorluklarını aşmaları için yardımcı olarak, onların ana operasyonlarına odaklanmalarını sağlarken sağlıklı, katılımlı bir işgücü sürdürmelerine yardımcı olur.

Zorluk

Xenium HR, bireysel katkı sahipleri ve e-postalar, yerel dosya sunucusu ve eski SharePoint sisteminin de dahil olduğu çeşitli platformlar arasında dağınık bilgiyle önemli zorluklar yaşadı. "Tüm bu bilgiler orada duruyor... ama tekrar tekrar insanların tekrar eden sorular sorması veya bir şeyler araması gerektiğinde ve kendi kendine yeterli olamadıklarında büyük bir sorun haline geliyor," diyor Brandon Laws, Pazarlama ve Ürün Başkan Yardımcısı. Birleşik bir bilgi tabanının olmaması operasyonları yavaşlattı ve farklı ekipler tarafından kullanılan bilgilerde tutarsızlıklar yarattı.

‍

Diğer bir ana sorun, en güncel ve güvenilir belgeleri bulmadaki zorluktu. "Belki sürücümüzde bir şablon veya dosya bulabilirsiniz, ama eğer onun birkaç farklı versiyonu varsa, hangisini güvenilir bulacağınızı bilemezsiniz," diye ekliyor Brandon. Bu, çalışanların bilgileri manuel olarak doğrulamaları gerektiği için daha fazla verimsizliğe neden oldu, genellikle de orijinal yaratıcıyı bulmaya çalışarak, bu değerli zamanı boşa harcıyorlardı.

Çözüm

Bu zorlukları aşmak için, Xenium HR bilgilerini merkezileştirmek ve bilgilere erişimi kolaylaştırmak amacıyla Guru'ya yöneldi. “Bir bilgi işçi organizasyonu olarak, danışmanlar... tüm satmamız gereken zamanımız. Eğer bilgiyi parmaklarımızın ucunda bulabilseydik ve ekiplerimiz kendi kendine yeterli olabilseydi, o zaman çok fazla zaman kazanır ve müşterilerimiz için daha etkili olurduk," diyor Brandon. Guru'nun güçlü arama yetenekleri ve Microsoft Teams ve Chrome gibi araçlarla entegrasyonu bu vizyonu gerçeğe dönüştürmede kilit rol oynadı.

‍

Xenium HR, aynı zamanda ChatGPT içinde Guru GPT'nin kullanımını benimseyerek, bilgiyi erişim ve etkileşim şekillerini daha da artırdı. “Günü boyunca ChatGPT'yi çok sık kullanıyorum, çoğu zaman Guru platformunda olduğumdan daha fazla oradayım. Sadece Guru GPT'ye geçiş yapıp bir soru sorabilmek... bu sorunsuz bir deneyim,” diye paylaştı Brandon. Bu entegrasyon, Xenium HR çalışanlarının Guru ile günlük iş akışlarına uygun bir şekilde etkileşimde bulunmalarını sağlar, böylece rutinlerini kesintiye uğratmadan bilgi bulmayı daha kolay hale getirir.

‍

Brandon, özellikle Guru'nun çoklu platform entegrasyonunu takdir ediyor ve “Farklı yerlere entegre olduğunu ve uzantılar, ChatGPT, Microsoft Teams ve Outlook gibi yerlerde yer aldığını seviyorum.” Bu, Guru'nun insanlarla nerede çalıştıklarında buluştuğu önemli bir özellik. Eğer sadece tek boyutlu bir platform olsaydı, bu kadar benimsemenin olmadığını düşünüyorum.” Xenium çalışanlarının zaten kullandıkları araçlarla entegre olduğunda, Guru yüksek benimseme oranları ve kritik bilgilere sorunsuz erişim sağladı.

‍

Guru ile, Xenium, temel, güncel kaynakları merkezi bir bilgi tabanına taşıdı. “Hala o [eski] sürücüyü kullanıyoruz, ama sadece arşivlenmiş dosyaları depolamak için. Herkes için, halkla yüz yüze olan ve tüketim için olan versiyon, Guru'ya gider,” diyor Brandon. Bu geçiş, çalışanların her zaman en güncel ve doğru bilgileri kullanmasını sağlamaya yardımcı oldu ve geçmişteki karmaşayı ve verimsizlikleri ortadan kaldırdı.

‍

Ayrıca, Loom ve Scribe gibi araçlarla entegrasyon, Xenium'un Guru'ya videoları ve adım adım süreç belgelerini doğrudan gömmesine imkan tanıdı. Brandon, bunu en sevdiği özelliklerden biri olarak vurguluyor ve "Bağlantıyı oraya yerleştirmenin çok havalı olduğunu düşünüyorum, ve otomatik olarak bir videoyu gömüyor."

‍

Microsoft Teams ile birlikte Guru'yu kullanmanın daha fazla detayları için Guru Yardım Merkezi'ne göz atın.

Yaklaşım

1. Değerlendirme ve Planlama: Brandon Laws, Pazarlama ve Ürün Başkan Yardımcısı, Xenium'un Operasyonlar Direktörü ile birlikte anahtar bilgi alanlarını belirlemek ve geçiş sürecini planlamak için işbirliği yaptı.
2. Veri Geçişi: Aktif şablonlar ve kritik belgeler, yalnızca en alakalı ve güncel bilgilerin erişilebilir olmasını sağlamak için, eski dosya sunucusundan Guru'ya taşındı.
3. Ekip Yayılımı: Guru, şirket çapında tanıtıldı ve özel eğitim oturumları Brandon tarafından yönetildi. İçerik yönetimi, doğrulama ve sürekli güncellemeleri denetlemek için özel bir Bilgi Konseyi kuruldu.
4. Mevcut Araçlarla Entegrasyon: Guru, organizasyonda sorunsuz erişim sağlamak için Microsoft Teams, Outlook ve Chrome ile entegre edildi.

Sonuç

Guru'yu uyguladıktan sonra, Xenium HR, operasyonları boyunca verimlilik, tutarlılık ve güvende önemli ilerlemeler kaydetti. “Guru dönüşümsel oldu. Zaman tasarrufu ve doğrulanmış bilgilere erişim kolaylıkları bizim için oyun değiştiren unsurlar oldu. Artık en iyi yaptıklarımıza odaklanabiliyoruz—müşterilerimizle danışmanlık yapmaya,” diyor Brandon. Çalışanlar artık doğrulanmış, güvenilir bilgilere hızlı erişime sahip, bu da tutarlı müşteri hizmetleri sürdürmek için hayati önem taşıyor. 

‍

"Guru'dan önce, kimsenin hiçbir şeye güvendiğini sanmıyorum," diye yansıtıyor Brandon. Guru'nun tanıtımı bu dinamiği önemli ölçüde değiştirdi, çünkü Guru'da saklanan bilgiler artık güvenilir ve organizasyon genelinde kolay erişilebilir hale geldi. Xenium HR ayrıca, bu güveni korumada önemli rol oynayan özel bir Bilgi Konseyi kurdu. Konsey, içeriğin düzenli olarak doğrulanmasını ve güncel olmasını sağlayarak, eski veya hatalı bilgilerin yayılmasını engeller. Bu artan güven, yalnızca iç tehditleri artırmakla kalmadı, aynı zamanda müşteri deneyimini de olumlu etkiledi, çünkü danışmanlar artık hizmetleri sunarken tutarlı ve doğru bilgilere güvenebilirler.