Kennismanagement is het proces van het creëren, delen, gebruiken en beheren van kennis binnen een organisatie. Deze gids splitst de belangrijkste elementen, typen, processen en tools die betrokken zijn bij effectief kennisbeheer - en hoe het slimmer werk kan stimuleren.

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement (KM) is een gestructureerde aanpak om kennis vast te leggen, te verspreiden en effectief te gebruiken binnen een bedrijf. Het zorgt ervoor dat institutionele kennis, inzichten en expertise toegankelijk zijn wanneer en waar ze nodig zijn. Het biedt ook de basis voor een robuuste kennismanagementstrategie die aansluit bij bedrijfsdoelen.

Wat zijn de belangrijke aspecten van kennismanagement?

Het begrijpen van de belangrijke aspecten van KM helpt bedrijven bij het opbouwen van een raamwerk dat leren, innovatie en geïnformeerde besluitvorming ondersteunt.

• Kenniscreatie: Het genereren van nieuwe inzichten door onderzoek, samenwerking of experimenten. Dit kan brainstormsessies, procesverbeteringen of R&D-resultaten omvatten.
• Kennisopslag: Het organiseren van informatie in een veilig, toegankelijk formaat. Voorbeelden zijn databases, wiki's en digitale documenten repositories.
• Kennisdelen: Het beschikbaar stellen van kennis aan anderen binnen de organisatie. Dit omvat vergaderingen, kennisbanken, mentorship of samenwerkingstools.
• Kennistoepassing: Het gebruiken van inzichten om processen te verbeteren, problemen op te lossen en strategische beslissingen te nemen. Toegepaste kennis leidt tot betere resultaten en operationele efficiëntie.

Typen van Kennismanagement

Er zijn verschillende typen kennis management, gebaseerd op de aard van de vastgelegde kennis en de methoden die worden gebruikt om deze te beheren.

• Expliciete kennis: Gedocumenteerde kennis die gemakkelijk kan worden gedeeld, zoals handleidingen of instructiegidsen. Het is vaak het gemakkelijkst op te slaan en te verspreiden.
• Taciete kennis: Persoonlijke knowhow, inzichten of ervaringen die moeilijker te documenteren zijn. Het wordt vaak overgedragen via gesprekken of schaduwen.
• Ingebedde kennis: Ingebouwd in systemen, processen of routines. Bijvoorbeeld, een onboarding-workflow weerspiegelt ingebedde kennis van HR-praktijken.

Wat Is het Kennismanagementproces?

Het kennisbeheerproces beschrijft hoe kennis gedurende zijn levenscyclus wordt behandeld—van creatie tot gebruik. Het omvat vijf belangrijke fases:

• Identificeren: Bepaal welke kennis bestaat en waar lacunes liggen. Dit kan audits, interviews of gebruiksgegevens omvatten.
• Vastleggen: Documenteer of verzamel die kennis in een deelbare indeling. Dit kan het opnemen van SOP's of het samenvoegen van input van deskundigen op een bepaald onderwerp omvatten.
• Organiseren: Categoriseer en structuur kennis zodat deze gemakkelijk te vinden is. Taxonomieën, tags en metadata helpen allemaal bij vindbaarheid.
• Distribueren: Maak kennis toegankelijk via zoektools, wiki's of gerichte levering. Effectieve distributie zorgt ervoor dat de juiste mensen vinden wat ze nodig hebben.
• Onderhouden: Houd de inhoud accuraat en up-to-date via beoordelingscycli. Dit helpt vertrouwen te behouden en voorkomt rommelige inhoud.

Wat zijn voorbeelden van kennisbeheer in de praktijk?

Het zien van kennisbeheer in actie verduidelijkt hoe het werkt in verschillende afdelingen en industrieën. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Klantenondersteuning: Een kennisbank gebruiken om veelgestelde vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Het verlaagt het aantal tickets en stelt gebruikers in staat zichzelf te bedienen.
• Verkoopsondersteuning: Vertegenwoordigers uitrusten met handleidingen, casestudies en handleidingen voor het omgaan met bezwaren. Het zorgt ervoor dat ze afgestemd en zelfverzekerd zijn in elk gesprek.
• HR-inwerken: Nieuwe medewerkers toegang geven tot trainingsmateriaal, beleid en interne bronnen. Dit helpt hen sneller op weg te helpen en zich meer verbonden te voelen.
• Engineeringdocumentatie: Delen van architectuurdiagrammen, API-referenties of code-standaarden. Het bevordert consistentie en vermindert de inwerktijd.

Waarom is kennismanagement belangrijk?

Effectief KM voorkomt dat informatie verloren gaat of geïsoleerd raakt. Het zorgt ervoor dat waardevolle inzichten behouden blijven, zelfs wanneer mensen vertrekken of teams veranderen. Als een kerncomponent van kennisbeheertoedichting, zorgt KM ervoor dat kennis wordt beheerd met toezicht, verantwoordelijkheid en naleving.

Kennismanagement ondersteunt ook:

• Snellere besluitvorming: Toegang tot vertrouwde kennis betekent minder tijd besteed aan zoeken of twijfelen.
• Betere samenwerking: Teams kunnen effectiever samenwerken wanneer ze afgestemd en geïnformeerd zijn.
• Schaalbare groei: Naarmate bedrijven groeien, helpt KM hen consistentie en kwaliteit te behouden over locaties of functies.

Wat zijn de voordelen van kennisbeheer?

Een sterk KM-programma helpt organisaties tijd te besparen, resultaten te verbeteren en langetermijngroei te ondersteunen.

• Verbeterde productiviteit: Werknemers spenderen minder tijd aan het zoeken naar antwoorden. Ze kunnen zich meer richten op uitvoering en minder op graven naar informatie.
• Hogere klanttevredenheid: Consistente, nauwkeurige kennis leidt tot betere service. Het bouwt vertrouwen op en verbetert oplostijden.
• Slimmere innovatie: Teams bouwen voort op wat al bestaat in plaats van het wiel opnieuw uit te vinden. Dat leidt tot meer strategische experimenten.
• Kennisbehoud: Institutionele kennis gaat niet verloren wanneer werknemers vertrekken. Het wordt behouden en doorgegeven voor toekomstig gebruik.
• Single bron van waarheid: Een gecentraliseerd hub zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde, up-to-date informatie. Dit minimaliseert verwarring en ondersteunt afstemming tussen teams.

Wat zijn voorbeelden van kennissystemen?

Een McKinsey Global Institute-rapport geeft aan dat een robuust kennissysteem de tijd voor informatiezoeke zoveel als 35 procent kan verminderen en de productiviteit in de hele organisatie met 20 tot 25 procent kan verhogen. Hier zijn enkele van de top systemen:

• Guru: Een op AI gebaseerd kennisbeheertool die geverifieerde kennis levert in tools zoals Slack en Chrome. Het vermindert contextwisselingen en zorgt voor toegang in de werkstroom.
• Confluence: Een teamwerkruimte voor documentatie en samenwerking. Vaak gebruikt voor SOP's en interdisciplinaire projecten.
• SharePoint: Een Microsoft-platform voor documentopslag, interne sites en team samenwerking. Het wordt veel gebruikt in bedrijfsomgevingen.
• Zendesk-handleiding: Een selfservice-tool die integreert met ondersteuningstickets. Het helpt serviceteams FAQ's en helpartikelen te beheren.

Wat zijn de gebruikssituaties voor kennismanagement?

KM gebruikssituaties worden bijna overal in een bedrijf gevonden, vooral waar snelle antwoorden en kennisdeling cruciaal zijn. 

• Klantensupport: Selfservice-helpcentra, hulpmiddelen voor agent assistentie en interne probleemoplopendocumenten. Allen verminderen oplostijd.
• Verkoop en marketing: Gecentraliseerde berichten, productinformatie en casestudy's die de go-to-market-teams mogelijk maken.
• Product en techniek: Documentatie van systemen, routekaarten en normen om samenwerking te stroomlijnen.
• Human resources: Werknemershandleidingen, inwerkingsgidsen en beleidsdocumentatie.

Beste Praktijken voor Kennisbeheer en Hoe Ze te Implementeren

Om het meeste uit KM te halen, moeten bedrijven gewoonten en systemen opbouwen die langetermijnsucces ondersteunen. Een andere groeiende trend is het integreren van AI in kennisbeheer om inhoudsonderhoud te automatiseren en zoekervaringen te verbeteren. Dit zijn de beste werkwijzen om te volgen:

• Maak kennis toegankelijk: Integreer kennis in dagelijkse workflows, niet alleen in statische portals. Gebruik tools die antwoorden naar Slack, Chrome of waar het werk ook plaatsvindt brengen.
• Houd de inhoud actueel: Stel beoordelingscadansen in en gebruik AI om verouderde of dubbele inhoud te markeren. Vertrouwen in kennis hangt af van de nauwkeurigheid.
• Stimuleer een cultuur van delen: Erken bijdragers en machtig deskundigen om hun expertise te documenteren. Het helpt om KM tot een gezamenlijke inspanning te maken.
• Tracering en optimalisatie van gebruik: Gebruik analyses om te zien welke inhoud wordt gebruikt, gezocht of genegeerd. Dit helpt bij het identificeren van lacunes en informeert updates.
• Begin klein, schaal slim op: Probeer niet alles tegelijk te documenteren. Richt je op content met een hoog impact en groei van daaruit.

Conclusie

Kennisbeheer helpt organisaties slimmer te werken - niet harder. Van snellere inwerktijd tot minder herhaalde fouten, een sterke kennisbeheerstrategie zorgt ervoor dat kennis stroomt waar en wanneer dat het meest nodig is.

Wilt u zien hoe door AI aangedreven kennisbeheer uw team kan ondersteunen? Bekijk onze demo om te zien hoe betrouwbare antwoorden uw team kunnen helpen daar waar ze werken met Guru.

‍

‍