מהו ניהול ידע?
מהו ניהול ידע?
ניהול ידע (KM) הוא התהליך שבו מאורגנת, נוצרת, ומשתפים ידע קולקטיבי בתוך ארגון. ניהול ידע מוצלח כולל את השמירה על מידע במקום בו קל לגישה, כמו ויקי או אינטרנט פנימי של עובדים.
ללא קשר ל הכלי שתבחר, מיזמים מועטים בלבד מצליחים להעביר איך בדיוק ארגון פועל, וניהול ידע הוא אחד מהם.
סוגי ניהול ידע
ידע הוא אחד הנכסים החשובים ביותר של הארגון שלך. איחסון, גידול, ושיתוף הידע הם חיוניים לכל עסק.
כאשר אתה מביט בו מנקודת מבט זו, משמעות ניהול ידע כוללת את התהליך שעוזר לך לרכוש, לארגן, ולשתף:
- ידע פרטי (ידע שקל לרשום ולשתף)
- ידע צמוי (ידע שהוא ידע מועשה)
- ידע רשותי (ידע הנצבר מניסיון אישי)
- ידע הצהרתי (ידע סטטי המיוחד לנושא)
- ידע פרוצדורלי (ידע שמתמקד ב-'כיצד')
- ידע אפוסטרי (ידע סביבי המיוחד מניסיון אישי)
- ידע אפריורי (ידע המשגר עצמאית מבלי ביסודיות)
מידע נוסף על השונות סוגי הניהול השונים של ידע.
תהליך ניהול ידע
ברמה הגבוהה ביותר, תהליך ניהול הידע הוא הדרך שבה עסק ניהול ידע, מבריאתו דרך המתודולוגיה לארגון שלו, לאיך הוא ממשיך לודא שהוא מופיע.
- יצירת ידע. יצירת הידע מתחילה בקבלת הידע. הידע הזה עשוי להגיע ממקורות רבים, כולל עובדים בתוך הארגון או אנשים חיצוניים המיובאים לידע או למומחיות בנושא מסוים. כאשר הידע נצבר, השלב הבא הוא להבין איזה ידע ישמש, איך יוחל, ובאיזה מקומות הוא חל.
- ארגון הידע. הידע צריך להיות מובנה במערכת ניהול הידע לשימוש עתידי. הידע הזה חייב להיות מאורגן לא רק, אלא גם לכלול תכונות אבטחה כדי שהידע יכול להיגשר על ידי אנשי מוסמך כשנדרש. תהליך ארגון הידע הוא חלק חשוב מניהול הידע מאחר שבלעדיו, הידע מתבלבל ואין לו מבנה, מה שמקשה או אי אפשרי למצוא בעתיד כשהידע נדרש.
- שיתוף ידע. תהליך ארגון הידע מושלם על ידי שיתוף ידע. שיתוף הידע כולל הכל מהאימון בנושא הידע ועד החלפת הידע, שבה ניתן לרכוש או לשפר את הידע דרך דיוני הידע עם עובדים אחרים בארגון.
כל ההיבטים האלה עובדים ביחד כדי ליצור תהליך ניהול ידע שמקדם שיתוף פעולה ושיתוף מידע.
קבלת עומק נוסף בתהליכי ניהול ידע ולמידה איך להתחיל את תהליך ניהול הידע בחברתך.
כיצד מערכת ניהול הידע עוזרת לארגונים
כאשר ארגון מסוגל לגשת, לשתף ולעדכן בקלות את הידע העסקי, הוא יכול להיות יותר יעיל ויגביר את היעילות בארגון. היכולת לגשת לידע הנכון בזמן הנכון, דרך מערכת ניהול ידע חזקה, מסייעת בקבלת החלטות מדויקות ומעודה את השיתוף פעולה והחדשנות.
יתרונות של מערכת ניהול ידע
ככל שהחברה משתפת את המידע שלה ביעילות יותר עם עובדיה, כך תבצע העסק טוב יותר. יתרונות של ניהול ידע כוללים:
- קבלת החלטות מהירה יותר
- גישה יעילה לידע ומידע
- שיתוף פעולה מוגבר ויצירת רעיונות חדשים
- תקשורת משופרת בכל הארגון שלך
- שיפור איכות המידע והנתונים
- יותר ביטחון למידע הרכס
- איכות הדרכה מיטומכנת
האם ניהול ידע ישפר ביצועי עבודה?
דווחים של McKinsey Global Institute Report מעידים שמערכת ניהול ידע חזקה יכולה להפחית את זמן החיפוש במידע באחוזים רבים ולהעלות את הייעול לרמות 20-25%. ממצאים שנאספו מ-International Data Corp גם מאשרים את הערך של מערכת ניהול ידע, ומדגישים כי חברות מרבות ה-500 האמיתיות מאבדות בערך 31.5 מיליארד דולר בשנה מאיישור הידע.
ככל שהעסק לגדה, ככה תגדל הצורך לגשת למסד נתונים מהימן כדי להפעיל את העסק אם שרת מקוחותיך ולהגביר את הרווח. ללא מערכת ניהול ידע במקום, עובדי החברה ייבדקו בצורה של צורה ובאמצעות מידע. זו פרקטיקה בלתי יעילה ויקרה. בנוסף, ייתכן גם שתסכנו באותם תהליכים או מידע אם מוביל לידע או עובד מורשה עוזב את החברה שלך.
מה עושה מנהל ידע?
מנהל ידע אחראי על לוודא כי עובדים יכולים לגשת בקלות למידע החיוני שצריך להיות פרודקטיבים. הוא מבטיח שהזכרון הארגוני יישאר עם החברה ויהיה זמן-ערך מהיר יותר עבור אנשים המביאים להם אחריותות חדשות. ניהול הידע משפר רווחיות ומנהל הידע קובע את התהליכים והשדרוגים לשמירה ושיתוף הידע בארגון. במקרים רבים, הם גם שומרים על תוכנת מקור יחיד לידע.
מנהלי הידע משמעותיים בחברות המבוססות על מידע וידע. הם בראש מספקים לכל עובד את המידע הנדרש לעבודה יעילה ולשיפור היעילות הכללית. נפוץ למנהלי הידע לקבוע את הטון לתרבות של שמירה ושיתוף ידע בכל רחבי הארגון שלהם, ולוודא שהידע הנכון מגיע לאנשים הנכונים ללא סיכון של עומס מידע.
למה ניהול הידע חשוב?
כאשר ננהל על ידי, ניהול הידע מאפשר זרימה בחברה, מעשית ונגישה לכולם בארגון. עם מערכת ניהול יעילת ידע, כל החברה שלך יכולה לומר פיצוי לאבדות או למידע בסילו. חברה שמעצימה תרבות של שיתוף ידע היא חברה היוצרת צוות גמיש, מקושר, מוגע, כדאי ופעיל.
1. מגביר יעילות וייצוריות
חשבו על כל השעות המבוזבזות בחיפושים במערכות מרובות למציאת המידע הנדרש לכם. האם זה היה בצאט, במסמך או באימייל? כאשר אתה מוצא את המידע הזה, איך אתה יכול לדעת שהוא נכון כאשר הידע הארגוני פזור בכל אלה המערכות? ומתי אנשים שמובילים בתדירות מופרכת בעצם מבצעים עבודה עיקריים?
מערכת ניהול ידע מטרתה ליצור מקור אמת אחד, אמין שבו כל אחד יכול ללכת כדי למצוא את המידע שהוא צריך מבלי לבצע מספר חיפושים במקורות שונים או להפריע תדיר לצוות הקיים עם שאלות חוזרות. כלי ניהול ידע מצוין עושה הבדל לילה יום ביעילות תפעולית, חוסך זמן לקבוצות שירות ו-IT ומקדם הכנסות נוספות לארגון.
2. מספק אפשרויות לקבלת החלטות מושכלות
ההחלטות לא יאמרו בעזרת סילות מידע. חברה שיש לה שקיפות מידע בכל הארגון מבטיחה כי כולם עובדים עם אותו מידע ומתוך אותן מטרות. זה מאחד את כל העובדים, ווידא כי יש להם את כל המידע הנדרש לקבלת ההחלטות הכי יוצאות לפועל.
3. מפחית מידע כפול או מיושן
אחרי שביקשת זמן לחיפוש אחר מידע וסוף סוף מצאת אותו, איך תכור לקבל שזהו המידע המהימן והעדכני ביותר? כאשר המידע הארגוני קיים במערכות מרובות, יש לך סיכון לקבל החלטות או להתייחס למידע שאינו מדויק. מקור יחיד לאמת כמו Guru יוצר מקום למידע אמין לשכון, כך שתוכל להתאים במהירות ולהישאר עם עמידות מבלי להשתמש במידע מיושן.
4. מונע סילות חברה
ניהול ידע טוב מסיר את הסיכון לסילות מידע ומעודד תרבות של שקיפות ותקשורת. סילות מידע היא כאשר המידע ידוע רק לאדם אחד או צוות, ומונעת פוטנציאלית למחלקות אחרות לדעת את המידע שאליהם עליהן לשתף פעולה ביעילות. ניהול הידע היעיל מבטיח שכולם יהיו עם גישה לידע שנדרש לעבודה בהתאמה למטרות החברה ולשמור על יעילות.
{{cta}}
איזה סוג של מידע נלכד בניהול ידע?
מידע שנלכד כחלק מניהול הידע יכול לכלול:
מסמכים
מידע צוותי
- אסטרטגיה
- מסמכים על מתחרים
- טווחי פיתוח מוצר
- טקטיקות הצגה
- פרויקטים בתהליך
- שיטות מומלצות (כמו איך הצוות שלך משתמש ב־Asana או שיטת הניהול שלך ב־ תהליך הניהול)
מידע ארגוני
- תרשימי ארגון
- נתיבי הזמנה
- מידע אישי על המועסק
- מיקום המשרד ומידע ליצירת קשר
- מידע על המותג
חדשות ארגוניות
- תקשורת חברה בתקשורת
- עדכוני טכנולוגיה מידעית (IT)
- עדכוני ידע כוללים
- קידומים צפויים
- ציוני NPS ותובנות
- עדכונים במדרגים
למה ניהול הידע נכשל
במאמר מ-2015 שפורסם ב-Wall Street Journal, תומס ה. דיוונפורט, מומחה לניתוח נתונים עסקיים, סביר שישנם הרבה סיבות לכך שניהול הידע כשל בעבר, אך הסיבות העיקריות הן שלושות:
- שמירה על ידע. חלק מהעובדים עשויים לרצות ל שמור ידע כדי לשמור על עמדה או רמה מסוימת שבחברה, בעוד שאחרים פשוט עשויים לא להיות להם זמן, עניין, או מקום לשתף בו. בכל אלה המקרים, המידע לא נתיעד, כלומר לא ניתן להפיץ אותו רחבות.
- חיפוש דורש הרבה זמן. כאשר בחברות חסר מקור יחיד שכולו אמת, המידע יכול להתפשר בכמה מדי אפליקציות שונות. אם עובד לא יודע איפה לחפש או חייב לחפש במקומות רבים מדי לתשובה, הוא פשוט עשוי להפסיק לחפש ולהתחיל לסמוך על עמיתים כדי לקבל תשובות במהירות.
- המידע ישן. אם תהליכי ניהול ידע משמשים בעיקר לאחסון מסמכים במקום ליישום ידע, מידע ישן משתפע וקשה מאוד למצוא את התשובה הנכונה. גם במקרה זה, עובדים פשוט מפסיקים לסמוך על בסיס הידע.
שאלות נפוצות בניהול ידע
איך ניתן לקדם למידת ארגונית באמצעות ניהול ידע?
ניהול ידע יכול לקדם למידה ארגונית על ידי יצירת תרבות המונעת ידע, שבה הסקרנות והפתיחות למידה חדשה הן חלק מרכזי מבנה הפעולה של החברה.
כיצד ניתן לממש ניהול ידע?
ניהול ידע יכול להיות מיושם על ידי שימוש בשיטות ניהול שינוי כדי לבחור בסיס ידע, להגדיר מדדי הצלחה, ולעודד שימוש רחב.
מי שולט בניהול ידע?
מבעלות הניהול ידע תלויה במבנה ובגודל של החברה. בחברות קטנות, זה עשוי להיות אחריות כולם לשמור על בסיס הידע ולעודד שימוש טוב, בעוד חברות גדולות עשויות להחליט להעסיק מנהל/ת ידע מקצועי/ה.
מהו מעגל ניהול הידע?
מערכת ניהול הידע היא תהליך בו נתפס, מעובד, ומיוחס הידע.
מה ההשפעה של ניהול הידע על ביצוע הארגוני?
כאשר נממשת בצורה נכונה, השפעת ניהול הידע על ביצוע הארגוני עשויה להיות מאוד מועילה. לדוגמא, במחקר בתחום חברות שמולעקות בידע, ששומרות את הידע המולעק בליבת תרבותן, 94% השיגו או חורגים מהציפיות לצמיחה שלהן ב-2019.
כליני ניהול הידע
הנה כמה דוגמאות טובות של מערכות ניהול ידע:
מערכות ניהול מסמכים
מערכות אלו פועלות כארונות דיגיטליים מרכזיים למסמכים של חברה. הן עוזרות באיתור מסמכים בקלות, תומכות בכמילות תקפים, ומשפרות זרימת עבודה. בנוסף, כאשר מערכת ניהול מסמכים משופרת בססמים ובלוחות גיבוי, מוגבלות תקינות מסמכים משתפרת, אך לא מוגנת באופן מוחלט מגישה חיצונית. רוב מערכות ניהול מסמכים טיפוליות ישנות מגבלות פונקציונליות כך ששדרוגים אישיים עשויים להגביר עלויות. סוג מערכת זו לא תופס נתונים באופן אוטומטי או מנתח את זה.
מערכות ניהול תוכן
מערכות ניהול תוכן דומות למערכות ניהול מסמכים, אך תופסות אודיו, וידאו וסוגים אחרים של מדיה מלבד מסמכים.
מסדי נתונים
מסד נתונים הוא יישום מחשב שמאפשר לאנשים לתפוס, לאחסן, לנתח ולעבוד עם נתונים. מסדי נתונים מאוכלסים כדי להפוך את המידע לגלוי יותר. הנתונים המאוחסנים במסדי נתונים יכולים להיות מאוד מאובטחים מאחר שהמערכת מונעת התערבות. אך, הם עשויים להיות רגישים וצריכים לעיתים קרובות התקנה וקישוט יקרים. הם דורשים גם רמת יכולת גבוהה לשימוש ותחזוק.
מחסני נתונים
מערכות עסקיות המושטות לכל העסק משלבים נתונים מחלקים שונים בארגון ויכולות להיות יעילות באופן רב עבור דיווח וניתוח. הן מאחסנות נתונים נוכחיים, כמו גם נתונים היסטוריים וממינות את המידע למידע משמעותי. אך, מחסני נתונים הם בדרך כלל מערכות תחזוקה גבוהה הדורשות אינטגרציה מורכבת כדי לספק תצוגהאחידה של הנתונים.
אינטרנט בפנים
רשתות מחשב פרטיות בנויות על פלטפורמות חיפושיות יכולות לספק משאב נגיש בצורה קלה למידע המשפרת שיתוף פעולה ורשתות חברתיות בארגון שלכם. אולם, יש ל אינטרנט בפנים טרדות, כולל גישה קלה על ידי אנשי אוניברסיטה. ראו למה גורו היא הבחירה הטובה ביותר עבור אינטרנט העובדים המודרני.
ויקיים
עמודי רשת הם כלי שיתוף פעולה קולטיבי המאפשרים לכל אחד לפרסם ולאחסן מידע במקום מרכזי. הם יכולים לשמור מקומות טובים לשמירה על מסמכי עסקים או קטלוגי מוצרים. אך, מאחר שהם עשויים להיות באפשרות כולם לערוך, ויקיים יכולים להכיל לעיתים קרובות מידע שגוי. בנוסף, הם לא מותאמים להצגת המידע שבתוכם נצפה או ישמש, או לקיומם של פערי ידע.
רשתות חברתיות
רשתות חברתיות מאפשרות לאנשים להתחבר זה לזה, להצטרף לקבוצות, לתרום מידע ולדון בנושאים שהם מעוניינים בהם. רשתות חברתיות יכולות להשפיע על ידע ארגוני. מערכות ניהול ידע יכולות להחיל רשתות חברתיות כדי לזהות, לתיעוד ולהעביר ידע.
אם
יש שלוש ראשיות שםירת ידע שיכולות להחיל יעילות:
קישוח הידע לשיתוף ידע
צרו תרבות בה משתפים עובדים ידע חופשית זה עם זה, במקום לאחסן את זה. ניתן להגשים זאת על ידי החלטת מערכות ניהול ידע שמאפשרות למצוא ולגשת לידע בקלות.
צור תהליכים חוזרים
אל תתיחסו לעובדים לבצע מחדש את הדבר הזה כל פעם שיש להם ידע חשוב לחלוקה. הסתמכות על תבניות ומסמכים נוספים לחלוקה ועריכה קלה הופכת מחלוקה ידע אפילו יותר יעילה ופשוטה.
תעודת זיהות ליצירת ידע
הקפידו על לפרגן לאלו שמוסיפים את רוב הידע. החלטת מערכות ניהול ידע שמקלות על תורמים לקבלת הכרה יכולות לסייע לקדם עוד יותר אנשים לתרום ידע.
דבר בצעירות
שאלו שאלות היא בסדר, אך אם העובדים מפריעים רק אחד לשני כדי לקבל תשובות במקום לבדוק בבסיס הידע, התחילו ביצירת תזכורות עדינות לבדוק בבסיס הידע לפני שלפנות אליהם. לא רק שתיכנס להם זמן, אלא זה גורם לשפר את היעילות הכוללת.
יחד, אלה האסטרטגיות משפרות גישה למידע עבור כל העובדים והמחלקות, שתוצאתן היא תרבות של פתיחות וסקרנות.
?האם בסיס הידע של חברתך מפקח על יעילותך יותר או פחות \
מקרים של השימוש בניהול ידע
להלן כמה מהמקרים השכיחים ביותר של ניהול ידע:
מבוא לעובדים
עובדים חדשים צריכים המון מידע במהירות רבה כדי להפוך לחברים יעילים של הארגון. מערכות ניהול ידע יכולות לספק תשובות מיידיות, מבטיחות שכולם על אותו צד מיום ראשון, מגבילות כעס ומפחיתות את זמן ההכשרה.ראו כיצד Guru מאיצה את תהליך ההכשרת עובדים.
תקשורת פנימית ועדכונים
ניהול ידע טוב עשוי לשדרג את השתתפות השיתוף על ידי הפחתת הרעש בצ'אט. באמצעות תוכנת KM ליצירת מקום מיוחד לשאלות ותשובות ולפרסם עדכונים, אתה משחרר את הזמן של כולם להיות יותר יעילים.ראו כיצד Guru מפתרת בעיות בתקשורת פנימית.
שירות לקוחות מוזמן
מאחר שאחד המדדים המרכזיים בשירות לקוחות הוא זמן השלמת הכרטיסיות, מובטח שנציגים יקבלו גישה למידע שצריכים בדיוק כאשר ובכל מקום שהם צריכים, ובכך ניהול ידע טוב הוא חובה. תפסו לקוחות בהמתנה או השאירו תקופות פתוחות לימים (או לשבועות) בזמן שנציגים משיגים את האדם עם התשובה הנכונה על ידי הנפקתה לכולם, פעם אחת.ראו כיצד Guru עוזרת למותגים ליצור חוויות לקוח מעולות.
אפשרות מוצר
שמירה על כולם מעודכנים בשינויים ועדכונים הכי חדשים דורשת פתרון משולב הנגיש לכולם. מערכת ניהול ידע שלך צריכה להיות זמינה בכל החברה כדי להבטיח שכולם יודעים מה זמין ומתי.ראו כיצ
Key takeaways 🔑🥡🍕
מהו ניהול ידע?
ניהול ידע הוא תהליך של יצירה, שיתוף, שימוש וניהול של מידע ונכסי ידע של ארגון. זה כולל כידוע לכולנו, אמין ומערכתי, המבטיח לנשיאה של מידע בצורה יעילה. ניהול יעיל של ידע מאפשר לעובדים לקבל את המידע המתאים בזמן המתאים, מקדם שיתוף פעולה ולמידה, ומסייע בשמירה על הידע המוסדי.
מהם ה-4 C של ניהול ידע?
ה-4 C של ניהול ידע הם יצירה, ךיבוש, קורציה, ושיתוף פעולה. הרכיבים הללו מבטיחים כי נצבר, יתיעד, יארגן, ויחולק ידע שווה בצורה יעילה בתוך ארגון.
מהן ה-5 P של ניהול ידע?
ה-5 P של ניהול ידע הם מטרה, אנשים, תהליך, פלטפורמה, וביצוע. רכיבים אלה עוזרים להגדיר את המטרות, לעורר את הערכים הנכונים, להקים זרימות עבודה יעילות, לבחור את הכלים הנכונים, ולמדוד את ההצלחה של יוזמות לניהול ידע.
מהן השלבים ה-5 של ניהול ידע?
השלבים ה-5 של ניהול ידע הם זיהוי, יצירה, אחסון, שיתוף פעולה, ויישום. תהליך זה מעורר את הכישורים השווים, גורם להם נוצר, מאחסן אותם בצורה מאובטחת, מחלק אותם עם האנשים הנכונים, ומשתמש בהם לשיפור תוצאות הארגון.
מהן המטרות העיקריות של ניהול ידע?
המטרה העיקרית של ניהול ידע היא לוודא שהמידע הנכון זמין עבור האנשים הנכונים בזמן הנכון. זה משפר את תהליכי ההחלטה, מעודד חדשנות, ומשפר את היעילות והיצוב הכוללים בתוך הארגון.
