إدارة المعرفة هي عملية إنشاء المعرفة، ومشاركتها، واستخدامها، وإدارتها داخل المؤسسة. يقوم هذا الدليل بتفصيل العناصر الرئيسية والأنواع، والعمليات، والأدوات المشاركة في إدارة المعرفة الفعالة—وكيف يمكن لها دعم العمل الأكثر ذكاءً.

ما هي إدارة المعرفة؟

إدارة المعرفة (KM) هي نهج منهجي لالتقاط، وتوزيع، واستخدام المعرفة بشكل فعال عبر الشركة. يضمن أن يكون للمعرفة المؤسسية، والتفصيلات، والخبرة، والاختصاص، توافر عندما وأينما تحتاج. كما يوفر الأساس لاستراتيجية إدارة المعرفة قوية تتماشى مع أهداف الأعمال.

ما هي الجوانب الرئيسية لإدارة المعرفة؟

فهم الجوانب الرئيسية لإدارة المعرفة يساعد الشركات في بناء إطار يدعم التعلم والابتكار واتخاذ القرارات المستنيرة.

إنشاء المعرفة: إنتاج رؤى جديدة من خلال البحث، والتعاون، أو التجريب. يمكن أن يشمل ذلك جلسات العصف الذهني، وتحسين العمليات، أو نتائج البحث والتطوير.
تخزين المعرفة: تنظيم المعلومات بتنسيق آمن وقابل للوصول. تشمل الأمثلة قواعد البيانات، والويكي، ومستودعات الوثائق الرقمية.
مشاركة المعرفة: جعل المعرفة متاحة للآخرين في جميع أنحاء المؤسسة. يشمل ذلك الاجتماعات، وقواعد المعرفة، والإرشاد، أو أدوات التعاون.
تطبيق المعرفة: استخدام الرؤى لتحسين العمليات، وحل المشاكل، واتخاذ القرارات الاستراتيجية. تدفع المعرفة المطبقة إلى تحقيق نتائج أفضل وكفاءة تشغيلية.

أنواع إدارة المعرفة

هناك العديد من أنواع المعرفة التي تستند إلى طبيعة المعرفة التي تتم إلتقاطها والطرق المستخدمة لإدارتها.

المعرفة الصريحة: المعرفة الموثقة التي يمكن مشاركتها بسهولة، مثل الدلائل أو دليل كيفية الاستخدام. غالبًا ما يكون الأسهل تخزينها ونشرها.
المعرفة الكامنة: المعرفة الشخصية، والتحليلات، أو التجربة التي يصعب توثيقها. غالبًا ما يتم نقلها من خلال المحادثة أو المراقبة.
المعرفة المضمنة: مدمجة في الأنظمة، العمليات، أو الروتينات. على سبيل المثال، تعكس سير العمل للتوظيف معرفة مضمنة لممارسات إدارة الموارد البشرية.

ما هي عملية إدارة المعرفة؟

يحدد عملية إدارة المعرفة كيفية التعامل مع المعرفة على مراحلها المختلفة - من الإنشاء إلى الاستخدام. تتضمن خمس مراحل رئيسية:

التعرف: تحديد المعرفة الموجودة ومواضع النقص. قد تنطوي هذه العملية على تدقيقات، ومقابلات، أو بيانات الاستخدام.
التقاط: توثيق أو جمع تلك المعرفة في شكل قابل للمشاركة. يمكن أن يتضمن ذلك تسجيل الإجراءات القياسية أو تجميع مدخلات الخبراء في الموضوع.
التنظيم: تصنيف وبناء هيكل للمعرفة لتكون سهلة العثور عليها. تساعد التصنيفات، والوسوم، والبيانات الوصفية جميعها في العثور عليها بسهولة.
التوزيع: جعل المعرفة متاحة من خلال أدوات البحث، والويكي، أو التوصيل المستهدف. يضمن التوزيع الفعّال أن الأشخاص المناسبين يجدون ما يحتاجون إليه.
الصيانة: الاحتفاظ بدقة المضمون وتحديثه عبر دورات المراجعة. يساعد هذا في الحفاظ على الثقة وتجنب فوضى المحتوى.

ما هي أمثلة لإدارة المعرفة في الممارسة؟

رؤية إدارة المعرفة في العمل يساعد في توضيح كيفية عملها عبر الإدارات والصناعات. إليك بعض الأمثلة:

دعم العملاء: استخدام قاعدة معرفية للرد على الأسئلة الشائعة وحل المشكلات. يقلل من حجم التذاكر ويمنح المستخدمين القدرة على خدمة ذاتية.
تمكين المبيعات: تزويد المندوبين بدفاتر اللعب، ودراسات الحالات، ودلائل التعامل مع الاعتراضات. يضمن أنهم متماشون وواثقون في كل محادثة.
دمج الموارد البشرية: منح الموظفين الجدد وصولًا إلى مواد التدريب والسياسات والموارد الداخلية. تساعدهم هذه الخطوة على الاندماج بسرعة أكبر والشعور بالتواصل أكثر.
وثائق الهندسة: مشاركة الرسومات المعمارية، ومراجع واجهة برمجة التطبيقات، أو معايير الشفرة. يعزز التسلسل ويقلل من وقت الاندماج.

لماذا تعتبر إدارة المعرفة مهمة؟

تمنع إدارة المعرفة الفعالة فقدان المعلومات أو عزلها. تضمن أن الأفكار القيمة تبقى، حتى عندما يغادر الأشخاص أو تتغير الفرق. وكجزء أساسي من إدارة المعرفة الحكومية، تضمن إدارة المعرفة أن تتم إدارة المعرفة بشكل مراقب ومسؤول، ومتوافقة مع الامتثال.

تدعم إدارة المعرفة أيضًا:

اتخاذ القرارات بشكل أسرع: الوصول إلى المعرفة الموثوقة يعني أقل وقت يُنفَق في البحث أو الشك.
التعاون الأفضل: يمكن للفرق العمل بكفاءة أكبر عندما يكونون متماسكين ومعلومين.
نمو قابل للتوسع: بمجرد توسيع الشركات، تساعدها إدارة المعرفة على الحفاظ على التناسق والجودة عبر المواقع أو الوظائف.

ما هي فوائد إدارة المعرفة؟

برنامج إدارة المعرفة القوي يساعد المؤسسات على توفير الوقت وتحسين النتائج ودعم النمو على المدى الطويل.

زيادة الإنتاجية: يقضي الموظفون وقتًا أقل في البحث عن الإجابات. يمكنهم التركيز أكثر على التنفيذ وأقل على البحث عن المعلومات.
زيادة رضا العملاء: المعرفة المتناسقة والدقيقة تؤدي إلى تقديم خدمة أفضل. إنه يبني الثقة ويحسن أوقات الإنهاء.
ابتكار أذكى: تقوم الفرق بالبناء على ما يوجد بالفعل بدلاً من إعادة اختراع العجلة. وهذا يؤدي إلى تجربة تجريبية أكثر استراتيجية.
الاحتفاظ بالمعرفة: لا تضيع المعرفة المؤسسية عندما يغادر الموظفون. إنها محفوظة وتُمرَّ للاستخدام المستقبلي.
مصدر الحقيقة الوحيد: تضمن محورًا مركزيًا للوصول للجميع إلى نفس المعلومات محدثة. يقلل هذا من الارتباك ويدعم التنسيق عبر الفرق.

ما هي أمثلة على أنظمة إدارة المعرفة؟

يشير تقرير معهد ماكينزي العالمي إلى أن نظام إدارة المعرفة القوي يمكن أن يقلل من وقت البحث عن المعلومات بنسبة تصل إلى 35 في المئة ويزيد من إنتاجية المؤسسة بنسبة 20 إلى 25 في المئة. إليك بعض من أفضل الأنظمة:

جورو: أداة إدارة معرفية مدعومة بالذكاء الاصطناعي تقدم معارف موثقة إلى أدوات مثل سلاك وكروم. إنه يقلل من تبديل السياق ويضمن الوصول أثناء سير العمل.
كونفلوينس: مساحة عمل فريقية للوثائق والتعاون. تُستخدم عادة للإجراءات التشغيلية القياسية والمشاريع العابرة للوظائف.
شيربوينت: منصة مايكروسوفت لتخزين الوثائق والمواقع الداخلية والتعاون الفريقي. يُستخدم على نطاق واسع في بيئات الشركات.
دليل زيندسك: أداة خدمة ذاتية تتكامل مع تذاكر الدعم. وهو يساعد فرق الخدمة على إدارة الأسئلة الشائعة ومقالات المساعدة.

ما هي حالات استخدام إدارة المعرفة؟

تم العثور على حالات استخدام إدارة المعرفة في معظم أجزاء العمل، خاصة حيث يكون الرد السريع ومشاركة المعرفة حرجًا.

دعم العملاء: مراكز المساعدة الذاتية الخدمة وأدوات مساعد الوكيل ووثائق تنقيح الأخطاء الداخلية. تقلل كلها من وقت الحل.
المبيعات والتسويق: رسائل مركزية ومعلومات المنتج ودراسات الحالة التي تمكن فرق الدخول إلى السوق.
المنتج والهندسة: توثيق الأنظمة وخطط الطريق والمعايير لتبسيط التعاون.
الموارد البشرية: كتب يدوية للموظفين ودلائل الدمج وتوثيق السياسات.

ممارسات إدارة المعرفة الأفضل وكيفية تنفيذها

للحصول على أقصى استفادة من إدارة المعرفة، تحتاج الشركات إلى بناء عادات وأنظمة تدعم النجاح على المدى الطويل. اتجاه آخر متزايد هو دمج الذكاء الاصطناعي في إدارة المعرفة لتأتي بصيانة المحتوى تلقائية وتعزيز تجارب البحث. هنا هي أفضل الممارسات التي يجب اتباعها:

اجعل المعرفة متاحة: ضمن المعرفة في سير العمل اليومي، لا فقط في البوابات الثابتة. استخدم الأدوات التي تجلب الإجابات إلى Slack أو Chrome أو أي مكان يتم فيه العمل.
احتفظ بالمحتوى حالياً: حدد دورات المراجعة واستخدم الذكاء الاصطناعي للإشارة إلى المحتوى البالي أو المكرر. يعتمد الثقة في المعرفة على الدقة.
تعزيز ثقافة المشاركة: تقدير المساهمين وتمكين الخبراء للوثائق وخبراتهم. يساعد على جعل إدارة المعرفة جهد جماعي.
تتبع وتحسين الاستخدام: استخدم التحليلات لمعرفة المحتوى المستخدم، أو المبحوث عنه، أو تجاهله. يساعد ذلك في تحديد الثغرات وإعلام التحديثات.
ابدأ بشكل صغير، وسر بذكاء: لا تحاول توثيق كل شيء دفعة واحدة. ركز على المحتوى ذو التأثير الكبير وتنميته بعد ذلك.

الختام

إدارة المعرفة تساعد المؤسسات على العمل بذكاء، لا بجهد. من تسريع توظيف الموظفين إلى تقليل الأخطاء المتكررة، تضمن استراتيجية إدارة المعرفة القوية أن تتدفق المعرفة إلى أينما كانت محتاجة في الوقت المطلوب.

هل ترغب في معرفة كيف يمكن لإدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي دعم فريقك؟ شاهد عرضنا التوضيحي لتعرف كيف يمكن للإجابات الموثوق بها أن تلبي احتياجات فريقك حيث يعملون مع Guru.

‍

نقاط رئيسية 🔑🥡🍕

ما هي إدارة المعرفة؟

إدارة المعرفة هي عملية إنشاء ومشاركة واستخدام وإدارة معلومات وممتلكات المعرفة في المؤسسة. تشمل تنظيمknowledge, وتصنيفها، وتوزيع المعرفة عبر منظمة لتحسين الكفاءة وصنع القرار والابتكار. تمكن إدارة المعرفة الفعالة الموظفين من الوصول إلى المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب، وتعزز التعاون والتعلم، وتساعد على الحفاظ على المعرفة المؤسسية.

‍

ما هي الأربعة C's لإدارة المعرفة؟

تقوم الأربعة C's لإدارة المعرفة على إنشاء، والتقاط، وتنظيم، والتعاون. تضمن هذه العناصر أن المعرفة القيمة يتم إنشاؤها وتوثيقها وتنظيمها ومشاركتها بشكل فعال داخل المنظمة.

‍

ما هي الخمسة P's لإدارة المعرفة؟

الخمسة P's لإدارة المعرفة هي الغرض، والناس، والعملية، والآلة، والأداء. تساعد هذه المكونات في تحديد الأهداف، وإشراك أصحاب المصلحة المناسبين، وتأسيس سير العمل الفعال، واختيار الأدوات الصحيحة، وقياس نجاح مبادرات إدارة المعرفة.

‍

ما هي الخمسة مراحل لإدارة المعرفة؟

الخمسة مراحل لإدارة المعرفة هي التعرف، والإنشاء، والتخزين، والمشاركة، والتطبيق. تشمل هذه العملية التعرف على المعرفة القيمة، وإنتاجها، وتخزينها بطرق آمنة، ومشاركتها مع الأشخاص المناسبين، واستخدامها لتحسين نتائج المنظمة.

ما هي الأهداف الرئيسية لإدارة المعرفة؟

الهدف الرئيسي من إدارة المعرفة هو ضمان توفر المعلومات الصحيحة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. هذا يعزز صنع القرار، ويشجع الابتكار، ويؤدي إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية بشكل عام داخل المؤسسة.

‍