{{spacer-78}}

Інформація про компанію

Xenium HR, зі штаб-квартирою в Туалатині, штат Орегон, спеціалізується на наданні комплексних рішень у сфері людських ресурсів, адаптованих до потреб малого та середнього бізнесу. Заснована на принципах надання виняткових послуг у сфері HR, Xenium пропонує повний спектр рішень, включаючи консультування з HR, обробку заробітної плати, адміністрування пільг та навчання і розвиток працівників.

Xenium партнерує з організаціями, які можуть не мати внутрішнього HR-відділу або потребувати додаткової допомоги у ефективному управлінні своєю робочою силою. Їхній підхід глибоко корениться у встановленні міцних відносин та забезпеченні дотримання постійно змінюваних трудових законодавств. Команда досвідчених професіоналів HR Xenium допомагає бізнесу вирішувати складні HR-проблеми, що дозволяє їм зосередитися на своїй основній діяльності, зберігаючи здорове та активне робоче середовище.

Виклик

Xenium HR зіткнулася з серйозними викликами через розкид знань серед окремих учасників і на різних платформах, включаючи електронні листи, локальний файловий сервер і застарілу систему SharePoint. "Вся ця інформація сидить там... але коли ви маєте людей, які запитують повторювані питання або шукають речі неодноразово, і вони не можуть бути самостійними, тоді це стає великою проблемою," пояснює Брендон Лоус, віце-президент із маркетингу та продуктів. Відсутність єдиної бази знань сповільнювала операції і створювала несоответності в інформації, що використовувалася різними командами.

‍

Іншим ключовим питанням була складність у знаходженні найактуальніших та надійних документів. "Ви можете знайти шаблон або файл на нашому диску, але якщо є кілька різних версій, ви не знаєте, на яку довіряти," додає Брендон. Це призвело до подальших неефективностей, оскільки співробітникам доводилося вручну перевіряти інформацію, часто проходячи через первинного творця, що витрачало цінний час.

Рішення

Щоб вирішити ці виклики, Xenium HR звернувся до Guru, щоб централізувати свої знання та спростити доступ до інформації. “Як організація знань, консультанти... все, що нам треба продавати, - це наш час. Якщо б ми мали інформацію під руками, і наші люди могли б бути самостійними, ми б заощадили багато часу і були б більш ефективними для наших клієнтів," сказав Брендон. Міцні можливості пошуку Guru та інтеграції з такими інструментами, як Microsoft Teams і Chrome, були ключовими для втілення цього бачення в реальність.

‍

Xenium HR також усвідомила використання Guru GPT в ChatGPT, що ще більше покращує їхній доступ та взаємодію з знаннями. “Я дуже часто використовую ChatGPT протягом дня, я часто там більше, ніж на платформі Guru. Отже, просто переключитися на Guru GPT та запитати його питання... це безперешкодно," поділився Брендон. Ця інтеграція дозволяє працівникам Xenium HR взаємодіяти з Guru у спосіб, який підходить їхнім щоденним робочим процесам, спрощуючи знаходження інформації без порушення їхнього розпорядку.

‍

Брендон особливо цінує інтеграцію Guru з кількома платформами, зазначаючи: “Мені подобається, що Guru розміщений у різних місцях, як розширення, ChatGPT, Microsoft Teams та Outlook. Це значна характеристика Guru, де він зустрічає людей там, де вони працюють. Якщо б у вас була лише одновимірна платформа, я не думаю, що ви б мали таку прихильність, як зараз.” Інтегруючись з інструментами, які вже використовували працівники Xenium, Guru забезпечив високі показники впровадження та безперешкодний доступ до критично важливої інформації.

‍

З Guru Xenium змогла перенести важливі, актуальні ресурси в централізовану базу знань. “Ми досі використовуємо той [старий] диск, але лише для зберігання архівних файлів. Версія, яка призначена для всіх, яка є публічною та для споживання, потрапляє в Guru,” зауважує Брендон. Ця трансформація допомогла забезпечити, що співробітники завжди працюють з найактуальнішою та найточнішою інформацією, усуваючи плутанину та неефективність минулого.

​

Більш того, інтеграція з такими інструментами, як Loom і Scribe, дозволила Xenium вбудовувати відео та документацію по процесу крок за кроком безпосередньо в Guru. Брендон підкреслює це як одну з його улюблених функцій, кажучи: "Це так круто просто вставити посилання туди, і воно автоматично вбудовує відео."

‍

Для отримання більш детальної інформації про використання Guru з Microsoft Teams, ознайомтеся з Центром допомоги Guru.

Підхід

1. Оцінка та планування: Брендон Лоус, віце-президент із маркетингу та продуктів, співпрацював з директором з операцій Xenium, щоб визначити ключові області знань і спланувати процес міграції.
2. Міграція даних: Активні шаблони та критичні документи були переміщені з їхнього застарілого файлового сервера в Guru, забезпечуючи доступ лише до найбільш актуальної та відповідаючої інформації.
3. Впровадження команди: Guru було представлено по всій компанії, із спеціальними навчальними сесіями, проведеними Брендоном. Була створена спеціальна Рада знань для нагляду за управлінням контентом, перевірками та регулярними оновленнями.
4. Інтеграція з існуючими інструментами: Guru був інтегрований з Microsoft Teams, Outlook та Chrome для забезпечення безперешкодного доступу в організації.

Результат

З моменту впровадження Guru, Xenium HR зафіксувала значні покращення в ефективності, послідовності та довірі у своїй діяльності. “Guru став трансформаційним. Заощадження часу та легкість доступу до перевіреної інформації стали вирішальними для нас. Тепер ми здатні зосередитися на тому, що робимо найкраще—консультування з нашими клієнтами,” говорить Брендон. Співробітники тепер мають швидкий доступ до перевіреної, надійної інформації, що є критично важливим для підтримки послідовного обслуговування клієнтів. 

‍

"До Guru, я не знаю, чи хто-небудь довіряв чимось," згадує Брендон. Впровадження Guru радикально змінило цю динаміку, оскільки інформація, що зберігається в Guru, тепер є довіреною та легкою для доступу в організації. Xenium HR також створила спеціальну Раду знань, яка відіграла важливу роль у підтримці цієї довіри. Рада забезпечує регулярну перевірку і оновлення контенту, запобігаючи поширенню застарілої або неправильна інформації. Ця підвищена довіра не тільки зміцнила внутрішню впевненість, але й позитивно вплинула на досвід клієнтів, оскільки консультанти тепер можуть покладатися на послідовну, точну інформацію, надаючи послуги.