Bộ sưu tập & thư mục
Các Bộ sưu tập và thư mục là gì?
Guru tổ chức nội dung bằng cách sử dụng một cấu trúc hai cấp: Các Bộ sưu tập và thư mục.
Các Bộ sưu tập là các danh mục cấp cao trong Guru. Hãy nghĩ về chúng như những thùng lớn tổ chức nội dung theo nhóm, chủ đề hoặc chức năng—như “Tài nguyên bán hàng,” “Onboarding,” hoặc “Tài liệu sản phẩm.” Chúng giúp nhóm của bạn biết bắt đầu từ đâu khi tìm kiếm thông tin.
Thư mục nằm trong Các Bộ sưu tập và cung cấp cách để cấu trúc nội dung hơn nữa. Bạn có thể lồng lập thư mục lên tới ba cấp độ, cho phép phân loại chi tiết, như nhóm nội dung onboarding theo phòng ban hoặc tài liệu sản phẩm theo khu vực chức năng.
Cấu trúc này mang đến cho nhóm của bạn một cách rõ ràng, trực quan để điều hướng kiến thức, dù họ đang lướt qua các chủ đề cấp cao hay đi sâu vào chi tiết.
Cách nó hoạt động
Tạo và tùy chỉnh Các Bộ sưu tập
Thiết lập Các Bộ sưu tập cho các nhóm, phòng ban hoặc các lĩnh vực chủ đề chính. Các Bộ sưu tập kiểm soát quyền truy cập cấp cao và phục vụ như là nơi cho nội dung liên quan.
Tổ chức nội dung với các thư mục
Phân chia Các Bộ sưu tập thành những chủ đề cụ thể hơn bằng cách sử dụng các thư mục. Bạn có thể lồng các thư mục lên tới ba cấp, và mỗi thư mục có thể chứa Thẻ Guru, các thư mục bổ sung, hoặc cả hai.
Di chuyển và duy trì nội dung dễ dàng
Sử dụng Card Manager để tổ chức các Thẻ Guru vào các thư mục hoặc Bộ sưu tập đúng cách một cách hàng loạt. Việc di chuyển các Thẻ sẽ không làm hỏng các liên kết - các URL đến các Thẻ cụ thể vẫn giữ nguyên ngay cả sau khi chỉnh sửa hoặc tổ chức lại.
Kiểm soát quyền truy cập với quyền hạn
Áp dụng quyền hạn ở cấp Bộ sưu tập hoặc thư mục để đảm bảo rằng những người phù hợp có quyền truy cập phù hợp. Quyền của thư mục là cộng dồn, giúp bạn kiểm soát linh hoạt mà không làm phức tạp mọi thứ.
Tại sao điều này quan trọng
Giúp kiến thức dễ tìm
Với Các Bộ sưu tập và thư mục, đội ngũ của bạn không cần phải đoán nơi để tìm kiếm. Cấu trúc phản ánh cách mà mọi người tự nhiên suy nghĩ - theo danh mục và chủ đề.
Hỗ trợ quy mô và tính nhất quán
Dù bạn đang quản lý hàng trăm Thẻ Guru hay phát triển một nhóm mới, cấu trúc nội dung của Guru sẽ phát triển cùng bạn, giữ cho mọi thứ sạch sẽ và được tổ chức.
Kiểm soát dữ liệu an toàn
Cấu trúc nội dung của Guru hỗ trợ quyền phân quyền chi tiết, vì vậy Quản trị viên và Chủ sở hữu Không gian làm việc có thể kiểm soát quyền truy cập ở cả cấp Bộ sưu tập và thư mục. Các Thẻ thừa hưởng quyền truy cập dựa trên nơi chúng tồn tại, và bạn có thể chia sẻ các thư mục cụ thể với các nhóm - ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào toàn bộ Bộ sưu tập.
Quyền truy cập ở cấp thư mục giúp duy trì quyền kiểm soát mà không phải sao chép nội dung. Cài đặt xác minh theo dõi các Thẻ bất kể chúng đi đâu, đảm bảo nội dung luôn đáng tin cậy và có thể theo dõi. Quản trị viên có thể kiểm tra quyền truy cập, xem ai chịu trách nhiệm về cái gì, và thực hiện cập nhật hàng loạt bằng cách sử dụng Card Manager.
Tìm hiểu thêm về cách Guru bảo vệ dữ liệu của bạn trên trang Bảo mật của chúng tôi →
Tìm hiểu thêm về...
Vai trò người dùng & quyền hạn
Câu hỏi Thường gặp
Bạn có câu hỏi, và chúng tôi có câu trả lời.
Có, bạn có thể lồng các thư mục lên tới ba cấp độ. Điều này cho phép tạo một cấu trúc nội dung rõ ràng và dễ điều hướng mà không trở nên quá phức tạp.
Không. Guru sử dụng các định danh duy nhất trong URL, vì vậy việc thay đổi tiêu đề hoặc di chuyển một Thẻ sẽ không làm hỏng các liên kết hoặc dấu trang hiện có.
Có. Quyền truy cập vào thư mục là cộng dồn, có nghĩa là bạn có thể chia sẻ một thư mục cụ thể với một nhóm - ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào phần còn lại của Bộ sưu tập.
Không. Một Thẻ hoặc thư mục chỉ có thể tồn tại trong một Bộ sưu tập tại một thời điểm. Nếu nội dung cần được tham chiếu trên các Bộ sưu tập, chúng tôi khuyên bạn nên liên kết đến Thẻ gốc.
Bắt đầu bằng cách tạo các Bộ sưu tập dựa trên các phòng ban hoặc các chủ đề cấp cao. Sau đó, phân chia chúng thành các thư mục để nhóm nội dung liên quan một cách cụ thể hơn.
