{{spacer-78}}

Thông Tin Công Ty

Xenium HR, có trụ sở tại Tualatin, Oregon, chuyên cung cấp giải pháp nhân sự toàn diện được điều chỉnh theo nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Được thành lập dựa trên nguyên tắc cung cấp dịch vụ HR xuất sắc, Xenium cung cấp một loạt các giải pháp, bao gồm tư vấn HR, xử lý lương, quản lý các quyền lợi và đào tạo và phát triển nhân viên.

‍

Xenium hợp tác với các tổ chức có thể thiếu bộ phận HR nội bộ hoặc cần hỗ trợ bổ sung để quản lý hiệu quả lực lượng lao động của họ. Cách tiếp cận của họ được xây dựng trên việc xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ và đảm bảo tuân thủ các luật lao động liên tục thay đổi. Đội ngũ chuyên gia HR giàu kinh nghiệm của Xenium giúp các doanh nghiệp đối mặt với những thách thức HR phức tạp, cho phép họ tập trung vào hoạt động cốt lõi trong khi duy trì một lực lượng lao động khỏe mạnh và gắn bó.

Thách Thức

Xenium HR đã đối mặt với những thách thức lớn với kiến thức bị phân tán giữa các nhân viên và nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm email, máy chủ tệp địa phương và hệ thống SharePoint lỗi thời. "Tất cả thông tin đó đều nằm ở đó... nhưng khi bạn có người hỏi các câu hỏi lặp đi lặp lại hoặc tìm kiếm thứ gì đó nhiều lần, và họ không thể tự chủ được, thì đó là nơi trở thành một vấn đề lớn," Brandon Laws, Phó Chủ tịch Marketing & Sản phẩm giải thích. Việc thiếu một cơ sở kiến thức thống nhất đã làm chậm hoạt động và tạo ra sự không nhất quán trong thông tin được sử dụng bởi các nhóm khác nhau.

‍

Một vấn đề chính khác là khó khăn trong việc xác định các tài liệu mới nhất và đáng tin cậy nhất. "Bạn có thể tìm thấy một mẫu hoặc một tệp trên ổ đĩa của chúng tôi, nhưng nếu có một loạt các phiên bản khác nhau của nó, bạn sẽ không biết phiên bản nào để tin tưởng," Brandon nói thêm. Điều này dẫn đến những sự không hiệu quả hơn nữa khi nhân viên phải xác minh thông tin bằng cách thủ công, thường bằng cách truy tìm người tạo ra tài liệu ban đầu, điều này lãng phí thời gian quý giá.

Giải Pháp

Để giải quyết những thách thức này, Xenium HR đã chuyển sang Guru để tập trung kiến thức của họ và đơn giản hóa việc truy cập thông tin. “Là một tổ chức làm việc bằng kiến thức, các nhà tư vấn... tất cả những gì chúng tôi có để bán là thời gian của chúng tôi. Nếu chúng tôi có thông tin ngay trong tầm tay và mọi người của chúng tôi có thể tự chủ, thì chúng tôi sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và hiệu quả hơn cho các khách hàng của mình,”" Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ của Guru và tích hợp với các công cụ như Microsoft Teams và Chrome là chìa khóa để biến tầm nhìn này thành hiện thực.

‍

Xenium HR cũng đã nắm bắt việc sử dụng Guru GPT trong ChatGPT, nâng cao cách họ truy cập và tương tác với kiến thức. “Tôi sử dụng ChatGPT rất thường xuyên trong suốt cả ngày, tôi thường ở đó nhiều hơn là trong nền tảng Guru. Vì vậy, chỉ cần có thể chuyển sang Guru GPT và đặt câu hỏi...thật dễ dàng,” Brandon chia sẻ. Tích hợp này cho phép nhân viên Xenium HR tương tác với Guru theo cách phù hợp với quy trình làm việc hàng ngày của họ, làm cho việc tìm thông tin dễ dàng hơn mà không làm gián đoạn thói quen của họ.

‍

Brandon đặc biệt đánh giá cao tính tích hợp đa nền tảng của Guru, cho biết, “Tôi thích rằng bạn có Guru phân tán ở nhiều nơi khác nhau như một phần mở rộng, ChatGPT, Microsoft Teams và Outlook. Đây là một tính năng quan trọng của Guru, nơi nó gặp gỡ mọi người bằng nơi họ làm việc. Nếu bạn chỉ có một nền tảng một chiều, tôi không nghĩ rằng bạn sẽ có được sự chấp nhận như bây giờ.” Bằng cách tích hợp với các công cụ mà nhân viên Xenium đã sử dụng, Guru đã đảm bảo tỷ lệ chấp nhận cao và truy cập liền mạch đến thông tin quan trọng.

‍

Với Guru, Xenium đã có thể chuyển các nguồn tài nguyên thiết yếu, cập nhật vào một cơ sở kiến thức tập trung. “Chúng tôi vẫn đang sử dụng Ổ đĩa [cũ] đó, nhưng chỉ để lưu trữ các tệp đã lưu trữ. Phiên bản mà mọi người khác nhìn thấy công khai và có thể tiêu thụ được đưa vào Guru,” Brandon lưu ý. Chuyển đổi này đã giúp đảm bảo rằng nhân viên luôn làm việc với thông tin chính xác và mới nhất, loại bỏ sự nhầm lẫn và không hiệu quả của quá khứ.

‍

Hơn nữa, việc tích hợp với các công cụ như Loom và Scribe cho phép Xenium nhúng video và tài liệu quy trình từng bước trực tiếp vào Guru. Brandon nêu bật điều này như một trong những tính năng yêu thích của mình, nói rằng, "Thật tuyệt khi chỉ cần có thể đưa liên kết vào đó, và nó tự động nhúng một video."

‍

Để biết thêm chi tiết về việc sử dụng Guru với Microsoft Teams, hãy xem Trung Tâm Hỗ Trợ Guru.

Cách Tiếp Cận

1. Đánh Giá và Lập Kế Hoạch: Brandon Laws, Phó Chủ tịch Marketing & Sản phẩm, đã hợp tác với Giám đốc Vận Hành của Xenium để xác định các lĩnh vực kiến thức chính và lập kế hoạch cho quá trình di chuyển.
2. Di Chuyển Dữ Liệu: Các mẫu hoạt động và tài liệu quan trọng đã được chuyển từ máy chủ tệp cũ của họ sang Guru, đảm bảo rằng chỉ thông tin phù hợp và cập nhật nhất mới được truy cập.
3. Ra Mắt Đội Ngũ: Guru đã được giới thiệu trên toàn công ty, với các buổi đào tạo cụ thể do Brandon dẫn dắt. Một Hội Đồng Kiến Thức chuyên trách đã được thành lập để giám sát việc quản lý nội dung, xác minh và cập nhật liên tục.
4. Tích Hợp Với Các Công Cụ Hiện Có: Guru đã được tích hợp với Microsoft Teams, Outlook và Chrome để đảm bảo truy cập liền mạch trong toàn tổ chức.

Kết Quả

Kể từ khi triển khai Guru, Xenium HR đã thấy sự cải thiện đáng kể về hiệu suất, tính nhất quán và sự tin cậy trong hoạt động của họ. “Guru đã mang lại sự thay đổi lớn. Sự tiết kiệm thời gian và sự dễ dàng trong việc truy cập thông tin xác minh là những yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với chúng tôi. Chúng tôi hiện có thể tập trung vào những gì chúng tôi làm tốt nhất—tư vấn với các khách hàng của chúng tôi,” nói Brandon. Nhân viên hiện có nhanh chóng truy cập thông tin xác minh và đáng tin cậy, điều này rất quan trọng để duy trì dịch vụ khách hàng nhất quán. 

‍

"Trước khi có Guru, tôi không biết liệu ai đó có tin tưởng điều gì hay không," Brandon suy ngẫm. Việc giới thiệu Guru đã thay đổi động lực này một cách đáng kể, vì thông tin được lưu trữ trong Guru hiện đã được tin tưởng và dễ dàng truy cập trong toàn tổ chức. Xenium HR cũng đã thành lập một Hội Đồng Kiến Thức chuyên trách, đóng góp quan trọng vào việc duy trì sự tin cậy này. Hội đồng này đảm bảo rằng nội dung thường xuyên được xác minh và cập nhật, ngăn chặn sự lan truyền của thông tin lỗi thời hoặc sai lệch. Sự tin tưởng gia tăng này không chỉ nâng cao sự tự tin nội bộ mà còn có tác động tích cực đến trải nghiệm khách hàng, vì các nhà tư vấn giờ đây có thể dựa vào thông tin chính xác và nhất quán khi cung cấp dịch vụ.