نحن نميل إلى الحديث كثيرًا عن الاتصالات الداخلية. بصرف النظر عن حقيقة أننا ندعم التواصل المفتوح وثقافات تعتمد على المعرفة، ندرك أيضًا أن الاتصال الداخلي أصبح ركيزة أساسية في مكان العمل الحديث.
مع المزيد من الناس يعملون بشكل غير متزامن في بيئات هجينة، فإنه أمر لازم للغاية على الشركات أن تجد استراتيجية اتصال داخلي تعمل بشكل أفضل بالنسبة لها. لحسن الحظ، نعرف تمامًا ما تحتاج إلى القيام به لبدء جيد.
11 ممارسة أفضل في الاتصالات الداخلية
سواء كنت تقوم بإنشاء استراتيجية اتصال داخلية من الصفر أو ترغب فقط في تجديد الحالية، إليك 11 نصيحة يجب اتباعها لاستراتيجية اتصال داخلي فعالة وفعالة.
1. فهم الجمهور
هل أنت على وشك تقديم موضوع ثقيل في البيانات لأشخاص ليسوا مستخدمين لفحص الكميات الهائلة من الجداول الدورية والرسوم البيانية؟ هل يجب على أشخاص في خدمة العملاء إيجاد طريقة للتواصل مع تغذية العملاء لأشخاص في الهندسة؟
عندما يتعلق الأمر بممارسات أفضل في الاتصالات الداخلية، فإن فهم جمهورك قريب من القاعدة الذهبية. يمكن لفهم جمهورك مساعدتك في العثور على الطرق الصحيحة للتواصل وتبادل المعلومات معهم.
اقترب من الأمور من وجهة نظر الجمهور. فكر في كيفية تواصلهم واستهلاكهم، ثم قدم رسالة إليهم.
2. احتفظ بالرسالة بسيطة ومتسقة
عندما تكون مركزًا على ABC، شخص يصر على الحديث عن XYZ لن يكون ذو صلة بالنسبة لك. الإيجاز والبساطة هما ركيزتا ممارسات التواصل الفعالة. إذا كنت ترغب في صياغة استراتيجية يمكن للجميع في مكان العمل الوقوف خلفها، فكر في الطرق لجعل رسالتك سهلة الفهم. افكر في كتابة الأمور في قوائم ونقاط تعقيب بدلاً من فقرات طويلة. فكر في متى يمكن للفيديو والصور التواصل بشكل أفضل من الكلمات.
يمكن أيضًا أن يساعد التناسق في تحسين الاتصال بالعمل. رتب جدولًا زمنيًا لإرسال الرسائل الإخبارية للشركة، تحديثات المشروع، والرسائل الهامة القابلة للتكرار الأخرى حتى يعرف الناس متى يتوقعون الأمور. يمكن أن يساعد هذا الأمر الناس في تخطيط أيامهم بشكل أفضل أو ببساطة بناء ترقب لأخبار الشركة.
3. استخدم أدوات الاتصال
نعيش في عصر ذهبي حقيقي من تكنولوجيا الاتصالات. سواء كنت ترغب في التواصل من خلال الفيديو، أو الكلمة المكتوبة، أو تطبيقات الرسائل، أو أي شيء آخر، فإننا نعلم أن هناك برامج لك.
اجعل برنامجك الاتصالات الداخلية الخاصة بك نقطة التركيز في استراتيجية الاتصالات الداخلية. يجب أن يكون اختيار النظام الذي تستخدمه لإدارة وتخزين معلوماتك الأكثر أهمية جزءًا لا يتجزأ من استراتيجيتك الاتصالية.
هناك العديد من الأدوات الأخرى التي يجب مراعاتها لإضافتها إلى مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك. أداة رسائل للفرق، أداة تسجيل الفيديو، والبرمجيات التعاونية دائمًا شيء يجب مراعاته. اكتشف ما يجب أن تبحث عنه عند اختيار أداة للاتصالات الداخلية.
4. احتفل بالنجاح
هل كان فريق المبيعات لديك في أفضل ربع للعام؟ هل العملاء يثنون على أحدث تحديث لمنتجك؟ هل قد أثنى أعضاء مجلس الإدارة على اتجاه حديث اتخذته الشركة؟ الأخبار الجيدة لا تنتشر بمفردها في العمل. من المهم الاحتفال بالانتصارات التي يحققها الجميع. لهذا نضع الاحتفال بالانتصارات في قائمتنا من ممارسات الاتصال الداخلي المثلى.
تعتمد على عادة طلب من المديرين تقديم الأخبار الجيدة حتى تتمكن من مشاركتها مع الفريق. لا تساعد هذه الخطوة فقط على رفع المعنويات، بل يمكنها أيضًا أن تكون وسيلة جديدة لإبقاء الناس على علم بما يحدث في العمل.
5. أنشئ فرصة للمشاركة والتغذية الراجعة
يبدو أنك قمت للتو بإرسال تحديث آخر ممتاز لمشروع. كيف تخطط لمعرفة رأي الناس في الأخبار التي أرسلتها للتو؟ إنها أكثر من مجرد مشكلة يوم واحد؛ إنها عن كيفية تعامل شركتك مع مشاركة الموظفين.
واحدة من أكثر الأخطاء الشائعة التي تقع فيها استراتيجيات الاتصالات الداخلية هي عدم إنشاء وسيلة للناس للمشاركة في المحتوى وإعطاء آرائهم. من المهم أن تعرف ما يفكر به الناس حتى تتمكن من تقييم فعالية ما ترسله.
شجع الناس على ترك تعليقات على الرسائل أو المهام إذا كان لديهم أسئلة أو مخاوف. إذا كنت حقًا ترغب في معرفة كيف يشعر الناس بوضعك الحالي، فكر في إرسال استطلاع حتى تتمكن من تقييم أين يعتقدون أن أكبر الثغرات.
6. وضع توقعات واضحة
دعنا نركز على تحديث المشروع الممتاز مرة أخرى. عندما ترسل ذلك إلى الفريق، ماذا تتوقع أن يحدث بعد ذلك؟
هل يفترض الناس فقط بقراءة التحديث وعدم القيام سوى بفهم المكان الذي وصلت إليه في العمل؟ هل يجب أن يتوجهوا إلى مدير المشروع بمقترحات للسباق التالي؟ هل يحتاجون إلى متابعة أي شخص على المهام الخاصة؟
يحتاج الموظفون إلى القيام بأكثر من استهلاك المعرفة التي ترسل لهم؛ إنهم بحاجة أيضًا لفهم الاتجاه والإجراء الذي يجب أن يحدث بعد ذلك. عندما ترسل الاتصالات الداخلية، افعل ذلك بفهم واضح لما تريد أن تكون الخطوات التالية، وابذل جهدًا للتأكد من أن الأشخاص الذين يقرونها يفهمون ما يجب القيام به.
7. شجع على التعاون
غالبًا ما يكون من الفكرة السيئة العمل في فراغ، وهذا صحيح بشكل خاص بالنسبة لمحترفي الاتصالات الداخلية. العمل في الأبنية يمكن أن يعني إغلاق الأفكار الرائعة والخيارات من الأشخاص الذين يمكنهم مساعدتك في تحسين عملك.
عندما تعمل في الاتصالات الداخلية، فأنت لست تركز فقط على مساعدة الشركة في التواصل بالأخبار الهامة والتحديثات. في الواقع، يجب عليك أن تكون مستعدًا لمساعدة الأشخاص عبر الفرق والإدارات الأخرى للعمل معًا بشكل أفضل.
افتح نفسك للتعاون عبر الإدارات لرؤية كيف يمكنك التحسين. الحصول على أفكار من أشخاص آخرين يمكن أن يساعدك في فهم ما يجب حدوثه لتحسين الاتصالات في العمل حقًا.
8. كن مستعدًا للتغيير
يجب أن يُنظر إلى التغيير على أنه جزء ضروري وإيجابي من أي وظيفة. التغيير يعني أنك تستمع إلى الآخرين، وتبقى على اطلاع على الأخبار، وتبذل قصارى جهدك للتحسين. إذا كان الأمر كذلك، لماذا يفترض كثيرون أن التغيير يعني أنهم فشلوا؟ أفضل ممارسات الاتصال في مكان العمل تكون في حالة ثابتة من التغير. شيء كان يعمل بشكل جيد قبل 5 سنوات أو حتى قبل شهر قد لا يكون أفضل استراتيجية لمكان العمل الخاص بك اليوم. لهذا السبب من المهم أن تكون مستعدًا لتغيير الطريقة التي يتم بها الأمور.
تواصل مع أشخاص آخرين متحمسين للاتصالات الداخلية وتعلم منهم. حضر الندوات عبر الإنترنت والمؤتمرات حتى تتعلم أحدث التقنيات من المحترفين الآخرين في المجال.
9. كن مرنًا في أساليب التواصل الخاصة بك
بعض الأشخاص سيفضلون دائمًا أن تكون الاتصالات الداخلية مكتوبة دائمًا. سيختار آخرون مشاهدة الفيديو على قراءة البريد الإلكتروني إذا قدمت لهم الخيار. سيكون هناك أشخاص يرغبون في قراءة الأشياء فقط بتنسيق الفقرات، وسيكون هناك آخرون يفضلون مسح نقاط الرصاص وقوائم مرقمة.
سيكون لدى الجميع طريقتهم المفضلة للتواصل—وهذا أمر عادي تمامًا! كن مرنًا في كيفية عرض المعلومات ومشاركة المعرفة حتى تتأكد أن الناس يحصلون على المعلومات بأفضل طريقة ممكنة.
10. تجنب تحميل الاتصالات
لا يمكن للجميع أن يقضوا يوم العمل في حالة مستمرة من الاتصال والاستهلاك. من المقبول تمامًا أن ترغب في التباطؤ، ونحن نشجع المحترفين في الاتصالات الداخلية على اعتناق الحياة ببطء لفترة.
عندما تكون مركزًا على اتصالات العمل، تريد من الناس أن يكونوا قادرين على التركيز على الرسالة واتخاذ الخطوة التالية المناسبة. سيكون من الصعب جدًا فعل ذلك عندما يكونون مشتتين لأن كل شيء عليهم كثير.
خصوصًا في بيئة اتصال غير متزامن، تجنب الفوضى من خلال جعل رسالتك سهلة الاستيعاب والفهم. افترض وضعًا لإرسال الاتصالات الهامة بانتظام حتى يعرف الناس متى يتوقعونها ويمكنهم تخصيص الوقت في فترة فتح لاستهلاك المعرفة الهامة.
11. استمتع!
من المقبول أن تضيف لمستة من الإبداع إلى اتصالاتك الداخلية. أفضل استراتيجية للاتصالات الداخلية هي تلك التي تتيح للناس الانخراط حقًا مع وتقدير المعلومات التي يستهلكونها. إضافة لمستتك الخاصة من المرح للأمور ليس فقط مشجعًا، بل يُطلب عمليًا.
اصنع تلك النكتة المثيرة التي تعرف أنها ستجعل شخصًا ما يبتسم. انهي تحديثك بنكتة. كلما زاد إبداعك، زدت من مساهمتك في جعل التواصل الداخلي شيئًا يُنتظر!
نحن نميل إلى الحديث كثيرًا عن الاتصالات الداخلية. بصرف النظر عن حقيقة أننا ندعم التواصل المفتوح وثقافات تعتمد على المعرفة، ندرك أيضًا أن الاتصال الداخلي أصبح ركيزة أساسية في مكان العمل الحديث.
مع المزيد من الناس يعملون بشكل غير متزامن في بيئات هجينة، فإنه أمر لازم للغاية على الشركات أن تجد استراتيجية اتصال داخلي تعمل بشكل أفضل بالنسبة لها. لحسن الحظ، نعرف تمامًا ما تحتاج إلى القيام به لبدء جيد.
11 ممارسة أفضل في الاتصالات الداخلية
سواء كنت تقوم بإنشاء استراتيجية اتصال داخلية من الصفر أو ترغب فقط في تجديد الحالية، إليك 11 نصيحة يجب اتباعها لاستراتيجية اتصال داخلي فعالة وفعالة.
1. فهم الجمهور
هل أنت على وشك تقديم موضوع ثقيل في البيانات لأشخاص ليسوا مستخدمين لفحص الكميات الهائلة من الجداول الدورية والرسوم البيانية؟ هل يجب على أشخاص في خدمة العملاء إيجاد طريقة للتواصل مع تغذية العملاء لأشخاص في الهندسة؟
عندما يتعلق الأمر بممارسات أفضل في الاتصالات الداخلية، فإن فهم جمهورك قريب من القاعدة الذهبية. يمكن لفهم جمهورك مساعدتك في العثور على الطرق الصحيحة للتواصل وتبادل المعلومات معهم.
اقترب من الأمور من وجهة نظر الجمهور. فكر في كيفية تواصلهم واستهلاكهم، ثم قدم رسالة إليهم.
2. احتفظ بالرسالة بسيطة ومتسقة
عندما تكون مركزًا على ABC، شخص يصر على الحديث عن XYZ لن يكون ذو صلة بالنسبة لك. الإيجاز والبساطة هما ركيزتا ممارسات التواصل الفعالة. إذا كنت ترغب في صياغة استراتيجية يمكن للجميع في مكان العمل الوقوف خلفها، فكر في الطرق لجعل رسالتك سهلة الفهم. افكر في كتابة الأمور في قوائم ونقاط تعقيب بدلاً من فقرات طويلة. فكر في متى يمكن للفيديو والصور التواصل بشكل أفضل من الكلمات.
يمكن أيضًا أن يساعد التناسق في تحسين الاتصال بالعمل. رتب جدولًا زمنيًا لإرسال الرسائل الإخبارية للشركة، تحديثات المشروع، والرسائل الهامة القابلة للتكرار الأخرى حتى يعرف الناس متى يتوقعون الأمور. يمكن أن يساعد هذا الأمر الناس في تخطيط أيامهم بشكل أفضل أو ببساطة بناء ترقب لأخبار الشركة.
3. استخدم أدوات الاتصال
نعيش في عصر ذهبي حقيقي من تكنولوجيا الاتصالات. سواء كنت ترغب في التواصل من خلال الفيديو، أو الكلمة المكتوبة، أو تطبيقات الرسائل، أو أي شيء آخر، فإننا نعلم أن هناك برامج لك.
اجعل برنامجك الاتصالات الداخلية الخاصة بك نقطة التركيز في استراتيجية الاتصالات الداخلية. يجب أن يكون اختيار النظام الذي تستخدمه لإدارة وتخزين معلوماتك الأكثر أهمية جزءًا لا يتجزأ من استراتيجيتك الاتصالية.
هناك العديد من الأدوات الأخرى التي يجب مراعاتها لإضافتها إلى مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك. أداة رسائل للفرق، أداة تسجيل الفيديو، والبرمجيات التعاونية دائمًا شيء يجب مراعاته. اكتشف ما يجب أن تبحث عنه عند اختيار أداة للاتصالات الداخلية.
4. احتفل بالنجاح
هل كان فريق المبيعات لديك في أفضل ربع للعام؟ هل العملاء يثنون على أحدث تحديث لمنتجك؟ هل قد أثنى أعضاء مجلس الإدارة على اتجاه حديث اتخذته الشركة؟ الأخبار الجيدة لا تنتشر بمفردها في العمل. من المهم الاحتفال بالانتصارات التي يحققها الجميع. لهذا نضع الاحتفال بالانتصارات في قائمتنا من ممارسات الاتصال الداخلي المثلى.
تعتمد على عادة طلب من المديرين تقديم الأخبار الجيدة حتى تتمكن من مشاركتها مع الفريق. لا تساعد هذه الخطوة فقط على رفع المعنويات، بل يمكنها أيضًا أن تكون وسيلة جديدة لإبقاء الناس على علم بما يحدث في العمل.
5. أنشئ فرصة للمشاركة والتغذية الراجعة
يبدو أنك قمت للتو بإرسال تحديث آخر ممتاز لمشروع. كيف تخطط لمعرفة رأي الناس في الأخبار التي أرسلتها للتو؟ إنها أكثر من مجرد مشكلة يوم واحد؛ إنها عن كيفية تعامل شركتك مع مشاركة الموظفين.
واحدة من أكثر الأخطاء الشائعة التي تقع فيها استراتيجيات الاتصالات الداخلية هي عدم إنشاء وسيلة للناس للمشاركة في المحتوى وإعطاء آرائهم. من المهم أن تعرف ما يفكر به الناس حتى تتمكن من تقييم فعالية ما ترسله.
شجع الناس على ترك تعليقات على الرسائل أو المهام إذا كان لديهم أسئلة أو مخاوف. إذا كنت حقًا ترغب في معرفة كيف يشعر الناس بوضعك الحالي، فكر في إرسال استطلاع حتى تتمكن من تقييم أين يعتقدون أن أكبر الثغرات.
6. وضع توقعات واضحة
دعنا نركز على تحديث المشروع الممتاز مرة أخرى. عندما ترسل ذلك إلى الفريق، ماذا تتوقع أن يحدث بعد ذلك؟
هل يفترض الناس فقط بقراءة التحديث وعدم القيام سوى بفهم المكان الذي وصلت إليه في العمل؟ هل يجب أن يتوجهوا إلى مدير المشروع بمقترحات للسباق التالي؟ هل يحتاجون إلى متابعة أي شخص على المهام الخاصة؟
يحتاج الموظفون إلى القيام بأكثر من استهلاك المعرفة التي ترسل لهم؛ إنهم بحاجة أيضًا لفهم الاتجاه والإجراء الذي يجب أن يحدث بعد ذلك. عندما ترسل الاتصالات الداخلية، افعل ذلك بفهم واضح لما تريد أن تكون الخطوات التالية، وابذل جهدًا للتأكد من أن الأشخاص الذين يقرونها يفهمون ما يجب القيام به.
7. شجع على التعاون
غالبًا ما يكون من الفكرة السيئة العمل في فراغ، وهذا صحيح بشكل خاص بالنسبة لمحترفي الاتصالات الداخلية. العمل في الأبنية يمكن أن يعني إغلاق الأفكار الرائعة والخيارات من الأشخاص الذين يمكنهم مساعدتك في تحسين عملك.
عندما تعمل في الاتصالات الداخلية، فأنت لست تركز فقط على مساعدة الشركة في التواصل بالأخبار الهامة والتحديثات. في الواقع، يجب عليك أن تكون مستعدًا لمساعدة الأشخاص عبر الفرق والإدارات الأخرى للعمل معًا بشكل أفضل.
افتح نفسك للتعاون عبر الإدارات لرؤية كيف يمكنك التحسين. الحصول على أفكار من أشخاص آخرين يمكن أن يساعدك في فهم ما يجب حدوثه لتحسين الاتصالات في العمل حقًا.
8. كن مستعدًا للتغيير
يجب أن يُنظر إلى التغيير على أنه جزء ضروري وإيجابي من أي وظيفة. التغيير يعني أنك تستمع إلى الآخرين، وتبقى على اطلاع على الأخبار، وتبذل قصارى جهدك للتحسين. إذا كان الأمر كذلك، لماذا يفترض كثيرون أن التغيير يعني أنهم فشلوا؟ أفضل ممارسات الاتصال في مكان العمل تكون في حالة ثابتة من التغير. شيء كان يعمل بشكل جيد قبل 5 سنوات أو حتى قبل شهر قد لا يكون أفضل استراتيجية لمكان العمل الخاص بك اليوم. لهذا السبب من المهم أن تكون مستعدًا لتغيير الطريقة التي يتم بها الأمور.
تواصل مع أشخاص آخرين متحمسين للاتصالات الداخلية وتعلم منهم. حضر الندوات عبر الإنترنت والمؤتمرات حتى تتعلم أحدث التقنيات من المحترفين الآخرين في المجال.
9. كن مرنًا في أساليب التواصل الخاصة بك
بعض الأشخاص سيفضلون دائمًا أن تكون الاتصالات الداخلية مكتوبة دائمًا. سيختار آخرون مشاهدة الفيديو على قراءة البريد الإلكتروني إذا قدمت لهم الخيار. سيكون هناك أشخاص يرغبون في قراءة الأشياء فقط بتنسيق الفقرات، وسيكون هناك آخرون يفضلون مسح نقاط الرصاص وقوائم مرقمة.
سيكون لدى الجميع طريقتهم المفضلة للتواصل—وهذا أمر عادي تمامًا! كن مرنًا في كيفية عرض المعلومات ومشاركة المعرفة حتى تتأكد أن الناس يحصلون على المعلومات بأفضل طريقة ممكنة.
10. تجنب تحميل الاتصالات
لا يمكن للجميع أن يقضوا يوم العمل في حالة مستمرة من الاتصال والاستهلاك. من المقبول تمامًا أن ترغب في التباطؤ، ونحن نشجع المحترفين في الاتصالات الداخلية على اعتناق الحياة ببطء لفترة.
عندما تكون مركزًا على اتصالات العمل، تريد من الناس أن يكونوا قادرين على التركيز على الرسالة واتخاذ الخطوة التالية المناسبة. سيكون من الصعب جدًا فعل ذلك عندما يكونون مشتتين لأن كل شيء عليهم كثير.
خصوصًا في بيئة اتصال غير متزامن، تجنب الفوضى من خلال جعل رسالتك سهلة الاستيعاب والفهم. افترض وضعًا لإرسال الاتصالات الهامة بانتظام حتى يعرف الناس متى يتوقعونها ويمكنهم تخصيص الوقت في فترة فتح لاستهلاك المعرفة الهامة.
11. استمتع!
من المقبول أن تضيف لمستة من الإبداع إلى اتصالاتك الداخلية. أفضل استراتيجية للاتصالات الداخلية هي تلك التي تتيح للناس الانخراط حقًا مع وتقدير المعلومات التي يستهلكونها. إضافة لمستتك الخاصة من المرح للأمور ليس فقط مشجعًا، بل يُطلب عمليًا.
اصنع تلك النكتة المثيرة التي تعرف أنها ستجعل شخصًا ما يبتسم. انهي تحديثك بنكتة. كلما زاد إبداعك، زدت من مساهمتك في جعل التواصل الداخلي شيئًا يُنتظر!
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
