Costumamos falar muito sobre comunicações internas. Além do fato de sermos defensores da comunicação aberta e das culturas orientadas pelo conhecimento, reconhecemos também que a comunicação interna se tornou uma pedra angular absoluta do local de trabalho moderno.

Com mais pessoas trabalhando de forma assíncrona em ambientes híbridos, é absolutamente crítico para as empresas descobrir uma estratégia de comunicação interna que funcione melhor para elas. Felizmente, sabemos exatamente o que você precisa fazer para começar bem as coisas.

11 Melhores práticas de comunicações internas

Seja criando uma estratégia de comunicação interna do zero ou apenas querendo reformular a atual, aqui estão 11 dicas obrigatórias para uma estratégia de comms internos eficaz e eficiente.

1. Entender o público-alvo

Você está prestes a apresentar um tópico rico em dados para pessoas que não estão acostumadas a lidar com toneladas de tabelas dinâmicas e gráficos? As pessoas do serviço de atendimento ao cliente precisam encontrar uma maneira de comunicar o feedback do cliente para pessoas da engenharia?

Quando se trata das melhores práticas de comunicação interna, entender seu público é quase uma regra de ouro. Entender seu público pode ajudá-lo a encontrar as maneiras certas de se comunicar e compartilhar informações com eles.

Aborde as coisas do ponto de vista da audiência. Pense em como eles se comunicam e consomem, depois adapte uma mensagem para eles.

2. Mantenha a mensagem simples e consistente

Quando você está focado em ABC, alguém que insiste em falar sobre XYZ não será particularmente relevante para você. A brevidade e a simplicidade são os pilares das práticas eficazes de comunicação. Se você deseja criar uma estratégia na qual todos no local de trabalho possam apoiar, pense em maneiras de manter sua mensagens fáceis de entender. Considere escrever as coisas em listas e marcadores, em vez de parágrafos longos. Pense em quando o vídeo e as imagens podem comunicar melhor do que as palavras.

A consistência também pode ajudar a melhorar as comunicações de trabalho. Estabeleça um cronograma para enviar boletins informativos da empresa, atualizações de projetos e outras mensagens importantes repetíveis para que as pessoas saibam quando esperar as coisas. Isso pode ajudar as pessoas a planejar melhor seus dias ou simplesmente aumentar a expectativa das novidades da empresa.

3. Use ferramentas de comunicação

Estamos vivendo uma era dourada das tecnologias de comms. Quer você queira se comunicar por vídeo, palavra escrita, aplicativos de mensagens ou algo mais, sabemos que há softwares disponíveis para você.

Faça do seu software de comunicações internas o ponto focal de sua estratégia de comunicações internas. Escolher o sistema que você usa para gerenciar e armazenar suas informações mais importantes deve ser parte integrante de sua estratégia de comms.

Há muitas outras ferramentas a considerar para adicionar à sua pilha de tecnologia. Uma ferramenta de mensagens para equipes, uma ferramenta de gravação de vídeo e software colaborativo são sempre algo a considerar. Descubra o que você deve procurar ao escolher uma ferramenta de comunicação interna.

4. Celebre o sucesso

A equipe de vendas teve seu melhor trimestre do ano? Os clientes estão elogiando a última atualização do seu produto? Os membros da diretoria elogiaram uma direção recente que a empresa tomou? Boas notícias não se espalham sozinhas no trabalho. É importante celebrar as vitórias que todos alcançam. Por isso colocamos a celebração das vitórias em nossa lista de melhores práticas de comunicação interna.

Adquira o hábito de pedir aos gerentes que relatem boas notícias para que você possa compartilhá-las com a equipe. Isso não apenas ajuda a aumentar a moral, mas também pode ser uma nova forma de manter as pessoas informadas sobre o que está acontecendo no trabalho.

5. Crie uma oportunidade para engajamento e feedback

Parece que você acabou de enviar mais um grande projeto. Como você planeja descobrir o que as pessoas pensam sobre as notícias que acabou de divulgar? É mais do que apenas um problema isolado; trata-se de como sua empresa aborda o engajamento do funcionário.

Um dos problemas mais comuns nas estratégias de comunicação interna é a falha em criar uma forma para as pessoas interagirem com o conteúdo e darem seu feedback. É importante saber o que as pessoas estão pensando para avaliar a eficácia do que você envia.

Incentive as pessoas a deixarem comentários sobre mensagens ou tarefas se tiverem dúvidas ou preocupações. Se realmente quiser saber como as pessoas se sentem em relação à sua configuração atual, considere enviar uma pesquisa para que possa avaliar onde elas acham que estão as maiores lacunas.

6. Estabeleça expectativas claras

Vamos focar novamente nesse grande projeto. Quando você envia isso para a equipe, o que espera que aconteça em seguida?

As pessoas apenas devem ler a atualização e não fazer mais nada além de entender onde você está no trabalho? Elas deveriam procurar o gerente do projeto com sugestões para o próximo sprint? Elas precisam fazer acompanhamento com alguém sobre tarefas específicas?

Os funcionários precisam fazer mais do que consumir o conhecimento enviado a eles; Eles também precisam entender qual direção e ação precisam acontecer em seguida. Quando você enviar comunicações internas, faça-o tendo uma compreensão clara do que deseja que sejam os próximos passos e trabalhe para garantir que as pessoas que o leem entendam o que precisa ser feito.

7. Incentive a colaboração

Nunca é uma boa ideia trabalhar no vácuo, e isso é especialmente verdade para profissionais de comunicação interna. Trabalhar em silos pode significar que você está excluindo ótimas ideias e opções de pessoas que poderiam ajudar a melhorar seu trabalho.

Quando você trabalha em comunicação interna, você não está apenas focado em ajudar a empresa a comunicar notícias importantes e atualizações. Idealmente, você deve estar aberto a ajudar pessoas de diferentes equipes e outros departamentos a trabalharem melhor juntos.

Abra-se para a colaboração entre departamentos e veja como você pode melhorar. Obter ideias de outras pessoas pode ajudá-lo a entender o que precisa ser feito para realmente melhorar as comunicações no trabalho.

8. Esteja aberto a mudanças

A mudança deve ser vista como uma parte necessária e positiva de qualquer trabalho. Mudança significa que você está ouvindo outras pessoas, acompanhando as notícias e fazendo o melhor para melhorar. Se esse for o caso, por que tantas pessoas presumem que a mudança significa que elas fracassaram? As melhores práticas de comunicação no local de trabalho estão em constante estado de mudança. Algo que funcionava bem 5 anos atrás ou mesmo 1 mês atrás pode não ser a melhor estratégia para o seu local de trabalho hoje. Por isso, é importante estar aberto a mudar a forma como as coisas são feitas.

Conecte-se com outras pessoas que são apaixonadas por comunicação interna e aprenda com elas. Participe de webinars e conferências para poder aprender as últimas técnicas de outros profissionais da área.

9. Seja flexível com seus estilos de comunicação

Algumas pessoas vão preferir que as comunicações internas sejam sempre escritas. Outras vão assistir a um vídeo em vez de ler um e-mail se tiverem a escolha. Haverá pessoas que querem ler apenas em formato de parágrafo, e haverá outras que preferem passar por pontos e listas numeradas.

Todos terão seu método preferido de comunicação — e isso é perfeitamente normal! Seja flexível na forma como você apresenta informações e compartilha conhecimento para garantir que as pessoas estejam recebendo informações da melhor maneira possível.

10. Evite sobrecarga de comunicação

Nem todos podem passar o dia de trabalho em um estado constante de comunicação e consumo. É perfeitamente normal querer desacelerar, e incentivamos os profissionais de comunicação interna a abraçar a vida em um ritmo mais tranquilo por um tempo.

Quando você está focado nas comunicações do trabalho, deseja que as pessoas possam se concentrar na mensagem e tomar a próxima ação apropriada. Será muito difícil fazer isso quando estão distraídos porque simplesmente têm muito em sua lista de tarefas.

Especialmente em um ambiente de comunicação assíncrona, evite a sobrecarga tornando sua mensagem fácil de digerir e entender. Considere estabelecer um ritmo para o envio de comunicações importantes para que as pessoas saibam quando esperá-las e possam reservar tempo em seu dia para consumir conhecimento importante.

11. Divirta-se!

É ok adicionar um toque de criatividade às suas comunicações internas. A melhor estratégia de comunicações internas é aquela que permite que as pessoas realmente se envolvam e apreciem as informações que consomem. Adicionar seu próprio toque de diversão às coisas não é apenas incentivado, é praticamente obrigatório.

Faça aquele trocadilho ridículo que você sabe que vai fazer alguém sorrir. Termine essa atualização com uma piada. Quanto mais criativo você fica, mais ajuda a tornar a comunicação interna algo para esperar com expectativa!