نحن نقترب بسرعة من موسم العطلات! بعيدًا عن قضاء الوقت في التفكير في اللقاءات والهدايا، هناك الكثير من الأشخاص الذين يستعدون للابتعاد عن العمل للاحتفال.
تذهب العطلات وإجازات العمل جنبًا إلى جنب. يستحق الجميع قضاء وقتهم في الاحتفال بطريقتهم الفريدة، كما أنهم يستحقون الاستمتاع الكامل بإجازاتهم ودون القلق بشأن التغطية بينما هم خارج العمل.
خصص تلك الطاقة للتفكير في الحوادث المحتملة خلال عشاء العطلات
نحن نعلم أنه سيكون هناك دائمًا بعض الضغط الذي يأتي مع متعة العطلات، لكننا نفضل أن يأتي ذلك الضغط من الهدايا المضحكة التي لم تحقق التوقعات بدلاً من العمل. لحسن الحظ، هناك شيء بسيط يمكنك القيام به لتقليل الارتباك وجعل هذا الوقت من السنة أكثر مرحًا للجميع في عملك.
لماذا يحتاج الجميع إلى خطة تغطية عند الخروج من المكتب خلال العطلات
قد يبدو كتابة خطة تغطية بلا معنى إذا لم تقم بذلك من قبل. بعد كل شيء، يعمل الجميع في فريقك معًا بشكل وثيق بالفعل. هل يحتاجون حقًا إلى تذكيرات قليلة للحفاظ على سير الأمور أثناء غيابك؟
سواء كنت تأخذ يومًا لنفسك أو تستمتع بإجازة لمدة أسبوع أو أكثر، فإن خطة التغطية هي الطريقة المثلى. إليك لماذا سنظل دائمًا ندعو لوضع وقت لإنشاء خطة OOO بسيطة.
قلل من الارتباك
يصبح من الأصعب بكثير تتبع العمل المستمر والمواعيد النهائية عندما يكون لديك أشخاص خارج المكتب في إجازة. يمكن أن تساعدك خطة تغطية العطلات البسيطة في تقليل الكثير من الارتباك. بمجرد أن يحصل المدراء والموظفون على رؤية واضحة لجدول الأشخاص، يصبح التخطيط للعمل أسهل بكثير. لن يحتاج الأشخاص إلى تخمين متى سيكون زملائهم في العمل أو ما إذا كانوا بحاجة إلى تعديل توقعاتهم بشأن موعد تسليم.
استمر في العمل الجيد
بعض الأمور تميل إلى التباطؤ خلال موسم العطلات، ولكن من النادر أن تتوقف الأمور تمامًا. يمكن أن تكون العطلات الوقت المثالي لإنهاء الأمور، وإعادة تقييم الاستراتيجيات، والتفكير فيما يجب القيام به بمجرد عودة الجميع إلى جدول العمل المعتاد.
قد يكون من الصعب القيام بأي نوع من العمل عندما لا تكون متأكدًا مما هو قيد التنفيذ وما يركز عليه الأشخاص في تلك اللحظة. يمكن أن تساعدك خطة تغطية العطلات الشاملة في إبقاء الأشخاص على اطلاع ومساعدتهم على اتخاذ قرارات حتى عندما تكون بعيدًا.
تجنب المشاكل
لا شيء يشبه العودة من عطلة مريحة مع الأصدقاء والعائلة إلى رسائل البريد الإلكتروني الغاضبة من رئيسك حول ما حدث عندما كنت خارج العمل. إذا كنت تريد التأكد من أن الجميع يتجنبون مفاجأة غير سارة خلال العطلة، ضع خطة شاملة قبل أن تغادر للاحتفال.
يمكن أن ينجم الكثير من الضغط وسوء الفهم عن عدم وجود خطة موضوعة عندما تكون خارج العمل. دع خطتك تتحدث عنك عندما لا يمكنك أن تكون في العمل. عندما تكون لديك خطة توضح بوضوح من هو المسؤول عن ماذا، ومتى ستعود، والأولويات الكبرى التي يجب تذكرها، يصبح من الصعب جدًا أن تسقط الأمور.
أنشئ خطة تغطية العطلات الخاصة بك
هناك بالفعل الكثير من المهام التي يجب القيام بها في اللحظة الأخيرة خلال العطلات. احتفظ بذلك الضغط لرحلات البقالة اللحظية الأخيرة والتسوق للهدايا وابدأ في وضع خطة التغطية الخاصة بك اليوم!
لا تظن أنك بحاجة إلى إنشاء خطة معقدة متعددة الصفحات توضح باختصار ما يجب القيام به دقيقة بدقيقة. في الحقيقة، سنجعل الأمور أسهل بالنسبة لك. لدينا نموذج تخطيط OOO سهل الاستخدام لك!
الآن بعد أن لديك النموذج المثالي لاستخدامه في خطتك OOO، دعونا نركز على كيفية ملئه. إليك ما تحتاج للقيام به لإنشاء خطة شاملة لتغطية العطلات.
فكر في الصورة الكبرى
ربما تأتي عطلتك بعد أن قضيت الشهر الماضي مركزًا على مشروع كبير. أو ربما تعمل على الكثير من الأشياء لدرجة أنه من الصعب تحديد ما هو الأكثر أهمية. بغض النظر عن شكل جدولك الحالي، يمكن أن يكون تتبع كل ما أنت مسؤول عنه أمرًا معقدًا.
الآن هو الوقت المثالي للتراجع والتفكير في جميع مسؤولياتك العملية. فكر في عدد المشاريع التي تعمل عليها بشكل فعّال، المشاريع التي ستحتاج إلى التركيز عليها بمجرد عودتك، وأي التواريخ المهمة القادمة. بمجرد أن يكون لديك نطاق عملك الحقيقي موضحًا أمامك، يصبح إنشاء خطة OOO أسهل بكثير.
حدد احتياجات التغطية
الآن بعد أن لديك فكرة واضحة عن مسؤولياتك العملية، حان الوقت للبدء في تحديد الأولويات. ما العمل الذي يحتاج حقًا إلى الإنجاز أثناء غيابك، وما الذي سيكون من الجيد القيام به، وما الذي يمكن أن ينتظر حتى عودتك؟ هل هناك بعض المهام التي يمكنك التعامل معها فقط، أم يمكنك تفويضها لأحد آخر؟
من الواضح
من الجيد دائمًا التحدث إلى القادة في المشاريع والأشخاص الآخرين الذين تعمل معهم بشكل وثيق عند التفكير في احتياجات التغطية. يمكنهم أن يقدموا لك رؤى مفيدة حول المشاريع القادمة أو المواعيد النهائية التي قد لا تكون على دراية بها ويمكنهم حتى أن يخبرواك إذا كانوا يحتاجون إلى المزيد (أو أقل) من المساعدة مما خططت له. دعهم يعرفون متى ستكون خارجًا وانظر إذا كان لديهم أي شيء يضيفونه إلى خطتك.
كن محددًا
مديرك خارجًا لقضاء عطلة، لكن لديك سؤالًا عن مشروع تعمل عليه. عندما تتحقق من خطة OOO الخاصة بهم، ترى ما يلي:
"أنا خارج المكتب منتصف ديسمبر. تحدث إلى ماريا وديبي إذا كنت بحاجة إلى أي شيء يتعلق بمشروع X ومشروع Y!"
توجد في شركتك حوالي 6 مارياس مختلفات، و3 منهن في قسمك. كيف تعرف إذا كنت تتحدث مع الشخص المناسب؟ كما أن ماريا وديبي تقريبًا تعريف مثالي للموظفين العاملين عبر وظائف متعددة ولديهن مجموعة واسعة من المسؤوليات. كيف تعرف إذا كنت تتواصل معهم بشأن الشيء الصحيح؟
كان من الممكن أن يكون هذا أكثر فائدة بكثير:
"أنا خارج المكتب من 12/12 إلى 12/18. تحدث إلى ماريا مونتالفو لأي شيء يتعلق بالهندسة أو التصميم لمشروع X. ديبي متاحة لأي أسئلة تتعلق بالتسويق لمشروع Y."
هذا المثال الأخير يوضح بوضوح من يجب الوصول إليهم ولأي شيء، وهو قصيرة، حلوة، ومباشرة (سنتحدث عن ذلك بعد قليل). عندما توضح بوضوح من يجب التواصل معه ولأي شيء، تترك مجالًا أقل لتخمين الأمور
ركز على ما يحتاجه الناس لتعرفه
خطط OOO ليست أفضل وقت لإظهار مهارات الكتابة الإبداعية لديك. لا ترهق الناس بالمعلومات غير الضرورية، وابذل جهدًا للتركيز على المعلومات الأساسية التي ستحتاج إليها الناس لفهم خطتك واتخاذ الإجراءات بينما تكون بعيدًا. إذا كانت خطة OOO الخاصة بك تحتوي على هذه الأمور، فقد تكون لمست كل ما هو مهم:
تواريخ التسليم للمهام، الاجتماعات، وغيرها من الأنشطة الملحوظة
روابط للمستندات ذات الصلة والمهام في تطبيق Asana/Teams/العمل المفضل لديك
أي توجيهات أو تفاصيل دقيقة ستحتاج إليها لإكمال العمل
معلومات خلفية عن المشاريع أو العملاء للأشخاص الذين يتدخلون لمساعدتك في تغطية OOO
معلومات الاتصال لحالات الطوارئ الحقيقية
مراجعة مع الإدارة
يجب أن يكون المدراء متورطين في خطط OOO الخاصة بك من البداية لضمان تغطية كل الأسس. يمكنهم أن يقدموا لك رؤى مهمة حول عمل المشاريع، والمهام الحيوية، وعوامل أخرى مهمة قد تؤثر على خطتك. دعهم يعرفون أنك تخطط لوضع خطة OOO للعطلات وأنك ترغب في مدخلاتهم قبل إنهائها.
عندما تحصل على تلك المدخلات النهائية من رئيسك، لا تركز فقط على ما إذا كنت قد غطيت كل شيء. اسألهم إذا كانوا يشعرون أنهم فهموا الخطة أو إذا كان هناك أي شيء يبدو مربكًا. إذا لم يتمكن مديرك من تحديد ما يجب القيام به ومن يجب أن يقوم به في خطتك، فقد حان الوقت لإجراء بعض التعديلات.
انشر الكلمة
سنفعل!
كما قلنا، تصبح الأمور فوضوية حول العطلات. لا تعتمد على مديرك أو أعضاء الفريق الآخرين لإخبار الناس عن وقت إجازتك. تأكد من أن تخبر قادة المشاريع وأعضاء الفريق والأشخاص الرئيسيين الآخرين متى ستكون خارجًا وأين يمكنهم العثور على خطة تغطية OOO الخاصة بك.
هذه أيضًا فرصة رائعة لتشجيع الآخرين على وضع خطط OOO الخاصة بهم. كلما زادت الشفافية التي تتمتع بها مكان عملك حول خطط الإجازات، كلما أصبح من الأسهل على الجميع إيجاد طرق للعمل وفقًا لجداول الأشخاص. نحن جميعًا نستحق بعض الوقت للاستمتاع بالعطلات والتخلص من التوتر بعد عام طويل. امنح مكان عملك هدية الشفافية في موسم العطلات هذا حتى يتمكن الجميع من الحصول على إجازة دون أي قلق.
نحن نقترب بسرعة من موسم العطلات! بعيدًا عن قضاء الوقت في التفكير في اللقاءات والهدايا، هناك الكثير من الأشخاص الذين يستعدون للابتعاد عن العمل للاحتفال.
تذهب العطلات وإجازات العمل جنبًا إلى جنب. يستحق الجميع قضاء وقتهم في الاحتفال بطريقتهم الفريدة، كما أنهم يستحقون الاستمتاع الكامل بإجازاتهم ودون القلق بشأن التغطية بينما هم خارج العمل.
خصص تلك الطاقة للتفكير في الحوادث المحتملة خلال عشاء العطلات
نحن نعلم أنه سيكون هناك دائمًا بعض الضغط الذي يأتي مع متعة العطلات، لكننا نفضل أن يأتي ذلك الضغط من الهدايا المضحكة التي لم تحقق التوقعات بدلاً من العمل. لحسن الحظ، هناك شيء بسيط يمكنك القيام به لتقليل الارتباك وجعل هذا الوقت من السنة أكثر مرحًا للجميع في عملك.
لماذا يحتاج الجميع إلى خطة تغطية عند الخروج من المكتب خلال العطلات
قد يبدو كتابة خطة تغطية بلا معنى إذا لم تقم بذلك من قبل. بعد كل شيء، يعمل الجميع في فريقك معًا بشكل وثيق بالفعل. هل يحتاجون حقًا إلى تذكيرات قليلة للحفاظ على سير الأمور أثناء غيابك؟
سواء كنت تأخذ يومًا لنفسك أو تستمتع بإجازة لمدة أسبوع أو أكثر، فإن خطة التغطية هي الطريقة المثلى. إليك لماذا سنظل دائمًا ندعو لوضع وقت لإنشاء خطة OOO بسيطة.
قلل من الارتباك
يصبح من الأصعب بكثير تتبع العمل المستمر والمواعيد النهائية عندما يكون لديك أشخاص خارج المكتب في إجازة. يمكن أن تساعدك خطة تغطية العطلات البسيطة في تقليل الكثير من الارتباك. بمجرد أن يحصل المدراء والموظفون على رؤية واضحة لجدول الأشخاص، يصبح التخطيط للعمل أسهل بكثير. لن يحتاج الأشخاص إلى تخمين متى سيكون زملائهم في العمل أو ما إذا كانوا بحاجة إلى تعديل توقعاتهم بشأن موعد تسليم.
استمر في العمل الجيد
بعض الأمور تميل إلى التباطؤ خلال موسم العطلات، ولكن من النادر أن تتوقف الأمور تمامًا. يمكن أن تكون العطلات الوقت المثالي لإنهاء الأمور، وإعادة تقييم الاستراتيجيات، والتفكير فيما يجب القيام به بمجرد عودة الجميع إلى جدول العمل المعتاد.
قد يكون من الصعب القيام بأي نوع من العمل عندما لا تكون متأكدًا مما هو قيد التنفيذ وما يركز عليه الأشخاص في تلك اللحظة. يمكن أن تساعدك خطة تغطية العطلات الشاملة في إبقاء الأشخاص على اطلاع ومساعدتهم على اتخاذ قرارات حتى عندما تكون بعيدًا.
تجنب المشاكل
لا شيء يشبه العودة من عطلة مريحة مع الأصدقاء والعائلة إلى رسائل البريد الإلكتروني الغاضبة من رئيسك حول ما حدث عندما كنت خارج العمل. إذا كنت تريد التأكد من أن الجميع يتجنبون مفاجأة غير سارة خلال العطلة، ضع خطة شاملة قبل أن تغادر للاحتفال.
يمكن أن ينجم الكثير من الضغط وسوء الفهم عن عدم وجود خطة موضوعة عندما تكون خارج العمل. دع خطتك تتحدث عنك عندما لا يمكنك أن تكون في العمل. عندما تكون لديك خطة توضح بوضوح من هو المسؤول عن ماذا، ومتى ستعود، والأولويات الكبرى التي يجب تذكرها، يصبح من الصعب جدًا أن تسقط الأمور.
أنشئ خطة تغطية العطلات الخاصة بك
هناك بالفعل الكثير من المهام التي يجب القيام بها في اللحظة الأخيرة خلال العطلات. احتفظ بذلك الضغط لرحلات البقالة اللحظية الأخيرة والتسوق للهدايا وابدأ في وضع خطة التغطية الخاصة بك اليوم!
لا تظن أنك بحاجة إلى إنشاء خطة معقدة متعددة الصفحات توضح باختصار ما يجب القيام به دقيقة بدقيقة. في الحقيقة، سنجعل الأمور أسهل بالنسبة لك. لدينا نموذج تخطيط OOO سهل الاستخدام لك!
الآن بعد أن لديك النموذج المثالي لاستخدامه في خطتك OOO، دعونا نركز على كيفية ملئه. إليك ما تحتاج للقيام به لإنشاء خطة شاملة لتغطية العطلات.
فكر في الصورة الكبرى
ربما تأتي عطلتك بعد أن قضيت الشهر الماضي مركزًا على مشروع كبير. أو ربما تعمل على الكثير من الأشياء لدرجة أنه من الصعب تحديد ما هو الأكثر أهمية. بغض النظر عن شكل جدولك الحالي، يمكن أن يكون تتبع كل ما أنت مسؤول عنه أمرًا معقدًا.
الآن هو الوقت المثالي للتراجع والتفكير في جميع مسؤولياتك العملية. فكر في عدد المشاريع التي تعمل عليها بشكل فعّال، المشاريع التي ستحتاج إلى التركيز عليها بمجرد عودتك، وأي التواريخ المهمة القادمة. بمجرد أن يكون لديك نطاق عملك الحقيقي موضحًا أمامك، يصبح إنشاء خطة OOO أسهل بكثير.
حدد احتياجات التغطية
الآن بعد أن لديك فكرة واضحة عن مسؤولياتك العملية، حان الوقت للبدء في تحديد الأولويات. ما العمل الذي يحتاج حقًا إلى الإنجاز أثناء غيابك، وما الذي سيكون من الجيد القيام به، وما الذي يمكن أن ينتظر حتى عودتك؟ هل هناك بعض المهام التي يمكنك التعامل معها فقط، أم يمكنك تفويضها لأحد آخر؟
من الواضح
من الجيد دائمًا التحدث إلى القادة في المشاريع والأشخاص الآخرين الذين تعمل معهم بشكل وثيق عند التفكير في احتياجات التغطية. يمكنهم أن يقدموا لك رؤى مفيدة حول المشاريع القادمة أو المواعيد النهائية التي قد لا تكون على دراية بها ويمكنهم حتى أن يخبرواك إذا كانوا يحتاجون إلى المزيد (أو أقل) من المساعدة مما خططت له. دعهم يعرفون متى ستكون خارجًا وانظر إذا كان لديهم أي شيء يضيفونه إلى خطتك.
كن محددًا
مديرك خارجًا لقضاء عطلة، لكن لديك سؤالًا عن مشروع تعمل عليه. عندما تتحقق من خطة OOO الخاصة بهم، ترى ما يلي:
"أنا خارج المكتب منتصف ديسمبر. تحدث إلى ماريا وديبي إذا كنت بحاجة إلى أي شيء يتعلق بمشروع X ومشروع Y!"
توجد في شركتك حوالي 6 مارياس مختلفات، و3 منهن في قسمك. كيف تعرف إذا كنت تتحدث مع الشخص المناسب؟ كما أن ماريا وديبي تقريبًا تعريف مثالي للموظفين العاملين عبر وظائف متعددة ولديهن مجموعة واسعة من المسؤوليات. كيف تعرف إذا كنت تتواصل معهم بشأن الشيء الصحيح؟
كان من الممكن أن يكون هذا أكثر فائدة بكثير:
"أنا خارج المكتب من 12/12 إلى 12/18. تحدث إلى ماريا مونتالفو لأي شيء يتعلق بالهندسة أو التصميم لمشروع X. ديبي متاحة لأي أسئلة تتعلق بالتسويق لمشروع Y."
هذا المثال الأخير يوضح بوضوح من يجب الوصول إليهم ولأي شيء، وهو قصيرة، حلوة، ومباشرة (سنتحدث عن ذلك بعد قليل). عندما توضح بوضوح من يجب التواصل معه ولأي شيء، تترك مجالًا أقل لتخمين الأمور
ركز على ما يحتاجه الناس لتعرفه
خطط OOO ليست أفضل وقت لإظهار مهارات الكتابة الإبداعية لديك. لا ترهق الناس بالمعلومات غير الضرورية، وابذل جهدًا للتركيز على المعلومات الأساسية التي ستحتاج إليها الناس لفهم خطتك واتخاذ الإجراءات بينما تكون بعيدًا. إذا كانت خطة OOO الخاصة بك تحتوي على هذه الأمور، فقد تكون لمست كل ما هو مهم:
تواريخ التسليم للمهام، الاجتماعات، وغيرها من الأنشطة الملحوظة
روابط للمستندات ذات الصلة والمهام في تطبيق Asana/Teams/العمل المفضل لديك
أي توجيهات أو تفاصيل دقيقة ستحتاج إليها لإكمال العمل
معلومات خلفية عن المشاريع أو العملاء للأشخاص الذين يتدخلون لمساعدتك في تغطية OOO
معلومات الاتصال لحالات الطوارئ الحقيقية
مراجعة مع الإدارة
يجب أن يكون المدراء متورطين في خطط OOO الخاصة بك من البداية لضمان تغطية كل الأسس. يمكنهم أن يقدموا لك رؤى مهمة حول عمل المشاريع، والمهام الحيوية، وعوامل أخرى مهمة قد تؤثر على خطتك. دعهم يعرفون أنك تخطط لوضع خطة OOO للعطلات وأنك ترغب في مدخلاتهم قبل إنهائها.
عندما تحصل على تلك المدخلات النهائية من رئيسك، لا تركز فقط على ما إذا كنت قد غطيت كل شيء. اسألهم إذا كانوا يشعرون أنهم فهموا الخطة أو إذا كان هناك أي شيء يبدو مربكًا. إذا لم يتمكن مديرك من تحديد ما يجب القيام به ومن يجب أن يقوم به في خطتك، فقد حان الوقت لإجراء بعض التعديلات.
انشر الكلمة
سنفعل!
كما قلنا، تصبح الأمور فوضوية حول العطلات. لا تعتمد على مديرك أو أعضاء الفريق الآخرين لإخبار الناس عن وقت إجازتك. تأكد من أن تخبر قادة المشاريع وأعضاء الفريق والأشخاص الرئيسيين الآخرين متى ستكون خارجًا وأين يمكنهم العثور على خطة تغطية OOO الخاصة بك.
هذه أيضًا فرصة رائعة لتشجيع الآخرين على وضع خطط OOO الخاصة بهم. كلما زادت الشفافية التي تتمتع بها مكان عملك حول خطط الإجازات، كلما أصبح من الأسهل على الجميع إيجاد طرق للعمل وفقًا لجداول الأشخاص. نحن جميعًا نستحق بعض الوقت للاستمتاع بالعطلات والتخلص من التوتر بعد عام طويل. امنح مكان عملك هدية الشفافية في موسم العطلات هذا حتى يتمكن الجميع من الحصول على إجازة دون أي قلق.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
