أنت تعلم أن مشاركة المعرفة في العمل مهمة، لكنك لم تظن أن الكثير من وقتك سيقضي في ذلك. كنت في ثلاث اجتماعات انطلاق مشاريع بمفردك هذا الأسبوع، وتعلم أنك ستقضي جزءاً من فترة بعد الظهر في الرد على رسائل Slack والبريد الإلكتروني. أنت متعب، والفريق متعب، وتفكر أن حتى الأشخاص في الإدارة العليا بدأوا في الشعور بالإرهاق.

ربما هذا هو السبب في شعورك بالذنب الشديد بسبب الاضطرار إلى إرسال تحديث عبر البريد الإلكتروني آخر سيستهلك المزيد من وقت واهتمام الناس. نحن نعلم أن زيادة المعلومات هي مشكلة رئيسية في العمل. لهذا السبب نكره المساهمة عن غير قصد في ذلك من خلال مجرد القيام بأعمالنا.

الأمور لن تتباطأ في العمل قريباً، لكن يمكننا مساعدتك إذا كنت ترغب في تقليل هذا العبء الإدراكي في العمل. إذا كنت تبحث عن طرق لمشاركة المعرفة بشكل فعال وتخفيف زيادة المعلومات، لدينا بعض النصائح لمساعدتك على البدء.

لا بأس أن تكون انتقائياً

نواجه الكثير من المعلومات طوال اليوم. بعد فترة، من الطبيعي أن تبدأ في تجاهل بعض الأمور وتركيز انتباهك على ما تعتقد أنه يحتاج إليه. أحياناً، عندما تقدم للناس "القصة الكاملة"، فإنك تعطيهم معلومات أكثر مما يحتاجون حقاً للوصول إلى النتيجة التي تريدها. يمكن أن تكون زيادة المعلومات محيرة أو تجبر الناس على العمل بشكل أبطأ وأكثر صعوبة مما يجب.

قبل أن تشارك المعرفة، خذ بعض الوقت للتفكير في أهم النتائج التي تريد أن يحملها الناس. ركز على إعطائهم المعلومات التي يحتاجون إليها لإكمال المهمة التي يقومون بها وتأكد من فهم الناس لما هو متوقع منهم.

من الجيد أيضاً إعطاء الناس الخيار للاطلاع على معلومات إضافية بأنفسهم. لا يوجد خطأ في إعطاء الناس النقاط البيانية التي يحتاجون إليها للتعامل مع مهمة، ثم أيضاً تزويدهم برابط لدراسة كاملة إذا أرادوا قراءتها عندما يكون لديهم الوقت.

حدد وقتاً للتشارك

أحياناً المشكلة ليست في كمية المعرفة التي تتلقاها، بل في وتيرة تلقيها. يمكن أن يكون تحديث مشروعك الأسبوعي عبر البريد الإلكتروني جزءاً مهماً من يومك، لكنه يمكن أن يكون مشتتاً جداً عندما تكون بالفعل مشغولًا بمسؤوليات أخرى.

إضافة بعض التوقع إلى متى تشارك معلوماتك يمكن أن تفيد فريقك كثيرًا. إنها تساعدهم على تخطيط أيامهم بشكل أفضل حيث سيعرفون متى يتوقعون التحديثات أو المعلومات الهامة لمساعدتهم في عملهم.

لا تحتاج إلى جدولة كل بريد إلكتروني بدقة (ما لم تكن ترغب بذلك حقًا). ببساطة إخبار الناس بأن يتوقعوا تحديثات في أيام الثلاثاء بعد الظهر أو أنك متاح لمراجعة العمل في يوم الجمعة الثالث من كل شهر يعطي الجميع توقعًا أكبر.

حدد ما هو مهم

دعنا نفكر في حالتين مثاليتين في العمل:

1. كان لديك حديث رائع مع عميل، وكان لديهم بعض الملاحظات التي أرادوا مشاركتها حول تجربتهم الأخيرة مع شركتك.
2. يتضح أن تحديث المنتج الأخير أدى إلى حذف بعض الميزات الأساسية. فريق الهندسة في وضع "يد واحدة" محاولاً إصلاح المشكلة، وفريق تجربة العميل يحتاج إلى إبلاغ العملاء بما يجب قوله.

بوضوح، السيناريو الثاني أكثر أهمية وعاجلاً من الأول. كيف تخبر زملائك بمدى العجلة؟ عندما يبدأ كل شيء في العمل في الشعور كأنه طارئ، يصبح من الصعب جداً تحديد أين يجب أن يتركز انتباهك. بدلاً من جعل كل بريد إلكتروني أو Slack يبدو وكأنها تتطلب انتباهاً فورياً من شخص ما، فكر في طرق لمساعدة موظفيك على معرفة ما هو المهم. ميزة إعلانات Guru هي طريقة ذات تأثير كبير لإظهار العجلة في الرسائل. رؤية زر "قرأت ذلك" في أعلى البطاقات يسمح للموظفين بمعرفة أنهم ينظرون إلى شيء مهم، كما يساعد الأشخاص الذين يرسلون الرسالة على تتبع التفاعل والتأكد من أن الأشخاص المناسبين قرأوه.

اجعل الأمور بسيطة

الطريقة التي نقدم بها المعلومات التي نتشاركها مهمة. بشكل عام، يجب أن تكون المعرفة التي تشاركها مع فريقك سهلة بما يكفي لفهمها ومقدمة بطريقة تسهل الوصول إليها. كن استراتيجياً حول الطريقة التي تقدم بها المعلومات، وتذكر أن تحافظ على الفهم وسهولة الهضم في مقدمة عملك.

بسيط صحيح؟

إذا كنت معتادًا على الكتابة في كتل نصية كبيرة، فكر في تقسيم رسالتك إلى نقاط أصغر تجعل معلوماتك أكثر سهولة في المسح. يمكن أن يساعدك تقسيم أفكارك إلى جمل أصغر على التركيز بشكل أفضل على الرسالة المطروحة ويمكن أن يساعد في التأكد من أنك تقدم المعلومات الأكثر أهمية لتوضيح وجهة نظرك.

فكر في ما إذا كانت الفيديوهات، أو الصور، أو حتى مقاطع الصوت يمكن أن تساعد الناس في فهم المعلومات بشكل أفضل. نحن نسجل Looms لأعمال ما قبل العمل وحالات المشاريع، ونشجع الناس على تقديم التحديثات وطرح الأسئلة بشكل غير متزامن. هذا يمنح الناس فرصة للجلوس مع المعلومات التي قدمناها، والعودة بأسئلة عندما يحين الوقت.

إدارة المعرفة هي المفتاح لمكافحة زيادة المعلومات

مشاركة المعرفة مهمة ويجب أن تكون حجر الزاوية في كل مكان عمل. لكننا نعلم أيضًا أنه من الممكن أن يكون لديك الكثير من الشيء الجيد. يعود الأمر لنا لنعرف متى وكيف نشارك المعرفة، وتطبيق بعض الممارسات المقترحة في هذا المنشور هو خطوة أولى رائعة لجعل مشاركة المعرفة أكثر فعالية وكفاءة.

نحن من المعجبين الكبار بـ أيام بدون اجتماعات ووسائل الاتصال غير المتزامنة لأننا نعلم كم يمكن أن تكون عبء زيادة المعلومات ثقيلة. إعطاء الناس مساحة لمعالجة المعلومات التي استهلكوها هو جزء مهم آخر من مشاركة المعرفة.

خذ بعض الوقت للتفكير في كيف يمكنك وزملائك العمل معًا لمشاركة المعرفة دون المساهمة في زيادة المعلومات. قد تجد أن يومك يصبح أقل توتراً، وأكثر إنتاجية، وأكثر إشباعًا.