الإنهاء لا مفر منه. الجميع يتمنى لو بإمكانهم الاحتفاظ بموظفيهم المتميزين إلى الأبد. لكن التغيير يحدث، تظهر فرص جديدة، ويقوم الناس بتحول في مسيرتهم المهنية.
الإنهاء مهم بقدر أهمية الاستقبال. تستمر العلاقة بين الموظف وصاحب العمل بعد آخر يوم للموظف. ربما يغادرون الشركة، لكنهم سيستمرون في تعزيز سمعة شركتهم السابقة عند حديثهم عن منصبهم السابق. ومن يدري؟ ربما يقوم موظف سابق راضٍ بإحالة موظف جديد بارز بسبب تجربته الجيدة، أو حتى قد يعود لاحقًا كموظف عائد!
مع وجود العديد من الأجزاء المتحركة، يمكن أن يصبح الإنهاء فوضويًا. هناك أنظمة مختلفة يجب إلغاء صلاحياتها، ومستلزمات لقضاءها، وج pile in paperwork يجب ملؤه. كل هذا يجب إنجازه في غضون أسبوعين عادةً. يمكن أن يتحول العملية برمتها بسرعة من وداع مؤلم إلى صداع قوائم المهام والمسائل اللوجستية.
هل ترغب في معرفة كيفية إزالة صداع إنهاء فوضوي؟ تنفيذ استراتيجية إنهاء محكمة مليئة بالقوالب والإرشادات هو الطريق للذهاب. إليك كيف يمكنك إنشاء تجربة إنهاء سلسة.
ما هو الإنهاء؟
ببساطة، الإنهاء هو العملية التي يتم من خلالها الفصل الرسمي بين الشركة والموظف. يجب إلغاء أو إرجاع الأنظمة والوثائق وحتى أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى الشركة. بالنسبة لموارد بشرية، هناك غالبًا قائمة ضخمة من العناصر يجب التحقق منها قبل آخر يوم للموظف. بالنسبة لفريق الموظف ومديره، هناك انتقال للمهام والمسؤوليات والمعرفة.
يتضمن الإنهاء الكثير من الأجزاء المتحركة. بالمقارنة مع الاستقبال، يجب أن تحدث عملية الإنهاء في إطار زمني أقصر بكثير على الرغم من أن قائمة المهام مشابهة من حيث الحجم. إذا لم يتم تتبع هذه الأجزاء وتخزينها بشكل فعال، فإنك تخاطر بفقدان عناصر أساسية، وترك أعضاء الفريق والعملاء عالقين، أو وجود موظف سابق غير راضٍ. من الأفضل النوم بأمان والحصول على تجربة إنهاء منظم وقاطع من البداية.
“الإنهاء هو مرحلة حيوية في دورة حياة الموظف، ليس فقط كفرصة للحصول على رؤى تساعدنا في التعلم والنمو كمنظمة، ولكن أيضًا لأنها قد تكون الانطباع الأخير الذي نتركه مع خريجي جورو.”
- إليسا لاكين، أخصائية عمليات الأشخاص العليا في جورو
لماذا من المهم إنهاء الموظف بشكل جيد؟
ليس من المهم فقط أن يتم إنجاز كل شيء أثناء الإنهاء، ولكن من المهم أيضًا أن يتم بشكل جيد. في نهاية العملية، يجب أن يشعر الموظف الذي يغادر بأنه لا يزال موضع تقدير من قبل شركته حتى مع انتقاته لفرص جديدة.
انتقال سلس للمسؤوليات
بينما قد يكون فريقك متحمسًا لفرصة زميلهم الجديدة، فإن فقدان عضو في الفريق يعد محبطًا وغالبًا ما يكون مرهقًا. من سيتولى عملهم؟ إذا كانوا يعملون مع عملاء، ما هي معلومات العلاقة التي ليست مكتوبة والتي تعتبر حاسمة لانتقال العملاء؟ يمكن أن يتحول نقل المسؤوليات والأسئلة والقلق من الزملاء بسرعة إلى أمر مرهق. يجب أن يبدأ إعادة توزيع المهام بمجرد إعلان الموظف لرحيله.
إنها حالة تتطلب جهود الجميع حرفيًا
إذا كنت بحاجة إلى ملخص للأشياء الصحيحة التي يجب التركيز عليها عند إعادة توزيع العمل، تأكد من التركيز على هذه الأمور المهمة:
اطلب منهم تقييم مهامهم والمشاريع القادمة والمهام اليومية وأي شيء آخر على عاتقهم.
قم بالتواصل هذه المعلومات مع مدير يمكنه تحديد ما العمل الذي يمكن تفويضه وما الذي يمكن تأجيله حتى يحصل الفريق على موظف جديد.
امنح الفريق وقتًا كافيًا للتكيف مع التوقعات الجديدة، وطرح الأسئلة، والانتقال لأسئلة جديدة.
المغادرة بروح جيدة
موظف سعيد ليس مجرد أصول رائعة عندما يعمل في شركتك. يستمر في إفادة الشركة بعيدًا عن فترة عمله كموظف. لماذا؟ الموظفون السابقون الذين يغادرون شركتهم بروح جيدة يسهمون في سمعة الشركة بشكل عام في الصناعة من خلال الحديث الشفهي. إذا كانت شركتك تتمتع بسمعة جيدة مع بيئة عمل مرضية وإجراءات إنهاء بسيطة، فسوف تبرز بشكل بارز للموظفين الجدد المحتملين.
لا توجد أنظمة معلومات مغلقة
وثق معرفتك منذ اليوم الأول. لا أحد غريب عن الإحباطات الناتجة عن الوثائق المفقودة أو معرفة العمليات نتيجة لوجود أنظمة معلومات مغلقة. يحدث هذا عندما يكون لدى شخص واحد فقط قطعة من المعرفة ويغادر الشركة ولا يزال هو الشخص الوحيد الذي يحمل تلك المعلومات. أحد أكبر العقبات في إنهاء العملية هو الاحتفاظ بمعرفة الشركة والحفاظ على علاقات قوية مع العملاء.
تخلق هذه الحالة صداعًا غير مسبوق للفريق المتبقي عندما يحتاجون إلى تلك المعلومات ولا يمكن العثور عليها. في جورو، نحن نحل هذه المشكلة من خلال تطبيق ما نقوله. من الممارسات الشائعة هنا أن يقوم كل موظف بتوثيق العمليات والأهداف والإرشادات التي قد يحتاجها زملاؤه في المستقبل. اتبع هذا النهج في شركتك وسيرشك سيشكرونك، نعدك بذلك.
فرص مفيدة للحصول على ردود الفعل
تنتهي معظم عمليات إنهاء الموظفين بمقابلة خروج قريبة من أو في يومهم الأخير. هذه هي فرصتك للحصول على تعليقات حول عملية الإنهاء بالإضافة إلى تجربة الموظف العامة خلال عمله في الشركة. شجع على المراجعات الصادقة في هذه اللحظة. يمكن أن تؤخذ أي تعليقات لموظفي الإنهاء لتحسين هذه العملية. هناك أيضًا فرصة ألا يكون لديهم أي شيء سوى الأشياء الجيدة ليقولوا. إذا كان هذا هو الحال، اعترف بذلك كعمل جيد تم إنجازه.
“إذا كنت ترغب في إجراء تغييرات على عملية الإنهاء الخاصة بك، افعل ذلك وفعله الآن. لا يوجد وقت أفضل لإجراء التغييرات أكثر من الوقت الذي يكون من المناسب، وسيكون التأثير الفوري.
- إليسا لاكين، أخصائية عمليات الأشخاص العليا في جورو
يترك انطباعًا دائمًا
كما ذكرنا سابقًا، فإن العلاقة بين الموظف وصاحب العمل تمتد لوقت طويل بعد آخر يوم للموظف. تعتبر السمعة مهمة في كل صناعة ويمتد الموظفون السابقون لتعزيز تلك السمعة عند تقدمهم في مسيرتهم المهنية. تتيح عملية الإنهاء الفرصة لترك انطباع دائم على الموظفين أثناء وداعهم لوظيفتهم السابقة وفريقهم.
اسعى لإنهاء مرضٍ مشابه لذلك في "قصة لعبة 3"
ما هي نقاط الألم المحتملة عند الانتهاء؟
قد تكون هناك دائمًا نقاط ألم أثناء الإنهاء، ولكن هناك طرق للتخفيف من هذه الآلام. العمليات الواضحة المُعدّة جيدًا والتواصل الجيد هما جوهر عملية الإنهاء بشكل أنيق. من خلال أخذ العقبات الشائعة بعين الاعتبار أثناء تطوير عملية الإنهاء، يمكنك حلها قبل أن تصبح مشاكل.
استرجاع أصول الشركة
إذا كنت قد أعارف جهاز كمبيوتر محمول، أو شاشة مكتب، أو لوحة مفاتيح، أو أي معدات مكتبية إضافية، ستحتاج إلى استعادة تلك العناصر كجزء من عملية الإنهاء. يمكن أن تشمل الأصول:
بطاقات الهوية
جهاز كمبيوتر محمول
شاشة
فأرة ولوحة مفاتيح
بطاقات ائتمان الشركة
تصاريح موقف السيارات
هواتف الشركة
الزي الرسمي
تأكد من الاحتفاظ بقائمة رئيسية لجميع الأصول التي تم منحها للموظفين طوال فترة خدمتهم. استخدم هذه القائمة كمرجع لاستعادة هذه الأصول.
إزالة وصول الأنظمة
إلغاء وصول الأنظمة قد يكون الأكثر إرهاقًا من العمليات. يمكن أن تشمل هذه البريد الإلكتروني، وبرامج إدارة المشاريع أو المهام، وأي نظام آخر تستخدمه شركتك في أنشطتها اليومية. من الفعال للغاية أن يكون لديك إجراء موثق مع تعليمات خطوة بخطوة دقيقة لإزالة وصول الأنظمة.
نصيحة مهنية: حاول أتمتة أجزاء من عملية الإنهاء التي لا تتطلب لمسة بشرية. تعتبر طريقة رائعة لتحقيق ذلك هي الشراكة بين أساني وجورو!
تجنب فريقًا مرهقًا
هذه النظرة ليست علامة جيدة أبدًا
عندما يعلن أحد الأعضاء عن مغادرته، يكون هناك حتمًا استفسارات كثيرة. يريد الزملاء معرفة من سيتولى مهامهم، كيف سيتم إتمام المشاريع مع شخص أقل، ومتى يمكنهم الترحيب بموظف جديد. لتجنب إرباك الفريق، تأكد من إبلاغهم بالمغادرة قبل فترة كافية. يوفر هذا مساحة كافية لطرح الأسئلة وإعادة تقييم العمليات قبل مغادرة زميلهم.
فقدان المعرفة والخبرة
من الصعب عندما يغادر أحد أعضاء الفريق. قد يأخذون سنوات من الخبرة وأفضل الممارسات مع الشركة. يحدث انخفاض في الإنتاجية عندما يتعامل الفريق مع تغيير في المعرفة وانتقالات الموظفين. يجب على كل عضو في الفريق إجراء تعديلات. أفضل طريقة لمواجهة ذلك هي تخزين ومشاركة المعرفة مباشرةً من اليوم الأول. لا تترك أعضاء فريقك في الظلام. الجميع يستفيد عندما تقوم بتوثيق ومشاركة المعرفة.
كيف يجب أن أنهي موظفًا؟
والآن، دعنا نغوص في تفاصيل الإنهاء. ماذا تحتاج تحديدًا إلى القيام به عند إنهاء موظف؟
خطط مسبقًا، تواصل مع الفريق والشركة
التواصل، التواصل، التواصل - كلما كان التواصل أفضل، كانت الضغوط أقل طوال عملية الإنهاء بأكملها. حدد ثقافة الشركة لإعطاء الكثير من الإشعارات قبل المغادرة. يُقدَّر المزيد من الوقت دائمًا.
تأكد من وجود عملية واضحة للتواصل مع الفريق والشركة حول مغادرة الموظف. بمجرد أن تستلم رسالة استقالة رسمية تفيد بأن الموظف يغادر، يكون الوقت قد حان لبدء عملية الإنهاء. ستنقضي أسبوعان بسرعة لذا خطط مسبقًا لتخفيف المشاكل قبل أن تظهر.
تأكد من توثيق معرفة الموظف
بعض المعرفة معروفة عبر الشركة، ولكن بعض المعرفة تعتمد على تجربة الأفراد واكتشافاتهم الشخصية لأفضل الممارسات. حدد معيارًا للموظفين المغادرين لتقييم وتوثيق معرفتهم. خلال فترة عمل الموظف في الشركة، شجع على إنشاء التوثيق والعمليات. اجعل هذه المعلومات علنية وقابلة للتعديل.
ينشئ ذلك بيئة حيث يتعاون العديد من العقول لإقامة عملية تعمل بشكل جيد للجميع. تبادل المعرفة أمر بالغ الأهمية للحفاظ على سير العمليات بسلاسة. عندما يغادر شخص ما الشركة ويأخذ معه معرفة مهمة، فإن الفريق بأكمله يخسر.
في جورو، يبدو أن هذا يضمن أن الموظف المغادر ليس الشخص الوحيد المسؤول عن بطاقاتهم. يجب أن يقوموا بتقييم مسؤوليات بطاقاتهم وإعادة توزيعها على فريقهم. أنواع المستخدمين المختلفة سيكون لديها احتياجات مختلفة في عملية إنهاء الخدمة. من خلال تخزين هذه الاحتياجات المتعلقة بإنهاء الخدمة كمعرفة، يمكن أن تتقدم العملية بالكامل دون أسئلة أو انتكاسات.
إجراء مقابلة إنهاء الخدمة
تعد مقابلة إنهاء الخدمة من الخطوات النهائية في عملية إنهاء الخدمة. هنا حيث يمكن للموارد البشرية أو المديرين طرح أسئلة حول تجربة الموظف في العمل في الشركة ولماذا اختاروا المغادرة. فكر في طرح بعض الأسئلة التالية:
لماذا بدأت في البحث عن وظيفة جديدة؟
ما الذي دفعك إلى أخذ وظيفة جديدة؟
هل تشعر أنك مستعد لأداء وظيفتك الجديدة جيدًا؟
ما رأيك في ثقافة شركتنا؟
إذا كان بإمكانك تغيير أي شيء في الوظيفة أو الشركة، ماذا سيكون؟
هل كنت راضيًا عن مديرك وفريقك هنا؟
نصيحة احترافية: دائمًا ما يتم تضمين محاور رئيسي ومسجل ملاحظات في مقابلة إنهاء الخدمة. تعتبر هذه فرصة نادرة لتسجيل الملاحظات. يسمح لك أخذ ملاحظات مفصلة بالتقاط ملاحظات قابلة للتنفيذ بأكبر قدر ممكن.
يمكن أن تسلط هذه الأسئلة الضوء على تجربة الموظف في المؤسسة. إذا كانت لديهم توصيات للتحسين، خذ تلك بعين الاعتبار. إذا لم يكن لديهم سوى أشياء رائعة ليقولوها عن تجربتهم، عمل جيد.
كيف يمكن لجورو مساعدة الموظفين في إنهاء الخدمة؟
في جورو، نتبع مجموعة بسيطة من الخطوات لإنهاء الخدمة بفعالية. لكل من الموظف ومديره وتكنولوجيا المعلومات والمالية وموارد البشر دور في عملية إنهاء الخدمة. يعمل جورو من مجموعة من بطاقات مسبقة البناء التي تعمل كإرشادات لمغادرة سلسة لأعضاء الفريق. نحتفظ بالبطاقات في متناول اليد لتسهيل العملية، والوصول بسهولة إلى معلومات إنهاء الخدمة، ومشاركة المعرفة بين موارد البشر والموظف المغادر. ومع ذلك، ما المعلومات التي يجب أن تحتفظ بها في متناول اليد؟
إجراءات إنهاء الخدمة، بما في ذلك المهام لجميع الأطراف المعنية في عملية إنهاء الخدمة
قوالب البريد الإلكتروني للموظفين المغادرين
دعوات التقويم لمقابلات إنهاء الخدمة
قوالب وإرشادات مقابلة إنهاء الخدمة
روابط إلى قالب إنهاء الخدمة في Asana
نصيحة احترافية: الأدوات هي أصدقاؤك عند الحفاظ على التنظيم خلال عملية إنهاء الخدمة. استخدم نظام إدارة المشاريع جنبا إلى جنب مع نظام إدارة المعرفة، مثل جورو، لتتبع تقدم إنهاء الخدمة للموظف.
من الذي يشارك في عملية إنهاء الخدمة في جورو؟
عملية إنهاء الخدمة هي جهد جماعي
للموظف المغادر ومديره وموارد البشر جميعهم دور في عملية إنهاء الخدمة. تساعد سلسلة من بطاقات خاصة في جورو التي تحتفظ بها موارد البشر في تسهيل عملية إنهاء الخدمة. إليك ما يكون كل طرف مسؤولا عنه:
المدير
سيبدأ المدير على الفور العمل على خطة انتقال مع الموظف المغادر وتحديد إعادة توزيع عادلة لمهامه بين بقية الفريق. سوف يقومون بإعداد قائمة بالأدوات لإزالة الوصول وإتمام تقرير مقابلة إنهاء الخدمة مع موارد البشر.
العضو المغادر في الفريق
الخطوة الأولى للعضو المغادر في الفريق هي إرسال خطاب استقالة رسمي إلى موارد البشر. بعد ذلك، سيبدؤون العمل على انتقال مهامهم مع مديرهم وزملائهم في الفريق. سيتم إلغاء الوصول إلى الأنظمة التي كانت لديهم صلاحية الوصول إليها. سوف يقومون أيضًا بنقل مسؤولية بطاقة جورو. أخيرًا، سيخضعون لمقابلة إنهاء الخدمة مع موارد البشر.
موارد البشر
لدى أعضاء موارد البشر في جورو نموذج في Asana يُنسخ ويُخصص عند إعلان مغادرة أحد أعضاء الفريق. سوف يرسلون خطابًا إلى الموظف المغادر يتضمن معلومات مهمة تتعلق بانتقالهم، ويجدولون مقابلة إنهاء الخدمة، وينبهون أقسام تقنية المعلومات والمالية والمواهب بمغادرتهم.
كيف يستخدم جورو الأنظمة لإنهاء الخدمة للموظفين؟
ستكون الاحتفاظ بقوالب إنهاء الخدمة في متناول اليد مفيدًا دائمًا عندما يحين وقت إنهاء خدمة موظف. سوف تسهل الأدوات والأنظمة، مثل جورو وبرامج إدارة المشاريع الخاصة بك، العملية بالكامل.
عندما يعلن موظف جورو عن مغادرته، تكون الخطوة الأولى هي بدء سلسلة من المهام في Asana. نستخدم التاريخ النهائي للموظف في نموذج المهمة، ثم تحدد Asana المواعيد النهائية لجميع مهام إنهاء الخدمة لضمان إنجازها في الوقت المحدد. كل مهمة لها عنوان مختصر مع موعد نهائي وروابط إلى بطاقات جورو ذات الصلة في وصف المهمة للتسهيل.
نقوم أيضًا بتخزين المعلومات لزملاء عضو الفريق المغادر. تساعد بطاقات جورو مثل "ماذا تتوقع عندما يستقيل أحد أعضاء فريقك؟" فريق العمل في إدارة انتقال المسؤوليات. يُشجع الأعضاء المغادرين في الفريق على مشاركة كل قطعة من المعرفة التي يجدونها ذات صلة، يمكن أن تكون هذه أي شيء من أفضل الممارسات في المشاريع إلى توصيات المطاعم في مدينة معينة.
قول وداع لزميل هو لحظة مختلطة. يجب على الموظف المغادر أن يقضي معظم أسبوعيه الأخيرين في الشركة للاستمتاع بوقته مع زملائه وتذكر كل ما أنجزه. دع جورو يسهل لك عملية إنهاء الخدمة.
الإنهاء لا مفر منه. الجميع يتمنى لو بإمكانهم الاحتفاظ بموظفيهم المتميزين إلى الأبد. لكن التغيير يحدث، تظهر فرص جديدة، ويقوم الناس بتحول في مسيرتهم المهنية.
الإنهاء مهم بقدر أهمية الاستقبال. تستمر العلاقة بين الموظف وصاحب العمل بعد آخر يوم للموظف. ربما يغادرون الشركة، لكنهم سيستمرون في تعزيز سمعة شركتهم السابقة عند حديثهم عن منصبهم السابق. ومن يدري؟ ربما يقوم موظف سابق راضٍ بإحالة موظف جديد بارز بسبب تجربته الجيدة، أو حتى قد يعود لاحقًا كموظف عائد!
مع وجود العديد من الأجزاء المتحركة، يمكن أن يصبح الإنهاء فوضويًا. هناك أنظمة مختلفة يجب إلغاء صلاحياتها، ومستلزمات لقضاءها، وج pile in paperwork يجب ملؤه. كل هذا يجب إنجازه في غضون أسبوعين عادةً. يمكن أن يتحول العملية برمتها بسرعة من وداع مؤلم إلى صداع قوائم المهام والمسائل اللوجستية.
هل ترغب في معرفة كيفية إزالة صداع إنهاء فوضوي؟ تنفيذ استراتيجية إنهاء محكمة مليئة بالقوالب والإرشادات هو الطريق للذهاب. إليك كيف يمكنك إنشاء تجربة إنهاء سلسة.
ما هو الإنهاء؟
ببساطة، الإنهاء هو العملية التي يتم من خلالها الفصل الرسمي بين الشركة والموظف. يجب إلغاء أو إرجاع الأنظمة والوثائق وحتى أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى الشركة. بالنسبة لموارد بشرية، هناك غالبًا قائمة ضخمة من العناصر يجب التحقق منها قبل آخر يوم للموظف. بالنسبة لفريق الموظف ومديره، هناك انتقال للمهام والمسؤوليات والمعرفة.
يتضمن الإنهاء الكثير من الأجزاء المتحركة. بالمقارنة مع الاستقبال، يجب أن تحدث عملية الإنهاء في إطار زمني أقصر بكثير على الرغم من أن قائمة المهام مشابهة من حيث الحجم. إذا لم يتم تتبع هذه الأجزاء وتخزينها بشكل فعال، فإنك تخاطر بفقدان عناصر أساسية، وترك أعضاء الفريق والعملاء عالقين، أو وجود موظف سابق غير راضٍ. من الأفضل النوم بأمان والحصول على تجربة إنهاء منظم وقاطع من البداية.
“الإنهاء هو مرحلة حيوية في دورة حياة الموظف، ليس فقط كفرصة للحصول على رؤى تساعدنا في التعلم والنمو كمنظمة، ولكن أيضًا لأنها قد تكون الانطباع الأخير الذي نتركه مع خريجي جورو.”
- إليسا لاكين، أخصائية عمليات الأشخاص العليا في جورو
لماذا من المهم إنهاء الموظف بشكل جيد؟
ليس من المهم فقط أن يتم إنجاز كل شيء أثناء الإنهاء، ولكن من المهم أيضًا أن يتم بشكل جيد. في نهاية العملية، يجب أن يشعر الموظف الذي يغادر بأنه لا يزال موضع تقدير من قبل شركته حتى مع انتقاته لفرص جديدة.
انتقال سلس للمسؤوليات
بينما قد يكون فريقك متحمسًا لفرصة زميلهم الجديدة، فإن فقدان عضو في الفريق يعد محبطًا وغالبًا ما يكون مرهقًا. من سيتولى عملهم؟ إذا كانوا يعملون مع عملاء، ما هي معلومات العلاقة التي ليست مكتوبة والتي تعتبر حاسمة لانتقال العملاء؟ يمكن أن يتحول نقل المسؤوليات والأسئلة والقلق من الزملاء بسرعة إلى أمر مرهق. يجب أن يبدأ إعادة توزيع المهام بمجرد إعلان الموظف لرحيله.
إنها حالة تتطلب جهود الجميع حرفيًا
إذا كنت بحاجة إلى ملخص للأشياء الصحيحة التي يجب التركيز عليها عند إعادة توزيع العمل، تأكد من التركيز على هذه الأمور المهمة:
اطلب منهم تقييم مهامهم والمشاريع القادمة والمهام اليومية وأي شيء آخر على عاتقهم.
قم بالتواصل هذه المعلومات مع مدير يمكنه تحديد ما العمل الذي يمكن تفويضه وما الذي يمكن تأجيله حتى يحصل الفريق على موظف جديد.
امنح الفريق وقتًا كافيًا للتكيف مع التوقعات الجديدة، وطرح الأسئلة، والانتقال لأسئلة جديدة.
المغادرة بروح جيدة
موظف سعيد ليس مجرد أصول رائعة عندما يعمل في شركتك. يستمر في إفادة الشركة بعيدًا عن فترة عمله كموظف. لماذا؟ الموظفون السابقون الذين يغادرون شركتهم بروح جيدة يسهمون في سمعة الشركة بشكل عام في الصناعة من خلال الحديث الشفهي. إذا كانت شركتك تتمتع بسمعة جيدة مع بيئة عمل مرضية وإجراءات إنهاء بسيطة، فسوف تبرز بشكل بارز للموظفين الجدد المحتملين.
لا توجد أنظمة معلومات مغلقة
وثق معرفتك منذ اليوم الأول. لا أحد غريب عن الإحباطات الناتجة عن الوثائق المفقودة أو معرفة العمليات نتيجة لوجود أنظمة معلومات مغلقة. يحدث هذا عندما يكون لدى شخص واحد فقط قطعة من المعرفة ويغادر الشركة ولا يزال هو الشخص الوحيد الذي يحمل تلك المعلومات. أحد أكبر العقبات في إنهاء العملية هو الاحتفاظ بمعرفة الشركة والحفاظ على علاقات قوية مع العملاء.
تخلق هذه الحالة صداعًا غير مسبوق للفريق المتبقي عندما يحتاجون إلى تلك المعلومات ولا يمكن العثور عليها. في جورو، نحن نحل هذه المشكلة من خلال تطبيق ما نقوله. من الممارسات الشائعة هنا أن يقوم كل موظف بتوثيق العمليات والأهداف والإرشادات التي قد يحتاجها زملاؤه في المستقبل. اتبع هذا النهج في شركتك وسيرشك سيشكرونك، نعدك بذلك.
فرص مفيدة للحصول على ردود الفعل
تنتهي معظم عمليات إنهاء الموظفين بمقابلة خروج قريبة من أو في يومهم الأخير. هذه هي فرصتك للحصول على تعليقات حول عملية الإنهاء بالإضافة إلى تجربة الموظف العامة خلال عمله في الشركة. شجع على المراجعات الصادقة في هذه اللحظة. يمكن أن تؤخذ أي تعليقات لموظفي الإنهاء لتحسين هذه العملية. هناك أيضًا فرصة ألا يكون لديهم أي شيء سوى الأشياء الجيدة ليقولوا. إذا كان هذا هو الحال، اعترف بذلك كعمل جيد تم إنجازه.
“إذا كنت ترغب في إجراء تغييرات على عملية الإنهاء الخاصة بك، افعل ذلك وفعله الآن. لا يوجد وقت أفضل لإجراء التغييرات أكثر من الوقت الذي يكون من المناسب، وسيكون التأثير الفوري.
- إليسا لاكين، أخصائية عمليات الأشخاص العليا في جورو
يترك انطباعًا دائمًا
كما ذكرنا سابقًا، فإن العلاقة بين الموظف وصاحب العمل تمتد لوقت طويل بعد آخر يوم للموظف. تعتبر السمعة مهمة في كل صناعة ويمتد الموظفون السابقون لتعزيز تلك السمعة عند تقدمهم في مسيرتهم المهنية. تتيح عملية الإنهاء الفرصة لترك انطباع دائم على الموظفين أثناء وداعهم لوظيفتهم السابقة وفريقهم.
اسعى لإنهاء مرضٍ مشابه لذلك في "قصة لعبة 3"
ما هي نقاط الألم المحتملة عند الانتهاء؟
قد تكون هناك دائمًا نقاط ألم أثناء الإنهاء، ولكن هناك طرق للتخفيف من هذه الآلام. العمليات الواضحة المُعدّة جيدًا والتواصل الجيد هما جوهر عملية الإنهاء بشكل أنيق. من خلال أخذ العقبات الشائعة بعين الاعتبار أثناء تطوير عملية الإنهاء، يمكنك حلها قبل أن تصبح مشاكل.
استرجاع أصول الشركة
إذا كنت قد أعارف جهاز كمبيوتر محمول، أو شاشة مكتب، أو لوحة مفاتيح، أو أي معدات مكتبية إضافية، ستحتاج إلى استعادة تلك العناصر كجزء من عملية الإنهاء. يمكن أن تشمل الأصول:
بطاقات الهوية
جهاز كمبيوتر محمول
شاشة
فأرة ولوحة مفاتيح
بطاقات ائتمان الشركة
تصاريح موقف السيارات
هواتف الشركة
الزي الرسمي
تأكد من الاحتفاظ بقائمة رئيسية لجميع الأصول التي تم منحها للموظفين طوال فترة خدمتهم. استخدم هذه القائمة كمرجع لاستعادة هذه الأصول.
إزالة وصول الأنظمة
إلغاء وصول الأنظمة قد يكون الأكثر إرهاقًا من العمليات. يمكن أن تشمل هذه البريد الإلكتروني، وبرامج إدارة المشاريع أو المهام، وأي نظام آخر تستخدمه شركتك في أنشطتها اليومية. من الفعال للغاية أن يكون لديك إجراء موثق مع تعليمات خطوة بخطوة دقيقة لإزالة وصول الأنظمة.
نصيحة مهنية: حاول أتمتة أجزاء من عملية الإنهاء التي لا تتطلب لمسة بشرية. تعتبر طريقة رائعة لتحقيق ذلك هي الشراكة بين أساني وجورو!
تجنب فريقًا مرهقًا
هذه النظرة ليست علامة جيدة أبدًا
عندما يعلن أحد الأعضاء عن مغادرته، يكون هناك حتمًا استفسارات كثيرة. يريد الزملاء معرفة من سيتولى مهامهم، كيف سيتم إتمام المشاريع مع شخص أقل، ومتى يمكنهم الترحيب بموظف جديد. لتجنب إرباك الفريق، تأكد من إبلاغهم بالمغادرة قبل فترة كافية. يوفر هذا مساحة كافية لطرح الأسئلة وإعادة تقييم العمليات قبل مغادرة زميلهم.
فقدان المعرفة والخبرة
من الصعب عندما يغادر أحد أعضاء الفريق. قد يأخذون سنوات من الخبرة وأفضل الممارسات مع الشركة. يحدث انخفاض في الإنتاجية عندما يتعامل الفريق مع تغيير في المعرفة وانتقالات الموظفين. يجب على كل عضو في الفريق إجراء تعديلات. أفضل طريقة لمواجهة ذلك هي تخزين ومشاركة المعرفة مباشرةً من اليوم الأول. لا تترك أعضاء فريقك في الظلام. الجميع يستفيد عندما تقوم بتوثيق ومشاركة المعرفة.
كيف يجب أن أنهي موظفًا؟
والآن، دعنا نغوص في تفاصيل الإنهاء. ماذا تحتاج تحديدًا إلى القيام به عند إنهاء موظف؟
خطط مسبقًا، تواصل مع الفريق والشركة
التواصل، التواصل، التواصل - كلما كان التواصل أفضل، كانت الضغوط أقل طوال عملية الإنهاء بأكملها. حدد ثقافة الشركة لإعطاء الكثير من الإشعارات قبل المغادرة. يُقدَّر المزيد من الوقت دائمًا.
تأكد من وجود عملية واضحة للتواصل مع الفريق والشركة حول مغادرة الموظف. بمجرد أن تستلم رسالة استقالة رسمية تفيد بأن الموظف يغادر، يكون الوقت قد حان لبدء عملية الإنهاء. ستنقضي أسبوعان بسرعة لذا خطط مسبقًا لتخفيف المشاكل قبل أن تظهر.
تأكد من توثيق معرفة الموظف
بعض المعرفة معروفة عبر الشركة، ولكن بعض المعرفة تعتمد على تجربة الأفراد واكتشافاتهم الشخصية لأفضل الممارسات. حدد معيارًا للموظفين المغادرين لتقييم وتوثيق معرفتهم. خلال فترة عمل الموظف في الشركة، شجع على إنشاء التوثيق والعمليات. اجعل هذه المعلومات علنية وقابلة للتعديل.
ينشئ ذلك بيئة حيث يتعاون العديد من العقول لإقامة عملية تعمل بشكل جيد للجميع. تبادل المعرفة أمر بالغ الأهمية للحفاظ على سير العمليات بسلاسة. عندما يغادر شخص ما الشركة ويأخذ معه معرفة مهمة، فإن الفريق بأكمله يخسر.
في جورو، يبدو أن هذا يضمن أن الموظف المغادر ليس الشخص الوحيد المسؤول عن بطاقاتهم. يجب أن يقوموا بتقييم مسؤوليات بطاقاتهم وإعادة توزيعها على فريقهم. أنواع المستخدمين المختلفة سيكون لديها احتياجات مختلفة في عملية إنهاء الخدمة. من خلال تخزين هذه الاحتياجات المتعلقة بإنهاء الخدمة كمعرفة، يمكن أن تتقدم العملية بالكامل دون أسئلة أو انتكاسات.
إجراء مقابلة إنهاء الخدمة
تعد مقابلة إنهاء الخدمة من الخطوات النهائية في عملية إنهاء الخدمة. هنا حيث يمكن للموارد البشرية أو المديرين طرح أسئلة حول تجربة الموظف في العمل في الشركة ولماذا اختاروا المغادرة. فكر في طرح بعض الأسئلة التالية:
لماذا بدأت في البحث عن وظيفة جديدة؟
ما الذي دفعك إلى أخذ وظيفة جديدة؟
هل تشعر أنك مستعد لأداء وظيفتك الجديدة جيدًا؟
ما رأيك في ثقافة شركتنا؟
إذا كان بإمكانك تغيير أي شيء في الوظيفة أو الشركة، ماذا سيكون؟
هل كنت راضيًا عن مديرك وفريقك هنا؟
نصيحة احترافية: دائمًا ما يتم تضمين محاور رئيسي ومسجل ملاحظات في مقابلة إنهاء الخدمة. تعتبر هذه فرصة نادرة لتسجيل الملاحظات. يسمح لك أخذ ملاحظات مفصلة بالتقاط ملاحظات قابلة للتنفيذ بأكبر قدر ممكن.
يمكن أن تسلط هذه الأسئلة الضوء على تجربة الموظف في المؤسسة. إذا كانت لديهم توصيات للتحسين، خذ تلك بعين الاعتبار. إذا لم يكن لديهم سوى أشياء رائعة ليقولوها عن تجربتهم، عمل جيد.
كيف يمكن لجورو مساعدة الموظفين في إنهاء الخدمة؟
في جورو، نتبع مجموعة بسيطة من الخطوات لإنهاء الخدمة بفعالية. لكل من الموظف ومديره وتكنولوجيا المعلومات والمالية وموارد البشر دور في عملية إنهاء الخدمة. يعمل جورو من مجموعة من بطاقات مسبقة البناء التي تعمل كإرشادات لمغادرة سلسة لأعضاء الفريق. نحتفظ بالبطاقات في متناول اليد لتسهيل العملية، والوصول بسهولة إلى معلومات إنهاء الخدمة، ومشاركة المعرفة بين موارد البشر والموظف المغادر. ومع ذلك، ما المعلومات التي يجب أن تحتفظ بها في متناول اليد؟
إجراءات إنهاء الخدمة، بما في ذلك المهام لجميع الأطراف المعنية في عملية إنهاء الخدمة
قوالب البريد الإلكتروني للموظفين المغادرين
دعوات التقويم لمقابلات إنهاء الخدمة
قوالب وإرشادات مقابلة إنهاء الخدمة
روابط إلى قالب إنهاء الخدمة في Asana
نصيحة احترافية: الأدوات هي أصدقاؤك عند الحفاظ على التنظيم خلال عملية إنهاء الخدمة. استخدم نظام إدارة المشاريع جنبا إلى جنب مع نظام إدارة المعرفة، مثل جورو، لتتبع تقدم إنهاء الخدمة للموظف.
من الذي يشارك في عملية إنهاء الخدمة في جورو؟
عملية إنهاء الخدمة هي جهد جماعي
للموظف المغادر ومديره وموارد البشر جميعهم دور في عملية إنهاء الخدمة. تساعد سلسلة من بطاقات خاصة في جورو التي تحتفظ بها موارد البشر في تسهيل عملية إنهاء الخدمة. إليك ما يكون كل طرف مسؤولا عنه:
المدير
سيبدأ المدير على الفور العمل على خطة انتقال مع الموظف المغادر وتحديد إعادة توزيع عادلة لمهامه بين بقية الفريق. سوف يقومون بإعداد قائمة بالأدوات لإزالة الوصول وإتمام تقرير مقابلة إنهاء الخدمة مع موارد البشر.
العضو المغادر في الفريق
الخطوة الأولى للعضو المغادر في الفريق هي إرسال خطاب استقالة رسمي إلى موارد البشر. بعد ذلك، سيبدؤون العمل على انتقال مهامهم مع مديرهم وزملائهم في الفريق. سيتم إلغاء الوصول إلى الأنظمة التي كانت لديهم صلاحية الوصول إليها. سوف يقومون أيضًا بنقل مسؤولية بطاقة جورو. أخيرًا، سيخضعون لمقابلة إنهاء الخدمة مع موارد البشر.
موارد البشر
لدى أعضاء موارد البشر في جورو نموذج في Asana يُنسخ ويُخصص عند إعلان مغادرة أحد أعضاء الفريق. سوف يرسلون خطابًا إلى الموظف المغادر يتضمن معلومات مهمة تتعلق بانتقالهم، ويجدولون مقابلة إنهاء الخدمة، وينبهون أقسام تقنية المعلومات والمالية والمواهب بمغادرتهم.
كيف يستخدم جورو الأنظمة لإنهاء الخدمة للموظفين؟
ستكون الاحتفاظ بقوالب إنهاء الخدمة في متناول اليد مفيدًا دائمًا عندما يحين وقت إنهاء خدمة موظف. سوف تسهل الأدوات والأنظمة، مثل جورو وبرامج إدارة المشاريع الخاصة بك، العملية بالكامل.
عندما يعلن موظف جورو عن مغادرته، تكون الخطوة الأولى هي بدء سلسلة من المهام في Asana. نستخدم التاريخ النهائي للموظف في نموذج المهمة، ثم تحدد Asana المواعيد النهائية لجميع مهام إنهاء الخدمة لضمان إنجازها في الوقت المحدد. كل مهمة لها عنوان مختصر مع موعد نهائي وروابط إلى بطاقات جورو ذات الصلة في وصف المهمة للتسهيل.
نقوم أيضًا بتخزين المعلومات لزملاء عضو الفريق المغادر. تساعد بطاقات جورو مثل "ماذا تتوقع عندما يستقيل أحد أعضاء فريقك؟" فريق العمل في إدارة انتقال المسؤوليات. يُشجع الأعضاء المغادرين في الفريق على مشاركة كل قطعة من المعرفة التي يجدونها ذات صلة، يمكن أن تكون هذه أي شيء من أفضل الممارسات في المشاريع إلى توصيات المطاعم في مدينة معينة.
قول وداع لزميل هو لحظة مختلطة. يجب على الموظف المغادر أن يقضي معظم أسبوعيه الأخيرين في الشركة للاستمتاع بوقته مع زملائه وتذكر كل ما أنجزه. دع جورو يسهل لك عملية إنهاء الخدمة.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
