لا يمكنك تحديد الأمر بدقة، ولكن فجأة يبدو أن فريقك متعكر بعض الشيء... يقول بعض الناس إنهم يشعرون وكأنهم يدخلون في ضباب دماغي عندما يتعين عليهم العمل. يشعر الآخرون بالإحباط، وقد قال عدد قليل منهم إنهم يخشون سماع أخبار المشاريع الجديدة.
قد تفترض أن الناس يشعرون بالإرهاق، ولكن المشكلة أعمق بكثير من ذلك. لقد رأينا هذه المشكلة تظهر في عدد لا يحصى من الشركات، ونعلم ما يسبب المتاعب: زملاؤك في العمل والموظفون يعانون من حالة خطيرة من إفراط المعلومات.
كان ستار تريك: الجيل التالي محقاً، إنه يشعر تمامًا مثل هذا
مشكلة إفراط المعلومات
إفراط المعلومات هو بالضبط كما يبدو: يصبح الناس مغمورين بمعلومات ذات صلة وغير ذات صلة على حد سواء. يمكن أن تجعل الكمية الضخمة من المعلومات التي يواجهونها من الصعب اتخاذ قرارات أو حتى فهم ما يُعرض عليهم.
بيرترام غروس، أستاذ العلوم السياسية في كلية هانتر، استخدم المصطلح لأول مرة في ورقته إدارة المنظمات في عام 1964. قد يكون المصطلح قديمًا لعقود، ولكن من الواضح أننا نعيش في ذروة إفراط المعلومات. إذا كانت المشكلة منتشرة بما فيه الكفاية في الستينيات، تخيل كيف تبدو أو تشعر في عصر الإنترنت "المتصلة دائمًا".
وجد استطلاع في يونيو 2020 أن أكثر من 45% من العمال يقولون إن مصادر المعلومات التي يتحققون منها كل يوم قد زادت خلال السنوات الخمس الماضية. علاوة على ذلك، يقول ما يقرب من ثلث العمال في جميع أنحاء العالم إن هذا الأكتناز من المعلومات يجعلهم يشعرون بمزيد من الضغط في العمل.
يمكن أن تؤثر عواقب إفراط المعلومات في العمل على كل جانب من جوانب عملك. يشعر الموظفون بأنهم أقل رضا عن وظائفهم. يبدأون في مواجهة مشاكل في التركيز، ويقومون بأخطاء أكثر، ويشعرون أنهم عاجزون عن اتخاذ قرارات. في الواقع، يعتقد البعض أن "الاستقالة الكبرى" هي في الواقع "الاستياء الكبير". لقد جعل التدفق المستمر من المعلومات بعض الأشخاص يصلون أخيرًا إلى نقطة الانكسار، وهم يختارون مغادرة وظائفهم للبحث عن بعض السلام.
استراتيجيتان فعاليتان للغاية لمكافحة إفراط المعلومات في العمل
قد نكون مغمورين بمعلومات لا نهاية لها، ولكن لا ينبغي أن نتوقع أن يتباطأ تدفق البيانات في أي وقت قريب. مع اعتماد العديد من الوظائف الحديثة على جمع البيانات وتحليلها، والتفكير النقدي، وحل المشكلات، فإن هذا التدفق غير المحدود من المعلومات مهم.
لذا فإن أفضل طريقة لمكافحة الإفراط هي التفكير في طرق استباقية للتعامل معها.
لا يمكننا أن نعدك بأنك ستتوقف عن استلام الرسائل النصية بعد ساعات العمل أو أنك لن تتعرض للرسائل عبر سلاك أثناء محاولتك التركيز على العمل. ولكن إذا بدأت في اتباع بعض هذه الاقتراحات، فقد تكون قادرًا على تحويل ذلك التدفق الهائل من المعلومات إلى شيء أكثر قابلية للإدارة.
هذا الموقف مطلوب في العمل
1. كن انتقائيًا بشأن وقتك
عندما يكون لديك تدفق من الرسائل الالكترونية للرد عليها، وتقويم مليء بالاجتماعات، والعديد من المشاريع وزملاء العمل الذين يحتاجون إلى انتباهك، يجب أن تصبح الحارس لوقتك. مهارات إدارة الوقت ضرورة مطلقة لمكافحة الإفراط.
يصبح العمل فجأة من استباقي إلى رد فعل عندما لا يمكنك إدارة وقتك بشكل صحيح. تجنب هذه المشكلة الشائعة من خلال التركيز على أفضل طريقة لإدارة الوقت الذي لديك.
حدد حدود زمنية لمهام معينة حتى تتمكن من الانتقال وتجنب الدوران في حلقة مفرغة عندما تكون عالقًا. أنشئ جدولك اليومي الخاص وحدد أولويات المهام بناءً على الأهمية، والاستعجال، والعدد المتاح من الأفراد.
ريس ويذرسبون تعرف كيفية تقدير نظام إدارة المعرفة الجيد
2. اعتنق إدارة المعرفة
تنظيم المعرفة الداخلية أمر ضروري للغاية للشركات. يجب أن يكون لدى الجميع القدرة على الوصول بسهولة إلى أي معلومات يحتاجونها لأداء عملهم. لهذا السبب نحن Advocates Firm في تشجيع إدارة المعرفة في مكان العمل.
يمكن تعريف إدارة المعرفة بأنها أي نظام متطور يساعد الأشخاص في عمل أو منظمة على إنشاء، وتوزيع، والوصول إلى، وتحديث المعلومات. لن يتضمن نظام إدارة المعرفة الحقيقي فقط إنشاء هياكل ملفات جديدة أو تسميات للملفات (رغم أن ذلك بداية جيدة). حتى لو كانت الوصول والتنظيم خطوات أولى مهمة لتشجيع إدارة المعرفة، إلا أن هذين الأمرين بمفردهما ليسا كافيين. كما أنك بحاجة إلى آلية لتوزيع المعرفة المناسبة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. هنا حيث يحدث سحر إدارة المعرفة الحقيقي.
خذ الوقت لتدريب الجميع من المساهمين الأفراد إلى المديرية حتى يفهموا أفضل طريقة لاستخدام وتطوير نظام إدارة معرفتك. اعمل بجد لإنشاء ثقافة شركتك التي لا تمارس فقط إدارة المعرفة، بل تعتنقها أيضًا.
التفكير بشكل مختلف بشأن إدارة المعرفة يمكن أن يحقق فوائد غير مباشرة قد لا تكون قد فكرت بها. يمكن لخبراء الموضوع (SMEs) الشعور بالتمكين والتقدير في العمل وأن يحصلوا أيضًا على استراحة مستحقة من الالتصاق بأكتافهم. يمكن أن تتدفق معرفة SME إلى الآخرين في فرقهم وتساعد على نشر مشاعر جيدة.
لا تتوقف الفوائد مع الموظفين الفرديين. يمكن أن تستفيد المنظمات أيضًا من فوائد تحويلية من إدارة المعرفة. تخيل ما يمكن أن يحدث عندما يتمكن الموظفون من التركيز على العمل، ويشعرون بالتمكين للقيام بأعمالهم، ويستعيدون تدريجيًا بعض أيامهم لأنفسهم.
نظرًا لأن الأشخاص لديهم جدول زمني أكثر استقلالية، فإن لديهم الآن الكثير من المرونة والوقت للعمل. فجأة، لدى الجميع المعرفة التي يحتاجونها للقيام بوظائفهم، ويتحول موظفوك المثقلون فجأة إلى أشخاص يشعرون بالسعادة في الذهاب إلى العمل في اليوم التالي. إذا كنت تبحث عن تأثير تنظيمي كبير، فإن الاستثمار في إدارة المعرفة قد يكون ما تحتاجه.
إذا تعلمت أي شيء عن مكافحة إفراط المعلومات في العمل، فهي أن هناك وقتًا ومكانًا لكل شيء، ويجب أن لا يكون البريد الوارد الخاص بك (أو سلاك، أو فرق العمل، أو أداة الاتصال المفضلة لديك) هو ذلك.
أحد المصادر الأكثر شيوعًا للإفراط يأتي من الكمية الهائلة من قنوات وأدوات التواصل التي نستخدمها لأداء وظائفنا. بدلاً من محاولة تقليص الأدوات المفيدة التي تستخدمها في العمل، التركيز على إيجاد طريقة لجعلها أكثر وصولاً وتمكين الناس من الاستفادة منها بشكل أفضل.
تذكر، المعرفة جيدة فقط بقدر استخدامها. ستحتاج إلى أداة لديها القدرة على إدراج المعرفة في سير عمل الأشخاص عندما تكون الأكثر فائدة. واحدة تتكامل مع برنامجك الأكثر استخدامًا أفضل.
هل تريد أن تعرف أين تجد أداة تستطيع القيام بكل هذا؟ تحقق من جورو.
لا يمكنك تحديد الأمر بدقة، ولكن فجأة يبدو أن فريقك متعكر بعض الشيء... يقول بعض الناس إنهم يشعرون وكأنهم يدخلون في ضباب دماغي عندما يتعين عليهم العمل. يشعر الآخرون بالإحباط، وقد قال عدد قليل منهم إنهم يخشون سماع أخبار المشاريع الجديدة.
قد تفترض أن الناس يشعرون بالإرهاق، ولكن المشكلة أعمق بكثير من ذلك. لقد رأينا هذه المشكلة تظهر في عدد لا يحصى من الشركات، ونعلم ما يسبب المتاعب: زملاؤك في العمل والموظفون يعانون من حالة خطيرة من إفراط المعلومات.
كان ستار تريك: الجيل التالي محقاً، إنه يشعر تمامًا مثل هذا
مشكلة إفراط المعلومات
إفراط المعلومات هو بالضبط كما يبدو: يصبح الناس مغمورين بمعلومات ذات صلة وغير ذات صلة على حد سواء. يمكن أن تجعل الكمية الضخمة من المعلومات التي يواجهونها من الصعب اتخاذ قرارات أو حتى فهم ما يُعرض عليهم.
بيرترام غروس، أستاذ العلوم السياسية في كلية هانتر، استخدم المصطلح لأول مرة في ورقته إدارة المنظمات في عام 1964. قد يكون المصطلح قديمًا لعقود، ولكن من الواضح أننا نعيش في ذروة إفراط المعلومات. إذا كانت المشكلة منتشرة بما فيه الكفاية في الستينيات، تخيل كيف تبدو أو تشعر في عصر الإنترنت "المتصلة دائمًا".
وجد استطلاع في يونيو 2020 أن أكثر من 45% من العمال يقولون إن مصادر المعلومات التي يتحققون منها كل يوم قد زادت خلال السنوات الخمس الماضية. علاوة على ذلك، يقول ما يقرب من ثلث العمال في جميع أنحاء العالم إن هذا الأكتناز من المعلومات يجعلهم يشعرون بمزيد من الضغط في العمل.
يمكن أن تؤثر عواقب إفراط المعلومات في العمل على كل جانب من جوانب عملك. يشعر الموظفون بأنهم أقل رضا عن وظائفهم. يبدأون في مواجهة مشاكل في التركيز، ويقومون بأخطاء أكثر، ويشعرون أنهم عاجزون عن اتخاذ قرارات. في الواقع، يعتقد البعض أن "الاستقالة الكبرى" هي في الواقع "الاستياء الكبير". لقد جعل التدفق المستمر من المعلومات بعض الأشخاص يصلون أخيرًا إلى نقطة الانكسار، وهم يختارون مغادرة وظائفهم للبحث عن بعض السلام.
استراتيجيتان فعاليتان للغاية لمكافحة إفراط المعلومات في العمل
قد نكون مغمورين بمعلومات لا نهاية لها، ولكن لا ينبغي أن نتوقع أن يتباطأ تدفق البيانات في أي وقت قريب. مع اعتماد العديد من الوظائف الحديثة على جمع البيانات وتحليلها، والتفكير النقدي، وحل المشكلات، فإن هذا التدفق غير المحدود من المعلومات مهم.
لذا فإن أفضل طريقة لمكافحة الإفراط هي التفكير في طرق استباقية للتعامل معها.
لا يمكننا أن نعدك بأنك ستتوقف عن استلام الرسائل النصية بعد ساعات العمل أو أنك لن تتعرض للرسائل عبر سلاك أثناء محاولتك التركيز على العمل. ولكن إذا بدأت في اتباع بعض هذه الاقتراحات، فقد تكون قادرًا على تحويل ذلك التدفق الهائل من المعلومات إلى شيء أكثر قابلية للإدارة.
هذا الموقف مطلوب في العمل
1. كن انتقائيًا بشأن وقتك
عندما يكون لديك تدفق من الرسائل الالكترونية للرد عليها، وتقويم مليء بالاجتماعات، والعديد من المشاريع وزملاء العمل الذين يحتاجون إلى انتباهك، يجب أن تصبح الحارس لوقتك. مهارات إدارة الوقت ضرورة مطلقة لمكافحة الإفراط.
يصبح العمل فجأة من استباقي إلى رد فعل عندما لا يمكنك إدارة وقتك بشكل صحيح. تجنب هذه المشكلة الشائعة من خلال التركيز على أفضل طريقة لإدارة الوقت الذي لديك.
حدد حدود زمنية لمهام معينة حتى تتمكن من الانتقال وتجنب الدوران في حلقة مفرغة عندما تكون عالقًا. أنشئ جدولك اليومي الخاص وحدد أولويات المهام بناءً على الأهمية، والاستعجال، والعدد المتاح من الأفراد.
ريس ويذرسبون تعرف كيفية تقدير نظام إدارة المعرفة الجيد
2. اعتنق إدارة المعرفة
تنظيم المعرفة الداخلية أمر ضروري للغاية للشركات. يجب أن يكون لدى الجميع القدرة على الوصول بسهولة إلى أي معلومات يحتاجونها لأداء عملهم. لهذا السبب نحن Advocates Firm في تشجيع إدارة المعرفة في مكان العمل.
يمكن تعريف إدارة المعرفة بأنها أي نظام متطور يساعد الأشخاص في عمل أو منظمة على إنشاء، وتوزيع، والوصول إلى، وتحديث المعلومات. لن يتضمن نظام إدارة المعرفة الحقيقي فقط إنشاء هياكل ملفات جديدة أو تسميات للملفات (رغم أن ذلك بداية جيدة). حتى لو كانت الوصول والتنظيم خطوات أولى مهمة لتشجيع إدارة المعرفة، إلا أن هذين الأمرين بمفردهما ليسا كافيين. كما أنك بحاجة إلى آلية لتوزيع المعرفة المناسبة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. هنا حيث يحدث سحر إدارة المعرفة الحقيقي.
خذ الوقت لتدريب الجميع من المساهمين الأفراد إلى المديرية حتى يفهموا أفضل طريقة لاستخدام وتطوير نظام إدارة معرفتك. اعمل بجد لإنشاء ثقافة شركتك التي لا تمارس فقط إدارة المعرفة، بل تعتنقها أيضًا.
التفكير بشكل مختلف بشأن إدارة المعرفة يمكن أن يحقق فوائد غير مباشرة قد لا تكون قد فكرت بها. يمكن لخبراء الموضوع (SMEs) الشعور بالتمكين والتقدير في العمل وأن يحصلوا أيضًا على استراحة مستحقة من الالتصاق بأكتافهم. يمكن أن تتدفق معرفة SME إلى الآخرين في فرقهم وتساعد على نشر مشاعر جيدة.
لا تتوقف الفوائد مع الموظفين الفرديين. يمكن أن تستفيد المنظمات أيضًا من فوائد تحويلية من إدارة المعرفة. تخيل ما يمكن أن يحدث عندما يتمكن الموظفون من التركيز على العمل، ويشعرون بالتمكين للقيام بأعمالهم، ويستعيدون تدريجيًا بعض أيامهم لأنفسهم.
نظرًا لأن الأشخاص لديهم جدول زمني أكثر استقلالية، فإن لديهم الآن الكثير من المرونة والوقت للعمل. فجأة، لدى الجميع المعرفة التي يحتاجونها للقيام بوظائفهم، ويتحول موظفوك المثقلون فجأة إلى أشخاص يشعرون بالسعادة في الذهاب إلى العمل في اليوم التالي. إذا كنت تبحث عن تأثير تنظيمي كبير، فإن الاستثمار في إدارة المعرفة قد يكون ما تحتاجه.
إذا تعلمت أي شيء عن مكافحة إفراط المعلومات في العمل، فهي أن هناك وقتًا ومكانًا لكل شيء، ويجب أن لا يكون البريد الوارد الخاص بك (أو سلاك، أو فرق العمل، أو أداة الاتصال المفضلة لديك) هو ذلك.
أحد المصادر الأكثر شيوعًا للإفراط يأتي من الكمية الهائلة من قنوات وأدوات التواصل التي نستخدمها لأداء وظائفنا. بدلاً من محاولة تقليص الأدوات المفيدة التي تستخدمها في العمل، التركيز على إيجاد طريقة لجعلها أكثر وصولاً وتمكين الناس من الاستفادة منها بشكل أفضل.
تذكر، المعرفة جيدة فقط بقدر استخدامها. ستحتاج إلى أداة لديها القدرة على إدراج المعرفة في سير عمل الأشخاص عندما تكون الأكثر فائدة. واحدة تتكامل مع برنامجك الأكثر استخدامًا أفضل.
هل تريد أن تعرف أين تجد أداة تستطيع القيام بكل هذا؟ تحقق من جورو.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
