عندما يغادر الموظف شركة، فإن الأمر يتعلق بأكثر من مجرد فقدان قائد مشروع أو صديق لاستراحة القهوة. هناك معرفة مؤسسية، وخبرة، وعلاقات قريبة بنيت على مر الزمن تغادر مع الشخص. إذا لم تكن الشركات مستعدة للمغادرات، فيمكن أن تجد نفسها في وضع صعب بسهولة.

نحن نعلم أن إدارة الموارد البشرية، والإدارة، والأقسام الأخرى مشغولة بالفعل بما يكفي مع الموظفين الحاليين. هل تحتاج حقًا إلى تخصيص المزيد من الوقت أو التخطيط لشخص يغادر؟

كل موظف مهم، وهذا يشمل أولئك الذين يستعدون للحياة بعد شركتك. إليك ما تفتقده من خلال إهمال وجود خطة للمغادرة.

أضف هيكلًا إلى فترة تُعرف بأنها بلا هيكل

تميل الأسابيع القليلة الأخيرة من العمل إلى أن تكون فترة غريبة، حيث لا يريد الناس أن يشاركوا في أي شيء كبير، ولكنهم بحاجة أيضًا إلى إيجاد طريقة ليشغلوا وقتهم. بدلاً من قضاء أيامهم الأخيرة في مشاركة المعرفة القيمة، يقضون ساعاتهم في التسوق عبر الإنترنت ونشر منشورات على ريديت.

تجارب المغادرة التي تركز على مشاركة المعرفة تسهم في تمكين الموظفين المغادرين من أن يكونوا منتجين أيضًا وتساعد في إعداد الموظفين المتبقيين للنجاح. لن يضطر أحد لقضاء ذلك الوقت في التردد أو الخوف من اليوم الأول بدون زميله. هذا يمنح الجميع الوقت الذي يحتاجونه للاستعداد لما هو قادم.

احصل على ملاحظات للتحسين

يجب أن تذهب مشاركة المعرفة في اتجاهين خلال فترة المغادرة. لن يحصل الموظفون المغادرون فقط على فرصة لمشاركة معرفتهم مع الموظفين الحاليين. كما أنها تتيح لك معرفة المزيد عن تجربة الموظف.

إذا كنت تبحث عن ملاحظات صادقة، فلا تبحث أكثر من الشخص الذي يغادر. بعض الموظفين لا يريدون أن تعكس ملاحظاتهم بشكل سيئ عليهم، لذا يختارون التزام الصمت بدلاً من التعبير عن آرائهم. استخدم هذه الفرصة النادرة لمعرفة كيف يمكنك تحسين الأمور لبقية موظفيك.

يمكن لمساهم فردي يغادر من أجل تلك الفرصة “مرة في العمر” أن يسلط بعض الضوء على ما جعل ذلك العمل مغريًا له. يمكن للمدير الذي يغادر من أجل زيادة راتب أكبر أو مزايا أفضل أن يخبرك بالكثير عن كيفية جعل شركتك تقدم حزم أكثر تنافسية.

ابق آمنًا

فكر في مقدار الوصول الذي يمتلكه الموظف العادي إلى المعلومات الحساسة. يمكن أن يكون لشخص يغادر معلومات تسجيل الدخول لبرامجك الأكثر أهمية ونظم الدعم. يمكن للمديرين، وموظفي الموارد البشرية، والأشخاص في المالية أن يكون لديهم أيضًا وصول إلى معلومات حساسة مثل معلومات توجيه بنوك الأمان أو حتى أرقام الضمان الاجتماعي.

هناك سبب يجعل يصل عدد 20% من أصحاب العمل إلى القول إنهم واجهوا خروقات للبيانات من موظفين سابقين. كلمة مرور منسية أو حساب غير مفعل يمكن أن يكون كافيًا لإحداث الكثير من المتاعب للشركات. لحسن الحظ، يمكن أن يساعدك خطة مغادرة متميزة في منع هذه المشاكل قبل أن تبدأ.

كيفية إعداد خطة مغادرة خاصتك

نحن نعلم أنك مشغول بكل التحولات التنظيمية، والترقيات، وتغييرات الوظائف، وتقليص الموظفين التي تحدث. ولكن الآن بعد أن عرفت كم هي مهمة خطة المغادرة بالنسبة للشركات، يمكنك أن تجعل إدارة الموارد البشرية، وقيادات الأقسام، وتقنية المعلومات، وأي أشخاص مهمين آخرين يركزون وقتهم على إنشاء خطة مغادرة كاملة وشاملة!

نعتقد أن الجميع يحتاجون إلى خطة شاملة وآمنة (ملحوظة: نعرف عن أداة رائعة جداً ونماذج مفيدة يمكن أن تساعدك في تنظيم كل هذه الوثائق والعمليات المهمة بغض النظر عما إذا كنت قد بدأت في التخطيط)، لكننا نعلم أيضًا أن الوقت من الجوهر هنا. إذا كنت بحاجة إلى إعداد خطة مغادرة في أسرع وقت، فإن جورو في جانبك. إليك ما تحتاج إلى معرفته للبدء.

ركز على الأساسيات

الأشخاص الذين تشركهم والعمليات التي تركّز عليها ستتغير حسب الوظيفة والقسم الذي تركز عليه. على الرغم من ذلك، هناك عناصر معينة تحتاجها كل خطة مغادرة.

ركّز طاقتك على معرفة كيفية نقل المعرفة، ومن ستحصل على المعرفة المنقولة، والإطار الزمني الذي تتوقع كل ذلك أن يحدث. فكر في مقدار المعرفة الحالية للموظف المغادر التي تم توثيقها بالفعل وما يحتاج إلى أن يتم توثيقه.

يمكن أن تكون التوقيتات مهمة جدًا في هذه الحالات. إذا وجدت نفسك تحت ضغط الوقت، فكر في ما هي أهم الأمور التي يجب توثيقها (خطط المشاريع، أسماء العملاء، نماذج أولية، إلخ.) ثم انطلق من هناك.

اذهب إلى ما هو أبعد من “الملاحظات” العادية

مهما كان ما تقرره لنقل المعرفة، نحن نتوسل إليك ألا تتبع المسار “الإفراط في المعلومات”. فتح وثيقة فارغة وإخبار الموظف بكتابة “كل ما يعتبرونه مهمًا” هو طريقة مضمونة لإضاعة وقتهم والتأكد من أن موظفيك الحاليين لا يحصلون على ما يحتاجون إليه.

هناك العديد من الطرق المختلفة لنقل المعرفة! يمكن أن تكون تركيبة لطيفة من التسجيلات الصوتية والفيديو، والمرئيات، والتوجيهات المكتوبة جميعها تجتمع معًا لفعالية نقل المعرفة.

افهم ما هو مهم

يحتوي الموظف المغادر على معلومات قيمة، ولكن هناك أيضًا بعض الأشياء التي قد لا تهم كثيرًا على المدى الطويل. تواجه الشركات مشاكل عندما تحاول الحفاظ على كل معلومات صغيرة تجدها. بدلاً من محاولة غربلة كل حبة معرفة، ركز على جمع “الصخور الكبيرة” من المعلومات قبل أي شيء آخر.

كيف تعرف ما هو المهم وما ليس كذلك؟ اسأل الموظفين عن عما يعملون عليه الآن، وما هي قائمة المهام اليومية، وما يحتاجونه لأداء وظائفهم بفاعلية. بمجرد أن تفعل ذلك، قارن الملاحظات مع الأشخاص الذين يعملون عن كثب معهم بالإضافة إلى المديرين وغيرهم من المعنيين بالمشاريع.

احصل على التعاون

من المثالي أن يكون كل موظف مغادر أكثر من راغب في أخذ الوقت لمشاركة معرفته قبل مغادرته. للأسف، نعرف أن هذا ليس الحال دائمًا.

قد لا يكون الموظفون الذين يتعجلون في المغادرة الأكثر رغبة في مشاركة المعرفة. إذا كان موظفك مترددًا في الحديث، بذل قصارى جهدك لمعرفة السبب. إذا كان الأمر يتعلق بعدم معرفتهم من أين يبدأون أو القلق بشأن كفاءة العملية، فإن ذلك شيء يمكن إصلاحه من خلال محادثة أو اثنتين.

إذا كان الموظف قلقًا بشأن القيام بعمله الخاص ونقل المعرفة، فكر في السماح له بالتركيز فقط على ذلك خلال أيامه النهائية. قد يتأخر العمل قليلاً، لكن سيكون لديك المعرفة المهمة التي ستحتاجها للمتابعة.

هل تحاول الحصول على المعرفة من موظف تعرف أنه يغادر بشكل غير مرضٍ؟ في حالات مثل هذه، قد يكون من الأفضل العمل مع أقرب الأشخاص إليهم بدلاً من أنفسهم.

ركز على العمل مع المديرين للحصول على فكرة عما يعملون عليه ومع قسم تقنية المعلومات للوصول إلى ملفاتهم. اسأل زملاء العمل القريبين منهم عما يحتاجونه من الموظف المغادر لمواصلة العمل.

شارك المعرفة الآن من أجل مغادرة أفضل في المستقبل

مثل هذه الحالات هي مثال مثالي على سبب أننا سنظل دائمًا من مؤيدي الثقافات المعتمدة على المعرفة. بالنسبة لمعظم أماكن العمل التي تقدر التقاط ومشاركة المعرفة، فإن الموظف المغادر ليس سببًا للذعر. نظرًا لأنهم قد كانوا يوثقون ويشاركون معرفتهم منذ البداية، يمكن أن تبدو عملية المغادرة أقل فوضى.

لا نعرف عنك، لكننا نفضل قضاء تلك الأسابيع الأخيرة في التخطيط لتوديع ودود واستذكار كل شيء أنجزناه معًا. بمجرد أن تتبنى المغادرة كجزء آخر من تجربة الموظف، يمكنك أن تجعل الأمور أسهل بكثير للجميع المعنيين.