عندما انتقلت الشركات فجأة إلى العمل عن بُعد في أوائل 2020، كانت الفرق التي لا تزال تقوم بالتوظيف تواجه صعوبة في كيفية تهيئة الموظفين الجدد من مواقع مختلفة. لقد كان هذا - وسيستمر - صحيحاً لقادة الفرق الموزعة عالمياً، أو عن بعد، أو الهجينة. الفرق الحاسمة هي أن القادة الآن لديهم الوقت - والمساحة - ليكونوا أكثر قصدية حول كيفية تعاملهم مع تهيئة الموظفين عن بُعد وخلق تجارب ذات مغزى في المستقبل.
كونك قاصداً بشأن تهيئة الموظفين عن بُعد الجيدة أمر بالغ الأهمية. وفقاً لمؤشر تشريح العمل في Asana، فإن 79% من العمال المعرفيين الذين بدأوا وظيفة جديدة خلال الجائحة عانوا من الإرهاق، وهو ما كان أعلى بنسبة 10% من الأشخاص الذين لم يبدأوا وظيفة جديدة. لكن بينما يعد تهيئة الموظفين الجدد بشكل جيد فرصة كبيرة، إلا أنها أيضاً واحدة دون سوابق كثيرة يمكن التعلم منها. كيف يمكنك تهيئة أعضاء الفريق الجدد بفعالية، بغض النظر عن مكان عملهم أو كيفية تنظيم الفريق، إذا لم يفعل الكثير من الناس ذلك من قبل؟
في Asana، إليك كيفية التفكير في خلق روابط ذات مغزى بين أعضاء الفريق الجدد وأعضاء الفريق الحاليين، بغض النظر عن مكان أو كيفية عملهم.
1. تواصل حتى قبل اليوم الأول
بعد أن يوقع الموظف الجديد على عرض العمل، لا تنتظر حتى يومهم الأول لبدء إقامة اتصال. في Asana، نحافظ على تفاعل الموظفين الجدد من خلال التواصل معهم قبل تاريخ بدءهم بمعلومات قد يحتاجون إليها، وتفاصيل حول كيف سيبدو يومهم الأول، وتحية غير رسمية من فريقهم.
يمكن أن يكون هذا توازناً دقيقاً - لا تريدهم أن يشعروا بالتوتر أو كما لو أنهم يجب أن يبدأوا العمل قبل يومهم الأول - ولكن بعض الرسائل الإلكترونية الودية مع معلومات هامة يمكن أن تذهب بعيداً. غالباً ما تكون لدى الناس أسئلة قبل بدء وظيفة جديدة، خاصة في وقت تتغير فيه الكثير من الأمور من حولنا. من خلال تزويد الموظف الجديد بخط مباشر للتواصل مع مديرهم وزملائهم، يمكنهم الحصول على إجابات للأسئلة وتقليل عدم اليقين الذي يمكن أن يتراكم قبل حتى بدء العمل.
2. اصنع انطباعاً جيداً
عندما يبدأ موظفك الجديد، أنشئ علاقة توجيه بينهم وبين أحد أعضاء فريقك (أو فريق مجاور). إن وجود مرشد أو رفيق في العمل ليس مديرك له أهمية خاصة لتهيئة الموظفين عن بُعد حتى يكون لدى الموظف الجديد شخص يقدم له سياقًا في العمل ونقاط تواصل في أسابيعهم الأولى.
بالإضافة إلى المرشد، من المهم منح الموظف الجديد الوصول إلى الموارد الحاسمة - مثل أدلة الفرق، والتقاويم المشتركة، وقنوات الاتصال الداخلية - التي تكون سهلة ومتاحة بوضوح، لكن ليست هي التركيز الرئيسي في اليوم الأول. ثم، بذل جهدك لتكرار الشعور بكونك في نفس الغرفة مع زملاء العمل الآخرين. نفعل ذلك من خلال إنشاء مجتمع عبر الإنترنت للموظفين الجدد على Slack وتنظيم غداء ترحيبي افتراضي، مما يضفي الكثير من الطاقة والحماس على المجموعة.
في نهاية اليوم، خذ الوقت للتحقق مع موظفك الجديد عن بُعد لمراجعة يومهم الأول وخلق مساحة لهم لمشاركة كيف سارت الأمور. بالإضافة إلى ذلك، اسأل عما إذا كان هناك أي شيء يمكن تحسينه أو تغييره لمساعدتهم على الشعور بارتباط أكبر. تساعد هذه الممارسات في ضمان أن يشعر الموظفون الجدد بأنهم مرئيون، ومسموعون، ومدرجون منذ البداية.
3. إعادة كتابة أعراف الاتصال
قد لا تكون أعراف الاتصال التي أنشأتها كفريق شخصي صحيحة عندما تكون موزعة، أو عن بُعد، أو هجينة. خذ الوقت لإنشاء "عقد" جديد حول أعراف فريقك للعمل من المنزل، وتوقعات الاتصال، وتواتر التحقق. ثم، وضح هذه التوقعات للموظف الجديد.
جزء من خلق فريق شامل عن بُعد هو التأكد من أن الجميع لديهم وصول سهل لما يحدث ورؤية واضحة حول كيفية ارتباط عملهم بأهداف الفريق الكبرى. في فريق المحتوى في Asana، نتتبع كل عملنا في، حسنًا، Asana.
من اليوم الأول، يمر كل عضو جديد في فريق المحتوى بنفس مشروع التهيئة، مما يضمن أن الجميع يبدأ بنفس المعلومات. تحتوي جميع المبادرات الكبيرة على مشروع خاص بها في Asana، لكننا نجمع أيضًا تلك المشاريع في محفظة واسعة للفريق. بهذه الطريقة، يمكن لكل من أعضاء الفريق إلى القادة الكبار رؤية ما يحدث عبر الفريق بأكمله. من خلال تنظيم العمل بهذه الطريقة، يكون لدى الموظفين الجدد الذين يتم تهيئتهم عن بُعد أيضًا وصول ورؤية وسياق لمشاريع الفريق التي قد لا تتوفر لهم بخلاف ذلك.
لضمان أن يحصل الجميع على أقصى استفادة من أدواتهم، يستخدم أصدقائنا في Guru برنامج Guru لمشاركة أفضل الممارسات والاتفاقيات حول كيفية استخدام Asana حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.
استخدم Guru لتقديم بعض الإرشادات حول أفضل الممارسات لبرنامج Asana
4. ابحث عن مجتمع خارج فريقك
الانضمام إلى فريق بعيد بالكامل يمكن أن يكون معزولاً. حتى لو كان عضو فريقك في مكتب، قد يكون من الصعب عليهم الاتصال بفريقك والشركة بشكل عام عندما يكونون جددًا في شركة موزعة. لجعل الانتقال سلسًا وشاملاً قدر الإمكان، اسأل الموظف الجديد عما إذا كان هناك أي مجتمعات العمل التي يرغبون في الانضمام إليها، أو أي مجموعات موارد الموظفين التي يرغبون في المشاركة فيها. أفضل من ذلك، إذا أنشأت مشروع تهيئة، يمكنك تضمين قائمة شاملة هناك. في Asana، لدينا عدة مجموعات موارد الموظفين، مثل فريق قوس قزح، بلعسانة، ونساء أسانا.
أنشئ روابط قوية بين الفريق
من خلال أن تكون قاصداً بشأن كيفية تهيئة أعضاء الفريق عن بُعد وإدارة فريقك الموزع، يمكنك إنشاء فريق قوي وعالي التأثير بغض النظر عن مكان عملهم. كل منظمة وفريق موزع يقومان بتحديد طرق التشغيل الخاصة بهما. أنشئ شبكة من الأقران الذين يمرون بنفس الانتقال. فقط لأنك تقود فريقًا لا يعني أنه يجب عليك المرور بهذا الانتقال بمفردك. شارك ما نجح معك مع زملائك واسألهم عما إذا كانت لديهم أي نصائح جديدة.
عندما انتقلت الشركات فجأة إلى العمل عن بُعد في أوائل 2020، كانت الفرق التي لا تزال تقوم بالتوظيف تواجه صعوبة في كيفية تهيئة الموظفين الجدد من مواقع مختلفة. لقد كان هذا - وسيستمر - صحيحاً لقادة الفرق الموزعة عالمياً، أو عن بعد، أو الهجينة. الفرق الحاسمة هي أن القادة الآن لديهم الوقت - والمساحة - ليكونوا أكثر قصدية حول كيفية تعاملهم مع تهيئة الموظفين عن بُعد وخلق تجارب ذات مغزى في المستقبل.
كونك قاصداً بشأن تهيئة الموظفين عن بُعد الجيدة أمر بالغ الأهمية. وفقاً لمؤشر تشريح العمل في Asana، فإن 79% من العمال المعرفيين الذين بدأوا وظيفة جديدة خلال الجائحة عانوا من الإرهاق، وهو ما كان أعلى بنسبة 10% من الأشخاص الذين لم يبدأوا وظيفة جديدة. لكن بينما يعد تهيئة الموظفين الجدد بشكل جيد فرصة كبيرة، إلا أنها أيضاً واحدة دون سوابق كثيرة يمكن التعلم منها. كيف يمكنك تهيئة أعضاء الفريق الجدد بفعالية، بغض النظر عن مكان عملهم أو كيفية تنظيم الفريق، إذا لم يفعل الكثير من الناس ذلك من قبل؟
في Asana، إليك كيفية التفكير في خلق روابط ذات مغزى بين أعضاء الفريق الجدد وأعضاء الفريق الحاليين، بغض النظر عن مكان أو كيفية عملهم.
1. تواصل حتى قبل اليوم الأول
بعد أن يوقع الموظف الجديد على عرض العمل، لا تنتظر حتى يومهم الأول لبدء إقامة اتصال. في Asana، نحافظ على تفاعل الموظفين الجدد من خلال التواصل معهم قبل تاريخ بدءهم بمعلومات قد يحتاجون إليها، وتفاصيل حول كيف سيبدو يومهم الأول، وتحية غير رسمية من فريقهم.
يمكن أن يكون هذا توازناً دقيقاً - لا تريدهم أن يشعروا بالتوتر أو كما لو أنهم يجب أن يبدأوا العمل قبل يومهم الأول - ولكن بعض الرسائل الإلكترونية الودية مع معلومات هامة يمكن أن تذهب بعيداً. غالباً ما تكون لدى الناس أسئلة قبل بدء وظيفة جديدة، خاصة في وقت تتغير فيه الكثير من الأمور من حولنا. من خلال تزويد الموظف الجديد بخط مباشر للتواصل مع مديرهم وزملائهم، يمكنهم الحصول على إجابات للأسئلة وتقليل عدم اليقين الذي يمكن أن يتراكم قبل حتى بدء العمل.
2. اصنع انطباعاً جيداً
عندما يبدأ موظفك الجديد، أنشئ علاقة توجيه بينهم وبين أحد أعضاء فريقك (أو فريق مجاور). إن وجود مرشد أو رفيق في العمل ليس مديرك له أهمية خاصة لتهيئة الموظفين عن بُعد حتى يكون لدى الموظف الجديد شخص يقدم له سياقًا في العمل ونقاط تواصل في أسابيعهم الأولى.
بالإضافة إلى المرشد، من المهم منح الموظف الجديد الوصول إلى الموارد الحاسمة - مثل أدلة الفرق، والتقاويم المشتركة، وقنوات الاتصال الداخلية - التي تكون سهلة ومتاحة بوضوح، لكن ليست هي التركيز الرئيسي في اليوم الأول. ثم، بذل جهدك لتكرار الشعور بكونك في نفس الغرفة مع زملاء العمل الآخرين. نفعل ذلك من خلال إنشاء مجتمع عبر الإنترنت للموظفين الجدد على Slack وتنظيم غداء ترحيبي افتراضي، مما يضفي الكثير من الطاقة والحماس على المجموعة.
في نهاية اليوم، خذ الوقت للتحقق مع موظفك الجديد عن بُعد لمراجعة يومهم الأول وخلق مساحة لهم لمشاركة كيف سارت الأمور. بالإضافة إلى ذلك، اسأل عما إذا كان هناك أي شيء يمكن تحسينه أو تغييره لمساعدتهم على الشعور بارتباط أكبر. تساعد هذه الممارسات في ضمان أن يشعر الموظفون الجدد بأنهم مرئيون، ومسموعون، ومدرجون منذ البداية.
3. إعادة كتابة أعراف الاتصال
قد لا تكون أعراف الاتصال التي أنشأتها كفريق شخصي صحيحة عندما تكون موزعة، أو عن بُعد، أو هجينة. خذ الوقت لإنشاء "عقد" جديد حول أعراف فريقك للعمل من المنزل، وتوقعات الاتصال، وتواتر التحقق. ثم، وضح هذه التوقعات للموظف الجديد.
جزء من خلق فريق شامل عن بُعد هو التأكد من أن الجميع لديهم وصول سهل لما يحدث ورؤية واضحة حول كيفية ارتباط عملهم بأهداف الفريق الكبرى. في فريق المحتوى في Asana، نتتبع كل عملنا في، حسنًا، Asana.
من اليوم الأول، يمر كل عضو جديد في فريق المحتوى بنفس مشروع التهيئة، مما يضمن أن الجميع يبدأ بنفس المعلومات. تحتوي جميع المبادرات الكبيرة على مشروع خاص بها في Asana، لكننا نجمع أيضًا تلك المشاريع في محفظة واسعة للفريق. بهذه الطريقة، يمكن لكل من أعضاء الفريق إلى القادة الكبار رؤية ما يحدث عبر الفريق بأكمله. من خلال تنظيم العمل بهذه الطريقة، يكون لدى الموظفين الجدد الذين يتم تهيئتهم عن بُعد أيضًا وصول ورؤية وسياق لمشاريع الفريق التي قد لا تتوفر لهم بخلاف ذلك.
لضمان أن يحصل الجميع على أقصى استفادة من أدواتهم، يستخدم أصدقائنا في Guru برنامج Guru لمشاركة أفضل الممارسات والاتفاقيات حول كيفية استخدام Asana حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.
استخدم Guru لتقديم بعض الإرشادات حول أفضل الممارسات لبرنامج Asana
4. ابحث عن مجتمع خارج فريقك
الانضمام إلى فريق بعيد بالكامل يمكن أن يكون معزولاً. حتى لو كان عضو فريقك في مكتب، قد يكون من الصعب عليهم الاتصال بفريقك والشركة بشكل عام عندما يكونون جددًا في شركة موزعة. لجعل الانتقال سلسًا وشاملاً قدر الإمكان، اسأل الموظف الجديد عما إذا كان هناك أي مجتمعات العمل التي يرغبون في الانضمام إليها، أو أي مجموعات موارد الموظفين التي يرغبون في المشاركة فيها. أفضل من ذلك، إذا أنشأت مشروع تهيئة، يمكنك تضمين قائمة شاملة هناك. في Asana، لدينا عدة مجموعات موارد الموظفين، مثل فريق قوس قزح، بلعسانة، ونساء أسانا.
أنشئ روابط قوية بين الفريق
من خلال أن تكون قاصداً بشأن كيفية تهيئة أعضاء الفريق عن بُعد وإدارة فريقك الموزع، يمكنك إنشاء فريق قوي وعالي التأثير بغض النظر عن مكان عملهم. كل منظمة وفريق موزع يقومان بتحديد طرق التشغيل الخاصة بهما. أنشئ شبكة من الأقران الذين يمرون بنفس الانتقال. فقط لأنك تقود فريقًا لا يعني أنه يجب عليك المرور بهذا الانتقال بمفردك. شارك ما نجح معك مع زملائك واسألهم عما إذا كانت لديهم أي نصائح جديدة.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
