Être intentionnel à propos de la bonne intégration à distance est crucial. Découvrez comment Asana structure l'intégration pour créer des connexions significatives même avant le jour un.
Lorsque les entreprises se sont soudainement tournées vers le travail à distance au début de 2020, les équipes qui recrutaient encore ont dû faire face à la manière d'intégrer de nouveaux employés venant de différents endroits. Cela a été—et continuera d'être—vrai pour les dirigeants d'équipes distribué mondialement, à distance ou hybrides. La différence cruciale est que les dirigeants ont maintenant le temps—et l'espace—d'être plus intentionnels sur la manière dont ils abordent l'intégration à distance et de créer des expériences significatives pour l'avenir.
Être intentionnel à propos de bonne intégration à distance est crucial. Selon l'Index de l'Anatomie du Travail d'Asana, 79 % des travailleurs de la connaissance qui ont commencé un nouvel emploi pendant la pandémie ont connu un burn-out, soit 10 % de plus que ceux qui n'ont pas commencé un nouvel emploi. Mais bien que l'intégration des nouveaux employés soit une énorme opportunité, elle est également unique en son genre, avec peu de précédents à en tirer. Comment intégrer efficacement de nouveaux membres d'équipe, peu importe où ils travaillent ou comment l'équipe est structurée, si peu de gens l'ont déjà fait auparavant ?
Chez Asana, voici comment nous pensons créer des connexions significatives entre les nouveaux membres d'équipe et les membres actuels, peu importe où ou comment ils travaillent.
1. Connectez-vous même avant le jour un
Après qu'un nouvel employé signe une lettre d'offre, ne tardez pas jusqu'à son premier jour pour commencer à créer un lien. Chez Asana, nous gardons les nouveaux employés engagés en communiquant avec eux avant leur date de début avec des informations dont ils pourraient avoir besoin, des détails sur ce à quoi ressemblera leur premier jour, et un « bonjour » amical de leur équipe.
Cela peut être un équilibre délicat : vous ne voulez pas qu'ils se sentent stressés ou qu'ils aient l'impression de devoir commencer à travailler avant leur premier jour, mais quelques e-mails amicaux avec des informations importantes peuvent faire beaucoup pour eux. Les gens ont souvent des questions avant de commencer un nouvel emploi, particulièrement à une époque où tout évolue rapidement autour de nous. En fournissant au nouvel employé une ligne de communication directe avec son manager et ses coéquipiers, il peut obtenir des réponses à ses questions et réduire l'incertitude qui peut s'accumuler avant même de commencer.
2. Faites une bonne première impression
Lorsque votre nouvel employé commence, créez une relation de mentorat entre lui et un membre existant de votre équipe (ou d'une équipe adjacente). Avoir un mentor ou un collègue de travail qui n'est pas votre manager est particulièrement important pour l'intégration à distance afin que le nouvel employé ait quelqu'un pour lui fournir un contexte et des points de contact pendant ses premières semaines.
Au-delà d'un mentor, il est important de donner à un nouvel employé accès à des ressources essentielles—comme les annuaires d'équipe, les calendriers partagés et les canaux de communication internes—qui doivent être facilement et clairement accessibles, mais qui ne doivent pas être la priorité du premier jour. Ensuite, faites de votre mieux pour reproduire le sentiment d'être dans la même pièce que d'autres coéquipiers. Nous faisons cela en créant une communauté en ligne pour les nouveaux employés sur Slack et en organisant des déjeuners de bienvenue virtuels, apportant beaucoup d'énergie et d'excitation au groupe.
À la fin de la journée, prenez le temps de vérifier avec votre nouvel employé à distance pour récapituler son premier jour et lui donner l'espace pour partager comment cela s'est passé. En outre, demandez si quelque chose peut être amélioré ou changé pour les aider à se sentir plus connectés. Ces pratiques aident à s'assurer que les nouveaux employés se sentent vus, entendus et inclus dès le départ.
3. Réécrire les normes de communication
Les normes de communication que vous avez créées en tant qu'équipe en personne peuvent ne pas être adaptées lorsque vous êtes distribué, à distance ou hybride. Prenez le temps de créer un nouveau "contrat" concernant les normes de votre équipe en télétravail, les attentes en communication, et la fréquence des vérifications. Ensuite, clarifiez ces attentes pour le nouvel employé.
Une partie importante pour créer une équipe à distance inclusive est de s'assurer que tout le monde a un accès facile à ce qui se passe et une visibilité claire sur la façon dont son travail est lié aux objectifs de l'équipe. Dans l'équipe de contenu chez Asana, nous suivons tout notre travail dans, eh bien, Asana.
Dès le premier jour, chaque nouveau membre de l'équipe de contenu suit le même projet d'intégration, ce qui garantit que tout le monde commence avec la même information. Toutes les grandes initiatives ont leur propre projet dans Asana, mais nous agrégeons également ces projets dans un portefeuille pour toute l'équipe. De cette manière, tout le monde, des membres d'équipe aux dirigeants, peut voir ce qui se passe dans l'équipe entière. En organisant le travail de cette manière, les nouveaux employés qui sont intégrés à distance ont également accès, visibilité et contexte sur les projets d'équipe auxquels ils n'auraient peut-être pas eu accès autrement.
Pour s'assurer que tout le monde tire le meilleur parti de ses outils, nos amis chez Guru utilisent Guru pour partager les meilleures pratiques et conventions sur la façon d'utiliser Asana afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Utilisez Guru pour donner quelques lignes directrices concernant les meilleures pratiques d'Asana
4. Trouvez une communauté au-delà de votre équipe
Rejoindre une équipe entièrement à distance peut être isolant. Même si votre membre d'équipe est dans un bureau, il peut toujours être difficile pour lui de se connecter avec votre équipe et l'entreprise dans son ensemble lorsqu'il est nouveau dans une entreprise distribuée. Pour rendre la transition aussi fluide et inclusive que possible, demandez au nouvel employé s'il existe des communautés de travail auxquelles ils souhaiteraient être connectés, ou s'il existe des groupes de ressources pour les employés qu'ils souhaitent rejoindre. Mieux encore, si vous créez un projet d'intégration, vous pouvez y inclure une liste complète. Chez Asana, nous avons plusieurs ERG, tels que Team Rainbow, Blacsana et Asana Women.
Créer de fortes connexions d'équipe
En étant intentionnel à propos de la manière dont vous intégrez les membres d'équipe à distance et gérez votre équipe distribuée, vous pouvez créer une équipe forte et à fort impact peu importe où ils travaillent. Chaque organisation et équipe qui est distribuée trouve ses propres façons de fonctionner. Créez un réseau de collègues qui traversent la même transition. Ce n'est pas parce que vous dirigez une équipe que vous devez traverser cette transition seul. Avec vos collègues, partagez ce qui fonctionne pour vous et demandez s'ils ont de nouveaux conseils.
Lorsque les entreprises se sont soudainement tournées vers le travail à distance au début de 2020, les équipes qui recrutaient encore ont dû faire face à la manière d'intégrer de nouveaux employés venant de différents endroits. Cela a été—et continuera d'être—vrai pour les dirigeants d'équipes distribué mondialement, à distance ou hybrides. La différence cruciale est que les dirigeants ont maintenant le temps—et l'espace—d'être plus intentionnels sur la manière dont ils abordent l'intégration à distance et de créer des expériences significatives pour l'avenir.
Être intentionnel à propos de bonne intégration à distance est crucial. Selon l'Index de l'Anatomie du Travail d'Asana, 79 % des travailleurs de la connaissance qui ont commencé un nouvel emploi pendant la pandémie ont connu un burn-out, soit 10 % de plus que ceux qui n'ont pas commencé un nouvel emploi. Mais bien que l'intégration des nouveaux employés soit une énorme opportunité, elle est également unique en son genre, avec peu de précédents à en tirer. Comment intégrer efficacement de nouveaux membres d'équipe, peu importe où ils travaillent ou comment l'équipe est structurée, si peu de gens l'ont déjà fait auparavant ?
Chez Asana, voici comment nous pensons créer des connexions significatives entre les nouveaux membres d'équipe et les membres actuels, peu importe où ou comment ils travaillent.
1. Connectez-vous même avant le jour un
Après qu'un nouvel employé signe une lettre d'offre, ne tardez pas jusqu'à son premier jour pour commencer à créer un lien. Chez Asana, nous gardons les nouveaux employés engagés en communiquant avec eux avant leur date de début avec des informations dont ils pourraient avoir besoin, des détails sur ce à quoi ressemblera leur premier jour, et un « bonjour » amical de leur équipe.
Cela peut être un équilibre délicat : vous ne voulez pas qu'ils se sentent stressés ou qu'ils aient l'impression de devoir commencer à travailler avant leur premier jour, mais quelques e-mails amicaux avec des informations importantes peuvent faire beaucoup pour eux. Les gens ont souvent des questions avant de commencer un nouvel emploi, particulièrement à une époque où tout évolue rapidement autour de nous. En fournissant au nouvel employé une ligne de communication directe avec son manager et ses coéquipiers, il peut obtenir des réponses à ses questions et réduire l'incertitude qui peut s'accumuler avant même de commencer.
2. Faites une bonne première impression
Lorsque votre nouvel employé commence, créez une relation de mentorat entre lui et un membre existant de votre équipe (ou d'une équipe adjacente). Avoir un mentor ou un collègue de travail qui n'est pas votre manager est particulièrement important pour l'intégration à distance afin que le nouvel employé ait quelqu'un pour lui fournir un contexte et des points de contact pendant ses premières semaines.
Au-delà d'un mentor, il est important de donner à un nouvel employé accès à des ressources essentielles—comme les annuaires d'équipe, les calendriers partagés et les canaux de communication internes—qui doivent être facilement et clairement accessibles, mais qui ne doivent pas être la priorité du premier jour. Ensuite, faites de votre mieux pour reproduire le sentiment d'être dans la même pièce que d'autres coéquipiers. Nous faisons cela en créant une communauté en ligne pour les nouveaux employés sur Slack et en organisant des déjeuners de bienvenue virtuels, apportant beaucoup d'énergie et d'excitation au groupe.
À la fin de la journée, prenez le temps de vérifier avec votre nouvel employé à distance pour récapituler son premier jour et lui donner l'espace pour partager comment cela s'est passé. En outre, demandez si quelque chose peut être amélioré ou changé pour les aider à se sentir plus connectés. Ces pratiques aident à s'assurer que les nouveaux employés se sentent vus, entendus et inclus dès le départ.
3. Réécrire les normes de communication
Les normes de communication que vous avez créées en tant qu'équipe en personne peuvent ne pas être adaptées lorsque vous êtes distribué, à distance ou hybride. Prenez le temps de créer un nouveau "contrat" concernant les normes de votre équipe en télétravail, les attentes en communication, et la fréquence des vérifications. Ensuite, clarifiez ces attentes pour le nouvel employé.
Une partie importante pour créer une équipe à distance inclusive est de s'assurer que tout le monde a un accès facile à ce qui se passe et une visibilité claire sur la façon dont son travail est lié aux objectifs de l'équipe. Dans l'équipe de contenu chez Asana, nous suivons tout notre travail dans, eh bien, Asana.
Dès le premier jour, chaque nouveau membre de l'équipe de contenu suit le même projet d'intégration, ce qui garantit que tout le monde commence avec la même information. Toutes les grandes initiatives ont leur propre projet dans Asana, mais nous agrégeons également ces projets dans un portefeuille pour toute l'équipe. De cette manière, tout le monde, des membres d'équipe aux dirigeants, peut voir ce qui se passe dans l'équipe entière. En organisant le travail de cette manière, les nouveaux employés qui sont intégrés à distance ont également accès, visibilité et contexte sur les projets d'équipe auxquels ils n'auraient peut-être pas eu accès autrement.
Pour s'assurer que tout le monde tire le meilleur parti de ses outils, nos amis chez Guru utilisent Guru pour partager les meilleures pratiques et conventions sur la façon d'utiliser Asana afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Utilisez Guru pour donner quelques lignes directrices concernant les meilleures pratiques d'Asana
4. Trouvez une communauté au-delà de votre équipe
Rejoindre une équipe entièrement à distance peut être isolant. Même si votre membre d'équipe est dans un bureau, il peut toujours être difficile pour lui de se connecter avec votre équipe et l'entreprise dans son ensemble lorsqu'il est nouveau dans une entreprise distribuée. Pour rendre la transition aussi fluide et inclusive que possible, demandez au nouvel employé s'il existe des communautés de travail auxquelles ils souhaiteraient être connectés, ou s'il existe des groupes de ressources pour les employés qu'ils souhaitent rejoindre. Mieux encore, si vous créez un projet d'intégration, vous pouvez y inclure une liste complète. Chez Asana, nous avons plusieurs ERG, tels que Team Rainbow, Blacsana et Asana Women.
Créer de fortes connexions d'équipe
En étant intentionnel à propos de la manière dont vous intégrez les membres d'équipe à distance et gérez votre équipe distribuée, vous pouvez créer une équipe forte et à fort impact peu importe où ils travaillent. Chaque organisation et équipe qui est distribuée trouve ses propres façons de fonctionner. Créez un réseau de collègues qui traversent la même transition. Ce n'est pas parce que vous dirigez une équipe que vous devez traverser cette transition seul. Avec vos collègues, partagez ce qui fonctionne pour vous et demandez s'ils ont de nouveaux conseils.
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