هل تتمنى لو كان لديك اجتماع أقل تذهب إليه اليوم؟

أظهرت الدراسات أن التقويمات التي مليئة بالاجتماعات يمكن أن تؤدي إلى انخفاض في رضا الموظفين وسعادتهم. بعض الشركات تدعي أنه قد يستغرق قرابة شهر لترتيب الاجتماعات وتقوم شركات أخرى بإلغائها تمامًا، لذا من المفيد إعادة النظر في تقويم العمل الخاص بك.

نحن نعلم أنه قد يكون من الصعب تقديم أفضل ما لديك عندما يقضي معظم وقتك في اجتماعات كان يجب أن تكون عبر البريد الإلكتروني، لذا قد يكون الوقت قد حان لتجربة شيء جديد. غورو ليست مجرد أداة مصممة لمساعدة الناس على البحث ومشاركة المعرفة، بل هي أيضًا مصممة لمساعدة الناس على العمل بشكل أكثر كفاءة وفعالية.

إعادة التفكير في الاجتماعات في غورو

ثق بنا، نحن نعلم من التجربة أن تقليل الاجتماعات قد يتطلب بعض الجهد. لقد أخذنا الوقت لتقييمنهجنا في الاتصالات الداخلية لنرى كيف يمكننا العمل بشكل أكثر كفاءة وتقليل العبء العقلي. من هناك، تمكنا من إحداث الكثير من التغييرات.

أجرينا تدقيقًا لتقويم القيادة لضبط التوقعات حول الاجتماعات لكامل المنظمة. إعادة التفكير في نهجنا بشأن الاتصالات الداخلية من خلال تنفيذ "القاعدة الذهبية" ووضع معايير حول إنشاء الاجتماعات. أنشأنا "أيام الأربعاء بدون اجتماعات داخلية" ومبادرات أخرى لزيادة وقت التركيز ومنح الناس المزيد من يومهم.

على الرغم من كل هذه التغييرات الإيجابية، فإن العمل لا يزال غير مكتمل. نحن نعمل باستمرار على تحسين استراتيجيتنا في مكان العمل ونريد مساعدة الآخرين على إحداث تغيير إيجابي في مكاتبهم ومنظماتهم الخاصة.

تقليل الاجتماعات غير الضرورية في العمل

نحن نحتفل ب"فرحة تفويت الاجتماع (JOMO)" في غورو بسبب اعتمادنا على إدارة المعرفة. عندما تتبنى الشركات ثقافات تعتمد على المعرفة والاتصالات غير المتزامنة، يتمكن الناس من العمل بكفاءة واستقلالية أكبر. يسهل أن تكون قادرًا على توثيق وتخزين المعرفة تلخيص تحديثات المشروعات، والتقارير الشهرية، والخطوات التالية، وأي شيء آخر قد تحتاجه لمراجعته في اجتماع. فجأة، لا يبدو أن ضغط "رفض" على بعض دعوات الاجتماعات أمرًا محرمًا.

يمكن أن تفعل الاستراتيجية الصحيحة ويكي الشركة واستراتيجية الاتصالات الكثير لإدارة جداول العمل المثقلة. إذا كنت تشعر بالإرهاق عند النظر إلى جدول أعمالك لهذا الأسبوع، لدينا بعض النصائح لاتباعها.

قم بتقييم اجتماعاتك الحالية

حان الوقت لإلقاء نظرة نقدية على اجتماعاتك الفردية، والاجتماعات اليومية، والبداية، والاجتماعات المتكررة. اسأل نفسك كيف يضيف كل شخص في الدعوة قيمة (بما في ذلك نفسك) وما يجب أن يكون الهدف النهائي. إذا كنت تواجه صعوبة في فهم كيف تتناسب بعض الأشخاص والنتائج، فهذا مؤشر جيد أنه حان الوقت لإعادة التفكير في قائمة الضيوف.

يجب على المديرين الذين يحاولون تقليص الاجتماعات أن يأخذوا خطوة أبعد ويسألوا الحاضرين عن مدى فائدة تلك الاجتماعات لهم. اسألهم عما إذا كان ذلك يساعد الأشخاص على القيام بعملهم بكفاءة، وما إذا كان تكرار الاجتماعات منطقيًا، وشارك تعليقاتهم بشأن التغييرات التي يوصون بها.

بمجرد حصولك على هذه المعلومات، يمكنك البدء في التفكير في تكرار الاجتماعات لديك. قد تجد أنك تقوم بعقد اجتماعات معينة بشكل متكرر للغاية بينما لا تعقد اجتماعات أخرى بشكل نادر للغاية. لا تتردد في إلغاء الاجتماعات المتكررة إذا شعرت أنها لا تخدم غرضًا، وفكر في دمج الآخرين لجعل الأمور أكثر كفاءة.

حدد الطارئ

هناك فرق كبير بين عدم حضور اجتماع بدء مشروع وما إذا كنت قد اخترت عدم المشاركة في اجتماع يومي عندما لا يكون لديك تحديث. الحقيقة هي أن ليس كل اجتماع، أو رسالة، أو بريد إلكتروني تصادفه سيتطلب انتباهك الفوري.

عندما تفكر في الأشياء من خلال عدسة السرعة، تصبح تقويمي ويومك أسهل بكثير في الإدارة. ضع في اعتبارك المواعيد النهائية القادمة، وأهداف الفريق/المنظمة، وحمولتك الخاصة عند مناقشة ما إذا كان من المفيد حضور اجتماع.

يمكن أن يكون تحديد أهمية بعض الاجتماعات والقضايا أمرًا معقدًا. إذا كنت تواجه صعوبة في تحديد ما إذا كان الأمر يستحق وقتك وانتباهك، تحدث إلى رئيسك أو منظّم الاجتماع. قد تجد أنه يمكنك التخلي عن اجتماع معين أو أنك ببساطة بحاجة إلى مراجعة أولوياتك الحالية.

ابحث عن الوضوح

هل تشعر بالحيرة بشأن سبب وجودك في دعوة اجتماع؟ هل قرأت وصف الاجتماع ثلاث مرات وما زلت غير متأكد من هدفه؟ هل تشعر بالقلق من الاجتماع القادم حيث يرغب شخص ما في “استخراج أفكارك” حول موضوع ما؟

يمكن أن يكون القليل من التراجع والتواصل مفيدًا جدًا. ابدأ بالسؤال عن جدول الأعمال أو النتائج المتوقعة للاجتماع. يمكن أن يساعد الناس على التفكير بشكل نقدي حول مشاركتك أو ما يرغبون في تحقيقه في تحديد ما إذا كان الاجتماع ضروريًا للحضور أو إذا كان شيئًا يمكنك تخطيه.

هل أنت قلق بشأن اجتماع مفتوح النية؟ اطلب من الناس أن يأتوا مستعدين ببعض الأسئلة أو المواضيع التي يعرفون أنهم يرغبون في تغطيتها. يمكن أن يمنح هذا الاجتماع "غير المحدد" بعض البنية ويساعدك على الدخول في الحالة الذهنية الصحيحة.

رفض مع اقتراح بدائل

لا يوجد لديك وقت لحضور هذا الاجتماع الذي يستغرق ساعة مع الفريق بالكامل، لكن محادثة لمدة 15 دقيقة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين يمكن أن تكون مناسبة. اقترح إرسال الوثائق التي يمكن أن توضح بعض الأسئلة لدى الناس. قل أنك بحاجة إلى القيام ببعض العمل بمفردك قبل أن تتمكن من المضي قدمًا، ولكن بمجرد الانتهاء، ستكون سعيدًا بالمساهمة.

تذكر، يجب أن يكون الغرض من أي اجتماع هو مساعدة الجميع على العمل معًا بشكل أكثر كفاءة. إذا قدمت بدائل لا تزال تقرب الناس نحو الهدف النهائي للعمل بكفاءة أكبر، فسيحقق الجميع الفوز!

ضع الاجتماعات الانتاجية في التقويم

ذكرنا من قبل أننا نفذنا قواعدنا الخاصة حول تخطيط الاجتماعات الفعالة. إذا كنت ترغب في التأكد من أن كل اجتماع تضيفه إلى التقويم هو ضروري، اتبع أسلوبنا واتباع 4 Ps.

,,

عندما نتحدث عن 4 Ps، نتحدث عن معرفة الهدف، المنتج، الأشخاص، والعملية (جدول الأعمال) عند جدولة الاجتماعات. من المهم أيضًا أن نلاحظ أن 4 Ps للجميع - وليس فقط للشخص الذي ينظم الاجتماع. إذا كان الجميع يعرف بالضبط لماذا يحضرون وماذا ستكون النتائج المتوقعة، يمكنك الاستفادة من وقتك معًا بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والفعالية.

زيادة إنتاجيتك عن طريق تقليل الاجتماعات

ستظل الاجتماعات دائمًا جزءًا من العمل، ولكن من المهم أن نتذكر أنها لا ينبغي أن تكون الجزء الوحيد من العمل. في بعض الأحيان ستحتاج إلى ذلك العنصر من التعاون الفوري الذي يمكن أن تجلبه لك الاجتماع. في أوقات أخرى تحتاج إلى رؤية اجتماع الساعة الثانية بعد الظهر يختفي من تقويمك لتحصل على بعض الوقت للتركيز. عندما تعطى لنفسك الوقت لإعادة التفكير في الطريقة التي تتناول بها الاجتماعات، قد تجد أن بعض المساحة الإضافية في تقويمك هو ما تحتاجه تمامًا.