تضغط على زر الغفوة. "لدي خمس عشرة دقيقة أخرى," تخبر نفسك. أنت تعمل من المنزل اليوم. لا ركوب مترو مبلل. لا ازدحام مروري. وكإضافة إضافية، يمكنك حتى البقاء في بنطلونات النوم المجمدة الخاصة بك (ملحوظة: تم كشف غطاء هذا الكاتب الآن). آه، العمل عن بعد. حظي العمل عن بعد بتركيز إعلامي للأسباب الخاطئة مؤخرًا في ظل الذعر المتعلق بCOVID-19 (فيروس كورونا). ذهب الرئيس التنفيذي لزووم إريك يوان إلى حد القول أن فيروس كورونا سوف "يغير المشهد" للعمل والتعاون إلى الأبد. قد يكون على حق.
لكن الحقيقة أن ارتفاع العمل عن بعد يتشكل ببطء منذ عشر سنوات.
حتى قبل COVID-19، أصبح العمل عن بعد أمرًا شائعًا - ربما أنك فقط لم تلاحظه. وفقاً لـ Global Workplace Analytics، زاد العمل عن بعد بشكل كبير على مدار العشر سنوات الماضية. في الواقع، يقدرون أن العمل عن بعد زاد بنسبة 140% منذ عام 2007 بين العمال غير المستقلين، وأكثر من ثلث (37%) من عمال المعرفة الآن يأتون إلى المكتب أربع مرات أو أقل في الأسبوع. لم يعد العمل عن بعد نمط عمل شامل أو لا شيء، مع 43% من الأمريكيين يعملون عن بعد بين الحين والآخر و85% من العمال يفضلون على الأقل بعض العمل عن بعد.
لكن نعم، COVID-19 زاد من إشتعال العمل عن بعد. تشير الأدلة إلى ذلك:
يمكن لجورو أن يساعد فريقك في الانتقال إلى العمل عن بعد.
لكن مع كل الهستيريا وكل التغيير، فإنه من المجدي أن تسأل نفسك السؤال — هل شركتك جاهزة للعمل عن بعد، بغض النظر عن الدافع للتغيير؟ لا تعتقد غارتنر ذلك. وربما أنت أيضا لا تعتقد ذلك.
"نحن مضطرون للدخول في أكبر تجربة للعمل من المنزل في العالم وحتى الآن، لم يكن الأمر سهلاً للعديد من المنظمات." في استبيان للندوة عبر الإنترنت مؤخرًا، أشار 91% من قادة الموارد البشرية الحاضرين (وكلهم في منطقة آسيا/المحيط الهادئ) إلى أنهم قد قاموا بتنفيذ ترتيبات "العمل من المنزل" منذ تفشي الوباء، ولكن التحدي الأكبر هو نقص بنية التكنولوجيا التحتية ونقص الراحة مع طرق العمل الجديدة. " — سايكت شاترجى، المدير الأول، المستشار في غارتنر
مع أو بدون أزمة صحية عامة، يبدو أن ضرورة العمل عن بعد واضحة. للأسف، التحديات التي يجلبها العمل عن بعد واضحة أيضًا. يمكن أن يكون العمل من المنزل صعبًا ومخيفًا للفرق الجديدة عليه، لكننا هنا للمساعدة.
تحديات العمل عن بعد
لا توجد جوانب إيجابية لـ COVID-19، ولكن إحدى النتائج المثيرة للاهتمام كانت الكشف عن عدد قليل جدًا من أصحاب العمل الذين هم في الواقع جاهزون لدعم فرق العمل عن بعد. مع كفاح الفرق للتكيف في مثل هذا الوقت القصير، من المجدي أولاً فهم بعض التحديات المرتبطة ببيئات العمل عن بعد.
هناك تحديات واضحة يمكن للتكنولوجيا حلها - وبعضها أقل وضوحًا. بالنسبة للتعاون، والتواصل، واختلافات المنطقة الزمنية، لدى إنتر كم بعض النصائح التي يجب مراعاتها.
استعد لمستقبل العمل عن بعد مع إدارة المعرفة التعاونية
هذه المحفزات للعمل عن بعد هي جرس إنذار جيد، إذا فجائي، للإعداد للمستقبل - عندما يتوقع الموظفون الشعور بالدعم بنفس الدرجة في بيئات العمل عن بعد كما يشعرون في المكتب. سواء كان COVID-19 أم لا، تقديرات غارتنر أن الطلب على العمل عن بعد سوف يزيد بنسبة 30% بحلول عام 2030 مع دخول الجيل زد بالكامل إلى سوق العمل. لقد حان الوقت للتفكير في المستقبل.
قدرتنا على التعاون في هذا النوع من البيئة - فضلاً عن التكيف مع معدل التغيير السريع الذي تتعامل معه المنظمات - يجعل إدارة المعرفة ضرورة. وفي حين أن إدارة المعرفة تحتل مكانة بارزة في ذهن قادة التكنولوجيا، فإن معظم المنظمات تتخلف كثيراً عن المكان الذي تحتاج إلى أن تكون فيه لدعم بيئات العمل عن بعد.
لماذا يجب أن تجعلي استراتيجية إدارة المعرفة الخاصة بك في المسار الصحيح؟ ما هي أنواع المشكلات التي يمكنك توقع أن تحلها لك حل إدارة المعرفة التعاونية؟
اعتبر السيناريوهات التالية التي تفرضها بيئات العمل عن بعد على الفرق التي لا تأخذ نهجًا تعاونيًا في إدارة المعرفة.
يمتلك ممثل المبيعات في نيوزيلندا سؤالاً من عميل يتعلق ببروتوكول الأمان، لكن فريق الأمان لديك في برلين ويأخذ قيلولاً.
يحصل وكيل الدعم على أسئلة متعلقة بالتسعير والتغليف في دردشة مباشرة من عميل قد يتخلى، لكن وثيقة التسعير والتغليف موجودة في نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك، وليس في قاعدة معرفتك للدعم.
تطلق ميزه جديدة تتضمن خطأ مؤلم للغاية لعملائك. يمتلك عدد كبير من وكالات الدعم الملايين من المراسلات مع مدير المنتج الذي أطلق الفرقه - ال PM مُجبَر على الإجابة على نفس الأسئلة مراراً وتكراراً.
عندما تمتلك الفرق نقاط المعرفة الخاصة بهم، فإنهم يصبحون ضحايا للأعراض "بعيد عن العين، بعيد عن العقل" بالنسبة لأي شخص خارج تلك الفرق. بينما تمتلك معظم الفرق العديد من الأدوات الخاصة بها لتخزين المعرفة، تكشف البيئات البعيدة الحاجة إلى أن تكون المعرفة رياضة جماعية، مع مساهمة كل قسم والتعاون في نفس المكان.
تجعل هذه النقاط المعرفة الأمر صعبًا على الفرق عن بعد للتنقل في المعلومات اللازمة لأداء مهامهم. قمنا مؤخرًا باستطلاع بعض عملاء جورو، وسرعان ما أصبح واضحًا أن المعرفة هي رياضة جماعية - مع مساهمات وتعاون قادمين من جميع أنحاء المنظمة.
علاوة على ذلك، عندما نضطر فرقنا للذهاب إلى بوابة غير واضحة و قديمة للبحث عن المعلومات، من المحتمل أن يجدوا أنه من الأسهل فقط تقديم تفاعلات افتراضية عبر الدردشة أو البريد الإلكتروني. تتجمع أنواع التفاعلات الافتراضية هذه لدى الخبراء في الموضوع، مما يعيق الإنتاجية، ويقلل من التزام العمال.
في الواقع، الوقت الذي يقضيه المديرون والموظفون في الأنشطة التعاونية قد تضاعف بأكثر من 50% أو أكثر. العمال الذين يمتلكون أكبر قدر من المعرفة المؤسسية ويتم تصنيفهم كأفضل المتعاونين في شركاتهم - لديهم أدنى درجات من الالتزام و الرضا الوظيفي.
لذا، فإن بعض الأمور واضحة: العمل عن بعد، رغم تزايده، تسارعت وتيرته بسبب COVID-19، وتواجه الفرق عددًا من التحديات، ولكن التعاون يعد الأهم. مع وضع ذلك في الاعتبار، يمكن أن تساعد إدارة المعرفة في تحقيق تعاون أفضل عبر الفرق عن بعد، لكن المنظمات تحتاج إلى إعادة النظر في استراتيجيتها المعرفية لمحاربة بعض الأخطاء الشائعة المتعلقة بالمعرفة، والتي تشمل:
ظهور نقاط المعرفة التي ترتبط بأدوات محددة للفريق (نظام إدارة علاقات العملاء، نظام تتبع التذاكر، أدوات إدارة المشاريع، إلخ)
إذا كانت المعرفة قديمة وغير موثوقة، فسوف يعود الناس إلى تفاعلاتهم الافتراضية، مما يستهلك ويشعر خبراء الموضوع بخيبة أمل.
إذا احتفظت بالمعرفة في بوابة، فستكون نسبة الاعتماد منخفضة.
دليل إدارة المعرفة لاستراتيجيتك المعرفية عن بعد
كان دعم شوبيفاي فريقًا عن بعد موزعًا منذ عام 2014. بطرق كثيرة، يمثل شوبيفاي مستقبل مشاركة المعرفة من خلال تحسين استراتيجيته المعرفية لبيئات العمل عن بعد.
"استخدام جورو مع فرق الدعم عن بُعد لدينا ساعدنا في التوسع والحفاظ على دعم جودة متناسقة لعملائنا" تقول دانا تيسير، مدير إدارة المعرفة. "مستودع إدارة معرفتنا الموثوق والمحدث في جورو يعد أمرًا حيويًا لضمان أن فرقنا عن بعد جاهزة لتحقيق النجاح."
تقدم دانا بعض النصائح للبدء باستراتيجية إدارة المعرفة عن بعد لديك:
تضغط على زر الغفوة. "لدي خمس عشرة دقيقة أخرى," تخبر نفسك. أنت تعمل من المنزل اليوم. لا ركوب مترو مبلل. لا ازدحام مروري. وكإضافة إضافية، يمكنك حتى البقاء في بنطلونات النوم المجمدة الخاصة بك (ملحوظة: تم كشف غطاء هذا الكاتب الآن). آه، العمل عن بعد. حظي العمل عن بعد بتركيز إعلامي للأسباب الخاطئة مؤخرًا في ظل الذعر المتعلق بCOVID-19 (فيروس كورونا). ذهب الرئيس التنفيذي لزووم إريك يوان إلى حد القول أن فيروس كورونا سوف "يغير المشهد" للعمل والتعاون إلى الأبد. قد يكون على حق.
لكن الحقيقة أن ارتفاع العمل عن بعد يتشكل ببطء منذ عشر سنوات.
حتى قبل COVID-19، أصبح العمل عن بعد أمرًا شائعًا - ربما أنك فقط لم تلاحظه. وفقاً لـ Global Workplace Analytics، زاد العمل عن بعد بشكل كبير على مدار العشر سنوات الماضية. في الواقع، يقدرون أن العمل عن بعد زاد بنسبة 140% منذ عام 2007 بين العمال غير المستقلين، وأكثر من ثلث (37%) من عمال المعرفة الآن يأتون إلى المكتب أربع مرات أو أقل في الأسبوع. لم يعد العمل عن بعد نمط عمل شامل أو لا شيء، مع 43% من الأمريكيين يعملون عن بعد بين الحين والآخر و85% من العمال يفضلون على الأقل بعض العمل عن بعد.
لكن نعم، COVID-19 زاد من إشتعال العمل عن بعد. تشير الأدلة إلى ذلك:
يمكن لجورو أن يساعد فريقك في الانتقال إلى العمل عن بعد.
لكن مع كل الهستيريا وكل التغيير، فإنه من المجدي أن تسأل نفسك السؤال — هل شركتك جاهزة للعمل عن بعد، بغض النظر عن الدافع للتغيير؟ لا تعتقد غارتنر ذلك. وربما أنت أيضا لا تعتقد ذلك.
"نحن مضطرون للدخول في أكبر تجربة للعمل من المنزل في العالم وحتى الآن، لم يكن الأمر سهلاً للعديد من المنظمات." في استبيان للندوة عبر الإنترنت مؤخرًا، أشار 91% من قادة الموارد البشرية الحاضرين (وكلهم في منطقة آسيا/المحيط الهادئ) إلى أنهم قد قاموا بتنفيذ ترتيبات "العمل من المنزل" منذ تفشي الوباء، ولكن التحدي الأكبر هو نقص بنية التكنولوجيا التحتية ونقص الراحة مع طرق العمل الجديدة. " — سايكت شاترجى، المدير الأول، المستشار في غارتنر
مع أو بدون أزمة صحية عامة، يبدو أن ضرورة العمل عن بعد واضحة. للأسف، التحديات التي يجلبها العمل عن بعد واضحة أيضًا. يمكن أن يكون العمل من المنزل صعبًا ومخيفًا للفرق الجديدة عليه، لكننا هنا للمساعدة.
تحديات العمل عن بعد
لا توجد جوانب إيجابية لـ COVID-19، ولكن إحدى النتائج المثيرة للاهتمام كانت الكشف عن عدد قليل جدًا من أصحاب العمل الذين هم في الواقع جاهزون لدعم فرق العمل عن بعد. مع كفاح الفرق للتكيف في مثل هذا الوقت القصير، من المجدي أولاً فهم بعض التحديات المرتبطة ببيئات العمل عن بعد.
هناك تحديات واضحة يمكن للتكنولوجيا حلها - وبعضها أقل وضوحًا. بالنسبة للتعاون، والتواصل، واختلافات المنطقة الزمنية، لدى إنتر كم بعض النصائح التي يجب مراعاتها.
استعد لمستقبل العمل عن بعد مع إدارة المعرفة التعاونية
هذه المحفزات للعمل عن بعد هي جرس إنذار جيد، إذا فجائي، للإعداد للمستقبل - عندما يتوقع الموظفون الشعور بالدعم بنفس الدرجة في بيئات العمل عن بعد كما يشعرون في المكتب. سواء كان COVID-19 أم لا، تقديرات غارتنر أن الطلب على العمل عن بعد سوف يزيد بنسبة 30% بحلول عام 2030 مع دخول الجيل زد بالكامل إلى سوق العمل. لقد حان الوقت للتفكير في المستقبل.
قدرتنا على التعاون في هذا النوع من البيئة - فضلاً عن التكيف مع معدل التغيير السريع الذي تتعامل معه المنظمات - يجعل إدارة المعرفة ضرورة. وفي حين أن إدارة المعرفة تحتل مكانة بارزة في ذهن قادة التكنولوجيا، فإن معظم المنظمات تتخلف كثيراً عن المكان الذي تحتاج إلى أن تكون فيه لدعم بيئات العمل عن بعد.
لماذا يجب أن تجعلي استراتيجية إدارة المعرفة الخاصة بك في المسار الصحيح؟ ما هي أنواع المشكلات التي يمكنك توقع أن تحلها لك حل إدارة المعرفة التعاونية؟
اعتبر السيناريوهات التالية التي تفرضها بيئات العمل عن بعد على الفرق التي لا تأخذ نهجًا تعاونيًا في إدارة المعرفة.
يمتلك ممثل المبيعات في نيوزيلندا سؤالاً من عميل يتعلق ببروتوكول الأمان، لكن فريق الأمان لديك في برلين ويأخذ قيلولاً.
يحصل وكيل الدعم على أسئلة متعلقة بالتسعير والتغليف في دردشة مباشرة من عميل قد يتخلى، لكن وثيقة التسعير والتغليف موجودة في نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك، وليس في قاعدة معرفتك للدعم.
تطلق ميزه جديدة تتضمن خطأ مؤلم للغاية لعملائك. يمتلك عدد كبير من وكالات الدعم الملايين من المراسلات مع مدير المنتج الذي أطلق الفرقه - ال PM مُجبَر على الإجابة على نفس الأسئلة مراراً وتكراراً.
عندما تمتلك الفرق نقاط المعرفة الخاصة بهم، فإنهم يصبحون ضحايا للأعراض "بعيد عن العين، بعيد عن العقل" بالنسبة لأي شخص خارج تلك الفرق. بينما تمتلك معظم الفرق العديد من الأدوات الخاصة بها لتخزين المعرفة، تكشف البيئات البعيدة الحاجة إلى أن تكون المعرفة رياضة جماعية، مع مساهمة كل قسم والتعاون في نفس المكان.
تجعل هذه النقاط المعرفة الأمر صعبًا على الفرق عن بعد للتنقل في المعلومات اللازمة لأداء مهامهم. قمنا مؤخرًا باستطلاع بعض عملاء جورو، وسرعان ما أصبح واضحًا أن المعرفة هي رياضة جماعية - مع مساهمات وتعاون قادمين من جميع أنحاء المنظمة.
علاوة على ذلك، عندما نضطر فرقنا للذهاب إلى بوابة غير واضحة و قديمة للبحث عن المعلومات، من المحتمل أن يجدوا أنه من الأسهل فقط تقديم تفاعلات افتراضية عبر الدردشة أو البريد الإلكتروني. تتجمع أنواع التفاعلات الافتراضية هذه لدى الخبراء في الموضوع، مما يعيق الإنتاجية، ويقلل من التزام العمال.
في الواقع، الوقت الذي يقضيه المديرون والموظفون في الأنشطة التعاونية قد تضاعف بأكثر من 50% أو أكثر. العمال الذين يمتلكون أكبر قدر من المعرفة المؤسسية ويتم تصنيفهم كأفضل المتعاونين في شركاتهم - لديهم أدنى درجات من الالتزام و الرضا الوظيفي.
لذا، فإن بعض الأمور واضحة: العمل عن بعد، رغم تزايده، تسارعت وتيرته بسبب COVID-19، وتواجه الفرق عددًا من التحديات، ولكن التعاون يعد الأهم. مع وضع ذلك في الاعتبار، يمكن أن تساعد إدارة المعرفة في تحقيق تعاون أفضل عبر الفرق عن بعد، لكن المنظمات تحتاج إلى إعادة النظر في استراتيجيتها المعرفية لمحاربة بعض الأخطاء الشائعة المتعلقة بالمعرفة، والتي تشمل:
ظهور نقاط المعرفة التي ترتبط بأدوات محددة للفريق (نظام إدارة علاقات العملاء، نظام تتبع التذاكر، أدوات إدارة المشاريع، إلخ)
إذا كانت المعرفة قديمة وغير موثوقة، فسوف يعود الناس إلى تفاعلاتهم الافتراضية، مما يستهلك ويشعر خبراء الموضوع بخيبة أمل.
إذا احتفظت بالمعرفة في بوابة، فستكون نسبة الاعتماد منخفضة.
دليل إدارة المعرفة لاستراتيجيتك المعرفية عن بعد
كان دعم شوبيفاي فريقًا عن بعد موزعًا منذ عام 2014. بطرق كثيرة، يمثل شوبيفاي مستقبل مشاركة المعرفة من خلال تحسين استراتيجيته المعرفية لبيئات العمل عن بعد.
"استخدام جورو مع فرق الدعم عن بُعد لدينا ساعدنا في التوسع والحفاظ على دعم جودة متناسقة لعملائنا" تقول دانا تيسير، مدير إدارة المعرفة. "مستودع إدارة معرفتنا الموثوق والمحدث في جورو يعد أمرًا حيويًا لضمان أن فرقنا عن بعد جاهزة لتحقيق النجاح."
تقدم دانا بعض النصائح للبدء باستراتيجية إدارة المعرفة عن بعد لديك:
