بالطبع، أنت تعلم أن إحداث تغييرات في العمل قد يكون صعبًا، ولكن في شركتك، يبدو أن الأمر يكاد يكون مستحيلًا. تأتي الكثير من الأفكار الرائعة عبر قنوات العمل، ولكن لأي سبب من الأسباب، يبدو أن التنفيذ دائمًا ما يفشل. تنجح بعض التغييرات في الاقتراب من الإنجاز، ثم تنتهي بفشلها في اللحظة الأخيرة. بعضها لا يبدو أبدًا أنه يتجاوز مرحلة الفكرة. قد تظن أن الفكرة نفسها ليست قوية بما فيه الكفاية، لكن في معظم الأوقات، يكون العكس هو الصحيح. التغيير الذي ترغب في إحداثه عظيم، لكن الطريقة التي تدير بها إدارة التغيير هي المشكلة.

التغيير مهم للبقاء تنافسيًا، لكن من المدهش أن الكثير من الشركات سيئة في التعامل معه. في الواقع، يُقدّر أن 70% من التغييرات التنظيمية تفشل. التغيير والابتكار هما ضروريان تمامًا للشركات التي ترغب في النمو والازدهار. لهذا السبب نحن نجعل مايو هو شهر إدارة التغيير على مدونة Guru، لذا تابعنا خلال الأسابيع القليلة المقبلة للحصول على نصائح ورؤى ومساعدة.

من الصعب إصلاح مشكلات إدارة التغيير في العمل إذا لم تكن تعرف ما الذي يتسبب في انهيار العملية في المقام الأول.

قبل أن نتعمق في الطريقة الصحيحة للتعامل مع العملية، دعنا نأخذ بعض الوقت للغوص في الأسباب الشائعة لعدم ثبات التغييرات في العمل.

لم تقم بإنشاء تأييد

على الرغم من أنك قد ترى بسهولة قيمة التغييرات التي تحاول القيام بها، فقد لا يكون الأمر واضحًا للآخرين. تذكر، بينما كنت تقضي وقتًا في البحث عن حلول محتملة وتقديم اقتراحات، كان الجميع مشغولين بالقيام بأعمالهم الروتينية.

لا ت underestimate قوة التأييد في العمل. وجود موظفين ومديرين في صفك عندما تحاول إجراء تغييرات، سواء كانت كبيرة أم صغيرة، أمر حاسم تمامًا.

أحد أكبر العقبات المرتبطة بالتأييد هو خلق شعور بالعجلة. قد يكون الناس قادرين على فهم لماذا تعتبر التغييرات التي تقترحها قيمة، لكنهم قد لا يرون لماذا يجب عليهم التصرف الآن. بعد كل شيء، إذا كانت الأمور تسير بسلاسة نسبيًا في العمل، لماذا هناك حاجة لتغيير كل شيء الآن؟

أفضل طريقة لإنشاء تأييد للتغيير هي الدليل. دائمًا اذهب مع أدلة تدعم خططك. ابحث عن إحصائيات ودراسات حالة تدعم مزاعمك. ابحث عن المنافسين المباشرين الذين يتقدمون بالفعل وقد قاموا بالفعل ببعض التغييرات الكبيرة (والشبيهة) بمفردهم. احصل على تعليقات من العملاء و/أو الموظفين الآخرين.

لا يوجد مقياس واضح للنجاح

لنفترض أن جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين قد وافقوا على خطتك ومررت بجميع مراحل طرح التغيير المقترح. كيف يمكنك أن تعرف أن التغيير الذي مررت به كان نجاحًا بالكامل؟

تذكر، النجاح والإنجاز شيئان مختلفان تمامًا.

إذا لم تكن خطط إدارة التغيير مرتبطة بمقاييس قابلة للقياس، فسيكون من الصعب إثبات أن تغييرك كان الشيء الصحيح الذي يجب تنفيذه (ويمكن أن يجعل من الصعب تبرير التغييرات في المستقبل).

هل تواجه صعوبة في وضع مقاييس أداء رئيسية لقياس النجاح؟ خذ بعض الوقت للتفكير فيما جعلك ترغب في إجراء تغييرات في المقام الأول. ربما بعد إصدار فوضوي بشكل خاص، كنت تظن أن فريق التطوير يمكن أن يستخدم توثيقًا أفضل للعمليات حول ضمان الجودة. يمكن أن يكون مقياس النجاح انخفاضًا في الأخطاء التي تم العثور عليها بعد الإصدار أو إطلاق إصلاحات أسرع.

أيضًا، تأكد من أنك تختار مقاييس النجاح التي تعتبرها أصحاب المصلحة قيمة. ربط جميع خططك بأهداف الشركة أو هدف لضرب عصفورين بحجر واحد من خلق التأييد وقياس النجاح.

أنت ترغب في تحقيق الكثير في فترة قصيرة

لقد قلنا بالفعل أنه من المهم خلق إحساس بالعجلة في إدارة التغيير، لكن يجب عليك أيضًا أن تمتلك توقعات واقعية.

فكر في كل شيء يلزم لتغيير عملية "بسيطة" في العمل. تحتاج إلى التفكير في حلول وإشراك أصحاب المصلحة المحتملين. قد تضطر إلى اختبار عدة منتجات أو حلول قبل أن تستقر على واحدة. ثم عليك أن تأخذ في اعتبارك التكاليف والاعتمادات وأشياء أخرى قد تؤدي إلى إبطاء عملك بشكل كبير.

التكيف مع عملية جديدة أو منتج أو برنامج يستغرق وقتًا جيدًا أيضًا. قد يحتاج المديرون والموظفون إلى تدريب خاص لكي تسير الأمور بسلاسة.

في عالم مثالي، سيكون بإمكان الجميع التكيف مع التغيير بسرعة، لكن الناس سيتطلبون وقتًا للتكيف.

قد يكون الوقت جوهريًا، ولكن لا يمكنك توقع أن يتم كل شيء في يوم واحد. بدلاً من التخطيط للذهاب بالكامل إلى تغيير كبير واحد، اعتبر اتباع نهج تدريجي لما تريد القيام به. يمكن أن يجعل التخطيط للأمور على مراحل العملية برمتها أقل فوضى، ويمنحك الوقت لإجراء التعديلات على خططك لتحقيق أفضل نتيجة ممكنة.

الناس يقاومون التغيير

كان لأحد أصحاب المصلحة الرئيسيين مدير من قبل 10 سنوات حاول إجراء تغييرات مشابهة وانتهى المشروع بالفشل. مديرك مشغول بالعمل وآخر شيء يرغب في إضافته هو مشروع جديد. كنت تقف في مكان المفضل لنائب الرئيس طوال الأسبوع ولا يوجد طريقة لديهم للموافقة على أي شيء تريده.

يمكننا القيام بسلسلة كاملة من المنشورات عن جميع الأسباب لمقاومة الناس للتغيير، لكن الحقيقة هي أن كسر الحواجز والأفكار التقليدية يمكن أن يكون صعبًا. أفضل شيء يمكنك القيام به لجعل خططك تخرج إلى النور هو إنشاء حالة صلبة لسبب حاجتها للحدوث.

هذا يتصل قليلاً بما قلناه سابقًا حول خلق التأييد. سوف يكون من الصعب حتى على أشخاص مقاومين للتغيير أن يقولوا لا إذا قمت بتوضيح جميع الأمور الإيجابية التي يمكن أن يحدثها تغييرك.

لهذا السبب نوصي باستخدام طريقة ADKAR المجربة والمختبرة لكسب تأييد الناس.

ما هو ADKAR؟

ADKAR هي منهجية إدارة التغيير (واختصار) تم تطويرها بواسطة Prosci. في جوهرها، تقسم المنهجية بالتحديد ما يجب أن يحدث لتحقيق تغيير ناجح في العمل:

ركز على أفضل الطرق لعرض كل جزء من ADKAR لكسب تأييد أصحاب المصلحة المقاومين للتغيير. عندما تُظهر أنك مستعد داخليًا لإجراء تغيير وأن لديك خطة قوية، فإنك تُعد نفسك للحصول على الموافقة للمضي قدمًا.

ليس لديك الإعداد أو الأدوات الصحيحة

تقول إن لديك خطة مكتملة وموثقة جيدًا يمكن أن توضح بوضوح كل ما تحتاج إلى القيام به لجعل تغييرك المقترح يحدث. حسنًا، هل يمكنك إظهار ذلك لنا؟

إذا كانت خطتك هي إخبارنا بالانتظار لمدة 30 دقيقة بينما تجد كل شيء ثم ترسل تخطيطين شبه كاملين قد يكونا (أو لا) النسخة النهائية من خطتك، فهذا يعني أنك لست مستعدًا لإجراء تغيير كبير.

التنظيم و الأدوات الصحيحة أمر حيوي تمامًا عندما تحاول إجراء تغييرات في العمل. بعد كل شيء، إذا لم تكن إجراءاتك ووثائقك منسقة، فلا يمكنك أن تتوقع أن تؤثر جهودك في التغيير.

الأمر متروك لك لاختيار الأدوات الصحيحة لعملك، لكننا نوصي بشدة بوجود مصدر واحد للحقيقة لكل شيء في مشروعك. عندما لا يكون لديك مصدر واحد للحقيقة، فإن الأمور لا تكون فقط غير منظمة، بل تميل أيضًا لجعل الناس يعملون في صوامع. تفقد الشفافية العامة في عمل الجميع وفي النهاية، تفقد الرؤية المهمة حول التقدم.

يجب أن يكون الناس قادرين على العثور بسهولة على تحديثات حول تقدم المشروع، وقائمة بالأدوات التي يحتاجون لاستخدامها للقيام بالعمل، وأي رؤى تحتاجها للحفاظ على سير الأمور. لحسن حظك، هناك أداة موجودة بالفعل يمكنها القيام بكل هذه الأشياء وأكثر.

احتضان التغيير

تغيير نهجك في إدارة التغيير يمكن أن يفعل العجائب لتحقيق تغيير فعلي في العمل. عندما تأخذ الوقت للتركيز على بناء قضيتك، ومتابعة المقاييس الصحيحة، وإنشاء خطة منظمة، فإنك تفعل الكثير لتجعل نفسك في وضع جيد للنجاح.

هل أنت مستعد لإجراء تغيير كبير في العمل؟ ابدأ باستخدام Guru لإدارة التغيير بالطريقة الصحيحة.