Claro, você sabe que fazer mudanças no trabalho pode ser difícil, mas na sua empresa, parece que é quase impossível. Muitas ótimas ideias passam pelo pipeline, mas por qualquer motivo, a execução sempre parece desmoronar. Algumas mudanças ficam perto de serem concluídas, mas acabam se esvaindo bem no final. Outras nunca parecem sair da fase de ideação. Você pode achar que a ideia em si não é forte o suficiente, mas na maioria das vezes, o oposto é verdade. A mudança que você quer fazer é excelente, mas a maneira como você lida com a gestão de mudanças é o problema.

A mudança é importante para se manter competitivo, mas surpreendentemente, muitas empresas são simplesmente ruins em lidar com isso. Na verdade, estima-se que 70% das mudanças organizacionais falhem. Mudança e inovação são absolutamente necessárias para as empresas que querem crescer e prosperar. É por isso que estamos fazendo de maio o mês de gestão de mudanças no blog do Guru, então continue voltando nas próximas semanas para dicas, insights e ajuda.

É difícil corrigir problemas de gestão de mudanças no trabalho se você não sabe o que causa o processo a entrar em colapso em primeiro lugar.

Antes de mergulharmos na maneira certa de lidar com o processo, vamos dedicar algum tempo para analisar as razões comuns pelas quais mudanças nunca parecem permanecer no trabalho.

Você não criou adesão

Embora seja fácil para você ver o valor nas mudanças que está tentando fazer, pode não ser tão claro para todos os outros. Lembre-se, enquanto você estava gastando tempo pesquisando soluções potenciais e fazendo sugestões, todos os outros apenas estavam seguindo seu trabalho habitual.

Não subestime o poder da adesão no trabalho. Ter funcionários e gerentes ao seu lado quando você está tentando fazer mudanças, sejam grandes ou pequenas, é absolutamente crítico.

Um dos maiores obstáculos associados à adesão é criar um senso de urgência. As pessoas podem entender por que as mudanças que você está propondo são valiosas, mas podem não ver por que precisam agir agora. Afinal, se as coisas têm ido relativamente bem no trabalho, por que há necessidade de mudar tudo agora?

A melhor maneira de criar adesão para a mudança é provas. Sempre vá com evidências para apoiar seus planos. Procure estatísticas e estudos de caso para apoiar suas alegações. Pesquise concorrentes diretos que estão à frente e já fizeram algumas grandes (e semelhantes) mudanças por conta própria. Obtenha feedback de clientes e/ou outros funcionários.

Não há uma medida clara para o sucesso

Vamos supor que todos os seus principais stakeholders aprovaram seu plano e você passou por todo o processo de execução da mudança proposta. Como você saberia que essa mudança pela qual você acabou de passar foi um total sucesso?

Lembre-se, sucesso e conclusão são duas coisas muito diferentes.

Se seus planos de gestão de mudanças não estão atrelados a métricas mensuráveis, provar que sua mudança foi a coisa certa a implementar será difícil (e pode dificultar a justificativa de mudanças no futuro).

Você está tendo problemas para pensar em métricas-chave para medir o sucesso? Reserve um tempo para lembrar por que você queria fazer mudanças em primeiro lugar. Talvez após um lançamento particularmente desastroso, você achou que a equipe de desenvolvimento poderia se beneficiar de uma melhor documentação de processos em torno do QA. Sua medida de sucesso poderia ser uma diminuição nos bugs encontrados após o lançamento ou uma aceleração na entrega das correções.

Além disso, certifique-se de escolher medidas de sucesso que os stakeholders considerem valiosas. Vincule todos os seus planos a um objetivo ou meta da empresa para um efeito combinado na criação de adesão e medição de sucesso.

Você deseja alcançar muito em um curto espaço de tempo

Dissemos que é importante criar urgência na gestão de mudanças, mas você também precisa ter expectativas realistas.

Pense em tudo que precisa ser considerado para mudar um “simples” processo no trabalho. Você precisa gerar ideias e envolver potenciais stakeholders. Você pode ter que testar vários produtos ou soluções antes de decidir sobre um. Então você precisa considerar custos, dependências e outras coisas que podem retardar dramaticamente seu trabalho.

Adaptar-se a um novo processo, produto ou programa também exige um bom tempo. Gerentes e funcionários podem precisar de treinamentos especiais para que as coisas corram bem.

Em um mundo perfeito, todos conseguiriam se adaptar a uma mudança rapidamente, mas as pessoas precisarão de tempo para se ajustar.

O tempo pode ser essencial, mas você não pode esperar que tudo seja feito em um dia. Em vez de planejar arriscar tudo em uma grande mudança, considere uma abordagem incremental para o que você deseja fazer. Planejar as coisas em etapas pode tornar todo o processo menos caótico e dar a você tempo para fazer ajustes em seus planos para o melhor resultado possível.

As pessoas são resistentes a mudanças

Um importante stakeholder teve um empregador de 10 anos atrás que tentou fazer mudanças semelhantes e todo o projeto falhou. Seu gerente está sobrecarregado de trabalho e a última coisa que eles querem em sua mesa é um novo projeto. Você tem estacionado no lugar favorito do VP pela última semana e não há como eles aprovarem qualquer coisa que você queira.

Poderíamos fazer uma série inteira de postagens sobre todas as razões por que as pessoas resistem à mudança, mas a verdade é que quebrar preconceitos e crenças enraizadas pode ser difícil. A melhor coisa que você pode fazer para tirar seus planos do papel é criar um caso sólido para por que eles precisam acontecer.

Isso se liga um pouco ao que dissemos antes sobre criar adesão. Será difícil para até mesmo as pessoas mais resistentes a mudança dizer não se você tiver claramente esboçado todas as coisas boas que sua mudança pode fazer.

Por isso, recomendamos o uso do método ADKAR, testado e comprovado, para convencer as pessoas.

O que é ADKAR?

ADKAR é uma metodologia de gestão de mudanças (e um acrônimo) desenvolvida pela Prosci. Em sua essência, a metodologia detalha exatamente o que precisa acontecer para que uma mudança bem-sucedida ocorra no trabalho:

Concentre-se nas melhores maneiras de apresentar cada parte do ADKAR para conquistar stakeholders resistentes às mudanças. Quando você mostra que está internamente preparado para fazer uma mudança e que possui um plano sólido, você está se preparando para obter a aprovação para seguir em frente.

Você não tem o conjunto ou ferramentas certas

Você diz que tem um plano completo e bem documentado que pode apontar claramente tudo o que precisa fazer para que sua mudança proposta aconteça. Ótimo, você pode mostrá-lo para nós?

Se seu plano é nos dizer para esperar 30 minutos enquanto você encontra tudo e depois enviar duas esboços um tanto completos que podem ou não ser a versão final do seu plano, você não está pronto para fazer uma grande mudança.

A organização e as ferramentas certas são absolutamente cruciais quando você está tentando fazer mudanças no trabalho. Afinal, se seu processo e documentação não estão organizados, você não pode esperar que seus esforços de mudança tenham algum impacto.

Cabe a você escolher as ferramentas certas para o seu trabalho, mas recomendamos fortemente ter uma única fonte de verdade para tudo em seu projeto. Quando você não tem uma fonte de verdade, as coisas não estão apenas desorganizadas, mas tendem a fazer com que as pessoas trabalhem em silos. Você perde a transparência geral em relação ao trabalho de todos e, eventualmente, perde a visão importante sobre o progresso.

As pessoas devem ser capazes de encontrar facilmente atualizações sobre o progresso do projeto, uma lista das ferramentas que precisam usar para fazer seu trabalho e quaisquer insights necessários para manter as coisas em movimento. Felizmente para você, já existe uma ferramenta que pode fazer tudo isso e muito mais.

Abracem a mudança

Alterar sua abordagem à gestão de mudanças pode fazer maravilhas para trazer mudanças reais ao trabalho. Quando você dedica tempo para se concentrar em construir seu caso, seguir as métricas certas e fazer um plano organizado, você faz muito para se preparar para o sucesso.

Você está pronto para fazer uma grande mudança no trabalho? Comece a usar o Guru para lidar com a gestão de mudanças da maneira certa.