Wir nähern uns schnell der Feiertagszeit! Neben der Zeit, die man damit verbringt, über Treffen und Geschenke nachzudenken, gibt es viele Menschen, die sich darauf vorbereiten, von der Arbeit wegzugehen, um zu feiern.
Die Feiertage und Urlaubstage gehen Hand in Hand. Jeder hat das Recht, seine Zeit auf seine eigene einzigartige Weise zu feiern, und sie haben auch das Recht, ihre Freizeit voll zu genießen und sich keine Gedanken über Vertretung zu machen, während sie weg sind.
Widme diese Energie dem Nachdenken über mögliche Missgeschicke beim Feiertagsessen
Wir wissen, dass mit dem Spaß der Feiertage immer ein wenig Stress verbunden sein wird, aber wir würden lieber, dass dieser Stress von Scherzgeschenken kommt, die nicht ganz „eingeschlagen“ sind, statt von der Arbeit. Glücklicherweise gibt es etwas Einfaches, was du tun kannst, um die Verwirrung zu reduzieren und diese Jahreszeit für alle an deinem Arbeitsplatz ein wenig fröhlicher zu gestalten.
Warum jeder einen Vertretungsplan für die Feiertage braucht
Einen Vertretungsplan zu schreiben, mag sinnlos erscheinen, wenn du es noch nie gemacht hast. Immerhin arbeitet jeder in deinem Team bereits eng zusammen. Brauchen sie wirklich ein paar Erinnerungen, um die Dinge am Laufen zu halten, während du weg bist?
Egal, ob du einen Tag für dich selbst nimmst oder einen mehr als einwöchigen Urlaub genießt, ein Vertretungsplan ist der richtige Weg. Hier ist der Grund, warum wir immer dafür plädieren werden, Zeit in die Erstellung eines einfachen OOO-Plans zu investieren.
Verwirrung reduzieren
Den Überblick über laufende Arbeiten und Fristen zu behalten, wird viel schwieriger, wenn Leute im Urlaub sind. Einen einfachen Feiertagsvertretungsplan zu erstellen, kann helfen, viel Verwirrung zu reduzieren. Sobald Manager und Mitarbeiter einen klaren Einblick in die Zeitpläne der Leute haben, wird die Planung der Arbeit viel einfacher. Die Menschen müssen nicht raten, wann ihre Kollegen im Büro sind oder ob sie ihre Erwartungen bezüglich einer Frist anpassen müssen.
Mach weiter so!
Einige Dinge neigen dazu, sich während der Feiertage zu verlangsamen, aber es ist selten, dass die Dinge vollständig zum Stillstand kommen. Die Feiertage können die perfekte Zeit sein, um alles abzuschließen, Strategien neu zu überdenken und darüber nachzudenken, was angepackt werden soll, wenn alle wieder zu einem regulären Zeitplan zurückkehren.
Es kann schwierig sein, irgendeine Art von Arbeit zu leisten, wenn man nicht sicher ist, was gerade in Arbeit ist und was die Leute im Moment priorisieren. Ein gründlicher Feiertagsvertretungsplan kann die Leute informieren und ihnen helfen, Entscheidungen zu treffen, auch wenn du weg bist.
Probleme vermeiden
Es gibt nichts Schlimmeres, als von einem entspannenden Urlaub mit Freunden und Familie zurückzukommen und böse E-Mails von deinem Chef über das, was während deiner Abwesenheit liegen gelassen wurde, zu erhalten. Wenn du sicherstellen möchtest, dass jeder eine unangenehme Überraschung während der Feiertage vermeidet, skizziere einen umfassenden Plan, bevor du in den Urlaub gehst.
Viel Stress und Missverständnisse können auf das Fehlen eines Plans zurückzuführen sein, während du weg bist. Lass deinen Plan für dich sprechen, wenn du nicht bei der Arbeit sein kannst. Wenn du einen Plan hast, der klar umreißt, an wen man sich für was wenden soll, wann du zurückkommst und welche wichtigen Prioritäten zu beachten sind, wird es viel schwieriger für die Dinge, auf der Strecke zu bleiben.
Erstelle deinen eigenen Feiertagsvertretungsplan
Es gibt bereits genug Aufgaben, die in letzter Minute rund um die Feiertage erledigt werden müssen. Spar dir diesen Stress für letzte Besorgungen im Supermarkt und Geschenkeinkäufe und beginne heute, deinen Vertretungsplan zu erstellen!
Denk nicht, dass du einen langatmigen, mehrseitigen Plan erstellen musst, der sorgfältig zusammenfasst, was getan werden muss. In der Tat, wir werden die Dinge noch einfacher für dich machen. Wir haben eine praktische OOO-Vorlage für dich, die du verwenden kannst!
Jetzt, wo du die perfekte Vorlage für deinen OOO-Plan hast, lass uns darauf konzentrieren, wie du sie ausfüllen kannst. Hier ist, was du tun musst, um einen umfassenden Feiertagsvertretungsplan zu erstellen.
Denke an das große Ganze
Vielleicht kommt deine Feiertagspause direkt nach einem Monat intensiver Arbeit an einem großen Projekt. Oder vielleicht arbeitest du so viel, dass es schwer fällt, herauszufinden, was am wichtigsten ist. Unabhängig davon, wie dein aktueller Zeitplan aussieht, kann es knifflig sein, alles im Blick zu behalten, wofür du verantwortlich bist.
Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um einen Schritt zurückzutreten und über all deine Arbeitspflichten nachzudenken. Denke darüber nach, an wie vielen Projekten du aktiv arbeitest, an welchen Projekten du dich konzentrieren musst, wenn du zurückkommst, und an wichtigen bevorstehenden Fristen. Sobald du den wahren Umfang deiner Arbeit vor dir skizziert hast, wird es viel einfacher, einen OOO-Vorbereitungsplan zu erstellen.
Skizziere die Vertretungsbedürfnisse
Jetzt, wo du eine klare Vorstellung von deinen Arbeitspflichten hast, ist es Zeit, Prioritäten zu setzen. Welche Arbeit muss unbedingt erledigt werden, während du weg bist, was wäre schön, aber nicht unbedingt nötig, und was kann warten, bis du zurück bist? Gibt es einige Aufgaben, die nur du erledigen kannst, oder kannst du sie an jemand anderen delegieren?
Offensichtlich
Es ist immer eine gute Idee, mit Projektleitern und anderen Personen zu sprechen, mit denen du eng zusammenarbeitest, wenn du über die Vertretungsbedürfnisse nachdenkst. Sie können dir hilfreiche Einblicke in bevorstehende Projekte oder Fristen geben, von denen du möglicherweise nichts weißt, und können dir sogar mitteilen, ob sie mehr (oder weniger) Hilfe benötigen als du geplant hast. Lass sie wissen, wann du weg sein wirst und sieh, ob sie etwas zu deinem Plan hinzufügen möchten.
Sei spezifisch
Dein Manager ist im Urlaub, aber du hast eine Frage zu einem Projekt, an dem du arbeitest. Wenn du den OOO-Plan überprüfst, siehst du dies:
„Ich bin von Mitte Dezember abwesend. Sprich mit Maria und Debbie, wenn du etwas zu Projekt X und Projekt Y benötigst!“
Dein Unternehmen hat etwa 6 verschiedene Marias, und 3 von ihnen sind in deiner Abteilung. Wie weißt du, ob du mit der richtigen Person sprichst? Außerdem sind Maria und Debbie praktisch die Lehrbuchdefinition von bereichsübergreifenden Mitarbeitern und haben ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten. Wie weißt du, ob du sie über das richtige Thema kontaktierst?
Das wäre viel hilfreicher gewesen:
„Ich bin vom 12.12. bis 18.12. abwesend. Sprich mit Maria Montalvo zu allem, was mit Engineering oder Design für Projekt X zu tun hat. Debbie steht für alle Marketingfragen zu Projekt Y zur Verfügung.”
Das letzte Beispiel legt klar dar, an wen man sich wenden sollte und für was, und es ist kurz, prägnant und kommt auf den Punkt (darüber gleich mehr). Wenn du klar darlegst, an wen man sich wenden soll und für was, lässt du viel weniger Spielraum für Vermutungen.
Konzentriere dich darauf, was die Leute wissen müssen
OOO-Pläne sind nicht die beste Gelegenheit, deine kreativen Schreibfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlaste die Menschen nicht mit unnötigen Informationen und tue dein Bestes, um dich auf die grundlegenden Informationen zu konzentrieren, die die Leute benötigen, um deinen Plan zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen, während du weg bist. Wenn dein OOO-Plan diese Dinge enthält, hast du wahrscheinlich alles Wichtige angesprochen:
Fälligkeitsdaten für Lieferungen, Meetings und andere bemerkenswerte Aktivitäten
Links zu relevanten Dokumenten und Aufgaben in deiner Asana/Teams/Arbeits-App deiner Wahl
Anweisungen oder nuancierte Details, die benötigt werden, um die Arbeit abzuschließen
Hintergrundinformationen zu Projekten oder Kunden für die Personen, die bei OOO-Vertretung helfen
Kontaktinformationen für echte Notfälle
Überprüfung mit dem Management
Die Manager sollten von Anfang an in deine OOO-Pläne einbezogen werden, um sicherzustellen, dass du alle deine Grundlagen abdeckst. Sie können dir wichtige Einblicke in Projektarbeit, kritische Aufgaben und andere wichtige Faktoren geben, die deinen Plan beeinflussen können. Lass sie wissen, dass du einen OOO-Plan für die Feiertage planst und dass du gerne ihre Meinung einholen möchtest, bevor du ihn fertigstellst.
Wenn du von deinem Chef das letzte Feedback zu deinem Plan einholst, konzentriere dich nicht nur darauf, ob du alles abgedeckt hast oder nicht. Frag sie, ob sie das Gefühl hatten, den Plan zu verstehen oder ob etwas verwirrend war. Wenn dein Manager nicht klar angeben kann, was zu tun ist und wer es in deinem Plan tun muss, ist es Zeit, Anpassungen vorzunehmen.
Verbreite die Nachricht
Wir werden!
Wie gesagt, alles wird rund um die Feiertage hektisch. Zähle nicht darauf, dass dein Manager oder andere Teammitglieder die Leute über deine Abwesenheit informieren. Stelle sicher, dass du Projektleitern, Teammitgliedern und anderen wichtigen Personen mitteilst, wann du weg sein wirst und wo sie deinen OOO-Vertretungsplan finden können.
Das ist auch eine großartige Gelegenheit, andere zu ermutigen, ihre eigenen OOO-Pläne zu erstellen. Je mehr Transparenz dein Arbeitsplatz rund um die Urlaubstage hat, desto einfacher wird es für alle, Wege zu finden, um mit den Zeitplänen der Leute zu arbeiten. Wir alle verdienen etwas Zeit, um die Feiertage zu genießen und uns nach einem langen Jahr zu entspannen. Schenke deinem Arbeitsplatz zu dieser Feiertagszeit das Geschenk der Transparenz, damit jeder den stressfreien Urlaub bekommt, den er verdient.
Wir nähern uns schnell der Feiertagszeit! Neben der Zeit, die man damit verbringt, über Treffen und Geschenke nachzudenken, gibt es viele Menschen, die sich darauf vorbereiten, von der Arbeit wegzugehen, um zu feiern.
Die Feiertage und Urlaubstage gehen Hand in Hand. Jeder hat das Recht, seine Zeit auf seine eigene einzigartige Weise zu feiern, und sie haben auch das Recht, ihre Freizeit voll zu genießen und sich keine Gedanken über Vertretung zu machen, während sie weg sind.
Widme diese Energie dem Nachdenken über mögliche Missgeschicke beim Feiertagsessen
Wir wissen, dass mit dem Spaß der Feiertage immer ein wenig Stress verbunden sein wird, aber wir würden lieber, dass dieser Stress von Scherzgeschenken kommt, die nicht ganz „eingeschlagen“ sind, statt von der Arbeit. Glücklicherweise gibt es etwas Einfaches, was du tun kannst, um die Verwirrung zu reduzieren und diese Jahreszeit für alle an deinem Arbeitsplatz ein wenig fröhlicher zu gestalten.
Warum jeder einen Vertretungsplan für die Feiertage braucht
Einen Vertretungsplan zu schreiben, mag sinnlos erscheinen, wenn du es noch nie gemacht hast. Immerhin arbeitet jeder in deinem Team bereits eng zusammen. Brauchen sie wirklich ein paar Erinnerungen, um die Dinge am Laufen zu halten, während du weg bist?
Egal, ob du einen Tag für dich selbst nimmst oder einen mehr als einwöchigen Urlaub genießt, ein Vertretungsplan ist der richtige Weg. Hier ist der Grund, warum wir immer dafür plädieren werden, Zeit in die Erstellung eines einfachen OOO-Plans zu investieren.
Verwirrung reduzieren
Den Überblick über laufende Arbeiten und Fristen zu behalten, wird viel schwieriger, wenn Leute im Urlaub sind. Einen einfachen Feiertagsvertretungsplan zu erstellen, kann helfen, viel Verwirrung zu reduzieren. Sobald Manager und Mitarbeiter einen klaren Einblick in die Zeitpläne der Leute haben, wird die Planung der Arbeit viel einfacher. Die Menschen müssen nicht raten, wann ihre Kollegen im Büro sind oder ob sie ihre Erwartungen bezüglich einer Frist anpassen müssen.
Mach weiter so!
Einige Dinge neigen dazu, sich während der Feiertage zu verlangsamen, aber es ist selten, dass die Dinge vollständig zum Stillstand kommen. Die Feiertage können die perfekte Zeit sein, um alles abzuschließen, Strategien neu zu überdenken und darüber nachzudenken, was angepackt werden soll, wenn alle wieder zu einem regulären Zeitplan zurückkehren.
Es kann schwierig sein, irgendeine Art von Arbeit zu leisten, wenn man nicht sicher ist, was gerade in Arbeit ist und was die Leute im Moment priorisieren. Ein gründlicher Feiertagsvertretungsplan kann die Leute informieren und ihnen helfen, Entscheidungen zu treffen, auch wenn du weg bist.
Probleme vermeiden
Es gibt nichts Schlimmeres, als von einem entspannenden Urlaub mit Freunden und Familie zurückzukommen und böse E-Mails von deinem Chef über das, was während deiner Abwesenheit liegen gelassen wurde, zu erhalten. Wenn du sicherstellen möchtest, dass jeder eine unangenehme Überraschung während der Feiertage vermeidet, skizziere einen umfassenden Plan, bevor du in den Urlaub gehst.
Viel Stress und Missverständnisse können auf das Fehlen eines Plans zurückzuführen sein, während du weg bist. Lass deinen Plan für dich sprechen, wenn du nicht bei der Arbeit sein kannst. Wenn du einen Plan hast, der klar umreißt, an wen man sich für was wenden soll, wann du zurückkommst und welche wichtigen Prioritäten zu beachten sind, wird es viel schwieriger für die Dinge, auf der Strecke zu bleiben.
Erstelle deinen eigenen Feiertagsvertretungsplan
Es gibt bereits genug Aufgaben, die in letzter Minute rund um die Feiertage erledigt werden müssen. Spar dir diesen Stress für letzte Besorgungen im Supermarkt und Geschenkeinkäufe und beginne heute, deinen Vertretungsplan zu erstellen!
Denk nicht, dass du einen langatmigen, mehrseitigen Plan erstellen musst, der sorgfältig zusammenfasst, was getan werden muss. In der Tat, wir werden die Dinge noch einfacher für dich machen. Wir haben eine praktische OOO-Vorlage für dich, die du verwenden kannst!
Jetzt, wo du die perfekte Vorlage für deinen OOO-Plan hast, lass uns darauf konzentrieren, wie du sie ausfüllen kannst. Hier ist, was du tun musst, um einen umfassenden Feiertagsvertretungsplan zu erstellen.
Denke an das große Ganze
Vielleicht kommt deine Feiertagspause direkt nach einem Monat intensiver Arbeit an einem großen Projekt. Oder vielleicht arbeitest du so viel, dass es schwer fällt, herauszufinden, was am wichtigsten ist. Unabhängig davon, wie dein aktueller Zeitplan aussieht, kann es knifflig sein, alles im Blick zu behalten, wofür du verantwortlich bist.
Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um einen Schritt zurückzutreten und über all deine Arbeitspflichten nachzudenken. Denke darüber nach, an wie vielen Projekten du aktiv arbeitest, an welchen Projekten du dich konzentrieren musst, wenn du zurückkommst, und an wichtigen bevorstehenden Fristen. Sobald du den wahren Umfang deiner Arbeit vor dir skizziert hast, wird es viel einfacher, einen OOO-Vorbereitungsplan zu erstellen.
Skizziere die Vertretungsbedürfnisse
Jetzt, wo du eine klare Vorstellung von deinen Arbeitspflichten hast, ist es Zeit, Prioritäten zu setzen. Welche Arbeit muss unbedingt erledigt werden, während du weg bist, was wäre schön, aber nicht unbedingt nötig, und was kann warten, bis du zurück bist? Gibt es einige Aufgaben, die nur du erledigen kannst, oder kannst du sie an jemand anderen delegieren?
Offensichtlich
Es ist immer eine gute Idee, mit Projektleitern und anderen Personen zu sprechen, mit denen du eng zusammenarbeitest, wenn du über die Vertretungsbedürfnisse nachdenkst. Sie können dir hilfreiche Einblicke in bevorstehende Projekte oder Fristen geben, von denen du möglicherweise nichts weißt, und können dir sogar mitteilen, ob sie mehr (oder weniger) Hilfe benötigen als du geplant hast. Lass sie wissen, wann du weg sein wirst und sieh, ob sie etwas zu deinem Plan hinzufügen möchten.
Sei spezifisch
Dein Manager ist im Urlaub, aber du hast eine Frage zu einem Projekt, an dem du arbeitest. Wenn du den OOO-Plan überprüfst, siehst du dies:
„Ich bin von Mitte Dezember abwesend. Sprich mit Maria und Debbie, wenn du etwas zu Projekt X und Projekt Y benötigst!“
Dein Unternehmen hat etwa 6 verschiedene Marias, und 3 von ihnen sind in deiner Abteilung. Wie weißt du, ob du mit der richtigen Person sprichst? Außerdem sind Maria und Debbie praktisch die Lehrbuchdefinition von bereichsübergreifenden Mitarbeitern und haben ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten. Wie weißt du, ob du sie über das richtige Thema kontaktierst?
Das wäre viel hilfreicher gewesen:
„Ich bin vom 12.12. bis 18.12. abwesend. Sprich mit Maria Montalvo zu allem, was mit Engineering oder Design für Projekt X zu tun hat. Debbie steht für alle Marketingfragen zu Projekt Y zur Verfügung.”
Das letzte Beispiel legt klar dar, an wen man sich wenden sollte und für was, und es ist kurz, prägnant und kommt auf den Punkt (darüber gleich mehr). Wenn du klar darlegst, an wen man sich wenden soll und für was, lässt du viel weniger Spielraum für Vermutungen.
Konzentriere dich darauf, was die Leute wissen müssen
OOO-Pläne sind nicht die beste Gelegenheit, deine kreativen Schreibfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlaste die Menschen nicht mit unnötigen Informationen und tue dein Bestes, um dich auf die grundlegenden Informationen zu konzentrieren, die die Leute benötigen, um deinen Plan zu verstehen und Maßnahmen zu ergreifen, während du weg bist. Wenn dein OOO-Plan diese Dinge enthält, hast du wahrscheinlich alles Wichtige angesprochen:
Fälligkeitsdaten für Lieferungen, Meetings und andere bemerkenswerte Aktivitäten
Links zu relevanten Dokumenten und Aufgaben in deiner Asana/Teams/Arbeits-App deiner Wahl
Anweisungen oder nuancierte Details, die benötigt werden, um die Arbeit abzuschließen
Hintergrundinformationen zu Projekten oder Kunden für die Personen, die bei OOO-Vertretung helfen
Kontaktinformationen für echte Notfälle
Überprüfung mit dem Management
Die Manager sollten von Anfang an in deine OOO-Pläne einbezogen werden, um sicherzustellen, dass du alle deine Grundlagen abdeckst. Sie können dir wichtige Einblicke in Projektarbeit, kritische Aufgaben und andere wichtige Faktoren geben, die deinen Plan beeinflussen können. Lass sie wissen, dass du einen OOO-Plan für die Feiertage planst und dass du gerne ihre Meinung einholen möchtest, bevor du ihn fertigstellst.
Wenn du von deinem Chef das letzte Feedback zu deinem Plan einholst, konzentriere dich nicht nur darauf, ob du alles abgedeckt hast oder nicht. Frag sie, ob sie das Gefühl hatten, den Plan zu verstehen oder ob etwas verwirrend war. Wenn dein Manager nicht klar angeben kann, was zu tun ist und wer es in deinem Plan tun muss, ist es Zeit, Anpassungen vorzunehmen.
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Wie gesagt, alles wird rund um die Feiertage hektisch. Zähle nicht darauf, dass dein Manager oder andere Teammitglieder die Leute über deine Abwesenheit informieren. Stelle sicher, dass du Projektleitern, Teammitgliedern und anderen wichtigen Personen mitteilst, wann du weg sein wirst und wo sie deinen OOO-Vertretungsplan finden können.
Das ist auch eine großartige Gelegenheit, andere zu ermutigen, ihre eigenen OOO-Pläne zu erstellen. Je mehr Transparenz dein Arbeitsplatz rund um die Urlaubstage hat, desto einfacher wird es für alle, Wege zu finden, um mit den Zeitplänen der Leute zu arbeiten. Wir alle verdienen etwas Zeit, um die Feiertage zu genießen und uns nach einem langen Jahr zu entspannen. Schenke deinem Arbeitsplatz zu dieser Feiertagszeit das Geschenk der Transparenz, damit jeder den stressfreien Urlaub bekommt, den er verdient.
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