Du weißt, dass Wissensteilung am Arbeitsplatz wichtig ist, du hast nur nicht gedacht, dass so viel deiner Zeit darauf konzentriert sein würde. Du warst diese Woche allein in drei Kick-off-Meetings für Projekte, und du weißt, dass du einen Teil des Nachmittags damit verbringen wirst, Slacks und E-Mails zu beantworten. Du bist müde, das Team ist müde, und du denkst darüber nach, dass selbst die Leute im oberen Management anfangen, ausgebrannt zu fühlen.

Wahrscheinlich fühlst du immense Schuld, weil du wieder ein weiteres E-Mail-Update versenden musst, das mehr Zeit und Aufmerksamkeit der Menschen in Anspruch nehmen wird. Wir wissen, dass Informationsüberlastung ein großes Problem am Arbeitsplatz ist. Deshalb hassen wir es, unabsichtlich dazu beizutragen, indem wir einfach unsere Arbeit machen.

Die Dinge werden sich am Arbeitsplatz nicht so schnell beruhigen, aber wir können dir helfen, wenn du helfen möchtest, diese kognitive Last am Arbeitsplatz zu verringern. Wenn du nach Möglichkeiten suchst, Wissen effizient zu teilen und Überlastung zu reduzieren, haben wir einige Tipps, um dir den Einstieg zu erleichtern.

Es ist in Ordnung, selektiv zu sein.

Wir begegnen im Laufe des Tages vielen Informationen. Nach einer Weile ist es nur natürlich, bestimmte Dinge auszublenden und deine Aufmerksamkeit auf das zu richten, was du für wichtig hältst. Manchmal, wenn du den Leuten die "gesamte Geschichte" gibst, gibst du ihnen mehr Informationen, als sie wirklich brauchen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Zu viele Informationen können verwirrend sein oder Menschen dazu bringen, langsamer und härter zu arbeiten, als sie müssten.

Bevor du Wissen teilst, nimm dir Zeit, über die wichtigsten Erkenntnisse nachzudenken, die die Menschen haben sollen. Konzentriere dich darauf, ihnen die Informationen zu geben, die sie benötigen, um die Aufgabe zu erledigen, und stelle sicher, dass die Menschen verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Es ist auch in Ordnung, den Menschen die Möglichkeit zu geben, zusätzliche Informationen bei Bedarf selbst zu konsumieren. Es spricht nichts dagegen, den Menschen die Datenpunkte zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen, und ihnen dann auch einen Link zu einer gesamten Studie zu geben, wenn sie die Zeit haben, sie zu lesen.

Zeit für die Wissensteilung einplanen.

Manchmal liegt das Problem nicht an der Menge an Wissen, die du erhältst, sondern an dem Rhythmus, in dem du es erhältst. Die wöchentliche E-Mail mit deinem Projektupdate zu erhalten, kann ein wichtiger Teil deines Tages sein, kann aber auch sehr ablenkend sein, wenn du bereits mit anderen Aufgaben beschäftigt bist.

Ein wenig Vorhersehbarkeit hinzuzufügen, wann du dein Wissen teilst, könnte deinem Team sehr helfen. Es hilft ihnen, ihre Tage besser zu planen, da sie wissen, wann sie mit Updates oder wichtigen Informationen rechnen können, die ihnen bei ihrer Arbeit helfen.

Du musst nicht jede E-Mail auf die Minute genau planen (es sei denn, du willst es wirklich). Einfach den Leuten mitzuteilen, dass sie dienstags nachmittags mit Updates rechnen können oder dass du bereit bist, Arbeiten am dritten Freitag jedes Monats zu überprüfen, gibt jedem ein bisschen mehr Vorhersehbarkeit.

Identifiziere, was wichtig ist.

Lass uns über zwei hypothetische Situationen am Arbeitsplatz nachdenken:

1. Du hattest ein großartiges Gespräch mit einem Kunden und sie hatten einige Rückmeldungen, die sie über ihre letzte Erfahrung mit deinem Unternehmen teilen wollten.
2. Es stellt sich heraus, dass das neueste Produktupdate einige wichtige Funktionen gelöscht hat, die nicht mehr zugänglich sind. Das Engineering-Team ist in einer "alle Hände"-Situation, versucht das Problem zu beheben, und das CX-Team muss darüber informiert werden, was den Kunden gesagt werden soll.

Offensichtlich ist das zweite Szenario wichtiger und dringender als das erste. Wie informierst du deine Kollegen über die Dringlichkeit? Wenn sich alles am Arbeitsplatz wie ein Notfall anfühlt, wird es plötzlich viel schwieriger zu bestimmen, wo deine Aufmerksamkeit gerichtet sein sollte. Anstatt jede E-Mail oder Slack so erscheinen zu lassen, als ob sie sofortige Aufmerksamkeit verlangen, denke darüber nach, wie du deinen Mitarbeitern helfen kannst, zu wissen, was wichtig ist. Gurus Ankündigungsfunktion ist eine sehr wirkungsvolle Möglichkeit, Dringlichkeit in der Kommunikation zu zeigen. Zu sehen, dass der Button "Ich habe es gelesen" oben auf den Karten steht, lässt die Mitarbeiter wissen, dass sie etwas Wichtiges betrachten, und hilft auch den Personen, die die Nachricht senden, Engagement zu verfolgen und sicherzustellen, dass die richtigen Personen sie lesen.

Halte die Dinge einfach.

Die Art und Weise, wie wir die Informationen präsentieren, die wir teilen, ist wichtig. Insgesamt sollten alle Informationen, die du mit deinem Team teilst, leicht verständlich sein und in einer Weise präsentiert werden, die den Zugang erleichtert. Sei strategisch in der Art und Weise, wie du Informationen präsentierst, und erinnere dich daran, Verständnis und Verdaulichkeit in den Vordergrund deiner Arbeit zu stellen.

Einfach, oder?

Wenn du daran gewöhnt bist, in großen Textabschnitten zu schreiben, ziehe in Betracht, deine Nachricht in kleinere Stichpunkte zu unterteilen, die deine Informationen leichter scannbar machen. Das Aufteilen deiner Gedanken in kleinere Sätze kann dir helfen, dich besser auf die jeweilige Botschaft zu konzentrieren und sicherzustellen, dass du die wichtigsten Informationen präsentierst, um deinen Punkt klarzumachen.

Überlege, ob Videos, Bilder oder sogar Audio-Clips den Menschen helfen können, Informationen besser zu verstehen. Wir zeichnen Looms für Vorarbeiten und Projektstatus auf und ermutigen die Leute, Updates zu geben und Fragen asynchron zu stellen. Das gibt den Menschen die Möglichkeit, sich mit Informationen, die wir präsentiert haben, auseinanderzusetzen und mit Fragen zurückzukommen, wenn die Zeit dafür reif ist.

Wissensmanagement ist der Schlüssel zur Bekämpfung von Informationsüberlastung.

Wissen zu teilen ist wichtig und sollte das Fundament jedes Arbeitsplatzes sein. Aber wir sind uns auch bewusst, dass es möglich ist, zu viel von etwas Gutem zu haben. Es liegt an uns zu wissen, wann und wie wir Wissen teilen, und einige der vorgeschlagenen Praktiken in diesem Beitrag umzusetzen, ist ein großartiger erster Schritt, um das Wissensmanagement effektiver und effizienter zu gestalten.

Wir sind große Fans von Meeting-freien Tagen und asynchroner Kommunikation, weil wir wissen, wie schwer die Last der Informationsüberlastung werden kann. Den Menschen Raum zu geben, um die Informationen, die sie konsumiert haben, zu verarbeiten, ist ein weiterer wichtiger Teil der Wissensweitergabe.

Nimm dir Zeit, um darüber nachzudenken, wie du und deine Kollegen zusammenarbeiten können, um Wissen zu teilen, ohne zur Informationsüberlastung beizutragen. Du wirst feststellen, dass dein Tag ein wenig weniger stressig, ein wenig produktiver und viel erfüllender wird.