Offboarding ist unvermeidlich. Jeder wünscht sich, seine hervorragenden Mitarbeiter für immer behalten zu können. Aber Veränderungen passieren, neue Möglichkeiten entstehen und die Menschen suchen berufliche Veränderungen.

Offboarding ist genauso wichtig wie Onboarding. Die Beziehung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber besteht auch über den letzten Arbeitstag hinaus. Sie könnten das Unternehmen verlassen, aber sie werden weiterhin den Ruf ihres ehemaligen Unternehmens stärken, während sie über ihre vorherige Position sprechen. Und wer weiß? Vielleicht wird ein zufriedener ehemaliger Mitarbeiter wegen seiner positiven Erfahrung einen Spitzenneuling zu Ihnen empfehlen oder vielleicht sogar später als Bumerang zurückkehren!

Bei vielen beweglichen Teilen kann Offboarding chaotisch werden. Es gibt verschiedene Zugriffsrechte zu widerrufen, Unternehmensmaterialien zurückzugeben und einen Berg von Papierkram zu erledigen. All dies muss in der Regel in etwa zwei Wochen erledigt sein. Der gesamte Prozess kann schnell von einem bittersüßen Abschied zu einem Kopfschmerz voller To-Do-Listen und logistischen Angelegenheiten werden.

Möchten Sie wissen, wie Sie die Kopfschmerzen eines chaotischen Offboardings loswerden können? Die Implementierung einer narrensicheren Offboarding-Strategie mit einer Fülle von Vorlagen und Anleitungen ist der Weg, den Sie einschlagen sollten. So können Sie eine nahtlose Offboarding-Erfahrung schaffen.

Was ist Offboarding?

Genau genommen ist Offboarding der Prozess, durch den eine formale Trennung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter erfolgt. Systeme, Dokumentationen und sogar Laptops müssen widerrufen oder an das Unternehmen zurückgegeben werden. Für die Personalabteilung gibt es oft eine riesige Liste von Punkten, die vor dem letzten Tag eines Mitarbeiters abgehakt werden müssen. Für das Team und den Manager des Mitarbeiters gibt es eine Übergabe von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Wissen.

Offboarding beinhaltet viele bewegliche Teile. Im Vergleich zum Onboarding muss der Offboarding-Prozess viel schneller ablaufen, obwohl die Aufgabenliste ähnlich groß ist. Wenn diese Teile nicht verfolgt und effektiv gespeichert werden, setzen Sie sich dem Risiko aus, wichtige Elemente zu übersehen, Teamkollegen und Kunden im Stich zu lassen oder einen unzufriedenen ehemaligen Mitarbeiter zu haben. Es ist besser, auf Nummer sicher zu gehen und von Anfang an eine klare und organisierte Offboarding-Erfahrung zu haben.

“Offboarding ist ein entscheidender Schritt im Lebenszyklus eines Mitarbeiters, nicht nur um Einblicke zu gewinnen, die uns helfen, als Organisation zu lernen und zu wachsen, sondern auch, weil es der letzte Eindruck sein könnte, den wir bei Guru-Alumni hinterlassen.”

- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist bei Guru

Warum ist es wichtig, einen Mitarbeiter gut offboarden?

Es ist nicht nur wichtig, dass alles während des Offboardings erledigt wird, sondern es ist auch wichtig, dass es gut gemacht wird. Am Ende des Prozesses sollte der scheidende Mitarbeiter sich auch bei seinem Umzug zu neuen Möglichkeiten weiterhin wertgeschätzt fühlen.

Nahtloser Übergang von Verantwortlichkeiten

Obwohl Ihr Team sich über die neue Gelegenheit ihres Kollegen freuen könnte, ist der Verlust eines Teammitglieds traurig und kann oft stressig sein. Wer wird ihre Aufgaben übernehmen? Wenn sie mit Kunden arbeiten, welche Beziehungsinformationen sind nicht dokumentiert, die für den Übergang der Kunden entscheidend sind? Der Übergang von Verantwortlichkeiten, Fragen und Bedenken von Kollegen kann schnell überwältigend werden. Eine Umverteilung der Aufgaben sollte beginnen, sobald ein Mitarbeiter seinen Weggang ankündigt.

Es ist eine buchstäbliche Situation, in der alle Hände an Deck sind.

Wenn Sie eine Übersicht über die wichtigen Dinge benötigen, auf die Sie sich konzentrieren sollten, wenn Sie die Arbeit umverteilen, konzentrieren Sie sich auf diese wichtigen Dinge:

• Bitten Sie sie, ihren Verantwortungsbereich, bevorstehende Projekte, tägliche Aufgaben und alles andere, was sie zu tun haben, zu beschreiben.
• Kommunizieren Sie diese Informationen an einen Manager, der entscheiden kann, welche Arbeit delegiert werden soll und welche Arbeit, die bis ein neues Teammitglied zum Team kommt, auf die lange Bank geschoben werden kann.
• Geben Sie dem Team genügend Zeit, sich auf neue Erwartungen einzustellen, Fragen zu stellen und sich mit neuen Verantwortlichkeiten zurechtzufinden.

Abschied auf einer positiven Note

Ein zufriedener Mitarbeiter ist nicht nur ein großartiges Asset, wenn er bei Ihrem Unternehmen arbeitet. Sie tragen weiterhin über ihre Anstellung hinaus zum Unternehmen bei. Warum? Ehemalige Mitarbeiter, die ihr Unternehmen auf einer positiven Note verlassen, tragen zu seinem Gesamtruf in der Branche durch Mundpropaganda bei. Wenn Ihr Unternehmen einen guten Ruf hat, der mit einem angenehmen Arbeitsumfeld und einfachen Offboarding-Prozessen verbunden ist, werden Sie für potenziell großartige neue Mitarbeiter auffallen.

Keine Informationssilos

Dokumentieren Sie Ihr Wissen von Anfang an. Niemand ist ein Fremder für die Frustrationen verlorener Dokumentationen oder Prozesskenntnisse wegen Informationssilos. Das passiert, wenn nur eine Person über ein Stück Wissen verfügt und diese das Unternehmen verlässt, während sie immer noch die einzige Person mit dieser Information ist. Eines der größten Hindernisse beim Offboarding besteht darin, Unternehmenswissen zu sichern und starke Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten.

Die Situation verursacht einen unvergleichlichen Kopfschmerz für das verbleibende Team, wenn sie diese Informationen benötigen und sie nicht zu finden sind. Bei Guru lösen wir dieses Problem, indem wir praktizieren, was wir predigen. Es ist hier gängige Praxis, dass jeder Mitarbeiter Prozesse, Ziele und Richtlinien dokumentiert, die ihre Kollegen in der Zukunft benötigen könnten. Verfolgen Sie diesen Ansatz in Ihrem Unternehmen, und Ihr Team wird Ihnen danken, das versprechen wir.

Hilfreiche Möglichkeiten für Feedback

Die meisten Offboarding-Prozesse enden mit einem Exit-Interview am Tag des letzten Arbeitstags des Mitarbeiters oder kurz davor. Dies ist Ihre Chance, Feedback zum Offboarding-Prozess sowie zur gesamten Erfahrung des Mitarbeiters während seiner Arbeit im Unternehmen zu erhalten. Fördern Sie in diesem Moment ehrliche Rückmeldungen. Alles, was die abgehenden Mitarbeiter sagen, kann genutzt werden, um den Prozess weiter zu verbessern. Es besteht auch die Möglichkeit, dass sie nichts anderes als großartige Dinge zu sagen haben. Wenn dies der Fall sein sollte, erkennen Sie es als gut gemachte Arbeit an.

“Wenn Sie Änderungen an Ihrem Offboarding-Prozess vornehmen möchten, tun Sie es und tun Sie es jetzt. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt für Änderungen als dann, wenn sie relevant sind, und zeitnahe Lieferungen werden sofortige Auswirkungen haben.”

- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist bei Guru

Hinterlässt einen bleibenden Eindruck

Wie bereits erwähnt, reicht die Beziehung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber weit über den letzten Arbeitstag hinaus. Ruf ist in jeder Branche wichtig, und ehemalige Mitarbeiter tragen zu diesem Ruf bei, während sie in ihren Karrieren vorankommen. Der Offboarding-Prozess hat die Möglichkeit, den Mitarbeitern einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, während sie sich von ihrer früheren Rolle und ihrem Team verabschieden.

Streben Sie nach einem Abschluss, der so zufriedenstellend ist wie der von Toy Story 3.

Was sind potenzielle Schmerzpunkte beim Offboarding?

Es gibt während des Offboardings immer Schmerzpunkte, aber es gibt Möglichkeiten, diese Kopfschmerzen zu mindern. Klare, vorgegebene Prozesse und gute Kommunikation sind der Kern eines sauberen Offboardings. Indem Sie häufige Rückschläge in Betracht ziehen, während Sie den Offboarding-Prozess entwickeln, können Sie diese Probleme lösen, bevor sie überhaupt zu Problemen werden.

Rückgewinnung von Unternehmensressourcen

Wenn Sie einen Laptop, einen Schreibtischmonitor, eine Tastatur oder weiteres Büromaterial ausgeliehen haben, müssen Sie diese Gegenstände im Rahmen des Offboarding-Prozesses zurückholen. Zu den Assets gehören:

• Ausweise
• Laptop
• Monitor
• Maus und Tastatur
• Unternehmens-Kreditkarten
• Parkgenehmigungen
• Unternehmenstelefone
• Uniformen

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Hauptliste der Ressourcen führen, die den Mitarbeitern während ihrer Anstellung zur Verfügung gestellt wurden. Verwenden Sie diese Liste als Referenz, um diese Ressourcen zurückzuerhalten.

Zugriffsrechte auf Systeme entfernen

Den Zugriff auf Systeme zu widerrufen kann der mühsamste Prozess sein. Das kann E-Mail, Projekt- oder Aufgabenmanagementsoftware und jedes andere System umfassen, das Ihr Unternehmen in seinem Tagesgeschäft verwendet. Es ist äußerst effektiv, eine dokumentierte Vorgehensweise mit genauen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Entfernen des Zugriffs auf Systeme zu haben.

Tipp: Versuchen Sie, Teile des Offboarding-Prozesses zu automatisieren, die keinen menschlichen Kontakt erfordern. Eine großartige Möglichkeit, dies zu erreichen, ist eine Partnerschaft von Asana und Guru!

Ein überfordertes Team vermeiden

Dieser Blick ist nie ein gutes Zeichen.

Wenn ein Teammitglied seinen Weggang ankündigt, gibt es eine unvermeidbare Flut von Fragen. Die Kollegen möchten wissen, wer ihre Aufgaben übernimmt, wie die Projekte mit einer Person weniger abgeschlossen werden und wann sie einen neuen Mitarbeiter willkommen heißen können. Um das Team nicht zu überfordern, stellen Sie sicher, dass sie so früh wie möglich über den Abschied informiert werden. Dies gibt genügend Raum, um Fragen zu stellen und Prozesse zu überdenken, bevor ihr Kollege geht.

Wissen- und Erfahrungverlust

Es ist schwer, wenn ein Teammitglied geht. Sie könnten Jahre an Erfahrungen und bewährten Verfahren des Unternehmens mitnehmen. Es gibt einen Verlust an Produktivität, wenn ein Team mit Wissenstransfer und Personalübergängen zu kämpfen hat. Jedes einzelne Teammitglied muss Anpassungen vornehmen. Der beste Weg, dem entgegenzuwirken, besteht darin, Wissen von Tag eins an zu speichern und zu teilen. Lassen Sie Ihre Teamkollegen nicht im Dunkeln. Jeder profitiert, wenn Sie Wissen dokumentieren und teilen.

Wie sollte ich einen Mitarbeiter offboarden?

Nun, tauchen wir in die Einzelheiten des Offboardings ein. Was genau müssen Sie beim Offboarding eines Mitarbeiters tun?

Planen Sie im Voraus, kommunizieren Sie mit Team und Unternehmen

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation – je besser die Kommunikation, desto weniger Stress gibt es während des gesamten Offboarding-Prozesses. Setzen Sie eine Unternehmenskultur ein, die viel Vorankündigung vor dem Abschied fördert. Je mehr Zeit, desto besser wird es geschätzt.

Haben Sie einen klaren Prozess zur Kommunikation mit dem Team und dem Unternehmen über den Weggang eines Mitarbeiters. Sobald Sie ein formelles Rücktrittsschreiben erhalten, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es Zeit, den Offboarding-Prozess einzuleiten. Zwei Wochen vergehen schnell, also planen Sie im Voraus, um Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Stellen Sie sicher, dass das Wissen der Mitarbeiter dokumentiert ist

Einige Kenntnisse sind unternehmensweit bekannt, aber einige Kenntnisse basieren auf den Erfahrungen und persönlichen Entdeckungen von Einzelpersonen zu bewährten Verfahren. Setzen Sie einen Standard, dass scheidende Mitarbeiter ihr Wissen bewerten und dokumentieren sollen. Ermutigen Sie während der Zeit des Mitarbeiters im Unternehmen die Erstellung von Dokumentationen und Prozessen. Machen Sie diese Informationen zur öffentlichen und bearbeitbaren.

Dies schafft eine Umgebung, in der mehrere Köpfe zusammenarbeiten, um einen Prozess zu etablieren, der für alle gut funktioniert. Der Austausch von Wissen ist entscheidend, um die Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen. Wenn jemand ein Unternehmen verlässt und wichtiges Wissen mitnimmt, verlieren alle im Team.

Bei Guru sorgt man dafür, dass der scheidende Mitarbeiter nicht die einzige Person ist, die für ihre Karten verantwortlich ist. Sie sollten ihre Kartenverantwortlichkeiten überprüfen und an ihr Team umverteilen. Verschiedene Benutzertypen haben unterschiedliche Anforderungen an das Offboarding. Indem diese Offboarding-Anforderungen als Wissen gespeichert werden, kann der gesamte Prozess ohne Fragen oder Rückschläge voranschreiten.

Führen Sie ein Exit-Interview durch

Ein Exit-Interview gehört zu den letzten Schritten eines Offboarding-Prozesses. Hier kann HR oder das Management Fragen zu den Erfahrungen des Mitarbeiters im Unternehmen und zu den Gründen für seinen Weggang stellen. Erwägen Sie, einige der folgenden Fragen zu stellen:

• Warum haben Sie angefangen, nach einem neuen Job zu suchen?
• Was hat Sie dazu veranlasst, eine neue Position anzunehmen?
• Fühlen Sie sich gut gerüstet, um Ihren neuen Job gut zu machen?
• Was denken Sie über unsere Unternehmenskultur?
• Wenn Sie etwas an dem Job oder dem Unternehmen ändern könnten, was wäre das?
• Waren Sie mit Ihrem Manager und dem Team hier zufrieden?

Pro Tipp: Beziehen Sie immer einen leitenden Interviewer und einen Protokollführer in das Exit-Interview ein. Dies ist eine seltene Gelegenheit, Feedback zu erhalten. Detaillierte Notizen helfen Ihnen, umsetzbares Feedback so gründlich wie möglich festzuhalten.

Diese Fragen können Licht auf die Erfahrungen eines Mitarbeiters in einer Organisation werfen. Wenn sie Empfehlungen zur Verbesserung haben, sollten Sie diese in Betracht ziehen. Wenn sie nur erstaunliche Dinge über ihre Erfahrungen zu sagen haben, gute Arbeit.

Wie hilft Guru beim Offboarding von Mitarbeitern?

Bei Guru folgen wir einer einfachen Reihe von Schritten, um Mitarbeiter effektiv offboarden zu können. Der Mitarbeiter, sein Manager, die IT, die Finanzen und People Ops haben alle eine Rolle im Offboarding-Prozess. Guru arbeitet mit einer Reihe von vorgefertigten Karten, die als Leitfäden für den reibungslosen Abgang eines Teammitglieds dienen. Wir haben Karten zur Hand, um den Prozess zu optimieren, Offboarding-Informationen leicht zugänglich zu machen und Wissen zwischen People Ops und dem ausscheidenden Mitarbeiter zu teilen. Was sollten Sie also griffbereit haben?

• Offboarding-Verfahren, einschließlich Aufgaben für alle an dem Offboarding beteiligten Parteien
• E-Mail-Vorlagen für ausscheidende Mitarbeiter
• Kalendereinladungen für Exit-Interviews
• Vorlagen und Richtlinien für Exit-Interviews
• Links zu einer Asana-Offboarding-Vorlage

Pro Tipp: Werkzeuge sind Ihre Freunde, wenn es darum geht, während des Offboarding-Prozesses organisiert zu bleiben. Verwenden Sie ein Projektmanagementsystem zusammen mit einem Wissensmanagementsystem, wie Guru, um den Fortschritt des Offboardings eines Mitarbeiters zu verfolgen.

Wer ist am Offboarding bei Guru beteiligt?

Offboarding ist eine Teamleistung

Der ausscheidende Mitarbeiter, sein Manager und People Ops haben alle eine Rolle im Offboarding-Prozess. Eine Reihe von privaten Karten in Guru, die von People Ops gepflegt werden, helfen, das Offboarding zu erleichtern. Hier sind die Verantwortlichkeiten jeder Partei:

Der Manager

Ein Manager wird sofort mit dem ausscheidenden Mitarbeiter an einem Übergangsplan arbeiten und die faire Umverteilung seiner Aufgaben im Team bestimmen. Er wird eine Liste von Werkzeugen erstellen, um den Zugang zu entfernen, und ein Exit-Interview mit People Ops abschließen.

Ausscheidendes Teammitglied

Schritt eins für ein ausscheidendes Teammitglied besteht darin, ein formelles Kündigungsschreiben an People Ops zu senden. Danach beginnt es, mit seinem Manager und seinen Teamkollegen an einer Übergabe seiner Aufgaben zu arbeiten. Der Zugang zu den Systemen, auf die sie Zugriff haben, wird entzogen. Sie werden auch die Verantwortung für Guru-Karten übertragen. Schließlich haben sie ihr Exit-Interview mit People Ops.

People Ops

Die Mitglieder von Guru People Ops haben eine Asana-Vorlage, die bei der Ankündigung des Ausscheidens eines Teammitglieds kopiert und zugewiesen wird. Sie senden ein Schreiben an den ausscheidenden Mitarbeiter mit wichtigen Informationen über seinen Übergang, planen ein Exit-Interview und benachrichtigen IT-, Finanz- und Talentabteilungen über sein Ausscheiden.

Wie verwendet Guru Systeme, um Mitarbeiter offboarden?

Das Halten von Offboarding-Vorlagen in der Hinterhand wird immer nützlich sein, wenn es an der Zeit ist, einen Mitarbeiter offboarden. Werkzeuge und Systeme, wie Guru und Ihre Projektmanagementsoftware, optimieren den gesamten Prozess.

Wenn ein Guru-Mitarbeiter seinen Abschied ankündigt, besteht Schritt eins darin, eine Aufgabenreihe in Asana zu starten. Wir fügen das endgültige Datum des Mitarbeiters in die Aufgaben-Vorlage ein, und Asana weist dann Fälligkeitsdaten für alle Offboarding-Aufgaben zu, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig abgeschlossen werden. Jede Aufgabe hat einen kurzen Titel mit einem Fälligkeitsdatum und Links zu verwandten Guru-Karten im Aufgabendetails für einfache Referenz.

Wir speichern auch Informationen für Kollegen des ausscheidenden Teammitglieds. Guru-Karten wie „Was erwartet Sie, wenn eines Ihrer Teammitglieder kündigt?“ unterstützen ein Team dabei, den Übergang von Verantwortlichkeiten zu managen. Ausscheidende Teammitglieder werden ermutigt, jeden relevanten Wissensfragment zu teilen, sei es von Best Practices bis hin zu Restaurantempfehlungen in einer bestimmten Stadt.

Sich von einem Kollegen zu verabschieden, ist bittersüß. Ein ausscheidender Mitarbeiter sollte die meisten seiner letzten zwei Wochen im Unternehmen damit verbringen, Zeit mit seinen Kollegen zu genießen und sich an alles zu erinnern, was er erreicht hat. Lassen Sie Guru Ihr Offboarding-Verfahren optimieren.