Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, ist das mehr als nur der Verlust eines Projektleiters oder eines Kaffeepausenfreundes. Es gibt institutionelles Wissen, Expertise und eng aufgebaute Beziehungen, die die Tür hinausgehen. Wenn Unternehmen nicht auf Abgänge vorbereitet sind, können sie sich schnell in einer schwierigen Lage wiederfinden.

Wir wissen, dass HR, das Management und andere Abteilungen bereits genug mit aktuellen Mitarbeitern zu tun haben. Müssen Sie wirklich noch mehr Zeit oder Planung in jemanden investieren, der im Begriff ist zu gehen?

Jeder Mitarbeiter zählt, und das schließt auch die ein, die sich bereits auf das Leben nach Ihrem Unternehmen vorbereiten. Das sind die Dinge, auf die Sie verzichten, wenn Sie keinen Offboarding-Plan haben.

Fügen Sie Struktur zu einer berüchtigt strukturlosen Zeit hinzu

Die letzten Wochen der Beschäftigung sind oft eine awkward, limbo-artige Zeit, in der die Leute sich nicht an etwas Großem beteiligen wollen, aber sie müssen auch immer noch einen Weg finden, um sich zu beschäftigen. Statt ihre letzten Tage damit zu verbringen, wertvolles Wissen zu teilen, verbringen sie ihre Zeit mit Online-Schaufensterbummeln und Posten auf Reddit.

Offboarding-Erfahrungen, die sich auf den Wissensaustausch konzentrieren, ermöglichen es scheidenden Mitarbeitern, produktiv zu sein und helfen auch, verbleibende Mitarbeiter auf den Erfolg vorzubereiten. Niemand muss die Zeit damit verbringen, die Daumen zu drehen oder den ersten Tag ohne ihren Kollegen zu fürchten. Das gibt jedem die Zeit, die sie brauchst, um sich auf das nächste vorzubereiten.

Holen Sie sich Notizen zur Verbesserung

Wissensaustausch sollte während des Offboardings in beide Richtungen gehen. Austretende Mitarbeiter haben nicht nur die Möglichkeit, ihr Wissen mit bestehenden Mitarbeitern zu teilen. Es ermöglicht auch, mehr über die Erfahrung des Mitarbeiters zu lernen.

Wenn Sie nach ehrlichem Feedback suchen, schauen Sie nicht weiter als zu der Person, die im Begriff ist zu gehen. Einige Mitarbeiter möchten nicht, dass ihr Feedback schlecht auf sie zurückfällt, also entscheiden sie sich, still zu bleiben, anstatt sich zu äußern. Nutzen Sie diese seltene Gelegenheit, um zu lernen, wie Sie Dinge für den Rest Ihrer Mitarbeiter verbessern können.

Ein individueller Beitragender, der für diese "einmalige Gelegenheit" geht, kann Ihnen einiges darüber erzählen, was diesen Job für sie so unwiderstehlich gemacht hat. Der Manager, der für eine bessere Gehaltserhöhung oder bessere Leistungen geht, kann Ihnen viel darüber erzählen, wie Ihr Unternehmen wettbewerbsfähigere Angebote machen kann.

Sicher fühlen

Denken Sie darüber nach, wie viel Zugang der durchschnittliche Mitarbeiter zu sensiblen Informationen hat. Jemand, der im Begriff ist zu gehen, könnte Anmeldeinformationen für Ihre wichtigsten Programme und Backend-Systeme haben. Manager, HR-Personal und Personen im Finanzwesen können sogar Zugang zu sensiblen Informationen, Bankleitinformationen oder sogar Sozialversicherungsnummern haben.

Es gibt einen Grund, warum bis zu 20% der Arbeitgeber sagen, dass sie Datenverletzungen durch ehemalige Mitarbeiter erlebt haben. Ein vergessenes Passwort oder ein nicht deaktivierter Account kann ausreichen, um für Unternehmen eine Menge Probleme zu verursachen. Glücklicherweise hilft ein hervorragender Offboarding-Plan, diese Probleme zu vermeiden, bevor sie entstehen.

So erstellen Sie Ihren eigenen Offboarding-Plan

Wir wissen, dass Sie mit allen organisatorischen Umstellungen, Beförderungen, Jobwechseln und Personalreduzierungen beschäftigt sind. Aber jetzt, wo Sie wissen, wie wichtig Offboarding für Unternehmen ist, können Sie HR, Abteilungsleiter, IT und alle anderen wichtigen Personen dazu bringen, Ihre Zeit auf die Erstellung eines vollständigen und umfassenden Onboarding-Plans zu konzentrieren!

Wir denken, dass jeder einen umfassenden und sicheren Plan benötigt (nebenbei bemerkt: wir wissen von einem wirklich großartigen Tool und hilfreichen Vorlagen, die Ihnen helfen können, all diese wichtigen Dokumente und Prozesse zu organisieren, unabhängig davon, wo Sie sich im Planungsprozess befinden), aber wir wissen auch, dass die Zeit hier von entscheidender Bedeutung ist. Wenn Sie schnell einen Offboarding-Plan erstellen müssen, ist Guru für Sie da. Das müssen Sie wissen, um zu beginnen.

Konzentrieren Sie sich auf die Grundlagen

Die Personen, die Sie einbeziehen und die Prozesse, auf die Sie sich konzentrieren, ändern sich je nach Job und Abteilung, auf die Sie sich konzentrieren. Trotzdem gibt es bestimmte Elemente, die jeder Offboarding-Plan benötigt.

Konzentrieren Sie Ihre Energie darauf herauszufinden, wie Sie Wissen übertragen, an wen das übertragene Wissen geht und den Zeitrahmen, den Sie für all dies erwarten. Denken Sie darüber nach, wie viel Wissen des scheidenden Mitarbeiters bereits dokumentiert ist und was noch dargelegt werden muss.

Zeit kann in diesen Situationen eine große Rolle spielen. Wenn Sie sich am Ende der Frist befinden, denken Sie daran, was die wichtigsten Dinge sind, die Sie erfassen müssen (Projektpläne, Kundennamen, Wireframes usw.), und gehen Sie dann von dort aus weiter.

Gehen Sie über gewöhnliche "Notizen" hinaus

Was auch immer Sie für Ihren Wissenstransfer entscheiden, wir bitten Sie eindringlich, nicht den "Infodump"-Weg zu gehen. Ein leeres Dokument zu öffnen und einen Mitarbeiter zu bitten, "was auch immer sie für wichtig halten" aufzuschreiben, ist eine garantierte Möglichkeit, ihre Zeit zu verschwenden und sicherzustellen, dass Ihre aktuellen Mitarbeiter nicht das bekommen, was sie brauchen.

Es gibt so viele verschiedene Möglichkeiten, Wissen zu kommunizieren! Eine schöne Kombination aus Video- und Tonaufnahmen, visuellen Elementen und schriftlichen Anweisungen kann alle zusammenkommen, um Wissen effektiv festzuhalten.

Verstehen, was wichtig ist

Ein scheidender Mitarbeiter ist voll von wertvollen Informationen, aber es gibt auch einige Dinge, die möglicherweise langfristig nicht viel bedeuten. Unternehmen geraten in Schwierigkeiten, wenn sie versuchen, jedes einzelne Stück Informationen zu bewahren, das sie finden. Anstatt zu versuchen, jedes Korn Wissen zu sieben, konzentrieren Sie sich darauf, diese "großen Brocken" von Informationen zuerst zu sammeln.

Wie wissen Sie, was wichtig ist und was nicht? Fragen Sie Mitarbeiter, woran sie jetzt arbeiten, wie ihr täglicher Aufgabenplan aussieht und was sie benötigt, um ihre Jobs effektiv zu machen. Sobald Sie das getan haben, vergleichen Sie Notizen mit Personen, mit denen sie eng zusammenarbeiten, sowie mit Managern und anderen DRIs, die an Projekten beteiligt sind.

Sichern Sie die Zusammenarbeit

Im Idealfall wird jeder scheidende Mitarbeiter mehr als bereit sein, sich die Zeit zu nehmen, um ihr Wissen vor ihrem Weggang zu teilen. Leider wissen wir, dass das nicht immer der Fall ist.

Mitarbeiter, die es eilig haben zu gehen, sind möglicherweise nicht die bereitwilligsten, ihr Wissen zu teilen. Wenn Ihr Mitarbeiter zögert zu sprechen, versuchen Sie Ihr Bestes, um herauszufinden, warum. Wenn es daran liegt, dass sie nicht wissen, wo sie anfangen sollen oder sich um die Effizienz des Prozesses besorgt sind, kann ein Gespräch oder zwei das Problem lösen.

Wenn ein Mitarbeiter besorgt ist, dass er seine eigene Arbeit verrichten und Wissen weitergeben muss, ziehen Sie in Betracht, ihm zu erlauben, sich während seiner letzten Tage nur darauf zu konzentrieren. Die Arbeit kann geringfügig verzögert werden, aber Sie werden das wichtige Wissen haben, das Sie benötigen, um voranzukommen.

Versuchen Sie, Wissen von einem Mitarbeiter zu erfassen, von dem Sie wissen, dass er unter weniger als optimalen Bedingungen geht? In solchen Fällen kann es besser sein, mit denen zusammenzuarbeiten, die ihnen am nächsten stehen, anstatt mit ihnen selbst.

Konzentrieren Sie sich darauf, mit Managern zusammenzuarbeiten, um einen Überblick darüber zu bekommen, woran sie arbeiten und mit IT, um Zugriff auf ihre Dateien zu erhalten. Fragen Sie Teamkollegen, mit denen sie eng zusammenarbeitet, was sie von dem scheidenden Mitarbeiter benötigen, um weiterzuarbeiten.

Wissen jetzt teilen für besseres Offboarding in der Zukunft

Solche Situationen sind ein perfektes Beispiel, warum wir immer starke Verfechter von wissensgetriebenen Kulturen sein werden. Für die meisten Arbeitsplätze, die das Einfangen und Teilen von Wissen schätzen, ist ein scheidender Mitarbeiter kein Grund zur Panik. Da sie ihre Kenntnisse von Anfang an dokumentiert und geteilt haben, kann das Offboarding viel weniger chaotisch aussehen.

Wir wissen nicht, wie es Ihnen geht, aber wir würden diese letzten Wochen lieber mit der Planung eines Abschieds und dem Erinnern an alles, was wir gemeinsam erreicht haben, verbringen. Sobald Sie Offboarding als nur einen weiteren Teil der Mitarbeitererfahrung akzeptieren, können Sie es allen Beteiligten viel einfacher machen.