In der digitalen Ära, in der wir leben, geht es bei der Sicherheit für Ihr Unternehmen um weit mehr als nur Safes und das Abschließen von Bürotüren. So wie unsere Daten und persönlichen Informationen sind auch Bedrohungen und Sicherheitsrisiken ins Internet gewandert. Diese können schwer zu erkennen sein, da sie oft unbemerkt bleiben und potenziell katastrophale Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können. Aber sie können verhindert werden, und oft ist es ziemlich einfach, etwas anständige Sicherheit gegen Datenpannen einzurichten.

Sicherheitsvorkehrungen für Ihre Kommunikation, einschließlich Ihres Mobile Device Management, Video-Konferenzsoftware und Cloud-Systemen, ermöglichen es Ihrem Team nicht nur, effektiv und kollaborativ zu arbeiten, sondern sorgen auch dafür, dass sie dabei sicher und geschützt sind. Viele Kommunikations-Apps und -Programme haben bereits integrierte Sicherheitsfunktionen, es ist nur eine Frage des Wissens, was und wo sie sind.

Aber wo fängt man an? Wie können Sie sicherstellen, dass die Sicherheit Ihrer Kommunikation gründlich und optimal ist? Es gibt so viele Teile der Kommunikation eines Unternehmens, dass es schwierig sein kann, jeden Aspekt davon zu überprüfen und zu schützen. Das ist besonders besorgniserregend, da 95% der Cybersecurity-Vorfälle durch menschliches Versagen verursacht werden.

Durch die folgenden Verbesserungen können Sie jedoch die Sicherheit Ihrer Unternehmenskommunikation erhöhen und mögliche Schwachstellen reduzieren.

Quelle: IBM

Beginnen Sie mit dem, was Sie haben

Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Sicherheitsfunktionen und Software, die Ihr Unternehmen bereits verwendet. Das hilft, ein Bild davon zu bekommen, was Ihnen bereits zur Verfügung steht, oder könnte sogar einige eigene Fragen aufwerfen. Wie sicher sind zum Beispiel Ihre Video-Konferenztechnologien? Was beinhalten sie in ihren Datenschutzrichtlinien?

Notieren Sie alle Kommunikations-Apps und Programme, die Ihr Unternehmen nutzt, und gehen Sie diese durch – wie sie Ihre Daten sicher halten, welche Sicherheitsmaßnahmen sie getroffen haben und ob sie Funktionen haben, die Sie weiter nutzen können, um ihre Sicherheit zu verbessern. Das mag mühsam erscheinen, aber solange Sie nicht wissen, was Sie haben, können Sie es nicht verbessern. Das kann auch dazu beitragen, aufzuzeigen, was Ihnen fehlt und wie Sie Ihre Sicherheit sofort verbessern können.

Schulen Sie Ihr Personal

Bezüglich Ihrer Mitarbeiter ist das erste, was Sie tun sollten, sicherzustellen, dass sie alle auf dem gleichen Stand mit grundlegender Sicherheitsausbildung sind. Von der Einrichtung sicherer Passwörter über das Erkennen von Daten, die geschützt werden sollten, bis hin zum Teilen sensibler Informationen nach dem Need-to-know-Prinzip – all das kann eine Grundlage für ein sicheres Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen schaffen. Schließlich ist gesunder Menschenverstand nicht so häufig, wie man denkt.

Quelle: Hiscox UK

Ihre Mitarbeiter können nicht weit kommen, ohne unvermeidlich irgendeine Form der Unternehmenskommunikation zu verwenden, daher ist es wichtig, dass sie wissen, was sie tun können, um sich selbst zu schützen und abzusichern. Von der Planung ihrer Schreibroutinen in einen Online-Kalender bis zur Organisation von Teambesprechungen - das gehört alles zu Ihrer Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, welche Prozesse es gibt und warum Sicherheit für ihre Rolle wichtig ist; helfen Sie ihnen zu verstehen, wie sie die sichere Kommunikation verbessern und aufrechterhalten können.

Überprüfen Sie Ihre lokalen Vorschriften

Weltweit variieren die Daten- und Sicherheitsvorschriften erheblich, daher sollten Sie sich über die für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze im Klaren sein. Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Regionen tätig ist, ist es eine bewährte Praxis sicherzustellen, dass alle Niederlassungen sogar den strengsten Sicherheitsanforderungen entsprechen, um sicherzustellen, dass Sie abgesichert sind. Dies gilt nicht nur für Ihre DevSecOps-Compliance, sondern für jeden in Ihrem Unternehmen.

Wenn Ihr Unternehmen diese als das Minimum betrachtet, verbessert dies auch die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit Ihres eigenen Unternehmens. Kunden arbeiten viel eher mit Unternehmen zusammen, von denen sie wissen, dass sie sich um ihre Daten kümmern und die Datenschutzgesetze einhalten. Ob beim Hosting sicherer Videoanrufe oder verschlüsselter Nachrichten wollen die Kunden sicherstellen, dass ihre Daten nicht für jedermann verfügbar sind und dass Sie sich um den Schutz dieser kümmern.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Eine weitere wirklich einfache Möglichkeit, die Sicherheit Ihrer Unternehmenskommunikation zu verbessern, besteht darin, sicherzustellen, dass die Kanäle, die Sie zur Kommunikation nutzen, Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass die Nachrichten, die Sie senden, nur von denjenigen empfangen und gelesen werden können, an die Sie sie senden. Dies verhindert, dass Außenstehende durch die Verschlüsselung der Kommunikation sowohl am Sender- als auch am Empfängerseite abfangen können.

Es gibt viele Apps und Programme, die eine Ende-zu-Ende-Sicherheit bieten, unabhängig davon, ob beim Senden von Textnachrichten, Sprachnotizen, Dateien oder Dokumenten, daher lohnt es sich, ein wenig zu recherchieren und ein Internes Kommunikationssetup zu finden, das den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.

Wenn es als Sicherheitsoption so leicht verfügbar ist, macht es Sinn, Ihre Daten unabhängig von dem Format, in dem Sie sie senden, zu schützen.

Burn-on-Reading

Diese Funktion ermöglicht es, dass Ihre E-Mails und Nachrichten automatisch gelöscht werden – entweder sofort nach dem Lesen oder nach einer bestimmten Zeit. Das kann nicht nur helfen, Ihre Postfächer zu leeren, sondern auch die Informationen minimieren, auf die ein Hacker zugreifen kann, falls er in Ihre E-Mails gelangt. Das sollte ohnehin Teil der regelmäßigen Sicherheitspraktiken Ihrer Mitarbeiter sein, aber den Prozess der Nachrichtenlöschung zu automatisieren, selbst unter Verwendung von robotischer Prozessautomatisierung, macht es noch einfacher.

Ähnlich ermöglichen einige Programme oder Apps, dass Sie sowohl vom Empfänger- als auch vom Senderende der Kommunikation löschen können. Das kann die Daten noch sicherer machen und entfernt effektiv alle Spuren davon innerhalb dieser Plattform. Es ist jedoch wichtig, nicht nachlässig zu sein – abhängig davon, was Sie verwenden, kann es anderen möglich sein, eine Kopie der Nachricht zu erstellen, die Ihre Löschung nicht beseitigt. Es sind jedoch auch Screenshot-Benachrichtigungen verfügbar, um Sie zu informieren, wenn dies geschieht.

Plan für Sicherheitsvorfälle

Obwohl diese Tipps Ihnen helfen, es zu vermeiden, passieren manchmal Fehler und Datenpannen können auftreten. Wie Sie mit diesen Situationen umgehen, ist etwas, das Sie im Voraus bedenken sollten, um sicherzustellen, dass der Aufräumprozess schnell und effektiv ist. Mit den Kunden und Mitarbeitern über den Vorfall transparent zu kommunizieren, kann helfen, Ihr Vertrauen aufrechtzuerhalten und sie zu beruhigen, wie Sie handeln, um die Kontrolle über die Daten zurückzugewinnen.

Einen Plan für den schlimmsten Fall zu haben, kann auch helfen, Bereiche Ihres Unternehmens aufzuzeigen, die leichter sicherer gemacht werden können. Das könnte zu Forschungen über gehostete Kontaktzentrumslösungen oder alternative Arten der Unternehmenskommunikation führen.  Zugängliche Pläne können Ihrem Unternehmen auch Klarheit und Fokus im Falle eines Vorfalls geben. Sie helfen dabei, das Ausmaß von Vorfällen zu identifizieren und zu minimieren und deren Schwere zu reduzieren.

Sichern Sie Ihre Kommunikation heute

Eine Sache, auf die Sie achten sollten, ist, dass Daten und Sicherheit ständig im Wandel sind, und nur weil Sie Ihr Unternehmen einmal gesichert haben, schützt es nicht lebenslang. Da sich Technologie und Software weiterentwickeln, wird es ständig bessere Möglichkeiten geben, die Kommunikation Ihres Unternehmens zu schützen, aber ebenso neue Wege, wie Menschen diese verletzen können. Diese Cyberangriffe können nicht nur gefährlich, sondern auch kostspielig sein, da Organisationen 3,86 Millionen Dollar für die Wiederherstellung von Sicherheitsvorfällen ausgeben.

Quelle: IBM

Sie können sich jedoch die Mühe und die Kosten ersparen, indem Sie einfache Überprüfungen durchführen, Bewertungen vornehmen und Ihre Sicherheitsvorkehrungen auf dem neuesten Stand halten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie bereits einige der Komponenten vorhanden haben und andere Programme nur ein bisschen Pflege und Aufmerksamkeit benötigen, um ihre Sicherheit zu erhöhen. Überprüfen Sie regelmäßig die Sicherheit Ihrer Kommunikation, indem Sie neuen Richtlinien oder Vorschriften folgen, um Vorfälle zu verhindern, und sich über Sicherheitsupdates informieren, die sie möglicherweise haben.

Hoffentlich kann dies als Ausgangspunkt dienen, um die Sicherheit Ihrer Unternehmenskommunikation zu überprüfen und zu verbessern. Es ist keine vollständige Liste, und viele andere Funktionen und Maßnahmen könnten für Ihr Unternehmen nützlich sein. Dennoch ist dies ein guter Ausgangspunkt, und wenn Sie diese Empfehlungen selbstbewusst abarbeiten können, sind Sie gut auf dem Weg zu sicheren Kommunikationen und geschützten Daten.