Wünschen Sie sich, heute eine Besprechung weniger zu haben?

Studien haben gezeigt, dass volle Kalender mit Besprechungen zu einem Rückgang der Mitarbeiterzufriedenheit und -freude führen können. Einige Unternehmen behaupten, dass es fast einen Monat dauern kann, um Besprechungen zu planen, und andere sie ganz abschaffen; es könnte sich lohnen, Ihren Arbeitskalender noch einmal zu überprüfen.

Und wir verstehen es; es kann schwierig sein, die beste Arbeit zu leisten, wenn ein Großteil Ihrer Zeit in Besprechungen verbracht wird, die auch eine E-Mail hätten sein können, daher könnte es Zeit sein, etwas Neues auszuprobieren. Guru ist nicht nur ein Werkzeug, das dazu entwickelt wurde, Menschen dabei zu helfen, Wissen zu suchen und zu teilen; es ist auch so konzipiert, dass es Menschen hilft, effizienter und effektiver zu arbeiten.

Die Besprechungen bei Guru überdenken

Vertrauen Sie uns, wir wissen aus Erfahrung, dass die Reduzierung von Besprechungen etwas Arbeit erfordern kann. Wir haben uns die Zeit genommen, um unseren eigenen Ansatz für interne Kommunikation zu bewerten, um zu sehen, wie wir effizienter arbeiten und die kognitive Belastung verringern können. Von dort aus konnten wir viele Änderungen vornehmen.

Wir haben ein Audit des Führungskalenders durchgeführt, um die Erwartungen bezüglich Besprechungen für die gesamte Organisation neu festzulegen. Wir haben unseren Ansatz zur internen Kommunikation überdacht, indem wir unsere „goldene Regel“ implementiert und Standards für die Erstellung von Besprechungen festgelegt haben. Wir haben „Keine internen Besprechungen am Mittwoch“ und andere Initiativen eingeführt, um die Fokuszeit zu erhöhen und den Menschen mehr Zeit im Alltag zurückzugeben.

Trotz all dieser positiven Veränderungen ist die Arbeit noch lange nicht erledigt. Wir verfeinern ständig unsere Arbeitsplatzstrategie und möchten anderen helfen, positive Veränderungen in ihren Büros und Organisationen umzusetzen.

Unnötige Besprechungen bei der Arbeit reduzieren

Wir schätzen die „Freude am Verpassen (JOMO)“ bei Guru aufgrund unserer Abhängigkeit vom Wissensmanagement. Wenn Unternehmen wissenbasierte Kulturen und asynchrone Kommunikation fördern, können die Menschen effizienter und autonomer arbeiten. Die Fähigkeit, Wissen zu dokumentieren und zu speichern, macht es einfach, Projektupdates, Monatsberichte, nächste Schritte und alles andere, was Sie in einer Besprechung überprüfen könnten, zusammenzufassen. Plötzlich scheint es nicht mehr so tabu zu sein, auf bestimmte Besprechungseinladungen mit „Ablehnen“ zu antworten.

Das richtige Unternehmenswiki und die Kommunikationsstrategie können viel tun, um volle Arbeitskalender zu verwalten. Wenn Sie sich überwältigt fühlen, wenn Sie Ihren Wochenplan betrachten, haben wir einige Tipps, die Sie befolgen können.

Bewerten Sie Ihre aktuellen Besprechungen

Es ist an der Zeit, einen kritischen Blick auf Ihre 1:1-Besprechungen, Stand-ups, Kick-offs und Check-ins zu werfen. Fragen Sie sich, wie jede Person auf der Einladung einen Mehrwert bietet (einschließlich Ihnen selbst) und was das Endziel sein sollte. Wenn Sie Schwierigkeiten haben zu verstehen, wie bestimmte Personen und Ergebnisse passen, ist das ein gutes Zeichen, dass es Zeit ist, die Gästeliste zu überdenken.

Manager, die versuchen, Besprechungen zu reduzieren, sollten einen Schritt weiter gehen und die Besprechungsteilnehmer fragen, wie nützlich sie diese finden. Fragen Sie, ob sie den Menschen helfen, ihre Arbeit effizienter zu erledigen, ob die Häufigkeit der Besprechungen sinnvoll ist und um Feedback zu den Änderungen, die sie empfehlen würden, zu teilen.

Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie anfangen, über Ihre Besprechungshäufigkeit nachzudenken. Sie könnten feststellen, dass Sie bestimmte Besprechungen zu oft und andere Besprechungen viel zu selten abhalten. Scheuen Sie sich nicht, wiederkehrende Besprechungen abzusagen, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie keinen Zweck erfüllen, und überlegen Sie, ob Sie andere kombinieren, um die Dinge effizienter zu gestalten.

Dringlichkeit definieren

Es gibt einen großen Unterschied zwischen der Nichtteilnahme an einer Kick-off-Besprechung für ein Projekt und der Entscheidung, an einem täglichen Stand-up teilzunehmen, wenn Sie kein Update haben. Die Wahrheit ist, dass nicht jede Besprechung, Nachricht oder E-Mail, die Sie erhalten, Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigt.

Wenn Sie über Dinge durch die Linse der Dringlichkeit nachdenken, wird Ihr Kalender und Ihr Alltag viel einfacher zu verwalten. Berücksichtigen Sie bevorstehende Fristen, Team-/Organisationsziele und Ihre eigene Arbeitsbelastung, wenn Sie darüber nachdenken, ob die Teilnahme an einer Besprechung sinnvoll ist.

Die Dringlichkeit bestimmter Besprechungen und Angelegenheiten zu definieren, kann schwierig sein. Wenn Sie Schwierigkeiten haben zu bestimmen, ob etwas wirklich Ihre Zeit und Aufmerksamkeit wert ist, sprechen Sie mit Ihrem Chef oder dem Besprechungsplaner. Sie könnten feststellen, dass Sie an bestimmten Besprechungen nicht teilnehmen müssen oder dass Sie einfach eine Auffrischung Ihrer aktuellen Prioritäten benötigen.

Klarheit suchen

Sind Sie verwirrt, warum Sie zu einer Besprechung eingeladen wurden? Haben Sie die Besprechungsbeschreibung dreimal gelesen und SIND immer noch nicht sicher, was deren Zweck ist? Fürchten Sie die bevorstehende Besprechung, bei der jemand möchte, dass Sie „Ihr Wissen teilen“ über ein Thema?

Ein wenig Widerstand und Kommunikation können viel bewirken. Beginnen Sie damit, nach einer Agenda oder den vorhergesagten Ergebnissen einer Besprechung zu fragen. Die Menschen dazu zu bringen, kritisch über Ihre Einbeziehung nachzudenken oder was sie erreichen möchten, kann helfen, zu bestimmen, ob eine Besprechung unbedingt notwendig oder etwas ist, was Sie überspringen können.

Sind Sie besorgt über eine absichtlich offen gestaltete Besprechung? Bitten Sie die Menschen, gut vorbereitet mit einigen Fragen oder Themen zu kommen, die sie wissen, dass sie abdecken möchten. Dies kann einer „formlosen“ Besprechung ein wenig Struktur geben und Ihnen helfen, in den richtigen Kopfzustand zu gelangen.

Ablehnen mit vorgeschlagenen Alternativen

Sie haben keine Zeit, an dieser einstündigen Sitzung mit dem gesamten Team teilzunehmen, aber ein 15-minütiges Gespräch mit wichtigen Interessengruppen kann funktionieren. Bieten Sie an, Dokumente zu senden, die einige Fragen der Menschen klären können. Sagen Sie, dass Sie etwas für sich selbst erledigen müssen, bevor Sie fortfahren können, aber sobald Sie Dinge abschließen, sind Sie bereit, einen Beitrag zu leisten.

Denken Sie daran, dass der Zweck jeder Besprechung darin bestehen sollte, allen zu helfen, effizienter zusammenzuarbeiten. Wenn Sie Alternativen anbieten, die die Menschen trotzdem zum Endziel effizienter Arbeit führen, gewinnen alle!

Produktive Besprechungen im Kalender eintragen

Wir haben zuvor erwähnt, dass wir unsere eigenen Regeln für die Planung effektiver Besprechungen implementiert haben. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass jede Besprechung, die Sie in den Kalender eintragen, notwendig ist, nehmen Sie sich ein Beispiel an uns und befolgen Sie die 4 Ps.

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Wenn wir über die 4 Ps sprechen, sprechen wir davon, den Zweck, das Produkt, die Personen und den Prozess (Agenda) zu kennen, wenn Sie Besprechungen planen. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die 4 Ps für alle gelten—nicht nur für die Person, die die Besprechung plant. Wenn jeder genau weiß, warum er anwesend ist und was die erwarteten Ergebnisse sind, können Sie Ihre gemeinsame Zeit so effizient und effektiv wie möglich nutzen.

Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Ihre Besprechungen reduzieren

Besprechungen werden immer ein Teil der Arbeit sein, aber es ist wichtig zu erinnern, dass sie nicht der einzige Teil der Arbeit sein sollten. Manchmal benötigen Sie dieses Element der Echtzeit-Zusammenarbeit, das eine Besprechung bieten kann. Manchmal müssen Sie sehen, dass das Treffen um 14 Uhr von Ihrem Kalender entfernt wird, damit Sie wieder etwas Fokuszeit erhalten. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um Ihre Herangehensweise an Besprechungen zu überdenken, stellen Sie vielleicht fest, dass ein wenig zusätzlicher Platz auf Ihrem Kalender genau das ist, was Sie brauchen.