Dokumente sind konzeptuell ein erstaunliches Beispiel für digitale Analogien. Damit die Unternehmens-IT so aufblühen kann wie in den 80er und 90er Jahren, war es entscheidend, Systeme zu entwerfen, die dem physischen Bereich ähnlich sind. Was wäre also besser, um dies zu erreichen, als das Dokument zu erstellen? Es sieht sogar aus wie Papier! Oft integrieren Dokumentenprozessoren sogar Dinge wie "Ränder" in ihre Anwendungen, ein Überbleibsel aus der Zeit, als wir Schreibmaschinen verwendeten, um unsere Dokumente zu erstellen. Die frühesten Betriebssysteme basierten alle auf den Grundideen von Ordnern und Dokumenten, Konzepten, die direkt mit der physischen Welt korrelieren.

Aber jetzt, 30 Jahre später, funktioniert die Analogie nicht mehr. Dokumente werden natürlich weiter bestehen, da sie ideal sind, um "Aufzeichnungen der Zeit" festzuhalten, wie bei einem Rechtsdokument oder Besprechungsnotizen. Diese Art von Inhalten ändert sich nicht so sehr, sobald sie geschrieben sind. Oder im Fall des Rechtsdokuments gibt es einen sehr vorschriftsmäßigen Prozess zur Änderung des Dokuments, der in den meisten Fällen erfordert, dass die ursprüngliche Version ebenfalls bestehen bleibt. Aber für viele unserer heutigen Inhaltsbedürfnisse verursacht das Konzept eines Dokuments tatsächlich mehr Schaden als Nutzen. Lass uns einen Blick darauf werfen, warum das so ist...

1. Sie sind nicht dafür konzipiert, geändert zu werden. So viel von unserer Welt dreht sich um Inhalte, die sich ändern, sie entwickelt sich, während sich unser Denken entwickelt. Und das bedeutet, dass es eine schwierige Aufgabe ist, all die Orte zu finden, wo wir gesagt haben, was wir jetzt ändern möchten. Das bedeutet auch, dass du die neue Änderung allen kommunizieren musst, und dann musst du dich daran erinnern, wem du von dieser neuen Version erzählt hast. Aber später, wenn ich ein Dokument öffne, wie weiß ich, ob es tatsächlich immer noch korrekt ist?
2. Sie sind nicht dafür konzipiert, geteilt zu werden. Naja, nicht in großem Maßstab... die Art und Weise, wie man teilt, ist oft sehr ähnlich zur Art und Weise, wie wir Papier teilen. Du machst Kopien des Dokuments und versendest sie. Beachte, dass die Worte, die ich verwendet habe, in der physischen Welt genau die gleichen sind wie in der digitalen Welt. Das Problem in der digitalen Welt ist, dass jedes Mal, wenn das passiert, Punkt 1 oben immer schwieriger wird.
3. Sobald du mehr als einige davon hast, wird es ein Durcheinander. Zumindest bei Papier musstest du dich anstrengen, um es zu kopieren. Bei Dokumenten ist das nicht so, und so endest du mit einem Meer von ähnlichen, aber unterschiedlichen Versionen des gleichen Dokuments überall. Es ist digitale Umweltverschmutzung.
4. Wir verwenden Handys jetzt mehr als jedes andere digitale Gerät. Dokumente stammen aus einer Zeit, als Smartphones nicht existierten. Versuche, ein Dokument auf einem Handy zu lesen, und nach ein paar Zooms und Wischbewegungen gibst du auf.
5. Dokumente sind zu lang. Die Länge eines Dokuments hat einen direkten Zusammenhang mit seiner Nützlichkeit. Je länger (und breiter
6. Du kannst nicht sagen, ob sie nützlich sind. Also hast du ein Dokument geschrieben und es jemandem geschickt, und jetzt? Hat es ihnen geholfen, einen Job zu erledigen? Hat es geholfen, einen Verkauf abzuschließen? Hat es ein Kundenproblem gelöst? Keine Möglichkeit zu wissen. Das sind fast unfair Fragen, denn wir haben nie ein Dokument so entworfen, dass es uns solche Dinge mitteilt; wir haben sie als digitale Analogie entworfen, um ein grundlegendes horizontales Problem des Verfassens und Speicherns von geschriebenem Text zu lösen.

Obwohl es Versuche gab, einiges davon zu beheben, sind wir einfach noch nicht da. Viele der cloudbasierten Dokumenteneditoren sind heute genau das, cloudbasierte Versionen der gleichen Dokumenteneditoren, die wir gewohnt sind zu verwenden. Klar, es ist jetzt einfacher, sie zu teilen und gleichzeitig zu bearbeiten, aber sie sind immer noch Dokumente. Es erinnert mich an die Zeit, als SaaS noch ein Trend war und On-Premise-Anbieter ihre Produkte zum Schein in die Cloud versetzten, nur um schnell zu erkennen, dass sie eigentlich nur die gleiche alte Software in ein anderes Rechenzentrum verschoben.

Was kommt als Nächstes?

Wir befinden uns jetzt in den frühen Phasen der Ära der Spezialisierung. Kategorie für Kategorie sehen wir SaaS-Anwendungen, die spezifische Geschäftsprobleme lösen, statt zu versuchen, allgemeine Cloud-Computing-Plattformen zu sein. Und die heutigen Anwendungen nutzen die Daten, die wir bereits über unser Arbeitsleben haben, und verwenden sie, um uns effektiver bei unserer Arbeit zu machen.

• Wenn du einen Lead in RelateIQ erstellst, erstellt es automatisch einen Stream von jeder Interaktion, die dein Team mit diesem Lead hatte, indem es einfach mit deiner E-Mail verbunden wird.
• Wenn du ein bevorstehendes Treffen mit einem Interessenten hast, sendet dir Refresh eine Bericht über diesen Interessenten, damit du besser auf dein Treffen vorbereitet bist, indem ihr es einfach mit deinem Kalender, LinkedIn, Twitter usw. verbindet.
• Ambient Services fügen deinem Leben Wert hinzu, ohne dass du explizit etwas tust. Google Now sagt dir, wann du für ein Treffen gehen musst, um rechtzeitig dort zu sein, sobald du es mit deinem Kalender verbindest.
• Während deiner Besprechungen, anstatt ein Dokument zu verwenden, um Freihandnotizen zu machen, hat WorkLife gestartet, um zu helfen, deine Besprechungen in Agenda, Aktionspunkte und offene Fragen zu strukturieren, sodass du nicht manuell deinen Follow-up-Prozess erstellen, Leuten hinterherschauen oder die Ergebnisse der Besprechungen merken musst.

Und das Gleiche passiert mit "Dokumenten". Wir denken nicht mehr in Begriffen von "digitalem Papier", da viele das Gefühl haben, dass Karten-Design die Zukunft ist (auch wir!). Also denken wir jetzt an die Arbeit, die erledigt werden muss, und wie Technologie uns helfen kann, diese Arbeit effizienter zu erledigen und uns Dinge mitzuteilen, die wir sonst über unser Geschäft nie gewusst hätten.

• Wenn du jemandem Inhalte teilst, war es dann nützlich für ihn?
• Wenn du Inhalte liest, wie weißt du, ob sie genau sind?
• Wenn du bestimmte Inhalte verwendest, schafft das eine bessere Beziehung zu deinem Kunden?
• Sendest du jedem Kunden die gleichen Inhalte? Oder solltest du es dynamisch basierend auf ihrem angegebenen Interesse zusammenstellen?
• Wie stellst du sicher, dass die beliebten, wertvollen Inhalte für dein Team sichtbarer sind, während die veralteten, ungelesenen Inhalte verschwinden, ohne die ganze Zeit damit verbringen zu müssen, sie zu verwalten?

Und es gibt noch viel mehr. Aufregende Zeiten auf jeden Fall. Also lass uns die Aktenordner schließen und etwas wirklich arbeiten :)