Guru ist stolz darauf, mit Ka'ana Solutions im Rahmen unseres Guru for Good-Non-Profit-Programms zusammenzuarbeiten. Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Ka'anas Blog.

Als ich das Team für technische Dienste eines großen Bildungs-Publishing-Unternehmens leitete, verbrachten wir viel Zeit damit, nach Informationen zu suchen, die wir benötigten, um Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen. Die Informationen, die wir benötigten, waren über verschiedene Systeme und Archive verteilt und viele davon waren veraltet oder unvollständig. Mein Team verbrachte mehr als ein Viertel seiner Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen, oft mit einem wartenden Kunden.

Die Implementierung von Slack war ein wichtiger Schritt nach vorn, da sie eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichte, die unsere vorhandenen Tools – wie E-Mail – nicht bieten konnten. Aber es löste nicht das zugrunde liegende Problem – dass es zu schwierig war und zu lange dauerte, die Informationen zu finden, die wir ohne ein Wissensmanagementsystem benötigten.

Entdeckung eines neuen Tools

Dann kam eines Tages einer meiner kreativsten Problemlöser im Team auf mich zu mit dem Vorschlag, ein neues Tool auszuprobieren, das versprach, dieses Wissensmanagementproblem zu lösen. Dieses neue Tool hieß Guru, von einer Firma gegründet in Philadelphia von Rick Nucci und Mitchell Stewart.

Es stellte sich heraus, dass ich Rick von einem vorherigen Aufenthalt bei Dell kannte – Ricks erstes erfolgreiches Start-up, Boomi, wurde 2010 von Dell übernommen – also stimmte ich einem Pilotprojekt zu, das sechs Monate später zu einer vollständigen Einführung wurde. Es war äußerst erfolgreich.

Die Qualität des Wissens, das meinem Team zur Verfügung stand, stieg, während die Zeit, die für die Suche benötigt wurde, um mehr als die Hälfte reduziert wurde. Guru verwandelte auch unsere Wissensbasis von einer Ansammlung statischer Archive in ein dynamisches Wissens-Ökosystem, das direkt in unsere Arbeitsabläufe integriert war. Eine meiner Teamkolleginnen fasste es treffend zusammen, als sie mir sagte, dass Guru ihr „Superkräfte“ gegeben hat. In meiner gesamten Karriere glaube ich nicht, dass ich jemals ein anderes Softwareprodukt gesehen habe, das eine so schnelle Einführung und dramatische Auswirkungen auf die Produktivität hatte.

Als ich mich dann entschloss, die Unternehmenswelt zu verlassen, um Ka'ana Solutions zu gründen, wusste ich, dass Guru eine wichtige Rolle spielen würde. Wie ein Unternehmen haben auch Schulen und Schulbezirke dieselben Herausforderungen beim Wissensmanagement, vielleicht sogar noch mehr, angesichts der Ressourcenbeschränkungen, mit denen IT-Teams zu kämpfen haben. Deshalb ist eine der Kernfunktionen, auf die sich die Schüler im Ka'ana Solutions-Programm konzentrieren, der Aufbau einer ähnlichen dynamischen Wissensbasis, um Lehrer, Schüler und Familien zu unterstützen und dem Support-Team „Superkräfte“ zu verleihen. Während wir diese Lösung getestet haben, wurde immer offensichtlicher, wie anwendbar das Guru-Modell auf den Bildungsbereich ist. Schulen haben vielleicht kein „Verkaufsteam“, aber eine der Hauptfunktionen einer Schule besteht darin, Lernerfolge zu erzielen.

Das SaaS: Schule als Dienstleistung

Im Kern ist Bildung eine Dienstleistungsbranche, in der Verwaltungsmitarbeiter und Lehrer Dienstleistungen an Kunden: Schüler und deren Familien erbringen, und eine kritische Funktion der hochwertigen Dienstleistungserbringung ist das Wissensmanagement. In Schulen wird Wissensmanagement normalerweise mit Lehren und Lernen sowie den Inhalten und Lektionen in Verbindung gebracht, die Lehrer verwenden, um den Schülern Unterricht zu erteilen.

Es gibt jedoch auch andere Aspekte des Wissensmanagements, die sich erheblich auf den Erfolg der Kunden (Lernenden) auswirken, wie z.B. die Bereitstellung hervorragenden Supports für alle Beteiligten am Lernprozess – Lehrer, Schüler und Familien – insbesondere im Hinblick auf die Nutzung von Werkzeugen, die wichtige Prozesse unterstützen (d.h. Zugriff auf Aufgaben, Dokumentation von Projekten, Nutzung von Laptops und Überprüfung von Noten).

Die Schüler, die für Ka'ana Solutions arbeiten, bauen eine dynamische Wissensbasis auf, die auf die Bedürfnisse der Schulen, die wir bedienen, zugeschnitten ist, die Zusammenarbeit erleichtert und den Schülern die Möglichkeit gibt, mit denselben Arten von transformationalen Werkzeugen zu innovieren, die von schnell wachsenden Unternehmen wie Slack, Intercom und Duolingo verwendet werden. Ich habe auch keinen Zweifel daran, dass unsere Schüler neue Möglichkeiten entwickeln werden, diese Art von Technologie zu nutzen, und ich bin gespannt, wohin es führt.

Wissensmanagement in einer Wissenskultur

Diese ganze Erfahrung mit Guru hat mich auch dazu gebracht, intensiv über das Konzept des Wissensmanagements und seine Rolle beim Lehren und Lernen nachzudenken. Guru wurde zwar entwickelt, um Kundenorientierte „Umsatzteams“ zu unterstützen, aber es stellt einen Rahmen dar, der viel breiter gefasst ist. Zum Beispiel verwenden wir Guru, um die traditionellen Arten von Wissen zu verwalten, die ein technisches Support-Team interessieren könnten, aber es wird auch verwendet, um andere Arten von Wissen an Menschen weiterzugeben. Erfahren Sie, was es bedeutet, eine wissensgesteuerte Kultur zu sein.

In der Unternehmensimplementierung, die ich erwähnt habe, haben wir es verwendet, um HR-bezogene Informationen zu verbreiten und Sichtbarkeit für Marketingprogramme zu schaffen, die umgesetzt wurden. Zum Beispiel haben wir, als wir organisatorische Änderungen für eines unserer Teams eingeführt haben, die Informationen in einer Guru-Karte bereitgestellt und sie auf Slack gepostet. Das machte es allen leicht, die Informationen zu finden, und wir konnten sicherstellen, dass auch tatsächlich jeder sie überprüft hat. Und alle Fragen dazu konnten direkt in Slack bearbeitet werden.

Bei Ka'ana Solutions verwenden wir gemeinschaftlichGuru neben der Hauptfunktion des Wissensmanagements, um Schulungsprogramme für die studentischen Mitarbeiter zu verwalten und um asynchrone Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln. Wenn die Schüler aufgenommen werden, haben sie eine Reihe von Karten zur Ansicht, die ihnen Informationen über das Unternehmen und die Arbeit, die sie leisten werden, geben und sie durch Aktivitäten leiten, die ihnen helfen, grundlegende Fähigkeiten zu entwickeln.

Je mehr wir es verwenden, desto mehr Anwendungen finden wir dafür. Es ist nicht einmal abwegig, sich vorzustellen, dass es eines Tages als ein Archiv für Lehrerlehrinhalte und für das Synthesizieren und Erstellen von Wissen durch Schüler verwendet wird.

Momentan nutzen Schüler Guru, um ein „Portal für den Schulerfolg“ für ihre Schule zu erstellen, wo Wissen, das die Schüler zu Beginn des Schuljahres unterstützen wird, gesammelt, validiert und organisiert wird, um den Zugriff zu erleichtern. Im Laufe des Schuljahres werden wir auch ähnliche Wissenssammlungen für Lehrer und Eltern erstellen.

Das Guru-Team war ein ausgezeichneter Partner für uns in diesem gesamten Vorhaben, aber unser Erfolg mit der Plattform ist auch darauf zurückzuführen, wie einfach es ist, sie in Betrieb zu nehmen und wie intuitiv sie ist. Während wir mehr genutzt haben, werden wir auch beginnen, die KI-Funktionalität zu erkunden, die verspricht, den Wertvorschlag noch weiter zu erhöhen – und unseren Schülern ein reales Beispiel für die Rolle zu geben, die KI in der Industrie spielen kann. Unsere Schüler werden sowohl neue Wissensinhalte erstellen als auch diese für unsere Endbenutzer verwalten. Wir werden während des Schuljahres Aktualisierungen bereitstellen, während unser Fortschritt fortschreitet.