Ist ein weiterer Ausschreibungsantrag in Ihrem Posteingang gelandet? Es gibt nichts Aufregenderes, als eine Arbeitsmöglichkeit auf Ihrem Tisch zu sehen, und manchmal gibt es nichts Stressigeres. Man könnte denken, dass das Schreiben einer RFP-Antwort nach einiger Erfahrung einfacher wird. Wenn nicht, scheint es, als würde jede RFP-Antwort komplizierter werden, obwohl Sie an Dutzenden gearbeitet haben.

Sie erinnern sich, als Ihr Kollege versehentlich die Unternehmensmission von vor 5 Jahren hinzugefügt hat. Dann gab es die Zeit, in der Sie fast die Frist verpasst hätten, um einzureichen, weil Ihr Hauptprojektleiter im Urlaub war und niemand Zugang zu seinen Notizen hatte. Und wer könnte die Stunden des Schreibens, Umschreibens und noch mehr Schreibens vergessen?

Niemand möchte eine großartige Geschäftsmöglichkeit verpassen, nur weil die RFP-Antwort schwach ist. Glücklicherweise ist es viel einfacher, die ideale RFP-Antwort zu erstellen, wenn Sie eine Wissensdatenbank wie Guru haben.

In Guru Inhalte speichern

Obwohl jede RFP-Antwort einzigartig ist, ist der Prozess für deren Erstellung ziemlich einfach. Ihre Projektanforderungen und die Zusammenfassung werden sich ändern, aber die grundlegenden Vorlagen, die Sie benötigen, um sie zu erstellen, können gleich bleiben. Bewahren Sie diese zusammen mit Markenassets wie Logos in Guru auf, um sicherzustellen, dass alle eine einheitliche und gut gestaltete RFP erstellen können.

Wenn Ihre Teamkollegen am Abschnitt „Über unser Unternehmen“ arbeiten, sollten sie nicht raten müssen, ob sie die aktuelle Mission, Vision und Werte des Unternehmens haben. Karten in Ihrer Wissensdatenbank, die wichtige Unternehmensinformationen enthalten, sollten immer überprüft werden, um die Genauigkeit sicherzustellen. Zögern Sie nicht, eine Überprüfung anzufordern, wenn Sie während Ihrer Arbeiten an Ihrer Antwort veraltete Karten bemerken.

Verwenden Sie Antworten, um Informationen zu erhalten

Sind Sie sich nicht sicher, ob Cassie oder Bill die Entwicklung für die erste Hälfte dieses Projekts übernehmen? Es besteht keine Notwendigkeit, Ihren Manager oder jemand anderen im Team zu fragen; fragen Sie Guru!

RFPs führen oft zu einer „alle Hände“ Situation, da die Leute so viele Fragen dazu haben, was enthalten sein sollte. Das wäre kein Problem, wenn die Leute alles stehenlassen und sich auf die Antwort konzentrieren könnten, aber Ihr Unternehmen kann nicht jedes Mal stillgelegt werden, wenn Sie eine RFP erhalten.

Wenn Sie eine gut gepflegte Wissensdatenbank haben, haben Sie bereits alle Informationen, die Sie benötigen, um auf eine RFP zu antworten. Verwenden Sie Antworten, um schnell Ihre Besprechungsprotokolle, Projektnotizen und andere Informationen zu durchsuchen, um das zu bekommen, was Sie benötigen.

Vereinfachen und zusammenfassen mit Assist

Ihr Team hat Ihre Projektpläne sorgfältig ausgelegt, Stunden Arbeit festgelegt und den idealen Arbeitszeitplan erstellt. Sie sind bereit, diese 25-seitige RFP-Antwort dem potenziellen Kunden zu übermitteln. Das einzige Problem ist, dass... es eine 25-seitige RFP-Antwort ist.

RFPs sind dichte Informationsquellen, aber manchmal gibt es so etwas wie zu viele Informationen. Anstatt wichtige Informationen wegzulassen, kürzen Sie einige Ihrer längsten Abschnitte mit Hilfe von Assists Zusammenfassungsfunktion.

Sie können Assist für jeden Teil des Schreibprozesses verwenden, aber die Zusammenfassungsfunktion kann besonders vorteilhaft für RFPs sein. Versuchen Sie, einige Ihrer dichtesten Abschnitte durch die Zusammenfassungsfunktion von Assist zu laufen, um die Dinge prägnant zu halten. Sie könnten einen einfacheren und schnelleren Weg finden, um wichtige Informationen zu präsentieren!

Überwinden Sie Sprachbarrieren mit der Übersetzungsfunktion von Assist

Das Unternehmen, das die RFP gesendet hat, hat eine Niederlassung in Deutschland, die Sie beeindrucken möchten. Oder vielleicht möchten Sie, dass Ihr Team in Shenzhen Ihre Antwort überprüft, bevor Sie sie versenden. Wie auch immer, Sie haben Leute, mit denen Sie Ihre Arbeit teilen möchten, aber Sie haben auch eine Sprachbarriere, die es schwierig macht.

Wenn Sie noch nicht die Gelegenheit hatten, die Übersetzungsfunktion von Assist zu nutzen, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, es auszuprobieren. Anstatt sich auf einen Übersetzungsdienst zu verlassen, verwenden Sie die Übersetzungsfunktion von Assist, um sicherzustellen, dass jeder Ihre RFP lesen und überprüfen kann.

Verwenden Sie Gurus RFP-Antwortvorlagen

Ihre Wissensdatenbank sollte eine wichtige Rolle bei jeder RFP-Antwort spielen, die Sie schreiben. Wir möchten es jedem erleichtern, mit Guru seine beste Arbeit zu leisten. Deshalb haben wir eine Sammlung von Projektvorlagen für Sie erstellt. Lesen Sie unsere Tipps, wie Sie großartige Projektpläne erstellen und unsere Vorlagen verwenden können, um RFP-Antworten zu erstellen, die Geschäfte abschließen.