Why Your Company Should Power Up From a Traditional Wiki
Finden Sie heraus, warum traditionelle interne Unternehmenswikis keine langfristigen Lösungen für Ihr Wissensmanagementproblem sind - und was Sie stattdessen suchen sollten.
Ein Unternehmenswiki ist eine Art von Wissensmanagement Software: eine aktualisierbare Quelle für interne Unternehmensinformationen. Sie sind vielseitig und einfach einzurichten, und im Gegensatz zu vor wenigen Jahren integrieren viele von ihnen in Kommunikationsplattformen wie Slack oder Teams.
Und weil Guru auf der Idee der Slack-Integration gegründet wurde, wissen wir warum: Indem Sie ein internes Wiki zu Ihrer Kommunikationsplattform hinzufügen, können Sie Ihr gesamtes Wissen abrufen, ohne die Konversation zu unterbrechen.
Doch unabhängig davon, wie zugänglich sie in diesen Apps sind, bleibt das Problem bei traditionellen Unternehmenswikis bestehen: Sie werden veraltet und schwierig zu verwalten, während Ihr Team wächst und Ihr Wissen skaliert, was zu einem Rückgang der Nutzung im Laufe der Zeit führt. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein traditionelles Portal oder das neueste Angebot handelt, Tatsache ist, dass traditionelle Wikis langfristig nicht funktionieren.
Lesen Sie weiter, um herauszufinden, warum traditionelle Wikis Ihnen nicht helfen, grundlegende Probleme mit Ihrem Wissen zu lösen.
Die meisten internen Wikis beheben nicht das Hauptproblem traditioneller Wissensdatenbanken: die Genauigkeit und Effektivität des Wissens
Hier ist, was mit Inhalten in den meisten internen Wikis passiert:
Ein SME verbringt viel Zeit damit, die perfekte Seite zu schreiben und zu gestalten, aber nachdem er sie geschrieben hat, vergisst er, sie zu aktualisieren und wird nie dazu aufgefordert, was dazu führt, dass dieses Wissen veraltet
Diejenigen, die das Wissen benötigen, können nicht sagen, wann das Wiki zuletzt aktualisiert wurde oder ob es noch relevant ist, und verlieren das Vertrauen.
Wiki-Lösungen belohnen langfristige Inhalte, was bedeutet, dass selbst wenn ein Benutzer die richtige Seite findet, er möglicherweise nicht in der Lage ist, das spezifische Wissensstück zu finden, das er benötigt, und lehrt, das Wiki zu ignorieren und den SME direkt zu fragen.
Die Kombination von veraltetem Wissen, mangelndem Vertrauen und Schwierigkeiten beim Zugriff führt zu einem Rückgang der Nutzung, wodurch die gesamte interne Wiki-Lösung eine verschwendete Investition darstellt.
Wenn Ihr Wiki eine Slack- oder Teams-Integration hat, können Sie eines dieser Probleme lösen: das Problem der Informationsnutzung. Aber da diese Lösungen nicht die Möglichkeit bieten, SMEs zu zwingen, bestehendes Wissen zu überprüfen oder zu aktualisieren, kann Ihr Team unbeabsichtigt beginnen, falsche oder veraltete Informationen zu teilen. Und schlechte Informationenkönnen schlimmer sein als keine Informationen – insbesondere in kundenorientierten Rollen.
Die Informationen zu Ihrem Geschäft ändern sich jeden Tag: neue Funktionen werden entwickelt, neue Konkurrenten tauchen auf und neue interne Prozesse werden erstellt, und all dies wird in Ihren Kommunikationskanälen diskutiert.
Wir geben Ihnen nicht die Schuld, wenn Sie denken, Wikis scheinen einfach zu sein, also nehme ich einfach eines, das mit Slack oder Teams integriert ist und das löst alle meine Probleme?
Aber hier ist, warum das nur später mehr Kopfschmerzen verursacht.
Das mag nicht so komplex erscheinen, aber bedenken Sie, dass jeder Mitarbeiter in etwa 9 Apps arbeitet. Zusammen genommen wird die Anzahl der Kombinationen von Apps und Personen schnell unüberschaubar selbst für eine einzelne Punktlösung, wie ein traditionelles Wiki, oder eine duale Punktlösung, wie eine, die mit Slack integriert ist.
Also, wie kann ein Wiki für Slack Ihren Teammitgliedern helfen, wenn sie Slack nicht tatsächlich verwenden?
Lösen Sie Ihr Wissensmanagement-Problem an jedem Punkt in Ihrem Workflow
Zuerst, lassen Sie uns eine tl;dr-Zusammenfassung machen: die meisten Wikis mit Slack- und Teams-Integrationen sind immer noch im Herzen traditionelle Lösungen, mit all den Problemen, die damit verbunden sind. Das gesagt, wenn Sie immer noch eine Wiki-App in Betracht ziehen, wählen Sie eine, die Slack- und Teams-Integrationen hat. Chat-Integrationen fördern die konsequente Nutzung - und im Workflow zu bleiben, ist zum Teil immer noch besser, als es gar nicht zu tun.
Aber für Echtzeit-Wissen überall sonst, hören Sie nicht auf mit einer Slack-Integration.
Das Problem mit traditionellen Wiki-Inhalten
Die meisten Wikis belohnen Wissen, das gespeichert wird, nicht unbedingt genutzt wird. Da sie als Portale konzipiert sind, muss das Wissen in ihnen eine sehr spezifische, hierarchische Struktur annehmen. Eine starre Struktur belohnt tendenziell längere Inhalte, was bedeutet, dass mehrere Themen unter einer Überschrift zusammengefasst werden können. Von seiner Natur bedeutet dies, dass das Wissen langsamer und schwerer zugänglich wird. Selbst mit einer Slack- oder Teams-Integration könnten Sie Artikel aufrufen, die Hunderte von Wörtern lang sind. Das macht es schwierig, schnell das zu finden, was Sie benötigen, und es wird zur Pflicht, es zu aktualisieren.
In Gurus Wiki-Lösung ist Ihr Wissen darauf strukturiert, genutzt zu werden, anstatt gespeichert zu werden (einzelnes Thema, leicht verständlich), sodass Sie es schnell lesen und schnell aktualisieren können. Es braucht kein STRG-F.
Ihr Wiki befindet sich in Slack, aber Sie benötigen Wissen in Salesforce
...oder E-Mail, oder Intercom, oder Asana, oder Trello, oder GitHub, oder Figma, oder DocuSign, oder Greenhouse, oder… nun, Sie verstehen schon. Missverstehen Sie nicht; bei Guru lieben wir Slack. Unser Produkt wurde von Grund auf so entwickelt, dass es in Slack verwendet wird. Als Unternehmen leben wir in Slack, nicht in der E-Mail. Aber wir leben nicht, äh, leben in Slack. Wir nutzen alle Apps, die ich gerade erwähnt habe, in unserer täglichen Arbeit, und alle erfordern von uns, dass wir häufig etwas nachschlagen („Warte, was sind nochmal unsere Hex-Farbcodes?“ “Was sind unsere ROI-Metriken?“ “Was war das Kundenzeugnis?”).
Entdecken Sie, wie Guru sich mit den Tools integriert, die Sie benötigen
Während eine Slack-Integration grundlegend für das ist, wonach Sie in einer Wissensdatenbank suchen sollten, sollten Sie auch nach Wiki-Lösungen suchen, die native Integrationen mit anderen Programmen anbieten. Oder suchen Sie nach einer mit einer universellen Integration, wie einer Browsererweiterung, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Wissen von überall aus auf jeder Webseite abzurufen.
„Warum ist das wichtig?“ könnten Sie fragen. Es stellt sich heraus, dass im Workflow zu bleiben der Schlüssel zur Produktivität ist. Portal-Lösungen wie traditionelle Wissensmanagement-Angebote und Wikis zwingen Sie letztendlich, Ihren Workflow zu verlassen, um Wissen zu konsumieren oder zu aktualisieren. Rani Molla, Senior Data Reporter von Recode, erklärt:
„Nach einer Unterbrechung dauert es etwa 25 Minuten, um zu der Aufgabe zurückzukehren, an der Sie gearbeitet haben, laut einer Microsoft-Studie. Es kann sogar noch länger dauern, um in einen ‚Flow-Zustand‘ zu gelangen, alternativ auch ‚Deep Work‘ genannt. Diese Begriffe beziehen sich auf den konzentrierten Geisteszustand, in dem man in einer Aufgabe vertieft ist und die Zeit einfach zu vergehen scheint. Es ist auch der Moment, in dem Sie Ihre beste Arbeit leisten. [...] Im Laufe der Zeit können sich Ablenkungen am Arbeitsplatz metastasieren. Viele von uns versuchen, die Zeit durch Multitasking zurückzugewinnen. Aber Multitasking funktioniert nicht. Statt eine Sache gut zu machen, wechseln Sie tatsächlich nur zwischen Aktivitäten und machen sie alle schlecht.”
Ihr Team verdient besser als eine traditionelle interne Wiki-Lösung
Wissensarbeiter sind das am schnellsten wachsende Segment der Arbeitskräfte. Wenn Sie sie nicht mit der besten Möglichkeit ausstatten, auf die Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu tun, wird Ihr Unternehmen nicht konkurrieren können. Zugriff sollte nicht einfach einen Platz zum Speichern von Wissen zum Zweck der Dokumentation bedeuten; es sollte bedeuten, dass Sie finden, vertrauen und nutzen können, was Sie brauchen, wo auch immer Sie es brauchen. Traditionelle Wikis sind auf Speicherung ausgerichtet. Starten Sie kostenlos mit Guru und sehen Sie, wie eine bessere Wissenslösung aussieht.
Ein Unternehmenswiki ist eine Art von Wissensmanagement Software: eine aktualisierbare Quelle für interne Unternehmensinformationen. Sie sind vielseitig und einfach einzurichten, und im Gegensatz zu vor wenigen Jahren integrieren viele von ihnen in Kommunikationsplattformen wie Slack oder Teams.
Und weil Guru auf der Idee der Slack-Integration gegründet wurde, wissen wir warum: Indem Sie ein internes Wiki zu Ihrer Kommunikationsplattform hinzufügen, können Sie Ihr gesamtes Wissen abrufen, ohne die Konversation zu unterbrechen.
Doch unabhängig davon, wie zugänglich sie in diesen Apps sind, bleibt das Problem bei traditionellen Unternehmenswikis bestehen: Sie werden veraltet und schwierig zu verwalten, während Ihr Team wächst und Ihr Wissen skaliert, was zu einem Rückgang der Nutzung im Laufe der Zeit führt. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein traditionelles Portal oder das neueste Angebot handelt, Tatsache ist, dass traditionelle Wikis langfristig nicht funktionieren.
Lesen Sie weiter, um herauszufinden, warum traditionelle Wikis Ihnen nicht helfen, grundlegende Probleme mit Ihrem Wissen zu lösen.
Die meisten internen Wikis beheben nicht das Hauptproblem traditioneller Wissensdatenbanken: die Genauigkeit und Effektivität des Wissens
Hier ist, was mit Inhalten in den meisten internen Wikis passiert:
Ein SME verbringt viel Zeit damit, die perfekte Seite zu schreiben und zu gestalten, aber nachdem er sie geschrieben hat, vergisst er, sie zu aktualisieren und wird nie dazu aufgefordert, was dazu führt, dass dieses Wissen veraltet
Diejenigen, die das Wissen benötigen, können nicht sagen, wann das Wiki zuletzt aktualisiert wurde oder ob es noch relevant ist, und verlieren das Vertrauen.
Wiki-Lösungen belohnen langfristige Inhalte, was bedeutet, dass selbst wenn ein Benutzer die richtige Seite findet, er möglicherweise nicht in der Lage ist, das spezifische Wissensstück zu finden, das er benötigt, und lehrt, das Wiki zu ignorieren und den SME direkt zu fragen.
Die Kombination von veraltetem Wissen, mangelndem Vertrauen und Schwierigkeiten beim Zugriff führt zu einem Rückgang der Nutzung, wodurch die gesamte interne Wiki-Lösung eine verschwendete Investition darstellt.
Wenn Ihr Wiki eine Slack- oder Teams-Integration hat, können Sie eines dieser Probleme lösen: das Problem der Informationsnutzung. Aber da diese Lösungen nicht die Möglichkeit bieten, SMEs zu zwingen, bestehendes Wissen zu überprüfen oder zu aktualisieren, kann Ihr Team unbeabsichtigt beginnen, falsche oder veraltete Informationen zu teilen. Und schlechte Informationenkönnen schlimmer sein als keine Informationen – insbesondere in kundenorientierten Rollen.
Die Informationen zu Ihrem Geschäft ändern sich jeden Tag: neue Funktionen werden entwickelt, neue Konkurrenten tauchen auf und neue interne Prozesse werden erstellt, und all dies wird in Ihren Kommunikationskanälen diskutiert.
Wir geben Ihnen nicht die Schuld, wenn Sie denken, Wikis scheinen einfach zu sein, also nehme ich einfach eines, das mit Slack oder Teams integriert ist und das löst alle meine Probleme?
Aber hier ist, warum das nur später mehr Kopfschmerzen verursacht.
Das mag nicht so komplex erscheinen, aber bedenken Sie, dass jeder Mitarbeiter in etwa 9 Apps arbeitet. Zusammen genommen wird die Anzahl der Kombinationen von Apps und Personen schnell unüberschaubar selbst für eine einzelne Punktlösung, wie ein traditionelles Wiki, oder eine duale Punktlösung, wie eine, die mit Slack integriert ist.
Also, wie kann ein Wiki für Slack Ihren Teammitgliedern helfen, wenn sie Slack nicht tatsächlich verwenden?
Lösen Sie Ihr Wissensmanagement-Problem an jedem Punkt in Ihrem Workflow
Zuerst, lassen Sie uns eine tl;dr-Zusammenfassung machen: die meisten Wikis mit Slack- und Teams-Integrationen sind immer noch im Herzen traditionelle Lösungen, mit all den Problemen, die damit verbunden sind. Das gesagt, wenn Sie immer noch eine Wiki-App in Betracht ziehen, wählen Sie eine, die Slack- und Teams-Integrationen hat. Chat-Integrationen fördern die konsequente Nutzung - und im Workflow zu bleiben, ist zum Teil immer noch besser, als es gar nicht zu tun.
Aber für Echtzeit-Wissen überall sonst, hören Sie nicht auf mit einer Slack-Integration.
Das Problem mit traditionellen Wiki-Inhalten
Die meisten Wikis belohnen Wissen, das gespeichert wird, nicht unbedingt genutzt wird. Da sie als Portale konzipiert sind, muss das Wissen in ihnen eine sehr spezifische, hierarchische Struktur annehmen. Eine starre Struktur belohnt tendenziell längere Inhalte, was bedeutet, dass mehrere Themen unter einer Überschrift zusammengefasst werden können. Von seiner Natur bedeutet dies, dass das Wissen langsamer und schwerer zugänglich wird. Selbst mit einer Slack- oder Teams-Integration könnten Sie Artikel aufrufen, die Hunderte von Wörtern lang sind. Das macht es schwierig, schnell das zu finden, was Sie benötigen, und es wird zur Pflicht, es zu aktualisieren.
In Gurus Wiki-Lösung ist Ihr Wissen darauf strukturiert, genutzt zu werden, anstatt gespeichert zu werden (einzelnes Thema, leicht verständlich), sodass Sie es schnell lesen und schnell aktualisieren können. Es braucht kein STRG-F.
Ihr Wiki befindet sich in Slack, aber Sie benötigen Wissen in Salesforce
...oder E-Mail, oder Intercom, oder Asana, oder Trello, oder GitHub, oder Figma, oder DocuSign, oder Greenhouse, oder… nun, Sie verstehen schon. Missverstehen Sie nicht; bei Guru lieben wir Slack. Unser Produkt wurde von Grund auf so entwickelt, dass es in Slack verwendet wird. Als Unternehmen leben wir in Slack, nicht in der E-Mail. Aber wir leben nicht, äh, leben in Slack. Wir nutzen alle Apps, die ich gerade erwähnt habe, in unserer täglichen Arbeit, und alle erfordern von uns, dass wir häufig etwas nachschlagen („Warte, was sind nochmal unsere Hex-Farbcodes?“ “Was sind unsere ROI-Metriken?“ “Was war das Kundenzeugnis?”).
Entdecken Sie, wie Guru sich mit den Tools integriert, die Sie benötigen
Während eine Slack-Integration grundlegend für das ist, wonach Sie in einer Wissensdatenbank suchen sollten, sollten Sie auch nach Wiki-Lösungen suchen, die native Integrationen mit anderen Programmen anbieten. Oder suchen Sie nach einer mit einer universellen Integration, wie einer Browsererweiterung, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Wissen von überall aus auf jeder Webseite abzurufen.
„Warum ist das wichtig?“ könnten Sie fragen. Es stellt sich heraus, dass im Workflow zu bleiben der Schlüssel zur Produktivität ist. Portal-Lösungen wie traditionelle Wissensmanagement-Angebote und Wikis zwingen Sie letztendlich, Ihren Workflow zu verlassen, um Wissen zu konsumieren oder zu aktualisieren. Rani Molla, Senior Data Reporter von Recode, erklärt:
„Nach einer Unterbrechung dauert es etwa 25 Minuten, um zu der Aufgabe zurückzukehren, an der Sie gearbeitet haben, laut einer Microsoft-Studie. Es kann sogar noch länger dauern, um in einen ‚Flow-Zustand‘ zu gelangen, alternativ auch ‚Deep Work‘ genannt. Diese Begriffe beziehen sich auf den konzentrierten Geisteszustand, in dem man in einer Aufgabe vertieft ist und die Zeit einfach zu vergehen scheint. Es ist auch der Moment, in dem Sie Ihre beste Arbeit leisten. [...] Im Laufe der Zeit können sich Ablenkungen am Arbeitsplatz metastasieren. Viele von uns versuchen, die Zeit durch Multitasking zurückzugewinnen. Aber Multitasking funktioniert nicht. Statt eine Sache gut zu machen, wechseln Sie tatsächlich nur zwischen Aktivitäten und machen sie alle schlecht.”
Ihr Team verdient besser als eine traditionelle interne Wiki-Lösung
Wissensarbeiter sind das am schnellsten wachsende Segment der Arbeitskräfte. Wenn Sie sie nicht mit der besten Möglichkeit ausstatten, auf die Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu tun, wird Ihr Unternehmen nicht konkurrieren können. Zugriff sollte nicht einfach einen Platz zum Speichern von Wissen zum Zweck der Dokumentation bedeuten; es sollte bedeuten, dass Sie finden, vertrauen und nutzen können, was Sie brauchen, wo auch immer Sie es brauchen. Traditionelle Wikis sind auf Speicherung ausgerichtet. Starten Sie kostenlos mit Guru und sehen Sie, wie eine bessere Wissenslösung aussieht.
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