Compartir conocimiento: Qué es y por qué es importante

Compartir conocimiento es la práctica de distribuir experiencia, perspicacias e información entre individuos o equipos para mejorar el aprendizaje, la productividad y la toma de decisiones. En un contexto empresarial, convierte el conocimiento personal en conocimiento organizacional, ayudando a los equipos a avanzar más rápidamente y a trabajar de manera más inteligente juntos.

¿Qué es el intercambio de conocimientos?

El intercambio de conocimientos es el proceso de intercambiar información, experiencias o habilidades de una persona a otra dentro de una organización. Puede ocurrir de forma formal a través de documentación, reuniones o sesiones de formación, o informalmente, a través de conversaciones, mensajes o trabajo colaborativo.

En su forma más simple, significa asegurarse de que lo que una persona sabe pueda ser accedido y utilizado por otros cuando lo necesiten.

¿Qué es el intercambio de conocimientos en la gestión del conocimiento?

En gestión del conocimiento, el intercambio de conocimientos es una práctica fundamental. Garantiza que las perspicacias valiosas y el know-how no estén atrapados en silos individuales, sino que sean accesibles a través de sistemas, procesos o plataformas.

Una estrategia exitosa de gestión del conocimiento prioriza el intercambio de conocimientos para que las organizaciones puedan aprender continuamente de sí mismas, adaptarse rápidamente y evitar reinventar la rueda.

¿Por qué es importante el intercambio de conocimientos?

El intercambio de conocimientos ayuda a las organizaciones:

• Romper los silos de información: Los equipos trabajan de manera más eficiente cuando tienen acceso a las perspicacias y recursos de los demás. Esto ayuda a eliminar el trabajo redundante y alinea los esfuerzos interfuncionales.
  
  
• Preservar el conocimiento institucional: Compartir conocimiento evita que la información crítica se vaya cuando los empleados se marchan. Crea un registro duradero que apoya la continuidad y la resiliencia.
  
  
• Incorporar más rápido: Los nuevos empleados aprenden más rápido cuando el conocimiento institucional es fácilmente accesible. Una base de conocimientos sólida acorta el tiempo de incorporación y construye confianza desde el principio.
  
  
• Mejorar la innovación: Los equipos diversos construyen mejores soluciones cuando se basan en aprendizajes compartidos. Cuando las ideas fluyen libremente, la creatividad y la experimentación prosperan.
  
  
• Fortalecer la colaboración: Una cultura de apertura fomenta el apoyo mutuo y la confianza entre departamentos. Ayuda a construir relaciones más fuertes y promueve la propiedad compartida de los resultados.
  
  

En resumen, crea una organización más conectada, resiliente y de alto rendimiento.

¿Cuáles son los beneficios de compartir conocimiento?

• Incremento de la productividad: Los empleados pueden encontrar respuestas rápidamente, ahorrando tiempo y reduciendo preguntas repetidas. Esto reduce las interrupciones y ayuda a que los equipos se mantengan concentrados.
  
  
• Mejora la toma de decisiones: El acceso a conocimiento relevante y actualizado lleva a decisiones más informadas. Reduce las conjeturas y respalda acciones consistentes y basadas en datos.
  
  
• Mejora la participación de los empleados: Los miembros del equipo se sienten valorados cuando sus ideas contribuyen al éxito general. Sentirse escuchado anima a futuras contribuciones y una participación más profunda. De hecho, un estudio reciente encontró que ¡las empresas que hacen que compartir conocimiento sea una prioridad tienen 4.5 veces más probabilidades de contar con empleados comprometidos!
  
  
• Aprendizaje escalable: La experiencia de una persona se convierte en un recurso compartido que beneficia a todos. Con el tiempo, esto ayuda a los equipos a mejorar sin cuellos de botella en la formación formal.
  
  
• Satisfacción del cliente: Los equipos de soporte responden más rápido y con mayor precisión cuando tienen el conocimiento adecuado a mano. Esa capacidad de respuesta genera confianza y mejora la experiencia del cliente.
  
  

Estos beneficios hacen que compartir conocimiento sea una ventaja competitiva. Stanley McChrystal, ex comandante de las fuerzas de EE. UU. e Internacionales en Afganistán, lo dijo perfectamente en su Charla TED: “Descubres que la información solo tiene valor si la das a personas que tienen la capacidad de hacer algo con ella. El hecho de que yo sepa algo no tiene valor si no soy la persona que realmente puede mejorar algo debido a ello... en lugar de que el conocimiento es poder... ¡compartir es poder!”

¿Cuáles son algunos ejemplos de compartir conocimiento?

Compartir conocimiento puede tomar muchas formas:

• Un representante de ventas documenta una estrategia de presentación exitosa para que otros la reutilicen. Esto ahorra tiempo y ayuda a estandarizar el mensaje efectivo en todo el equipo.
  
  
• Un desarrollador explica un nuevo proceso durante un almuerzo de equipo para aprender juntos. Otros obtienen claridad y confianza para adoptar el nuevo enfoque.
  
  
• Un agente de soporte actualiza un artículo de ayuda después de resolver un problema complicado de un cliente. Ese contenido actualizado evita que el mismo problema se agrave nuevamente.
  
  
• Un equipo de producto comparte una retrospectiva de proyecto en un espacio de trabajo compartido. Los colegas aprenden lo que funcionó (y lo que no) para guiar futuras iniciativas.
  
  
• Un gerente de recursos humanos publica una guía para navegar por la inscripción en beneficios. Los empleados pueden consultarlo a pedido sin depender de conversaciones únicas.
  
  

Ya sea verbal o escrito, estructurado o espontáneo, el objetivo es el mismo: poner información útil a disposición de los demás.

¿Quién Debería Compartir Conocimientos?

Todos en una organización deberían ser alentados a compartir conocimientos, independientemente de su rol o jerarquía. Sin embargo, ciertos roles tienen más responsabilidad en establecer el tono y garantizar que el conocimiento fluya sin problemas.

• Líderes de equipo y gerentes: Deberían modelar buenos comportamientos de compartir y crear espacio para que otros contribuyan. Cuando los líderes comparten de manera transparente, otros se sienten seguros de hacer lo mismo.
  
  
• Expertos en la materia (SMEs): Aportan conocimientos profundos en los que otros confían para resolver problemas y tomar decisiones. Su conocimiento es fundamental para mantener la precisión y la profundidad en el contenido.
  
  
• Nuevos empleados: Ofrecen nuevas perspectivas y pueden resaltar lagunas en la documentación existente. Sus preguntas a menudo revelan información confusa o faltante.
  
  
• Equipos de soporte y orientación al cliente: Aprendiendo constantemente de casos de uso del mundo real y retroalimentación. A menudo son los primeros en identificar puntos de dolor recurrentes o brechas en el producto.
  
  

¿Cuál Es un Ejemplo de Compartir Conocimiento por un Líder de Equipo?

Un líder de equipo podría compartir lecciones aprendidas de un proyecto recién completado: lo que funcionó, lo que no, y qué harían de manera diferente la próxima vez. Al compartir esto en una reunión o hub de documentación, ayudan a otros equipos a evitar los mismos errores y replicar el éxito.

Cómo Compartir Conocimientos: Mejores Prácticas

Para fomentar un intercambio efectivo de conocimientos, siga estas mejores prácticas:

• Incorporarlo al flujo de trabajo: La compartición debe ocurrir donde ya se está llevando a cabo el trabajo, no en un sistema separado. Cuanto más cerca esté de la actividad diaria, es más probable que suceda.
  
  
• Usar plantillas y estándares: La estructura ayuda a otros a comprender y reutilizar el contenido compartido con mayor facilidad. También hace que la documentación sea más rápida y consistente para los contribuyentes.
  
  
• Reconocer a los colaboradores: Agradezca públicamente a quienes documentan o enseñan: el reconocimiento impulsa el comportamiento repetido. También ayuda a construir una cultura donde el conocimiento se valora, no se retiene egoístamente.
  
  
• Fomentar la retroalimentación: Permita que los usuarios marquen contenido confuso o desactualizado para mantener relevante el conocimiento compartido. Los ciclos de retroalimentación mantienen el contenido fresco y útil para los lectores futuros.
  
  
• Dar el ejemplo: Cuando los líderes y gerentes comparten abiertamente, otros son más propensos a hacer lo mismo. El modelado de roles crea seguridad psicológica para la participación de todo el equipo.
  
  
• Mantenerlo ligero: Evitar la burocracia: fomentar actualizaciones rápidas, formatos simples y escritos breves. Cuando compartir conocimientos se siente fácil, se vuelve habitual.
  
  

Cuanto más fácil es compartir, más probable es que ocurra.

Herramientas para Compartir Conocimientos

Una variedad de herramientas puede apoyar el intercambio de conocimientos entre equipos:

• Plataformas de gestión de conocimiento como Guru, Notion o Confluence. Estas herramientas proporcionan espacios estructurados y centralizados para documentación y colaboración.
  
  
• Herramientas de comunicación como Slack, Teams o correo electrónico. Estas son útiles para compartir de forma informal y obtener respuestas rápidas en tiempo real.
  
  
• Herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello, cuando se utilizan para documentación. Agregar notas o recursos a las tareas garantiza que el conocimiento se mantenga vinculado a la ejecución.
  
  
• Wikis internos e intranets para visibilidad en toda la empresa. Estos ayudan a consolidar políticas, manuales y mejores prácticas en un lugar accesible.
  
  
• Bibliotecas de vídeos o plataformas LMS para capacitación grabada y tutoriales. Este formato es útil para la integración y explicaciones de procesos complejos.
  
  

Guru, por ejemplo, incorpora conocimiento directamente en herramientas como Slack, tu navegador o tu mesa de ayuda, lo que facilita el acceso y la contribución sin salir de tu flujo de trabajo.

Tipos de Compartir Conocimiento

Existen diferentes tipos de compartir conocimiento según el formato y la intención:

• Compartir conocimiento explícito: Involucra compartir hechos documentados, procesos o datos (por ejemplo, una guía de cómo hacerlo). Esta es la forma más directa y más fácil de almacenar y escalar.
  
  
• Compartir conocimiento tácito: Involucra compartir experiencia, juicio o habilidades que son más difíciles de escribir (por ejemplo, mentoría o seguimiento). A menudo se comparte mejor a través de conversaciones u observaciones.
  
  
• Compartir formal: Programado y estructurado, como sesiones de capacitación o documentación de equipo. Esto garantiza una entrega consistente y a menudo respalda las necesidades de cumplimiento.
  
  
• Compartir informal: Ad hoc, como responder preguntas en Slack o explicar un atajo a un compañero de equipo. Estas interacciones pueden ser rápidas, pero contribuyen al aprendizaje del equipo.
  
  

Una cultura sana de compartir conocimiento valora y apoya todas estas formas.

Conclusion

Cuando el conocimiento se comparte abierta y consistentemente, los equipos se vuelven más inteligentes, trabajan más rápido y se sienten más conectados. No se trata solo de almacenar información, se trata de crear un sistema donde el conocimiento se mueva tan rápido como tu equipo.Mira nuestra demo para ver cómo Guru te ayuda a construir una cultura de compartir conocimiento que funciona, justo donde trabaja tu equipo.