Partage des connaissances : Ce que c'est et pourquoi c'est important

Le partage des connaissances est la pratique de distribuer l'expertise, les idées et les informations entre individus ou équipes pour améliorer l'apprentissage, la productivité et la prise de décision. Dans un contexte professionnel, cela transforme la connaissance personnelle en connaissance organisationnelle, aidant les équipes à aller plus vite et à travailler plus intelligemment ensemble.

Qu'est-ce que le partage des connaissances ?

Le partage des connaissances est le processus d'échange d'informations, d'expérience ou de compétences d'une personne à une autre au sein d'une organisation. Il peut se faire de manière formelle à travers la documentation, les réunions ou les séances de formation ou de manière informelle, à travers les conversations, les messages ou le travail collaboratif.

Dans sa forme la plus simple, cela signifie s'assurer que ce que sait une personne peut être consulté et utilisé par d'autres quand ils en ont besoin.

Qu'est-ce que le partage des connaissances dans la gestion des connaissances ?

Dans la gestion des connaissances, le partage des connaissances est une pratique fondamentale. Cela garantit que les idées précieuses et le savoir-faire ne sont pas piégés dans des silos individuels mais rendus accessibles via des systèmes, des processus ou des plateformes.

Une stratégie de gestion des connaissances réussie priorise le partage des connaissances pour que les organisations puissent continuellement apprendre d'elles-mêmes, s'adapter rapidement et éviter de réinventer la roue.

Pourquoi le partage des connaissances est-il important ?

Le partage des connaissances aide les organisations :

• Casser les silos d'information : Les équipes travaillent de manière plus efficace lorsqu'elles ont accès aux idées et aux ressources des autres. Cela aide à éliminer les travaux redondants et aligne les efforts interfonctionnels.
  
  
• Conserver les connaissances institutionnelles : Le partage des connaissances empêche les informations critiques de partir lorsque les employés partent. Cela crée un enregistrement durable qui soutient la continuité et la résilience.
  
  
• Intégrer plus rapidement : Les nouveaux employés apprennent plus rapidement lorsque les connaissances institutionnelles sont facilement accessibles. Une base de connaissances solide réduit le temps de montée en puissance et renforce la confiance dès le départ.
  
  
• Améliorer l'innovation: Les équipes diversifiées trouvent de meilleures solutions lorsqu'elles s'appuient sur des apprentissages partagés. Lorsque les idées circulent librement, la créativité et l'expérimentation prospèrent.
  
  
• Renforcer la collaboration: Une culture d'ouverture encourage le soutien mutuel et la confiance entre les départements. Cela aide à renforcer les relations et à promouvoir la propriété partagée des résultats.
  
  

En bref, cela crée une organisation plus connectée, résiliente et performante.

Quels sont les avantages du partage des connaissances?

• Productivité accrue: Les employés peuvent trouver des réponses rapidement, gagnant du temps et réduisant les questions répétées. Cela réduit les interruptions et aide les équipes à rester concentrées.
  
  
• Meilleure prise de décision: L'accès à des connaissances pertinentes et actualisées conduit à des choix plus éclairés. Cela réduit les suppositions et soutient des actions cohérentes et basées sur les données.
  
  
• Engagement accru des employés: Les membres de l'équipe se sentent valorisés lorsque leurs idées contribuent au succès global. Se sentir entendu encourage les contributions futures et une implication plus profonde. En fait, une étude récente a révélé que les entreprises qui ont fait du partage des connaissances une priorité sont 4,5 fois plus susceptibles d'avoir des employés engagés!
  
  
• Apprentissage évolutif: L'expérience d'une personne devient une ressource partagée bénéfique pour tous. Avec le temps, cela aide les équipes à progresser sans les obstacles d'une formation formelle.
  
  
• Satisfaction client: Les équipes de support répondent plus rapidement et plus précisément lorsqu'elles disposent des bonnes connaissances. Cette réactivité renforce la confiance et améliore l'expérience client.
  
  

Ces avantages font du partage des connaissances un avantage concurrentiel. Stanley McChrystal, ancien commandant des forces américaines et internationales en Afghanistan, l'a parfaitement dit dans son TED Talk: "Vous constatez que l'information n'a de valeur que si vous la transmettez à des personnes capables d'en faire quelque chose. Le fait que je sache quelque chose n'a aucune valeur si je ne suis pas la personne qui peut effectivement améliorer quelque chose grâce à cela... au lieu de dire que la connaissance est le pouvoir... le partage est le pouvoir." Quels sont quelques exemples de partage de connaissances?

Le partage des connaissances peut prendre de nombreuses formes:

Un représentant des ventes documente une stratégie de pitch réussie pour que d'autres puissent la réutiliser.

• Cela permet de gagner du temps et d'uniformiser les messages efficaces au sein de l'équipe. Un développeur explique un nouveau processus lors d'un déjeuner d'équipe.
  
  
• D'autres trouvent clarté et confiance dans l'adoption de la nouvelle approche. Un agent de support met à jour un article d'aide après avoir résolu un problème délicat pour un client.
  
  
• Ce contenu mis à jour empêche le même problème de s'aggraver à nouveau. Une équipe produit partage un rétrospective de projet dans un espace de travail partagé.
  
  
• Les collègues apprennent ce qui a fonctionné (et ce qui n'a pas) pour orienter les initiatives futures. Les collègues apprennent ce qui a fonctionné (et ce qui n'a pas fonctionné) pour guider les futures initiatives.
  
  
• Un gestionnaire des ressources humaines publie un guide pour naviguer dans l'inscription aux avantages. Les employés peuvent le consulter à la demande sans avoir à compter sur des conversations ponctuelles.
  
  

Qu'il soit verbal ou écrit, structuré ou spontané, l'objectif est le même : rendre des informations utiles disponibles aux autres.

Qui Devrait Partager des Connaissances ?

Tout le monde dans une organisation devrait être encouragé à partager des connaissances, quel que soit son rôle ou son ancienneté. Cependant, certains rôles ont plus de responsabilités dans le cadre de l'établissement de la tonalité et de l'assurance d'une circulation fluide des connaissances.

• Chefs d'équipe et managers : Devraient modéliser de bons comportements de partage et créer de l'espace pour que d'autres contribuent. Lorsque les leaders partagent de manière transparente, d'autres se sentent en sécurité pour faire de même.
  
  
• Experts en la matière (SMEs) : Apportent des connaissances approfondies sur lesquelles les autres comptent pour résoudre les problèmes et prendre des décisions. Leur connaissance est cruciale pour maintenir l'exactitude et la profondeur du contenu.
  
  
• Nouveaux employés : Offrent des perspectives nouvelles et peuvent mettre en évidence les lacunes dans la documentation existante. Leurs questions mettent souvent en évidence des informations peu claires ou manquantes.
  
  
• Équipes de support et en contact avec les clients : Apprennent constamment des cas d'utilisation réels et des retours d'expérience. Ils sont souvent les premiers à repérer des points de douleur récurrents ou des lacunes dans les produits.
  
  

Quel Est un Exemple de Partage des Connaissances par un Chef d'Équipe ?

Un chef d'équipe pourrait partager les leçons apprises d'un projet récemment terminé - ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, et ce qu'ils feraient différemment la prochaine fois. En partageant ceci dans une réunion ou un hub de documentation, ils aident d'autres équipes à éviter les mêmes écueils et à reproduire le succès.

Comment Partager des Connaissances : Meilleures Pratiques

Pour encourager un partage efficace des connaissances, suivez ces meilleures pratiques :

• Intégrez-le dans le flux de travail : Le partage doit se faire là où le travail est déjà en cours - pas dans un système séparé. Plus il est proche de l'activité quotidienne, plus il y a de chances que cela se produise.
  
  
• Utilisez des modèles et des normes : La structure aide les autres à comprendre et à réutiliser le contenu partagé plus facilement. Cela rend également la documentation plus rapide et plus cohérente pour les contributeurs.
  
  
• Reconnaître les contributeurs : Remerciez publiquement ceux qui documentent ou enseignent - la reconnaissance encourage un comportement répété. Cela aide également à créer une culture où la connaissance est valorisée, et non stockée.
  
  
• Encourager les retours d'information : Laissez les utilisateurs signaler du contenu peu clair ou obsolète pour maintenir la pertinence des connaissances partagées. Les boucles de rétroaction maintiennent le contenu frais et utile pour les lecteurs futurs.
  
  
• Montrer l'exemple : Lorsque les leaders et les managers partagent ouvertement, d'autres sont plus susceptibles d'en faire de même. Le modèle crée une sécurité psychologique pour une participation à l'échelle de l'équipe.
  
  
• Gardez-le léger : Évitez la bureaucratie - encouragez les mises à jour rapides, les formats simples et les rédactions brèves. Lorsque le partage des connaissances est facile, il devient habituel.
  
  

Plus il est facile de partager, plus il est probable que cela se produise.

Outils pour le partage des connaissances

Une variété d'outils peut soutenir le partage des connaissances entre les équipes :

• Plateformes de gestion des connaissances comme Guru, Notion ou Confluence. Ces outils fournissent des espaces structurés et centralisés pour la documentation et la collaboration.
  
  
• Outils de communication comme Slack, Teams ou email. Ils sont utiles pour le partage informel et les réponses rapides en temps réel.
  
  
• Outils de gestion de projet comme Asana ou Trello, utilisés pour la documentation. Ajouter des notes ou des ressources aux tâches garantit que les connaissances restent liées à l'exécution.
  
  
• Wikis internes et intranets pour une visibilité à l'échelle de l'entreprise. Ils contribuent à consolider les politiques, les guides et les meilleures pratiques dans un endroit accessible.
  
  
• Bibliothèques vidéo ou plateformes LMS pour la formation enregistrée et les guides pratiques. Ce format est utile pour l'intégration et les explications de processus complexes.
  
  

Guru, par exemple, intègre directement les connaissances dans des outils tels que Slack, votre navigateur ou votre service d'assistance, ce qui facilite l'accès et la contribution sans quitter votre flux de travail.

Types de partage des connaissances

Il existe différents types de partage des connaissances en fonction du format et de l'intention :

• Partage de connaissances explicites : Implique le partage de faits documentés, de processus ou de données (par ex., un guide pratique). C'est la forme la plus directe et la plus facile à stocker et à mettre à l'échelle.
  
  
• Partage de connaissances tacites : Implique le partage d'expérience, de jugement ou de compétences qui sont plus difficiles à mettre par écrit (par ex., tutorat ou observation). Il est souvent mieux partagé par la conversation ou l'observation.
  
  
• Partage formel : Planifié et structuré, comme les sessions de formation ou la documentation d'équipe. Cela garantit une livraison cohérente et soutient souvent les besoins en matière de conformité.
  
  
• Partage informel : Ad hoc, comme répondre à des questions dans Slack ou expliquer un raccourci à un collègue. Ces interactions peuvent être rapides, mais elles contribuent à l'apprentissage de l'équipe.
  
  

Une culture saine de partage des connaissances valorise et soutient toutes ces formes.

Conclusion

Lorsque les connaissances sont partagées ouvertement et de manière constante, les équipes deviennent plus intelligentes, travaillent plus rapidement et se sentent plus connectées. Il ne s'agit pas seulement de stocker des informations, mais de créer un système où les connaissances circulent aussi rapidement que votre équipe. Regardez notre démo pour voir comment Guru vous aide à créer une culture de partage des connaissances qui fonctionne là où votre équipe travaille.