¿Qué es la comunicación síncrona vs. asíncrona?

La comunicación síncrona ocurre en tiempo real — todos los involucrados están presentes y responden inmediatamente. Por otro lado, la comunicación asíncrona no requiere una respuesta inmediata; las personas pueden responder cuando les sea más conveniente. Cada estilo tiene sus fortalezas, y saber cuándo usar uno sobre el otro puede tener un gran impacto en la productividad del equipo y el equilibrio entre trabajo y vida personal.

¿Qué es la comunicación síncrona?

La comunicación síncrona significa que las personas están comunicándose al mismo tiempo, ya sea en persona o a través de herramientas digitales. Piénsalo como una conversación en directo — estás interactuando en tiempo real, esperando respuestas instantáneas de ida y vuelta. Este enfoque se utiliza frecuentemente para reuniones, llamadas telefónicas o chats en vivo donde se necesita retroalimentación inmediata.

Ejemplos de comunicación síncrona

Reuniones de video en vivo: Herramientas como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet facilitan la conexión cara a cara (virtualmente) en tiempo real.

Llamadas telefónicas: La forma más tradicional de comunicación síncrona. Toma el teléfono y ten una conversación inmediatamente.

Chat en vivo: Herramientas de mensajería como Slack y Microsoft Teams admiten comunicación asíncrona y síncrona, según cómo las uses. Cuando las respuestas son inmediatas, es síncrono.

Reuniones en persona: Ya sea una reunión rápida o una formal, la comunicación en persona se basa en que las personas estén en el mismo lugar al mismo tiempo.

¿Cuáles son las ventajas de la comunicación síncrona?

Retroalimentación e aclaraciones inmediatas
Cuando el tiempo es esencial, la comunicación síncrona te ayuda a obtener respuestas rápidas y resolver malentendidos en el momento. Es ideal para la toma de decisiones rápidas o la resolución de obstáculos en proyectos.

Fortalece la construcción de relaciones
Las conversaciones en tiempo real — ya sea en persona o por video — ayudan a construir rapport y confianza. Puedes interpretar el lenguaje corporal, escuchar el tono y conectar a un nivel más personal.

Mayor participación
Es más fácil conseguir aceptación durante discusiones en vivo donde los participantes pueden hacer preguntas, expresar opiniones y sentirse escuchados. Esto puede llevar a una mejor colaboración y sesiones de lluvia de ideas más dinámicas.

Útil para conversaciones sensibles
Si necesitas discutir problemas de rendimiento, dar retroalimentación crítica o hablar sobre asuntos personales, los formatos síncronos ofrecen el matiz emocional que falta en async.

¿Cuáles son las desventajas de la comunicación síncrona?

Conflictos de zonas horarias
Cuando los equipos están distribuidos en diferentes zonas horarias, programar reuniones síncronas puede ser una pesadilla logística. Casi siempre alguien tiene que ceder en comodidad.

Interrumpe el trabajo profundo
Mensajes constantes, llamadas y reuniones improvisadas pueden romper la concentración. Es difícil mantener el flujo cuando constantemente te involucran en conversaciones en tiempo real a lo largo del día.

Presión para responder inmediatamente
No todos procesan información o formulan ideas a la misma velocidad. Las expectativas en tiempo real pueden llevar a respuestas apresuradas y de baja calidad, o peor aún, al agotamiento por estar siempre "activos".

Falta de documentación
Las conversaciones en directo a menudo no se graban o se anotan por escrito. Eso significa que los detalles importantes pueden perderse, y aquellos que no estaban presentes podrían perderse completamente.

Más difícil de escalar
A medida que tu equipo crece, las reuniones en tiempo real y las comprobaciones constantes se vuelven más difíciles de gestionar. La comunicación asincrónica ofrece un modelo más escalable para mantener a todos alineados sin el caos de programación.

¿Qué es la comunicación asíncrona? 

La comunicación asíncrona significa interacción sin conversación en tiempo real: las respuestas pueden retrasarse. Un buen ejemplo es el correo electrónico. En este enfoque, las personas no están programando reuniones y las respuestas son menos sensibles al tiempo.

En este escenario, en vez de pedir a tus empleados que estén en línea al mismo tiempo, le das a tus compañeros la flexibilidad de elegir sus horas de trabajo, independientemente de su ubicación. 

Por ejemplo, si has enviado un correo electrónico solicitando un documento a un miembro del equipo, en lugar de esperar una respuesta inmediata, sé paciente y espera a que respondan más tarde. Hay un creciente cuerpo de evidencia que muestra los beneficios de productividad de no responder a todas las solicitudes en el momento en que llegan. De hecho, la investigación de la Asociación Americana de Psicología ha encontrado que las interrupciones pueden reducir significativamente la productividad.

Ejemplos de comunicación asincrónica

Software de mensajería: El software de mensajería como Microsoft Teams y Slack es útil para la comunicación y colaboración de los empleados. Envías un mensaje y el destinatario responde cuando se conecta.

Correo electrónico: No hay presión de responder instantáneamente a los correos electrónicos laborales. Los empleados pueden responder en un momento conveniente con herramientas como Gmail y Outlook. 

Grabación de video: Las grabaciones de video o demostraciones funcionan muy bien cuando necesitas explicar un proceso. Las herramientas populares de grabación de video incluyen Zoom y Loom.

Colaboración en la nube: Con herramientas como Google Workspace y Microsoft Teams, puedes colaborar en documentos con tus compañeros de equipo, hacer ediciones y dejar comentarios que pueden abordar en un momento conveniente.   

Bibliotecas de video: Una biblioteca de videos es una colección de videos de capacitación que los empleados pueden ver como parte del proceso de integración o intervalos regulares de capacitación. Puedes integrar Guru con software de gestión del aprendizaje como Lessonly y Skilljar para ayudar a los empleados a aprender a su propio ritmo.

Software de gestión de proyectos: Las herramientas de gestión de proyectos son una excelente manera de colaborar en proyectos, comunicar entregables y rastrear la actividad del proyecto. Ejemplos para explorar con Guru incluyen Asana y Trello. 

Wikis e intranets: Wikis e intranets sirven como la única fuente de verdad dentro de una organización. Es un repositorio de documentos de la empresa, procesos y otros recursos que los empleados necesitan para realizar sus funciones laborales. Con un CMS de intranet como Guru, cualquiera puede crear contenido y compartir conocimiento verificable para que los empleados siempre estén utilizando las mejores prácticas.

¿Cuáles son las ventajas de la comunicación asincrónica?

Flexibilidad para responder cuando puedas 

La comunicación asincrónica te da la libertad de planificar tu jornada laboral según tus horas más productivas. En lugar de cambiar de pestañas para responder a mensajes incesantes, puedes agrupar tus respuestas cuando tengas tiempo. 

Con más flexibilidad, pasas períodos prolongados en tareas más importantes, lo que resulta en un mejor rendimiento y productividad. 

Comunicación más honesta 

Aunque la comunicación asincrónica es más lenta, también tiende a ser de mayor calidad que las respuestas impulsivas. Te permite reflexionar sobre una idea en particular, reunir tus pensamientos y ofrecer respuestas cuando estés listo. Esto facilita que otras personas entiendan tu mensaje de manera efectiva y eviten intercambios innecesarios. 

Mayor transparencia ya que la comunicación se guarda por defecto 

Los mensajes de chat y los hilos de Slack se realizan por escrito y se guardan automáticamente para que tú y tu equipo puedan referirse a ellos más tarde. Esto resulta en una mayor transparencia en toda tu empresa y asegura que nadie pierda información importante. 

Mejor para personas en diferentes zonas horarias 

Comunicarse en tiempo real a través de diferentes zonas horarias es difícil cuando un compañero de equipo está durmiendo plácidamente justo cuando otro está regresando de su carrera matutina. 

Dado que la comunicación asincrónica no requiere que los trabajadores remotos estén conectados al mismo tiempo, puedes enviar un mensaje a un empleado en Europa desde tu apartamento en San Francisco y ellos responderán más tarde en el día cuando estén en su puesto de trabajo.

Aumento de productividad 

En un entorno síncrono, el empleado promedio pasa 12 horas a la semana preparándose y asistiendo a reuniones. 

Sin distracciones, los empleados pueden reservar tiempo para trabajo profundo, luego agrupar respuestas unas cuantas veces al día en lugar de revisar su teléfono cada 30 minutos. 

Sin mencionar, los empleados pueden aumentar la productividad con compartir información asincrónica para ahorrar tiempo y estrés.

¿Cuáles son las desventajas de la comunicación asíncrona?

Retroalimentación retrasada
Uno de los inconvenientes más obvios de la comunicación asíncrona es el retraso en el tiempo. Cuando envías un mensaje, puedes esperar horas, o incluso días, para obtener una respuesta. Eso puede ser frustrante si necesitas avanzar rápidamente o estás bloqueado en algo.

Riesgos de malentendido
Sin tono, expresiones faciales o retroalimentación inmediata, la comunicación escrita a veces puede ser malinterpretada. Las personas pueden malinterpretar tu intención, o perder un contexto importante enterrado en un hilo largo o correo electrónico.

Sobrecarga de información
Las herramientas asíncronas pueden llevar a silos de información o expansión de mensajes. Si la comunicación no está bien organizada, con hilos claros, canales o carpetas, es fácil perder detalles importantes o perder actualizaciones por completo.

No es ideal para todas las tareas
Algunas situaciones requieren interacción en tiempo real. El brainstorming complejo, la retroalimentación sensible o las discusiones emocionalmente cargadas a menudo se benefician de la sutileza y la inmediatez de los formatos síncronos.

Requiere habilidades de escritura sólidas
Porque la mayor parte de la comunicación asíncrona sucede por escrito, la claridad es fundamental. Si alguien tiene dificultades para comunicar sus ideas claramente, puede llevar a confusión, idas y venidas adicionales, o errores en el futuro.

Ejemplos de comunicación síncrona vs asíncrona

Aprendizaje

El aprendizaje sincrónico ocurre en tiempo real, con estudiantes y maestros juntos. Alternativamente, los maestros pueden compartir información de manera asincrónica. Los estudiantes exploran en su propio tiempo, por ejemplo, viendo videos, leyendo y escuchando. Los maestros utilizan un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para compartir materiales de aprendizaje.

Programación

En la codificación, las operaciones sincrónicas se realizan una a la vez. Una tarea termina, el siguiente paso comienza. Las operaciones asíncronas pueden ocurrir al mismo tiempo: puedes pasar al siguiente paso mientras otro se termina.

Comunicación

La diferencia clave entre la comunicación sincrónica y asincrónica es que las comunicaciones sincrónicas son interacciones programadas en tiempo real por teléfono, video o en persona. La comunicación asíncrona sucede en tu propio tiempo y no necesita programación.

En este artículo, exploraremos todo lo que necesitas saber sobre la comunicación síncrona vs asíncrona, en general.

¿Por qué deberías avanzar hacia la comunicación asincrónica? 

Un estudio de Stanford de 16,000 empleados reveló que los trabajadores remotos son 13% más productivos. En otra revisión, una empresa que cambió a trabajo remoto registró un valor anual incrementado de $1.3 mil millones. 

No más tráfico en la hora punta hacia el trabajo, inhalando aire con carbono, participando en política de oficina, o teniendo que estar siempre presente incluso cuando no te apetece. Tienes más tiempo para dedicar a tu familia y pasatiempos porque has recuperado el control de tu día y cómo planificar tus actividades.

Aunque muchas personas asumen que la independencia de ubicación es la razón principal por la cual los trabajadores remotos son más felices, la comunicación asincrónica juega un papel importante en dar a los empleados remotos control sobre cómo se comunican con sus compañeros.

En un ambiente remoto y completamente asíncrono, te despiertas cuando quieres, ves los correos electrónicos en tu bandeja de entrada y no sientes presión para responder. Así que tomas una bebida y terminas tu rutina matutina antes de sentarte en tu escritorio a comenzar a trabajar por el día.

Mientras que muchas empresas están convencidas de que el trabajo remoto es el futuro, también están luchando con cómo entregar el control a sus empleados y adoptar la comunicación asíncrona, incluso cuando los beneficios incluyen una fuerza laboral más feliz, reducción de costos generales y la capacidad de contratar talento de primera desde cualquier parte del mundo.

Comunicación sincrónica vs asincrónica 

La comunicación sincrónica se lleva a cabo en tiempo real entre dos o más personas. Todas las partes están en línea al mismo tiempo. Cuando se envía un mensaje o solicitud, hay una respuesta inmediata.

La comunicación síncrona es común en un lugar de trabajo físico donde los gerentes pueden acercarse a la oficina de un miembro del equipo y pedir un documento o preguntar sobre un proceso. Las horas de trabajo y los descansos están programados, y hay mucha presión para siempre estar disponible.

Ejemplos de comunicación sincrónica incluyen conferencias por video, mensajería instantánea y conversaciones telefónicas.

Las situaciones donde la comunicación sincrónica es beneficiosa incluyen:

• Sesiones de lluvia de ideas
• Reuniones semanales de equipo
• Actividades para formar equipos
• Discusiones de proyectos
• Sesiones de entrevista
• Conversaciones en la máquina de agua

Si bien la comunicación síncrona es instantánea, hay un retraso esperado en la comunicación asíncrona. En lugar de determinar cuándo pueden trabajar los empleados o responder a comunicaciones, la comunicación asincrónica pone el control en el empleado, no en el empleador.

Encontrando el equilibrio entre la comunicación sincrónica y asincrónica

Para ser claro, no te estamos pidiendo que abandones la comunicación en tiempo real por completo. Hay situaciones donde tiene sentido.

El trabajo remoto, por ejemplo, puede ser extremadamente aislante. La comunicación sincrónica puede ayudarte a crear una relación con tus compañeros de equipo y desarrollar relaciones personales que conducen a una mejor colaboración en el trabajo.

También es útil cuando deseas discutir temas sensibles, dar retroalimentación crítica, revisión de desempeño, o brainstorming de muchas ideas a la vez.

Cuando un proyecto se mueve rápidamente y quieres que todos estén sincronizados, una reunión de Zoom puede ayudarte a lograr este objetivo. En una crisis o emergencia, tiene sentido reunir a todos rápidamente, para mitigar el problema.

Sin embargo, puede ser una pérdida de tiempo cuando:

• Los empleados tienen que asistir a reuniones y esperar a que lleguen todos 
• Te despiertas por la mañana y lo primero que haces es responder correos electrónicos y mensajes de Slack laborales
• Pasas todo el día respondiendo a un hilo interminable de correos electrónicos en lugar de terminar esa tarea que vence en una hora

El truco es mantener la comunicación sincrónica al mínimo. Dale a tu equipo autonomía pero establece reglas que mantengan a todos alineados. No micromanejes pero mantente disponible cuando necesiten ayuda para superar un obstáculo.

Organiza eventos regulares de vinculación para manejar el aislamiento y mantener relaciones sociales. Combina la comunicación asíncrona y sincrónica y tendrás un equipo feliz con un equilibrio saludable entre trabajo y vida.

¿Cómo se puede mejorar la comunicación asincrónica? 

Como individuo

Escribe tus pensamientos

Es más difícil malinterpretar o perder el contexto cuando escribes. Escribir tus pensamientos le da a las personas tiempo para leer y pensar en tu mensaje en lugar de reaccionar de inmediato. A medida que escribes tus pensamientos puedes perfeccionarlos y proporcionar más contexto que ayuda a otros a entender tu mensaje rápidamente, lo que reduce la necesidad de reuniones uno a uno o largas cadenas de mensajes.

Comunica en exceso 

El retraso entre respuestas ofrece una oportunidad para enviar mensajes claros. ¿Qué necesita saber la próxima persona sobre la tarea o la reunión? Proporciona tantos detalles de fondo como sea posible. 

Usa capturas de pantalla y grabaciones de pantalla para proporcionar contexto. Envía enlaces a conversaciones y recursos pasados relevantes que ayudarán a tus colegas a entender mejor tu mensaje. Establece plazos claros para que sepan cuándo vence una tarea. Ahorras más tiempo cuando proporcionas contexto desde el principio. 

Crea una documentación destacada 

Sería genial si todos en tu empresa tuvieran habilidades de recuerdo sobrehumanas y solo tuvieran que decirles las cosas una vez. Desafortunadamente, a menos que estés trabajando en un programa súper secreto y genial del que probablemente no deberíamos saber, la gente va a necesitar muchos recordatorios sobre las reglas de trabajo y comunicación.

Concéntrate en crear documentación informativa que pueda explicar fácilmente tareas y responder preguntas básicas que probablemente surjan durante el día. Puedes crear documentación sobre procesos de comunicación, pautas específicas sobre el trabajo en proyectos y cualquier cosa que creas que tu gente encontrará particularmente útil. 

Es importante no limitarse a documentos escritos cuando piensas en la mejor manera de comunicar ciertas cosas. Los videos instructivos, infografías y archivos de audio pueden ser una excelente manera de mantener informadas a las personas.

Tener la documentación correcta otorga a las personas mucha más flexibilidad y ayuda a garantizar que la información sea accesible y fácil de entender. Esto puede ayudar a reducir los interminables mensajes de ida y vuelta (¡tan largos los toquecitos en el hombro!) y permite que todos trabajen de manera más autónoma y eficiente.

Planifica con anticipación

En lugar de enviar un mensaje que dice:

“Hola Linda, ¿podrías enviarme la lista de incorporación actualizada para nuestro equipo de ventas ahora mismo?”

Podrías decir:

“Hola Linda, necesitaré la lista de incorporación actualizada para nuestro equipo de ventas en tres días.”

Planificar da a los empleados tiempo para prepararse y elimina la presión de completar tareas de inmediato.

Asegúrate de que todos tengan acceso a los documentos correctos

Verifica la configuración de compartición de documentos y asegúrate de que tus compañeros tengan acceso a los archivos apropiados. Esto puede parecer menor, pero si alguien necesita solicitar acceso, puede resultar en retrasos innecesarios de varias horas e incluso un día completo.

Utiliza hilos para comunicarte de manera efectiva

El propósito de los hilos es facilitar la conversación basada en texto. Las discusiones por correo electrónico son fragmentadas y encierran la información dentro de una bandeja de entrada donde solo puede ser accedida por el remitente y el destinatario.

Los hilos son excelentes para conversaciones donde varios miembros del equipo pueden compartir ideas y tomar decisiones.

Antes de las reuniones, utiliza hilos para compartir información relevante que ayude a tu equipo a entender el tema en cuestión. Después de la reunión, continúa el hilo para que aquellos que no pudieron asistir puedan encontrar la información. Puedes compartir un enlace al video de la reunión en el hilo y cualquiera que haga preguntas obtendrá respuestas justo dentro del hilo.

Herramientas de comunicación como Slack te permiten gestionar proyectos de grupo añadiendo tareas directamente a los hilos de discusión del proyecto. En lugar de pasar por varias conversaciones desconectadas, tu equipo puede encontrar rápidamente el hilo relevante junto con la información que necesitan para comenzar. 

Apaga las notificaciones cuando trabajes

Las notificaciones arruinan tu productividad. Te mantiene en un estado de hiper-reactividad cuando siempre estás esperando el sonido de una notificación en el teléfono móvil o en el escritorio. Cada vez que respondes, tardas 25 minutos en volver al rumbo, lo que resulta en una pérdida de productividad.

En cambio, utiliza bloques de tiempo para aprovechar más cada día. Si trabajas 8 horas al día, puedes revisar notificaciones cada tres horas y responder de una vez.

Como gerente

Sabe cuándo usar comunicación asincrónica versus sincrónica

¿Qué puedes comunicar por correo electrónico, en un hilo, o a través de una videoconferencia por Zoom?

Mientras los miembros del equipo pueden establecer sus horas de trabajo bajo comunicación asíncrona, es importante que los gerentes sepan cuándo esperar (o no esperar) respuestas en tiempo real.

Establece un protocolo para situaciones que requieren una respuesta instantánea y crea un canal dedicado para que los empleados sepan que deben responder de inmediato cuando reciben tales mensajes.

Por ejemplo, que tu sitio web esté fuera de línea es una emergencia y requiere que todos se ocupen de solucionarlo de inmediato. Un informe para una tarea que vence la próxima semana podría comunicarse a través de Slack o enviarse un recordatorio en Asana.

Ten procesos de comunicación claros en su lugar

Una de las mayores razones por las que la comunicación asíncrona termina fallando es porque las personas no tienen reglas claras sobre la comunicación establecidas. Por eso es importante establecer expectativas muy claras sobre cómo las personas se hablan entre sí. Cuando lo haces correctamente, reduces las posibilidades de malentendidos o de comunicar mal la información.

Considera que los empleados establezcan horas de trabajo designadas donde sepan que estarán junto a su computadora y disponibles para trabajar. Utiliza diferentes etiquetas, nombres y configuraciones de temas en tus canales de Slack para que los empleados sepan qué conversaciones deben tener en ellos.

Define la urgencia

Una función pública rota en una página web o aplicación es un problema de trabajo urgente. Una pregunta sobre qué color de notas Post-it® prefieren en tu equipo no lo es. Si no encuentras una forma de diferenciar entre ambos, cada correo electrónico o Slack entrante hará que sientas que es una emergencia.

Para que la comunicación asincrónica funcione, los empleados necesitarán saber la diferencia entre los asuntos urgentes y aquellos que pueden esperar.

Establece pautas sobre lo que realmente constituye un asunto urgente y la mejor manera de señalarlo. Ten un plan de acción establecido sobre a quién contactar, los pasos correctos a seguir y cómo documentar el problema.

Evalúa a los miembros del equipo según su rendimiento y resultados

Hazles saber a los empleados que serán juzgados en función de las contribuciones a los objetivos del equipo, no de las horas que pasaron en el trabajo.

Los empleados pueden establecer sus horas de trabajo siempre y cuando sean productivos. Si prefieren trabajar tres horas por la mañana y cuatro horas por la tarde para tener un trabajo profundo e ininterrumpido, está bien siempre y cuando cumplan con sus objetivos mensuales.

Abolir los horarios rígidos de trabajo

Adoptar un horario de trabajo flexible te permite reclutar talento de primer nivel de cualquier parte del mundo. Naturalmente tenderás hacia las comunicaciones asíncronas cuando no todos puedan estar en línea al mismo tiempo.

Programa chequeos asincrónicos

Cuando hay muchas dependencias en tu equipo, terminarás con más reuniones. Antes de que Rick envíe una actualización a un cliente sobre un error que encontró, tiene que verificar con Anna de ingeniería si se solucionó el problema. Nadie sabe en qué está trabajando nadie, lo que lleva a reuniones y largas cadenas de correos electrónicos.

Usa chequeos remotos para hacer las reuniones asincrónicas. Es una forma para que los equipos compartan en qué están trabajando sin interrumpir su flujo de trabajo.

Algunas maneras de hacer esto incluyen:

• Un portal central donde los equipos comparten los proyectos en los que trabajan cada día
• Una herramienta de gestión de proyectos como Asana donde construyes flujos de trabajo y sigues el progreso a través de varios proyectos
• Una herramienta de mensajería como Slack donde los equipos pueden compartir en qué están trabajando e integrarse perfectamente con plataformas de comunicación interna como Guru

Anima a las rutinas, pero no vuelvas a los viejos hábitos.

Si bien hay menos necesidad de mantener horas tradicionales de trabajo en un entorno remoto, anima a tu equipo a tener una rutina laboral que reemplace el antiguo horario de 9 a 5.

Como líder de equipo, puedes establecer:

• Tiempos para chequeos semanales cuando todos deben asistir
• Un cronograma para respuestas en correos electrónicos y mensajes en Slack (puede ser de 12 a 24 horas)
• Procedimientos para comunicarse para aquellos en diferentes zonas horarias y en caso de emergencia

Construye confianza, independencia y responsabilidad en tu cultura laboral

La confianza y la independencia son los valores sobre los cuales se construye la comunicación asincrónica. Necesitas confiar en que tu equipo entregará a tiempo, para que los compañeros no tengan que preocuparse de que alguien no cumpla su palabra. Cuando los empleados trabajan de manera independiente sin ser micromanejados, se fomenta la innovación y se fortalece su confianza.

Demos un poco de margen a la gente. Hasta hace muy poco, era casi imposible que el trabajo asincrónico funcionara. Gracias a las innovaciones en la tecnología moderna, trabajar de forma remota es más fácil que nunca, pero es importante tener en cuenta que el entorno de trabajo que estamos disfrutando ahora no habría sido posible hace 20 años, o incluso 10 años en algunos casos. 

Recuerda, tú y tus colegas están trabajando juntos por una razón. Todos ustedes han sido considerados empleados eficientes, talentosos y capaces. A menos que alguien te haya dado una razón para creer que no pueden manejar la responsabilidad que conlleva el trabajo asíncrono, confía en que pueden hacer frente al próximo paso en tu entorno laboral.

Haz que la información sea fácilmente accesible con un sistema de gestión del conocimiento

81% de los empleados se sienten frustrados cuando no pueden acceder a la información que necesitan para completar una tarea. 

Un sistema interno de gestión del conocimiento minimiza la necesidad de que los empleados hagan preguntas. Se convierte en el repositorio central para todos los documentos de la empresa, como la incorporación de empleados, documentación de procesos, pautas de publicación y valores de la marca. El sistema que elijas debe ser intuitivo, fácil de buscar e integrarse con tu flujo de trabajo.

Usa bien tu tiempo de reunión

Dijimos antes que adoptar un modelo de comunicación asíncrona no significa que estés rechazando el trabajo sincrónico. Cuando eres parte de una fuerza laboral distribuida, cada reunión cuenta. La pandemia nos obligó a analizar detenidamente cómo estábamos utilizando nuestros tiempos de reunión y realmente pensar en las mejores formas de aprovechar el tiempo de todos. 

Tómate un tiempo para pensar en el propósito y los objetivos principales de una reunión antes de programarla. Pregúntate si esto es algo que necesita ser discutido en vivo, o si podrías obtener el mismo resultado después de enviar un correo electrónico o un Slack.

El trabajo previo a la reunión puede ser una herramienta valiosa para las personas que están trabajando de manera asincrónica. Hacer que las personas revisen documentos, vean videos o lleguen preparadas con preguntas o ideas antes de reunirse oficialmente puede reducir el tiempo de reunión y hacer que el tiempo que pasas juntos sea aún más impactante.

Y no te olvides del valor de las reuniones grabadas. A pesar de tus mejores esfuerzos, habrá momentos en los que algunas personas no podrán reunirse. Las reuniones grabadas pueden proporcionar a las personas la información que necesitan para seguir trabajando.

Invierte en actividades para unir al equipo

Cuando adoptas la comunicación asíncrona, hay menos oportunidades para que los equipos se conecten en persona o socialicen, especialmente cuando estás trabajando de forma remota. 

Puedes llenar el vacío organizando actividades regulares que promuevan la construcción de relaciones y la unidad del equipo. Por ejemplo, podrías organizar una hora de juegos mensual los viernes, tomar unas copas por Zoom para ponerte al día, o retiros en persona cada seis meses.

Le da a tu equipo algo que esperar en días en los que se siente aislado o desmotivado.

Usa herramientas que promuevan comunicaciones asincrónicas

Guru 

Guru es una herramienta de comunicación interna y plataforma de intercambio de conocimientos que proporciona información verificada de expertos en tu equipo. La información puede ser accesada por los empleados allí mismo donde trabajan. Piensa en Guru como una wiki de la empresa que se integra con tu flujo de trabajo para que siempre tengas la información que necesitas para hacer tu trabajo.

Google Workspace

Google Workspace es una colección de herramientas de computación en la nube y productividad que facilitan la colaboración en proyectos en un solo lugar. Las herramientas en Google Workspace incluyen Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms y Drive.

Múltiples personas pueden colaborar en un documento, dejar comentarios donde algo no esté claro y resolver problemas en tiempo real. Todo se guarda en Google Drive, por lo que no tienes que preocuparte por perder documentos o acceso a archivos.  

Aplicaciones de mensajería

Las aplicaciones de mensajería como Slack y Microsoft Teams eliminan la necesidad de tener largas discusiones a través de hilos de correo electrónico y agilizan la comunicación a través de una plataforma de mensajería. 

Puedes organizar temas por canales para diferentes equipos y mejorar la calidad y relevancia de las conversaciones. Los miembros del equipo pueden elegir cómo quieren ser notificados según temas de interés o disponibilidad.

Afortunadamente, Slack no muestra un recibo de lectura, lo que quita la presión de responder de inmediato cuando recibes un mensaje privado.

Asana

Usa Asana para asignar proyectos y plazos a tus compañeros de equipo sin enviar un correo electrónico o organizar una reunión. Puedes etiquetar a tus empleados, comentar sobre proyectos e incluso enlazar documentos clave del proyecto en Asana para proporcionar todo lo que necesitan para hacer el trabajo de manera efectiva. 

Loom

Loom es una herramienta de mensajería de video donde puedes grabar tu pantalla, tu rostro y tu voz para crear videos y compartir instantáneamente ya sea por correo electrónico o un enlace. Puedes usar Loom para documentar procesos, incorporar a nuevos empleados y compartir conocimientos con tus colegas.

Como herramienta para la comunicación asíncrona, envías mensajes de video en tu propio marco de tiempo y tu colega consume el video a su conveniencia. Es una excelente manera de explicar una hoja de ruta del producto, mostrar a tus compañeros de equipo cómo arreglar un error o explicar por qué tomaste ciertas decisiones.

Cuidado con crear una cultura siempre "activa"

La sobrecarga colaborativa ocurre cuando un empleado pasa demasiado tiempo respondiendo a solicitudes y participando con el equipo en detrimento de su propio trabajo. Algunas causas de la sobrecarga colaborativa incluyen:

Priorizando la comunicación sobre la productividad 

Según Harvard Business Review, los empleados actualmente pasan un 50% más de tiempo en colaboración de lo que hacían hace 20 años. 

Piensa en un 80% del día laboral en comunicación por correo electrónico, un 15% del tiempo de la empresa en reuniones y más de 200 mensajes de Slack al día. El tiempo del empleado es precioso y las empresas deberían evaluar si sus prácticas actuales de comunicación interna funcionan a favor o en contra de ellos.

Esta tendencia de comunicación constante significa que su día entero está organizado alrededor de reuniones, con tiempo intermedio dedicado a funciones laborales fundamentales. Normalmente, resulta en empleados trabajando horas extras durante los días de semana y fines de semana (sin pago extra) para completar las tareas asignadas.

Presión innecesaria para que los empleados estén siempre disponibles 

Si los trabajadores están siempre comprometidos en la comunicación en tiempo real, entonces no tienen control sobre sus horarios. En lugar de establecer sus propias agendas y ser productivos, su equipo pasa el día respondiendo a solicitudes. Para compensar el tiempo perdido, trabajan más rápido, lo que genera más presión, una mayor frustración y estrés. El resultado es el agotamiento y una falta de motivación para presentarse.

Conversaciones de baja calidad 

La primera respuesta probablemente no es tu mejor respuesta. Cuando tienes que responder inmediatamente, no hay tiempo para pensar en tus respuestas y proporcionar una respuesta reflexiva porque estás bajo presión. La calidad de la conversación sufre y las soluciones suelen ser insuficientes.

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