O que é comunicação síncrona vs. assíncrona?

A comunicação síncrona acontece em tempo real — todos os envolvidos estão presentes e respondendo imediatamente. A comunicação assíncrona, por outro lado, não exige uma resposta imediata; as pessoas podem responder quando for melhor para elas. Cada estilo tem seus pontos fortes, e saber quando usar um em vez do outro pode ter um grande impacto na produtividade da equipe e no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

O que é comunicação síncrona?

A comunicação síncrona significa que as pessoas estão se comunicando ao mesmo tempo, seja pessoalmente ou por meio de ferramentas digitais. Pense nisso como uma conversa ao vivo — você está interagindo em tempo real, esperando respostas imediatas e recíprocas. Essa abordagem é frequentemente usada em reuniões, chamadas telefônicas ou bate-papos ao vivo, onde o feedback imediato é necessário.

Exemplos de comunicação síncrona

Reuniões com vídeo ao vivo: Ferramentas como Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet facilitam a conexão face a face (virtualmente) em tempo real.

Chamadas telefônicas: A forma mais tradicional de comunicação síncrona. Pegue o telefone e tenha uma conversa imediatamente.

Chat ao vivo: Ferramentas de mensagens como Slack e Microsoft Teams suportam comunicação assíncrona e síncrona, dependendo de como você as utiliza. Quando as respostas são imediatas, é síncrono.

Reuniões presenciais: Seja uma reunião rápida ou uma discussão formal, a comunicação presencial depende de as pessoas estarem no mesmo local ao mesmo tempo.

Quais são as vantagens da comunicação síncrona?

Feedback e esclarecimento imediatos
Quando o tempo é essencial, a comunicação síncrona ajuda a obter respostas rápidas e a resolver mal-entendidos no momento. É ótimo para tomar decisões rápidas ou resolver problemas no projeto.

Fortalecimento de relacionamentos
Conversas em tempo real — seja pessoalmente ou em vídeo — ajudam a construir rapport e confiança. Você pode ler linguagem corporal, ouvir o tom e se conectar em um nível mais pessoal.

Maior engajamento
É mais fácil obter apoio durante discussões ao vivo, onde os participantes podem fazer perguntas, expressar opiniões e se sentirem ouvidos. Isso pode levar a uma melhor colaboração e mais sessões de brainstorming dinâmicas.

Útil para conversas delicadas
Se você precisa discutir questões de desempenho, fornecer feedback crítico ou conversar sobre assuntos pessoais, formatos síncronos oferecem a nuance emocional que a assincronia não possui.

Quais são as desvantagens da comunicação síncrona?

Conflitos de fusos horários
Quando as equipes estão distribuídas em diferentes fusos horários, agendar reuniões síncronas pode ser um pesadelo logístico. Alguém quase sempre precisa comprometer-se em termos de conveniência.

Interrompe o trabalho profundo
Notificações constantes, chamadas e reuniões intempestivas podem quebrar o foco. É difícil manter o fluxo quando você está sendo enredado em conversas em tempo real ao longo do dia.

Pressão para responder imediatamente
Nem todo mundo processa informações ou formula ideias na mesma velocidade. As expectativas em tempo real podem levar a respostas apressadas e de baixa qualidade - ou pior, ao esgotamento por estar sempre "ligado".

Falta de documentação
Conversas ao vivo frequentemente não são registradas ou escritas. Isso significa que detalhes importantes podem se perder, e aqueles que não estavam presentes podem perder tudo.

Mais difícil de escalar
À medida que sua equipe cresce, reuniões em tempo real e verificações constantes se tornam mais difíceis de gerenciar. A comunicação assíncrona oferece um modelo mais escalável para manter todos alinhados sem o caos de agendamento.

O que é comunicação assíncrona? 

A comunicação assíncrona significa interação sem conversa em tempo real — as respostas podem ser atrasadas. Um bom exemplo é o e-mail. Nesta abordagem, as pessoas não estão agendando reuniões e as respostas são menos sensíveis ao tempo.

Neste cenário, em vez de pedir aos seus funcionários que estejam online ao mesmo tempo, você dá aos seus colegas a flexibilidade de escolher suas horas de trabalho, independentemente de sua localização. 

Por exemplo, se você enviou um e-mail solicitando um documento de um membro da equipe, em vez de esperar uma resposta imediata, seja paciente e aguarde que eles respondam mais tarde. Há cada vez mais evidências mostrando os benefícios de produtividade de não responder a todas as solicitações no momento em que chegam. Na verdade, pesquisas da Associação Psicológica Americana descobriram que interrupções podem reduzir significativamente a produtividade.

Exemplos de comunicação assíncrona

Software de mensagens: Softwares de mensagens como Microsoft Teams e Slack são úteis para a comunicação e colaboração dos funcionários. Você envia uma mensagem e o destinatário responde quando fica online.

E-mail: Não há pressão para responder instantaneamente aos e-mails de trabalho. Os funcionários podem responder em um horário conveniente com ferramentas como Gmail e Outlook. 

Gravação de vídeo: Gravações de vídeo ou demonstrações funcionam bem quando você precisa explicar um processo. Ferramentas populares de gravação de vídeo incluem Zoom e Loom.

Colaboração na nuvem: Com ferramentas como Google Workspace e Microsoft Teams, você pode colaborar em documentos com seus colegas de equipe, fazer edições e deixar comentários que eles podem abordar em um horário conveniente.   

Bibliotecas de vídeos: Uma biblioteca de vídeos é uma coleção de vídeos de treinamento que os funcionários podem assistir como parte do processo de integração ou intervalos de treinamento regulares. Você pode integrar o Guru com softwares de gerenciamento de aprendizado como Lessonly e Skilljar para ajudar os funcionários a aprender em seu próprio ritmo.

Softwares de gerenciamento de projetos: Ferramentas de gerenciamento de projetos são uma ótima maneira de colaborar em projetos, comunicar entregas e rastrear a atividade do projeto. Exemplos para explorar com o Guru incluem Asana e Trello. 

Wikis e intranets: Wikis e intranets servem como a única fonte de verdade dentro de uma organização. É um repositório de documentos da empresa, processos e outros recursos que os funcionários precisam para desempenhar suas funções. Com um intranet CMS como o Guru, qualquer pessoa pode criar conteúdo e compartilhar conhecimento verificável para que os funcionários estejam sempre usando as melhores práticas.

Quais são as vantagens da comunicação assíncrona?

Flexibilidade para responder quando puder 

A comunicação assíncrona dá a você a liberdade de planejar seu dia de trabalho com base nas suas horas mais produtivas. Em vez de ficar mudando de abas para responder a mensagens ininterruptas, você pode agrupar suas respostas quando tiver tempo. 

Com mais flexibilidade, você passa períodos mais longos em tarefas mais importantes, resultando em desempenho e produtividade melhorados. 

Comunicação mais honesta 

Embora a comunicação assíncrona seja mais lenta, ela tende a ser de qualidade superior em comparação com respostas impulsivas. Isso permite que você pense sobre uma ideia particular, reúna seus pensamentos e ofereça respostas quando estiver pronto. Isso facilita para outras pessoas entenderem sua mensagem efetivamente e evita idas e vindas desnecessárias. 

Maior transparência uma vez que a comunicação é salva por padrão 

Mensagens de chat e tópicos no Slack acontecem todas por escrito e são automaticamente salvas para que você e sua equipe possam consultá-las mais tarde. Isso resulta em maior transparência em sua empresa e assegura que ninguém perca informações importantes. 

Melhor para pessoas em diferentes fusos horários 

Comunicar em tempo real através de diferentes fusos horários é difícil quando um colega está dormindo tranquilamente enquanto outro está voltando de sua corrida matinal. 

Uma vez que a comunicação assíncrona não exige que os trabalhadores remotos estejam conectados ao mesmo tempo, você pode enviar uma mensagem a um funcionário na Europa do seu apartamento em São Francisco e eles responderão mais tarde no dia quando estiverem em seus postos de trabalho.

Produtividade aumentada 

Em um ambiente síncrono, o funcionário médio passa 12 horas por semana preparando e participando de reuniões. 

Sem distrações, os funcionários podem bloquear um tempo para trabalhos profundos, e então agrupar respostas algumas vezes ao dia em vez de checar seu telefone a cada 30 minutos. 

Sem mencionar, os funcionários podem aumentar drasticamente a produtividade com compartilhamento de informações assíncronas para economizar tempo e estresse.

Quais são as desvantagens da comunicação assíncrona?

Feedback atrasado
Um dos aspectos mais óbvios da comunicação assíncrona é a demora. Quando você envia uma mensagem, pode esperar horas — ou até mesmo dias — por uma resposta. Isso pode ser frustrante se você precisa agir rapidamente ou está bloqueado em algo.

Riscos de má comunicação
Sem tom, expressões faciais ou interação imediata, a comunicação escrita às vezes pode ser mal compreendida. As pessoas podem interpretar mal sua intenção ou perder um contexto importante enterrado em um longo tópico ou e-mail.

Sobrecarga de informações
As ferramentas assíncronas podem levar a compartimentação de informações ou disseminação de mensagens. Se a comunicação não for bem organizada — com threads, canais ou pastas claras — é fácil perder detalhes importantes ou perder atualizações completamente.

Não é ideal para todas as tarefas
Algumas situações exigem interação em tempo real. O brainstorming complexo, feedback sensível ou discussões emocionalmente carregadas frequentemente se beneficiam da nuances e imediatez dos formatos síncronos.

Requer habilidades de escrita fortes
Porque a maioria da comunicação assíncrona acontece por escrito, clareza é fundamental. Se alguém tiver dificuldade para comunicar suas ideias claramente, isso pode levar a confusão, interações adicionais ou erros futuros.

Exemplos de comunicação síncrona vs assíncrona

Aprendizado

Aprendizado síncrono acontece em tempo real, com alunos e professores juntos. Alternativamente, os professores podem compartilhar informações assíncronas. Os alunos exploram no seu próprio tempo, por exemplo, assistindo vídeos, lendo e ouvindo. Os professores usam um sistema de gerenciamento de aprendizado (LMS) para compartilhar materiais de aprendizado.

Programação

Na codificação, operações síncronas são realizadas uma de cada vez. Uma tarefa termina, o próximo passo começa. Operações assíncronas podem ocorrer ao mesmo tempo — você pode passar para a próxima etapa enquanto outra etapa é concluída.

Comunicação

A principal diferença entre comunicação síncrona e assíncrona é que comunicações síncronas são interações programadas em tempo real por telefone, vídeo ou pessoalmente. A comunicação assíncrona acontece no seu próprio tempo e não requer agendamento.

Neste artigo, exploraremos tudo o que você precisa saber sobre a comunicação síncrona vs assíncrona, de forma geral.

Por que você deve avançar para a comunicação assíncrona? 

Um estudo da Stanford com 16.000 funcionários revelou que os trabalhadores remotos são 13% mais produtivos. Em outra análise, uma empresa que mudou para o trabalho remoto registrou um aumento de valor anual de US$1,3 bilhão. 

Não mais o congestionamento na hora do rush para o trabalho, inalando ar com carbono, envolvendo-se em política de escritório ou tendo que estar sempre presente mesmo quando você não se sentir assim. Você tem mais tempo para dedicar à sua família e hobbies porque recuperou o controle do seu dia e como planeja suas atividades.

Embora muitas pessoas assumam que a independência de localização é a razão inteira pela qual os trabalhadores remotos são mais felizes, a comunicação assíncrona desempenha um papel significativo em dar aos empregados remotos controle sobre como se comunicam com seus colegas.

Em um ambiente remoto e totalmente assíncrono, você acorda quando quer, vê os e-mails na sua caixa de entrada e não sente pressão para responder. Então você pega uma bebida e termina sua rotina matinal antes de se sentar em sua mesa para começar a trabalhar no dia.

Embora muitas empresas estejam convencidas de que o trabalho remoto é o futuro, elas também estão lutando com como entregar o controle aos seus funcionários e adotar a comunicação assíncrona — mesmo quando os benefícios incluem uma força de trabalho mais feliz, redução de custos fixos e a capacidade de contratar talentos de alto nível de qualquer lugar do mundo.

Comunicação síncrona vs assíncrona 

A comunicação síncrona ocorre em tempo real entre duas ou mais pessoas. Todas as partes estão online ao mesmo tempo. Quando uma mensagem ou solicitação é enviada, há uma resposta imediata.

A comunicação síncrona é comum em um local de trabalho físico onde os gerentes podem ir até o escritório de um membro da equipe e pedir um documento ou questionar sobre um processo. Horários de trabalho e intervalos são predefinidos, e há muita pressão para estar sempre disponível.

Exemplos de comunicação síncrona incluem videoconferência, mensagens instantâneas e conversas telefônicas.

Situações onde a comunicação síncrona é benéfica incluem:

• Sessões de brainstorming
• Reuniões de equipe semanais
• Atividades de construção de equipe
• Discussões de projetos
• Sessões de entrevistas
• Conversas na máquina de água

Enquanto a comunicação síncrona é instantânea, há um atraso esperado na comunicação assíncrona. Em vez de determinar quando os funcionários podem trabalhar ou responder a comunicações, a comunicação assíncrona coloca o controle com o funcionário, não com o empregador.

Encontrando o equilíbrio entre comunicação síncrona e assíncrona

Para ser claro, não estamos pedindo a você abandonar completamente a comunicação em tempo real. Há situações em que isso faz sentido.

O trabalho remoto, por exemplo,  pode ser extremamente isolado. A comunicação síncrona pode ajudá-lo a construir uma conexão com os colegas e desenvolver relacionamentos pessoais que levam a uma melhor colaboração no trabalho.

Também é útil quando você deseja discutir tópicos sensíveis, fornecer feedback crítico, revisão de desempenho ou brainstorming de muitas ideias de uma vez.

Quando um projeto está avançando rapidamente e você quer sincronizar todos, uma reunião no Zoom pode ajudá-lo a alcançar esse objetivo. Em uma crise ou emergência, faz sentido trazer todos rapidamente para mitigar o problema.

No entanto, pode ser um desperdício de tempo quando:

• Os funcionários têm que comparecer a reuniões e esperar que todos cheguem 
• Você acorda pela manhã e a primeira coisa que faz é responder a e-mails e mensagens no Slack
• Você passa um dia inteiro respondendo a um tópico de e-mail interminável em vez de terminar aquela tarefa que está marcada para daqui a uma hora

O truque é manter a comunicação síncrona ao mínimo. Dê autonomia à sua equipe, mas estabeleça regras que mantenham todos alinhados. Não microgerencie, mas mantenha-se disponível quando precisarem de ajuda para superar um obstáculo.

Organize eventos regulares de união de equipe para gerenciar a solidão e manter relações sociais. Combine comunicação assíncrona e síncrona e você terá uma equipe feliz com um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.

Como a comunicação assíncrona pode ser melhorada? 

Como indivíduo

Escreva seus pensamentos

É mais difícil de entender ou perder contexto quando se escreve. Escrever seus pensamentos dá às pessoas o tempo de ler e pensar sobre sua mensagem em vez de reagir imediatamente. À medida que você escreve seus pensamentos, pode refiná-los e fornecer mais contexto que ajuda os outros a entender sua mensagem rapidamente, o que reduz a necessidade de reuniões individuais ou longas threads de mensagens.

Comunique-se demais 

O intervalo de tempo entre respostas oferece uma oportunidade para enviar mensagens claras. O que a próxima pessoa precisa saber sobre a tarefa ou reunião? Dê o máximo de detalhes de contexto que puder. 

Use capturas de tela e gravações de tela para fornecer contexto. Envie links para conversas passadas relevantes e recursos que ajudarão seus colegas a entender melhor sua mensagem. Estabeleça prazos claros para que eles saibam quando uma tarefa deve ser concluída. Você economiza mais tempo quando fornece contexto antecipadamente. 

Crie uma documentação incrível 

Seria ótimo se todos na sua empresa tivessem habilidades sobrehumanas de recordação e só precisassem ser informados uma vez. Infelizmente, a menos que você esteja trabalhando em um programa super secreto e incrível do qual provavelmente não deveríamos saber, as pessoas vão precisar de muitos lembretes sobre as regras de trabalho e comunicação.

Concentre-se em criar documentação informativa que possa explicar facilmente tarefas e responder perguntas básicas que provavelmente surgirão ao longo do dia. Você pode criar documentação sobre processos de comunicação, diretrizes específicas sobre trabalho em projetos e qualquer coisa que você ache que sua equipe achará particularmente útil. 

É importante não se limitar a documentos escritos quando estiver pensando na melhor maneira de comunicar certas coisas. Vídeos instrucionais, infográficos e arquivos de áudio podem ser uma ótima maneira de manter as pessoas informadas. 

Ter a documentação certa oferece às pessoas muito mais flexibilidade e ajuda a garantir que as informações sejam acessíveis e fáceis de entender. Isso pode ajudar a reduzir mensagens intermináveis de vai e vem (então longas batidinhas no ombro) e permite que todos trabalhem de forma mais autônoma e eficiente.

Planeje com antecedência 

Em vez de enviar uma mensagem que diz:

"Oi Linda, você poderia me enviar a lista de verificação de integração atualizada para nossa equipe de vendas agora?"

Você poderia dizer:

"Oi Linda, precisarei da lista de verificação de integração atualizada para nossa equipe de vendas em três dias."

O planejamento dá aos funcionários tempo para se preparar e elimina a pressão para concluir as tarefas imediatamente.

Certifique-se de que todos tenham acesso aos documentos certos 

Verifique as configurações de compartilhamento de documentos e certifique-se de que seus colegas tenham acesso aos arquivos apropriados. Isso pode parecer insignificante, mas se alguém precisar solicitar acesso, isso pode resultar em atrasos desnecessários de várias horas ou até mesmo um dia inteiro. 

Use threads para se comunicar efetivamente 

O propósito das threads é facilitar conversas baseadas em texto. Discussões por e-mail são fragmentadas e trancam informações dentro de uma caixa de entrada, onde só podem ser acessadas pelo remetente e pelo destinatário.

Threads são ótimas para conversas onde múltiplos membros da equipe podem compartilhar ideias e tomar decisões.

Antes das reuniões, use threads para compartilhar informações relevantes para ajudar sua equipe a entender o tópico em questão. Após a reunião, continue o tópico para que aqueles que não puderam comparecer possam encontrar as informações. Você pode compartilhar um link para o vídeo da reunião na thread e qualquer um que fizer perguntas receberá respostas diretamente na thread.

Ferramentas de comunicação como o Slack permitem que você gerencie projetos em grupo adicionando tarefas diretamente nas discussões do projeto. Em vez de passar por várias conversas desconectadas, sua equipe pode rapidamente encontrar a thread relevante junto com as informações necessárias para começar. 

Desative as notificações ao trabalhar

Notificações arruinam sua produtividade. Isso te mantém em um estado de hiper-responsividade quando você está sempre à espera do som de uma notificação de smartphone ou desktop. Cada vez que você responde, leva 25 minutos para voltar ao ritmo, o que resulta em perda de produtividade.

Em vez disso, use blocos de tempo para aproveitar melhor cada dia. Se você trabalha 8 horas por dia, pode verificar as notificações a cada três horas e responder todas de uma vez.

Como um Gerente

Saiba quando usar comunicação assíncrona vs sincrona

O que você pode comunicar por e-mail, em uma thread, ou através de uma chamada de conferência no Zoom?

Enquanto os membros da equipe podem definir seus horários de trabalho sob comunicação assíncrona, é importante que os gerentes saibam quando esperar (ou não esperar) respostas em tempo real.

Estabeleça um protocolo para situações que exigem uma resposta instantânea e crie um canal dedicado para que os funcionários saibam que devem responder imediatamente ao receber tais mensagens.

Por exemplo, se seu site ficar fora do ar, isso é uma emergência e requer que todos ajam imediatamente. Um relatório para uma tarefa que deve ser concluída na próxima semana pode ser comunicado através do Slack ou um lembrete enviado no Asana.

Tenha processos de comunicação claros em vigor 

Uma das maiores razões pelas quais a comunicação assíncrona acaba falhando é porque as pessoas não têm regras de comunicação definidas. É por isso que é importante estabelecer expectativas muito claras sobre como as pessoas se comunicam umas com as outras. Quando você faz isso corretamente, reduz as chances de mal-entendidos ou de informações mal comunicadas. 

Considere fazer com que os funcionários criem horários de trabalho designados, onde saibam que estarão próximos ao computador e disponíveis para trabalhar. Utilize diferentes rótulos, nomes e configurações de tópico nos seus canais do Slack para que os colaboradores saibam quais conversas devem ter neles.

Defina urgência 

Um recurso público quebrado em um site ou aplicativo é um problema de trabalho urgente. Uma pergunta sobre qual a cor preferida de notas Post-it® da sua equipe não é. Se você não encontrar uma maneira de diferenciar entre os dois, cada e-mail ou Slack que chegar vai parecer ser uma emergência.

Para que a comunicação assíncrona funcione, os funcionários precisarão saber a diferença entre assuntos urgentes e aqueles que podem esperar.

Estabeleça diretrizes em torno do que constitui verdadeiramente um assunto urgente e a melhor maneira de sinalizá-lo. Tenha um plano de ação definido sobre quem contatar, quais são os passos corretos a serem tomados e como documentar o problema. 

Avalie os membros da equipe com base na produção e resultados 

Deixe claro para os funcionários que eles serão julgados com base nas contribuições para os objetivos da equipe e não em quantas horas passaram no trabalho.

Os funcionários podem definir seu horário de trabalho, desde que sejam produtivos. Se preferirem trabalhar três horas de manhã e quatro horas à noite para um trabalho profundo e ininterrupto, tudo bem, desde que alcancem suas metas mensais.

Abolir horas de trabalho rígidas

Adotar um cronograma de trabalho flexível permite que você recrute talentos de alto nível de qualquer lugar do mundo. Naturalmente, você vai se inclinar para comunicações assíncronas quando todos não puderem estar online ao mesmo tempo.

Agende check-ins assíncronos

Quando há muitas dependências em sua equipe, você acaba tendo mais reuniões. Antes que Rick envie uma atualização para um cliente sobre um bug que o cliente encontrou, ele precisa verificar com Anna, da engenharia, se o problema foi corrigido. Ninguém sabe no que ninguém está trabalhando, o que leva a reuniões e longas threads de e-mail.

Use check-ins remotos para tornar as reuniões assíncronas. É uma forma para as equipes compartilharem o que estão trabalhando sem interromper seu fluxo de trabalho.

Algumas maneiras de fazer isso incluem:

• Um portal central onde as equipes compartilham os projetos em que estão trabalhando a cada dia
• Uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Asana, onde você cria fluxos de trabalho e rastreia o progresso em vários projetos
• Uma ferramenta de mensagens como o Slack onde as equipes podem publicar no que estão trabalhando e integrar perfeitamente com plataformas internas de comunicação como o Guru

Incentive rotinas, mas não volte aos velhos hábitos.

Embora haja menos necessidade de manter horários tradicionais de trabalho em um ambiente remoto, incentive sua equipe a ter uma rotina de trabalho que substitua o horário tradicional de 9-5.

Como líder da equipe, você pode definir:

• Horários para check-ins semanais quando todos devem estar presentes
• Um cronograma para respostas a e-mails e mensagens no Slack (pode ser de 12 a 24 horas)
• Procedimentos para comunicar para aqueles em diferentes fusos horários e em caso de emergência

Construa confiança, independência e responsabilidade em sua cultura de trabalho 

Confiança e independência são os valores sobre os quais a comunicação assíncrona é construída. Você precisa confiar que sua equipe entregará no prazo, para que os colegas não precisem se preocupar se alguém não cumprir sua palavra. Quando os funcionários trabalham de forma independente, sem serem microgerenciados, isso incentiva a inovação e aumenta sua confiança.

Vamos dar um desconto às pessoas. Até muito recentemente, era quase impossível que o trabalho assíncrono funcionasse. Graças às inovações na tecnologia moderna, trabalhar remotamente é mais fácil do que nunca, mas é importante ter em mente que o ambiente de trabalho que estamos desfrutando agora não teria sido possível há 20 anos, ou mesmo 10 anos atrás em alguns casos.

Lembre-se, você e seus colegas estão trabalhando juntos por um motivo. Todos vocês foram considerados funcionários eficientes, talentosos e capazes. A menos que alguém tenha lhe dado um motivo para acreditar que não podem lidar com a responsabilidade que vem com o trabalho assíncrono, confie que eles podem lidar com o próximo passo em seu ambiente de trabalho.

Torne a informação facilmente acessível com um sistema de gestão do conhecimento 

81% dos funcionários se sentem frustrados quando não conseguem acessar as informações necessárias para completar uma tarefa. 

Um sistema interno de gestão do conhecimento minimiza a necessidade de os funcionários fazerem perguntas. Ele se torna o repositório central para todos os documentos da empresa, como integração de funcionários, documentação de processos, diretrizes de publicação e valores da marca. O sistema que você escolher deve ser intuitivo, fácil de pesquisar e integrar ao seu fluxo de trabalho.

Use bem seu tempo de reunião

Já dissemos antes que adotar um modelo de comunicação assíncrono não significa que você está rejeitando o trabalho síncrono. Quando você faz parte de uma força de trabalho distribuída, cada reunião conta. A pandemia nos forçou a analisar cuidadosamente como estávamos usando nossos tempos de reunião e realmente pensar nas melhores maneiras de utilizar o tempo de todos.

Dedique um tempo para pensar sobre o propósito e os principais objetivos de uma reunião antes de acessar sua ferramenta de agendamento. Pergunte-se se isso é algo que precisa ser discutido ao vivo, ou se você poderia obter o mesmo resultado após enviar um e-mail ou Slack.

O trabalho pré-reunião pode ser uma ferramenta valiosa para pessoas que estão trabalhando assíncronamente. Fazer com que as pessoas revisem documentos, assistam a vídeos ou venham preparadas com perguntas ou ideias antes de uma reunião oficial pode reduzir o tempo de reunião e tornar o tempo que vocês passam juntos ainda mais impactante. 

E não se esqueça do valor das reuniões gravadas. Apesar de todos os seus melhores esforços, haverá momentos em que algumas pessoas não serão capazes de comparecer a uma reunião. Reuniões gravadas podem fornecer às pessoas as informações de que precisam para continuar trabalhando.

Invista em atividades de integração da equipe 

Ao adotar a comunicação assíncrona, há menos oportunidades para as equipes se conectarem pessoalmente ou socializarem, especialmente quando estão remotas.

Você pode preencher esse vazio organizando atividades regulares que promovam a construção de relacionamentos e a unidade da equipe. Por exemplo, você poderia organizar uma hora de jogo mensal na sexta-feira, drinks pelo Zoom para se atualizar, ou retiros presenciais semestrais.

Isso dá à sua equipe algo a esperar em dias em que se sentem isolados ou desmotivados.

Use ferramentas que promovem comunicações assíncronas 

Guru 

Guru é uma ferramenta de comunicação interna e plataforma de compartilhamento de conhecimento que fornece informações verificadas por especialistas em sua equipe. As informações podem ser acessadas pelos funcionários exatamente onde eles trabalham. Pense no Guru como uma wiki da empresa que se integra ao seu fluxo de trabalho para que você sempre tenha as informações necessárias para fazer seu trabalho.

Google Workspace

Google Workspace é uma coleção de ferramentas de computação em nuvem e produtividade que facilitam a colaboração em projetos em um único local. As ferramentas no Google Workspace incluem Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms e Drive.

Várias pessoas podem colaborar em um documento, deixar comentários onde algo não está claro e resolver problemas em tempo real. Tudo é salvo no Google Drive, então você não precisa se preocupar em perder documentos ou acesso a arquivos.

Aplicativos de Mensagens

Aplicativos de mensagens como Slack e Microsoft Teams eliminam a necessidade de ter longas discussões em tópicos de e-mail e simplificam a comunicação por meio de uma plataforma de mensagens. 

Você pode organizar tópicos por canais para diferentes equipes, melhorando a qualidade e a relevância das conversas. Os membros da equipe podem escolher como querem ser notificados com base em tópicos de interesse ou disponibilidade. 

Felizmente, o Slack não mostra um recibo de leitura, o que retira a pressão de responder imediatamente ao receber uma mensagem privada.

Asana

Use Asana para atribuir projetos e prazos aos seus colegas de equipe sem enviar um e-mail ou organizar uma reunião. Você pode marcar seus funcionários, comentar sobre projetos e até mesmo vincular documentos-chave de projeto no Asana para fornecer tudo o que eles precisam para fazer o trabalho de forma eficaz. 

Loom

Loom é uma ferramenta de mensagens em vídeo onde você pode gravar sua tela, rosto e voz para criar vídeos e compartilhá-los instantaneamente por e-mail ou um link. Você pode usar o Loom para documentar processos, integrar novos funcionários e compartilhar conhecimento com seus colegas.

Como uma ferramenta de comunicação assíncrona, você envia mensagens em vídeo no seu próprio tempo e seu colega consome o vídeo quando lhe convém. É uma ótima maneira de explicar um roadmap de um produto, mostrar aos seus colegas de equipe como corrigir um erro ou explicar por que você tomou certas decisões.

Cuidado ao criar uma cultura sempre "ligada"

O excesso de colaboração acontece quando um funcionário passa muito tempo respondendo a solicitações e se envolvendo com a equipe em detrimento do seu próprio trabalho. Algumas causas do excesso de colaboração incluem:

Priorizando a comunicação sobre a produtividade 

Segundo a Harvard Business Review, os funcionários atualmente passam 50% mais tempo colaborando do que fizeram há 20 anos. 

Pense em 80% de um dia de trabalho em comunicação por e-mail, 15% do tempo da empresa em reuniões, e mais de 200 mensagens do Slack por dia. O tempo do funcionário é precioso, e as empresas devem avaliar se as práticas atuais de comunicação interna funcionam a favor ou contra eles.

Essa tendência de comunicação constante significa que o dia inteiro deles é organizado em torno de reuniões, com o tempo entre as reuniões gasto nas funções principais do trabalho. Isso geralmente resulta em funcionários trabalhando horas extras durante a semana e nos finais de semana (sem pagamento adicional) para completar as tarefas atribuídas.

Pressão desnecessária para os funcionários estarem sempre disponíveis 

Se os trabalhadores estão sempre engajados em comunicação em tempo real, então eles não têm controle sobre suas agendas. Em vez de definir suas próprias agendas e ser produtivos, sua equipe passa o dia respondendo a solicitações. Para compensar o tempo perdido, eles trabalham mais rápido, o que leva a mais pressão, maior frustração e estresse. O resultado é burnout e falta de motivação para aparecer.

Conversas de baixa qualidade 

A primeira resposta provavelmente não é a sua melhor resposta. Quando você tem que responder imediatamente, não há tempo para pensar nas respostas e fornecer uma resposta ponderada porque você está sob pressão.  A qualidade da conversa sofre e as soluções geralmente são abaixo do esperado.

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