אנחנו מתקרבים במהירות לעונת החגים! מעבר לזה שאתם מבלים זמן בלחשוב על מפגשים ומתנות, יש המון אנשים שמתכוננים להפסיק את העבודה כדי לחגוג.
החגים וחופשות PTO הולכים יד ביד. לכולם מגיע לבלות את זמנם בחגיגות בדרכם הייחודית, וגם מגיע להם ליהנות לגמרי מחופשתם ולא לדאוג לכיסוי בזמן שהם מחוץ לעבודה.
הקדישו את האנרגיה הזו לחשוב על תקלות אפשריות בארוחת החג
אנחנו יודעים שתמיד תהיה קצת לחצים שעומדת ביחד עם הכיף שבחגים, אבל אנחנו מעדיפים שהלחץ הזה יעלה מהממת מתנות שהיו גרועות ולא מעבודה. למזלכם, יש משהו פשוט שאתם יכולים לעשות כדי לצמצם בלבול ולהפוך את הזמן הזה בשנה ליותר שמח עבור כולם בעבודה שלכם.
למה לכולם צריך להיות תוכנית כיסוי לאי נוכחות בעונת החגים
כתיבת תוכנית כיסוי עשויה להיראות חסרת תועלת אם לא עשיתם זאת קודם. אחרי הכל, כולם בצוות שלכם כבר עובדים יחד קרוב. האם הם באמת זקוקים למספר תזכורות כדי להמשיך את מהלך העבודה כשאתם באי נוכחות?
בין אם אתם לוקחים יום לעצמכם או נהנים מחופשה של שבוע+, תוכנית כיסוי היא הכיוון הנכון. הנה הסיבות לכך שתמיד נמליץ להשקיע את הזמן כדי ליצור תוכנית פשוטה לאי נוכחות.
צמצום בלבול
לעקוב אחרי עבודה מתמשכת ודד-ליינים становится гораздо более сложным, когда у вас есть люди в отпуске по уходу. יצירת תוכנית כיסוי פשוטה לחגים יכולה לעזור למנוע בלבול רב. כאשר למנהלים ולעובדים יש תובנה ברורה לגבי לוחות הזמנים של אנשים, תכנון העבודה הופך להרבה יותר קל. אנשים לא יצטרכו לנחש מתי עמיתיהם לעבודה יהיו בעבודה או אם הם צריכים להתאים את הציפיות שלהם לדד-ליין.
שמרו על העבודה הטובה
כמה דברים נוטים להאט בעונת החגים, אבל זה נדיר שדברים יפסיקו לחלוטין. החגים יכולים להיות הזמן המושלם לסיים דברים, להעריך מחדש אסטרטגיות ולחשוב על מה לעשות כשכולם יחזרו לרשימת לוחות זמנים רגילה.
עשוי להיות קשה לעשות כל עבודה כשאתם לא יודעים מה מתנהל ומה אנשים מתעדפים ברגע זה. תוכנית כיסוי לחגים מעמיקה יכולה לשמור על אנשים מעודכנים ולעזור להם לקבל החלטות גם כשאתם בחופשה.
הימנעו מבעיות
אין כמו לחזור מחופשה רגועה עם חברים ובני משפחה כדי למצוא מיילים כועסים מהבוס שלך לגבי מה ההזדמנויות שהיו כשאתם הייתם מחוץ. אם אתם רוצים להבטיח שכולם ימנעו מהפתעה לא נעימה בחגים, התחייבו לתוכנית מקיפה לפני שאתם יוצאים לחופשה.
המון לחץ ואי הבנות עשויים להתקיים על חוסר תוכנית בזמן שאתם לא בעבודה. תנו לתוכנית שלכם לדבר עבורכם כשאתם לא יכולים להיות בעבודה. כאשר יש לכם תוכנית שמדברת בצורה ברורה על מי לפנות עבור מה, מתי אתם חוזרים, ומה הם העדיפויות החשובות לזכור, זה הופך להרבה יותר קשה שדברים ייפולו מאחור.
צור את תוכנית הכיסוי לחגים שלך
יש כבר מספיק משימות של הרגע האחרון שצריכות להתבצע סביב החגים. שמרו את הלחץ הזה לריצת קנייה במכולת ברגע האחרון ולשופינג מתנות ותתחילו להכין את תוכנית הכיסוי שלכם היום!
אל תחשבו שאתם צריכים ליצור תוכנית ארוכה ומפורטת שמפרטת סיכום ממצה של מה שצריך להתבצע. בעצם, אנחנו נעשה את זה אפילו יותר קל בשבילכם. יש לנו תבנית תוכנית כיסוי לאי נוכחות מוכנה בה תוכלו להשתמש!
עכשיו כשיש לכם את התבנית המושלמת לשימוש עבור תוכנית ה-OOO שלכם, בואו נתמקד כיצד למלא אותה. הנה מה שאתם צריכים לעשות כדי ליצור תוכנית כיסוי לחג בצורה מקיפה.
חשוב על התמונה הגדולה
אולי החופשה שלכם מגיעה מיד לאחר שביליתם את החודש האחרון במאמץ על פרויקט גדול. או שאולי אתם עובדים על כל כך הרבה שהקשה להיות ממוקדים במה שחשוב ביותר. בלא קשר למה שהלו”ז שלכם נראה כרגע, לשמור על כל מה שאתם אחראים עליו יכול להיות קשה.
עכשיו זה הזמן המושלם לעשות צעד אחורה ולחשוב על כל האחריות בעבודה שלכם. חשבו על כמה פרויקטים אתם עובדים פעיל, פרויקטים שאליהם תצטרכו להתרכז כשתחזרו, ומהם הדד-ליינים הקרובים. ברגע שיש לך את היקף העבודה שלך מוגדר בפניכם, ליצור תוכנית כיסוי לאי נוכחות זה הרבה יותר קל.
סקירה של צרכי כיסוי
עכשיו כשיש לכם רעיון ברור על אחריות העבודה שלכם, הגיע הזמן להתחיל לקבוע עדיפויות. מה העבודה שצריכה להתבצע בזמן שאתם לא בעבודה, מה יהיה יפה שיהיה, ומה יכול לחכות עד שתשובו? האם יש משימות שמשתייכות רק לכם, או שאפשר להטל אותן למישהו אחר?
בצורה ברורה
תמיד זה רעיון טוב לדבר עם אנשי הפרויקט ואחרים שאתם עובדים באופן קרוב כשאתם חושבים על צרכי הכיסוי. הם יכולים לתת לכם תובנות מועילות לגבי פרויקטים או דד-ליינים קרובים שאולי אתם לא מודעים להם ויכולים להכין לכם אם הם זקוקים ליותר (או פחות) עזרה ממה שחשבתם. תודיעו להם מתי אתם לא בעבודה וראו אם יש להם משהו להוסיף לתוכנית שלכם.
היו מדויקים
המנהל שלכם בחופשת החגים, אבל יש לכם שאלה על פרויקט שאתם עובדים עליו. כשאתם לבדוק את תוכנית ה-OOO שלהם, אתם רואים את זה:
“אני לא בעבודה בסוף דצמבר. דברו עם מריה ודבי אם אתם צריכים משהו שקשור לפרויקט X ופרויקט Y!”
לימקום שלכם יש בערך 6 מריות שונות, ו-3 מהן במחלקה שלכם. איך אתם יודעים אם אתם מדברים עם האדם הנכון? בנוסף, מריה ודבי הן כמעט ההגדרה הטקסטואלית של עובדים跨功能ויש להם שורת אחריות רחבה. איך אתם יודעים אם אתם פונים אליהם לגבי הדבר הנכון?
זה היה הרבה יותר מועיל:
“אני לא בעבודה מ-12/12 עד 12/18. דברו עם מריה מונטלבו על כל מה שקשור להנדסה או עיצוב לפרויקט X. דבי זמינה לכל שאלות שיווקיות לגבי פרויקט Y.”
הדוגמה האחרונה הזו מגדירה בצורה ברורה מי לפנות אליו ולמה, והיא קצרה, מתוקה ולעניין (עוד על כך בהמשך). כשאתם מגדירים בצורה ברורה מי לפנות אליו ולמה, אתם משאירים פחות מקום לניחושים
מקדיש את מה שאנשים צריכים לדעת
תוכניות ה-OOO אינן הזמן הטוב ביותר להציג את כישורי הכתיבה היצירתיים שלכם. אל תעמיסו על אנשים במידע לא נדרש, ועשו כמיטב יכולתכם להתמקד במידע הבסיסי שאנשים צריכים כדי להבין את התוכנית שלכם ולנקוט בפעולה כאשר אתם לא כאן. אם לתוכנית ה-OOO שלכם יש את הדברים האלה, סביר להניח שטיפלתם בכל מה שחשוב:
תאריכי דד ליינים עבור התוצרים, פגישות ופעילויות חשובות אחרות
קישורים למסמכים רלוונטיים ומשימות באפליקציית Asana/Teams/עבודה לבחירתכם
כל הנחיות או פרטים מסוימים שידרשו להשלים את העבודה
מידע רקע על פרויקטים או לקוחות עבור אנשים שנכנסים לעזור בכיסוי ה-OOO
פרטי קשר למקרים אמיתיים של חירום
סקירה עם ההנהלה
מנהלים צריכים להיות מעורבים בתוכניות ה-OOO שלכם מההתחלה כדי להבטיח שתקיפו את כל הבסיסים שלכם. הם יכולים לספק לכם תובנות חשובות לגבי עבודה על פרויקטים, משימות שהן קריטיות למשימה, ופקטורים חשובים אחרים שיכולים להשפיע על התוכנית שלכם. תודיעו להם שאתם מתכננים להכין תוכנית אי נוכחות לחגים ושאתם רוצים את התרשמותם לפני שאתם מסיימים אותה.
כשאתם מקבלים את הלחץ הסופי מהבוס שלכם, אל תתמקדו רק בשאלה אם כיסיתם את הכל. שאלו אותם אם הם הרגישו שהם מבינים את התוכנית או אם משהו הרגיש מבלבל. אם המנהל שלכם לא יכול לזהות בבירור מה צריך להתבצע ומי צריך לעשות זאת בתוכנית שלכם, הגיע הזמן לעשות כמה התאמות.
ליידע את כולם
נעשה!
כפי שאמרנו, דברים נעשים קדחתניים סביב החגים. אל תסמכו על המנהל שלכם או על חברי צוות אחרים ליידע אנשים על הזמן שלכם. דאגו ליידע את ראשי הפרויקטים, חברי הצוות ואנשים אחרים חשובים מתי אתם לא תהיו כאן ואיפה הם יכולים למצוא את תוכנית הכיסוי שלכם.
זוהי גם הזדמנות נהדרת לעודד אחרים להכין תוכניות לאי נוכחות משלהם. ככל שיש יותר שקיפות במקום העבודה סביב לתוכניות ה-PTO, קל יותר לכולם למצוא דרכים להתארגן סביב לוחות הזמנים של אחרים. כולנו מגיעים לנו קצת זמן לחופשה וליהנות מהחגים ולאחר מכן להירגע אחרי שנה ארוכה. תנו למקום העבודה שלכם את המתנה של שקיפות בעונת החגים הזו כך שלכולם תהיה את ה-PTO השקטה המגיעה להם.
אנחנו מתקרבים במהירות לעונת החגים! מעבר לזה שאתם מבלים זמן בלחשוב על מפגשים ומתנות, יש המון אנשים שמתכוננים להפסיק את העבודה כדי לחגוג.
החגים וחופשות PTO הולכים יד ביד. לכולם מגיע לבלות את זמנם בחגיגות בדרכם הייחודית, וגם מגיע להם ליהנות לגמרי מחופשתם ולא לדאוג לכיסוי בזמן שהם מחוץ לעבודה.
הקדישו את האנרגיה הזו לחשוב על תקלות אפשריות בארוחת החג
אנחנו יודעים שתמיד תהיה קצת לחצים שעומדת ביחד עם הכיף שבחגים, אבל אנחנו מעדיפים שהלחץ הזה יעלה מהממת מתנות שהיו גרועות ולא מעבודה. למזלכם, יש משהו פשוט שאתם יכולים לעשות כדי לצמצם בלבול ולהפוך את הזמן הזה בשנה ליותר שמח עבור כולם בעבודה שלכם.
למה לכולם צריך להיות תוכנית כיסוי לאי נוכחות בעונת החגים
כתיבת תוכנית כיסוי עשויה להיראות חסרת תועלת אם לא עשיתם זאת קודם. אחרי הכל, כולם בצוות שלכם כבר עובדים יחד קרוב. האם הם באמת זקוקים למספר תזכורות כדי להמשיך את מהלך העבודה כשאתם באי נוכחות?
בין אם אתם לוקחים יום לעצמכם או נהנים מחופשה של שבוע+, תוכנית כיסוי היא הכיוון הנכון. הנה הסיבות לכך שתמיד נמליץ להשקיע את הזמן כדי ליצור תוכנית פשוטה לאי נוכחות.
צמצום בלבול
לעקוב אחרי עבודה מתמשכת ודד-ליינים становится гораздо более сложным, когда у вас есть люди в отпуске по уходу. יצירת תוכנית כיסוי פשוטה לחגים יכולה לעזור למנוע בלבול רב. כאשר למנהלים ולעובדים יש תובנה ברורה לגבי לוחות הזמנים של אנשים, תכנון העבודה הופך להרבה יותר קל. אנשים לא יצטרכו לנחש מתי עמיתיהם לעבודה יהיו בעבודה או אם הם צריכים להתאים את הציפיות שלהם לדד-ליין.
שמרו על העבודה הטובה
כמה דברים נוטים להאט בעונת החגים, אבל זה נדיר שדברים יפסיקו לחלוטין. החגים יכולים להיות הזמן המושלם לסיים דברים, להעריך מחדש אסטרטגיות ולחשוב על מה לעשות כשכולם יחזרו לרשימת לוחות זמנים רגילה.
עשוי להיות קשה לעשות כל עבודה כשאתם לא יודעים מה מתנהל ומה אנשים מתעדפים ברגע זה. תוכנית כיסוי לחגים מעמיקה יכולה לשמור על אנשים מעודכנים ולעזור להם לקבל החלטות גם כשאתם בחופשה.
הימנעו מבעיות
אין כמו לחזור מחופשה רגועה עם חברים ובני משפחה כדי למצוא מיילים כועסים מהבוס שלך לגבי מה ההזדמנויות שהיו כשאתם הייתם מחוץ. אם אתם רוצים להבטיח שכולם ימנעו מהפתעה לא נעימה בחגים, התחייבו לתוכנית מקיפה לפני שאתם יוצאים לחופשה.
המון לחץ ואי הבנות עשויים להתקיים על חוסר תוכנית בזמן שאתם לא בעבודה. תנו לתוכנית שלכם לדבר עבורכם כשאתם לא יכולים להיות בעבודה. כאשר יש לכם תוכנית שמדברת בצורה ברורה על מי לפנות עבור מה, מתי אתם חוזרים, ומה הם העדיפויות החשובות לזכור, זה הופך להרבה יותר קשה שדברים ייפולו מאחור.
צור את תוכנית הכיסוי לחגים שלך
יש כבר מספיק משימות של הרגע האחרון שצריכות להתבצע סביב החגים. שמרו את הלחץ הזה לריצת קנייה במכולת ברגע האחרון ולשופינג מתנות ותתחילו להכין את תוכנית הכיסוי שלכם היום!
אל תחשבו שאתם צריכים ליצור תוכנית ארוכה ומפורטת שמפרטת סיכום ממצה של מה שצריך להתבצע. בעצם, אנחנו נעשה את זה אפילו יותר קל בשבילכם. יש לנו תבנית תוכנית כיסוי לאי נוכחות מוכנה בה תוכלו להשתמש!
עכשיו כשיש לכם את התבנית המושלמת לשימוש עבור תוכנית ה-OOO שלכם, בואו נתמקד כיצד למלא אותה. הנה מה שאתם צריכים לעשות כדי ליצור תוכנית כיסוי לחג בצורה מקיפה.
חשוב על התמונה הגדולה
אולי החופשה שלכם מגיעה מיד לאחר שביליתם את החודש האחרון במאמץ על פרויקט גדול. או שאולי אתם עובדים על כל כך הרבה שהקשה להיות ממוקדים במה שחשוב ביותר. בלא קשר למה שהלו”ז שלכם נראה כרגע, לשמור על כל מה שאתם אחראים עליו יכול להיות קשה.
עכשיו זה הזמן המושלם לעשות צעד אחורה ולחשוב על כל האחריות בעבודה שלכם. חשבו על כמה פרויקטים אתם עובדים פעיל, פרויקטים שאליהם תצטרכו להתרכז כשתחזרו, ומהם הדד-ליינים הקרובים. ברגע שיש לך את היקף העבודה שלך מוגדר בפניכם, ליצור תוכנית כיסוי לאי נוכחות זה הרבה יותר קל.
סקירה של צרכי כיסוי
עכשיו כשיש לכם רעיון ברור על אחריות העבודה שלכם, הגיע הזמן להתחיל לקבוע עדיפויות. מה העבודה שצריכה להתבצע בזמן שאתם לא בעבודה, מה יהיה יפה שיהיה, ומה יכול לחכות עד שתשובו? האם יש משימות שמשתייכות רק לכם, או שאפשר להטל אותן למישהו אחר?
בצורה ברורה
תמיד זה רעיון טוב לדבר עם אנשי הפרויקט ואחרים שאתם עובדים באופן קרוב כשאתם חושבים על צרכי הכיסוי. הם יכולים לתת לכם תובנות מועילות לגבי פרויקטים או דד-ליינים קרובים שאולי אתם לא מודעים להם ויכולים להכין לכם אם הם זקוקים ליותר (או פחות) עזרה ממה שחשבתם. תודיעו להם מתי אתם לא בעבודה וראו אם יש להם משהו להוסיף לתוכנית שלכם.
היו מדויקים
המנהל שלכם בחופשת החגים, אבל יש לכם שאלה על פרויקט שאתם עובדים עליו. כשאתם לבדוק את תוכנית ה-OOO שלהם, אתם רואים את זה:
“אני לא בעבודה בסוף דצמבר. דברו עם מריה ודבי אם אתם צריכים משהו שקשור לפרויקט X ופרויקט Y!”
לימקום שלכם יש בערך 6 מריות שונות, ו-3 מהן במחלקה שלכם. איך אתם יודעים אם אתם מדברים עם האדם הנכון? בנוסף, מריה ודבי הן כמעט ההגדרה הטקסטואלית של עובדים跨功能ויש להם שורת אחריות רחבה. איך אתם יודעים אם אתם פונים אליהם לגבי הדבר הנכון?
זה היה הרבה יותר מועיל:
“אני לא בעבודה מ-12/12 עד 12/18. דברו עם מריה מונטלבו על כל מה שקשור להנדסה או עיצוב לפרויקט X. דבי זמינה לכל שאלות שיווקיות לגבי פרויקט Y.”
הדוגמה האחרונה הזו מגדירה בצורה ברורה מי לפנות אליו ולמה, והיא קצרה, מתוקה ולעניין (עוד על כך בהמשך). כשאתם מגדירים בצורה ברורה מי לפנות אליו ולמה, אתם משאירים פחות מקום לניחושים
מקדיש את מה שאנשים צריכים לדעת
תוכניות ה-OOO אינן הזמן הטוב ביותר להציג את כישורי הכתיבה היצירתיים שלכם. אל תעמיסו על אנשים במידע לא נדרש, ועשו כמיטב יכולתכם להתמקד במידע הבסיסי שאנשים צריכים כדי להבין את התוכנית שלכם ולנקוט בפעולה כאשר אתם לא כאן. אם לתוכנית ה-OOO שלכם יש את הדברים האלה, סביר להניח שטיפלתם בכל מה שחשוב:
תאריכי דד ליינים עבור התוצרים, פגישות ופעילויות חשובות אחרות
קישורים למסמכים רלוונטיים ומשימות באפליקציית Asana/Teams/עבודה לבחירתכם
כל הנחיות או פרטים מסוימים שידרשו להשלים את העבודה
מידע רקע על פרויקטים או לקוחות עבור אנשים שנכנסים לעזור בכיסוי ה-OOO
פרטי קשר למקרים אמיתיים של חירום
סקירה עם ההנהלה
מנהלים צריכים להיות מעורבים בתוכניות ה-OOO שלכם מההתחלה כדי להבטיח שתקיפו את כל הבסיסים שלכם. הם יכולים לספק לכם תובנות חשובות לגבי עבודה על פרויקטים, משימות שהן קריטיות למשימה, ופקטורים חשובים אחרים שיכולים להשפיע על התוכנית שלכם. תודיעו להם שאתם מתכננים להכין תוכנית אי נוכחות לחגים ושאתם רוצים את התרשמותם לפני שאתם מסיימים אותה.
כשאתם מקבלים את הלחץ הסופי מהבוס שלכם, אל תתמקדו רק בשאלה אם כיסיתם את הכל. שאלו אותם אם הם הרגישו שהם מבינים את התוכנית או אם משהו הרגיש מבלבל. אם המנהל שלכם לא יכול לזהות בבירור מה צריך להתבצע ומי צריך לעשות זאת בתוכנית שלכם, הגיע הזמן לעשות כמה התאמות.
ליידע את כולם
נעשה!
כפי שאמרנו, דברים נעשים קדחתניים סביב החגים. אל תסמכו על המנהל שלכם או על חברי צוות אחרים ליידע אנשים על הזמן שלכם. דאגו ליידע את ראשי הפרויקטים, חברי הצוות ואנשים אחרים חשובים מתי אתם לא תהיו כאן ואיפה הם יכולים למצוא את תוכנית הכיסוי שלכם.
זוהי גם הזדמנות נהדרת לעודד אחרים להכין תוכניות לאי נוכחות משלהם. ככל שיש יותר שקיפות במקום העבודה סביב לתוכניות ה-PTO, קל יותר לכולם למצוא דרכים להתארגן סביב לוחות הזמנים של אחרים. כולנו מגיעים לנו קצת זמן לחופשה וליהנות מהחגים ולאחר מכן להירגע אחרי שנה ארוכה. תנו למקום העבודה שלכם את המתנה של שקיפות בעונת החגים הזו כך שלכולם תהיה את ה-PTO השקטה המגיעה להם.
חוויית הפלטפורמה של Guru מהלך ראשון – קח את סיור המוצר האינטראקטיבי שלנו
