אתה יודע ששיתוף ידע בעבודה הוא חשוב, פשוט לא חשבת שכל כך הרבה מהזמן שלך יתמקד בזה. היית בשלוש פגישות השקה של פרויקט לבד השבוע, ואתה יודע שאתה עומד לבזבז חלק מהאחר הצהריים על תשובות ל-Slack ודוא"לים. אתה עייף, הצוות עייף, ואתה חושב שגם אנשים בניהול העליון מתחילים ללהרגיש מותשים.
זו כנראה הסיבה לכך שאתה מרגיש אשמה רבה בשליחת עדכון דוא"ל נוסף שיבזבז עוד זמן ותשומת לב של אנשים. אנו יודעים שעומס מידע היא בעיה גדולה בעבודה. זו הסיבה שאנו שונאים לתרום לכך מבלי כוונה על ידי פשוט לעשות את העבודה שלנו.
אבל חשבתי שסיימנו את המשימה הזו
הדברים לא יתמתנו בעבודה בקרוב, אבל אנחנו יכולים לעזור לך אם תרצה לסייע בהקלת העומס הקוגניטיבי בעבודה. אם אתה מחפש דרכים לשתף ידע ביעילות ולהפחית עומס, יש לנו כמה טיפים כדי לעזור לך להתחיל.
מותר להיות בררן
אנו פוגשים הרבה מידע במהלך היום. לאחר זמן מה, זה טבעי להתחיל להתעלם מדברים מסוימים ולחלק את תשומת הלב שלך למה שאתה חושב שצריך את זה. לפעמים, כשאתה נותן לאנשים את "הסיפור המלא" אתה נותן להם יותר מידע ממה שהם באמת זקוקים לו כדי להשיג את התוצאה שאתה רוצה. יותר מדי מידע יכול להיות מבלבל או לגרום לאנשים לעבוד לאט יותר וקשה יותר ממה שהם צריכים.
לפני שאתה משתף מידע, קח זמן לחשוב על הנקודות החשובות ביותר שתרצה שאנשים ידעו. מקד את תשומת הלב שלך על לתת להם את המידע שהם צריכים כדי להשלים את המשימה העומדת בפניהם וודא שאנשים מבינים מה מצפים מהם.
לפעמים פחות זה יותר
מותר גם לתת לאנשים את האפשרות לקבל מידע נוסף בעצמם. אין שום דבר רע בכך שתיתן לאנשים את הנתונים שהם זקוקים להם כדי לטפל במשימה, ולאחר מכן גם לתת להם קישור ללימוד שלם אם הם רוצים לקרוא את זה כשהם יהיו פנויים.
קבע זמן לשתף
לפעמים הבעיה אינה כמות הידע שאתה מקבל, אלא הקצב שבו אתה מקבל אותו. לקבל את דוא"ל עדכון הפרויקט השבועי שלך יכול להיות חלק חשוב ביום שלך, אבל זה גם יכול להיות מאוד מסיח כשאתה כבר מתמקד במשימות אחרות.
להוסיף מעט ניבאות לזמן שבו אתה משתף את הידע שלך יכול לעשות הרבה טוב לצוות שלך. זה עוזר להם לתכנן את הימים שלהם טוב יותר מכיוון שהם ידעו מתי לצפות לעדכונים או למידע חשוב שיעזור להם בעבודתם.
אין צורך לקבוע כל דוא"ל לדקה (אלא אם כן אתה באמת רוצה). פשוט תודיע לאנשים לצפות לעדכונים ביום שלישי אחר הצהריים או שאתה פתוח לסקור עבודה ביום שישי השלישי של כל חודש נותן לכל אחד מעט יותר תחזית.
זהה מה חשוב
בוא נחשוב על שתי סיטואציות היפותטיות בעבודה:
היה לך שיחה נהדרת עם לקוח והם היו להם קצת משוב שהם רצו לשתף על החוויה האחרונה שלהם עם החברה שלך.
מתברר כי העדכון האחרון של המוצר מחק כמה תכונות מפתח. הצוות ההנדסי נמצא במצב "כל הידיים" מנסה לתקן את הבעיה, וצוות ה-CX צריך להיות מעודכן על מה לספר ללקוחות.
ברור שהסcenario השני חשוב ודחוף יותר מהראשון. איך אתה נותן לעובדים שלך לדעת על הדחיפות? כאשר הכל בעבודה מתחיל להרגיש כמו חירום, פתאום קשה הרבה יותר לקבוע על מה כדאי להתמקד. במקום להפוך כל דוא"ל או Slack כך שיבקש את תשומת הלב המיידית של מישהו, שקול דרכים לסייע לעובדיך לדעת מה חשוב. המאפיין של הודעות של Guru הוא דרך בעלת השפעה גבוהה להראות דחיפות בהודעות. לראות את כפתור "קראתי את זה" בחלק העליון של הקלפים מאפשר לעובדים לדעת שהם מסתכלים על משהו חשוב, וזה גם עוזר לאנשים ששולחים את ההודעה לעקוב אחרי המעורבות ולוודא שהאנשים הנכונים קראו את זה.
שמור על הדברים פשוטים
הדרך בה אנו מציגים את המידע שאנו משתפים חשובה. באופן כללי, כל ידע שאתה משתף עם הצוות שלך צריך להיות קל מספיק להבנה ומוצג בצורה קלה לגישה. יהיה חכם לגבי הדרך בה אתה מציג מידע, וזכור לשמור על הבנת הנושא והקלות ביותר על סדר העדיפויות בעבודתך.
וזה כל המידע שאתה צריך לבקש יום של חופשה. זה פשוט נכון?
אם אתה רגיל לכתוב בקטעי טקסט גדולים, שקול לחלק את ההודעה שלך לנקודות קטנות יותר שיעשו את המידע שלך יותר נעים לקריאה. לחלק את המחשבות שלך למשפטים קצרים יותר יכול לעזור לך להתמקד יותר בהודעה העומדת בפניך ולעזור לוודא שאתה מציג את המידע החשוב ביותר כדי להעביר את הנקודה שלך.
חשוב על אם סרטונים, תמונות, או אפילו קטעי שמע יכולים לעזור לאנשים להבין מידע יותר. אנו מקליטים Looms עבור מצבים לפני עבודה וחומרים ועדכונים, ומעודדים אנשים לתת עדכונים ולשאול שאלות עם הזמן. זה נותן לאנשים הזדמנות לשבת עם המידע שהצגנו, ולחזור עם שאלות כשזה הזמן הנכון.
ניהול ידע הוא המפתח למאבק בעומס מידע
שיתוף ידע הוא חשוב וצריך להיות העוגן של כל מקום עבודה. אבל אנו גם מודעים לכך שבקלות אפשר שיהיה יותר מדי מדבר טוב. תלוי בנו לדעת מתי וכיצד לשתף ידע, ומימוש חלק מהשיטות המומלצות בפוסט זה הוא צעד ראשון מצוין להפוך את שיתוף הידע ליותר יעיל ואפקטיבי.
אנחנו ילדי ימי ללא פגישות ותקשורת אסונכרונית כי אנחנו יודעים כמה כבד העומס של מידע יכול להיות. לתת לאנשים מקום לעבד את המידע שהם אכלו זה עוד חלק חשוב בשיתוף ידע.
קח זמן לחשוב על איך אתה ועובדיך יכולים לעבוד יחד לשיתוף ידע מבלי לתרום לעומס המידע. אתה עשוי לגלות שהיום שלך פחות לחוץ, יוצר יותר, והרבה יותר מספק.
אתה יודע ששיתוף ידע בעבודה הוא חשוב, פשוט לא חשבת שכל כך הרבה מהזמן שלך יתמקד בזה. היית בשלוש פגישות השקה של פרויקט לבד השבוע, ואתה יודע שאתה עומד לבזבז חלק מהאחר הצהריים על תשובות ל-Slack ודוא"לים. אתה עייף, הצוות עייף, ואתה חושב שגם אנשים בניהול העליון מתחילים ללהרגיש מותשים.
זו כנראה הסיבה לכך שאתה מרגיש אשמה רבה בשליחת עדכון דוא"ל נוסף שיבזבז עוד זמן ותשומת לב של אנשים. אנו יודעים שעומס מידע היא בעיה גדולה בעבודה. זו הסיבה שאנו שונאים לתרום לכך מבלי כוונה על ידי פשוט לעשות את העבודה שלנו.
אבל חשבתי שסיימנו את המשימה הזו
הדברים לא יתמתנו בעבודה בקרוב, אבל אנחנו יכולים לעזור לך אם תרצה לסייע בהקלת העומס הקוגניטיבי בעבודה. אם אתה מחפש דרכים לשתף ידע ביעילות ולהפחית עומס, יש לנו כמה טיפים כדי לעזור לך להתחיל.
מותר להיות בררן
אנו פוגשים הרבה מידע במהלך היום. לאחר זמן מה, זה טבעי להתחיל להתעלם מדברים מסוימים ולחלק את תשומת הלב שלך למה שאתה חושב שצריך את זה. לפעמים, כשאתה נותן לאנשים את "הסיפור המלא" אתה נותן להם יותר מידע ממה שהם באמת זקוקים לו כדי להשיג את התוצאה שאתה רוצה. יותר מדי מידע יכול להיות מבלבל או לגרום לאנשים לעבוד לאט יותר וקשה יותר ממה שהם צריכים.
לפני שאתה משתף מידע, קח זמן לחשוב על הנקודות החשובות ביותר שתרצה שאנשים ידעו. מקד את תשומת הלב שלך על לתת להם את המידע שהם צריכים כדי להשלים את המשימה העומדת בפניהם וודא שאנשים מבינים מה מצפים מהם.
לפעמים פחות זה יותר
מותר גם לתת לאנשים את האפשרות לקבל מידע נוסף בעצמם. אין שום דבר רע בכך שתיתן לאנשים את הנתונים שהם זקוקים להם כדי לטפל במשימה, ולאחר מכן גם לתת להם קישור ללימוד שלם אם הם רוצים לקרוא את זה כשהם יהיו פנויים.
קבע זמן לשתף
לפעמים הבעיה אינה כמות הידע שאתה מקבל, אלא הקצב שבו אתה מקבל אותו. לקבל את דוא"ל עדכון הפרויקט השבועי שלך יכול להיות חלק חשוב ביום שלך, אבל זה גם יכול להיות מאוד מסיח כשאתה כבר מתמקד במשימות אחרות.
להוסיף מעט ניבאות לזמן שבו אתה משתף את הידע שלך יכול לעשות הרבה טוב לצוות שלך. זה עוזר להם לתכנן את הימים שלהם טוב יותר מכיוון שהם ידעו מתי לצפות לעדכונים או למידע חשוב שיעזור להם בעבודתם.
אין צורך לקבוע כל דוא"ל לדקה (אלא אם כן אתה באמת רוצה). פשוט תודיע לאנשים לצפות לעדכונים ביום שלישי אחר הצהריים או שאתה פתוח לסקור עבודה ביום שישי השלישי של כל חודש נותן לכל אחד מעט יותר תחזית.
זהה מה חשוב
בוא נחשוב על שתי סיטואציות היפותטיות בעבודה:
היה לך שיחה נהדרת עם לקוח והם היו להם קצת משוב שהם רצו לשתף על החוויה האחרונה שלהם עם החברה שלך.
מתברר כי העדכון האחרון של המוצר מחק כמה תכונות מפתח. הצוות ההנדסי נמצא במצב "כל הידיים" מנסה לתקן את הבעיה, וצוות ה-CX צריך להיות מעודכן על מה לספר ללקוחות.
ברור שהסcenario השני חשוב ודחוף יותר מהראשון. איך אתה נותן לעובדים שלך לדעת על הדחיפות? כאשר הכל בעבודה מתחיל להרגיש כמו חירום, פתאום קשה הרבה יותר לקבוע על מה כדאי להתמקד. במקום להפוך כל דוא"ל או Slack כך שיבקש את תשומת הלב המיידית של מישהו, שקול דרכים לסייע לעובדיך לדעת מה חשוב. המאפיין של הודעות של Guru הוא דרך בעלת השפעה גבוהה להראות דחיפות בהודעות. לראות את כפתור "קראתי את זה" בחלק העליון של הקלפים מאפשר לעובדים לדעת שהם מסתכלים על משהו חשוב, וזה גם עוזר לאנשים ששולחים את ההודעה לעקוב אחרי המעורבות ולוודא שהאנשים הנכונים קראו את זה.
שמור על הדברים פשוטים
הדרך בה אנו מציגים את המידע שאנו משתפים חשובה. באופן כללי, כל ידע שאתה משתף עם הצוות שלך צריך להיות קל מספיק להבנה ומוצג בצורה קלה לגישה. יהיה חכם לגבי הדרך בה אתה מציג מידע, וזכור לשמור על הבנת הנושא והקלות ביותר על סדר העדיפויות בעבודתך.
וזה כל המידע שאתה צריך לבקש יום של חופשה. זה פשוט נכון?
אם אתה רגיל לכתוב בקטעי טקסט גדולים, שקול לחלק את ההודעה שלך לנקודות קטנות יותר שיעשו את המידע שלך יותר נעים לקריאה. לחלק את המחשבות שלך למשפטים קצרים יותר יכול לעזור לך להתמקד יותר בהודעה העומדת בפניך ולעזור לוודא שאתה מציג את המידע החשוב ביותר כדי להעביר את הנקודה שלך.
חשוב על אם סרטונים, תמונות, או אפילו קטעי שמע יכולים לעזור לאנשים להבין מידע יותר. אנו מקליטים Looms עבור מצבים לפני עבודה וחומרים ועדכונים, ומעודדים אנשים לתת עדכונים ולשאול שאלות עם הזמן. זה נותן לאנשים הזדמנות לשבת עם המידע שהצגנו, ולחזור עם שאלות כשזה הזמן הנכון.
ניהול ידע הוא המפתח למאבק בעומס מידע
שיתוף ידע הוא חשוב וצריך להיות העוגן של כל מקום עבודה. אבל אנו גם מודעים לכך שבקלות אפשר שיהיה יותר מדי מדבר טוב. תלוי בנו לדעת מתי וכיצד לשתף ידע, ומימוש חלק מהשיטות המומלצות בפוסט זה הוא צעד ראשון מצוין להפוך את שיתוף הידע ליותר יעיל ואפקטיבי.
אנחנו ילדי ימי ללא פגישות ותקשורת אסונכרונית כי אנחנו יודעים כמה כבד העומס של מידע יכול להיות. לתת לאנשים מקום לעבד את המידע שהם אכלו זה עוד חלק חשוב בשיתוף ידע.
קח זמן לחשוב על איך אתה ועובדיך יכולים לעבוד יחד לשיתוף ידע מבלי לתרום לעומס המידע. אתה עשוי לגלות שהיום שלך פחות לחוץ, יוצר יותר, והרבה יותר מספק.
חוויית הפלטפורמה של Guru מהלך ראשון – קח את סיור המוצר האינטראקטיבי שלנו
